§ 11 Создание таблиц

Таблицы являются исторически сложившимся удобным средством хранения и анализа информации. Word предлагает разнообразный и эффективный инструментарий для создания таблиц. Мы познакомимся с технологией создания таблиц, на достаточно простом примере. В этом примере большое внимание уделено тактике установки оптимальной ширины столбцов. Обратите на нее внимание, может пригодиться.

Основные этапы работы над таблицей

Подготовка места для таблицы. Обычно таблице предшествует некоторый текст. Если этот текст вводится до создания таблицы то, завершив его ввод, с помощью клавиши Enter вставляют одну или две пустые строки и оставляют курсор на той строке, начиная с которой предполагают поместить таблицу. Если Вам удобнее вначале создать таблицу, а потом ввести предшествующий ей текст, то оставьте перед таблицей одну-две пустые строки. Это облегчит последующее размещение текста перед таблицей.

Вставка таблицы. Под вставкой таблицы имеется в виду помещение на экран контура будущей таблицы с необходимым количеством столбцов и строк. В последних версиях Word вместо термина «Вставить таблицу», употребляют «Добавить таблицу». Вставку таблицы размером до 15 строк на 11 столбцов можно выполнить c помощью соответствующей пиктограммы. Таблицы с большим количеством строк и столбцов следует вставлять с помощью меню.

Форматирование таблицы. После вставки все столбцы таблицы имеют одинаковую ширину, в то время как обычно, в зависимости от содержимого требуются столбцы разной ширины. Кроме того, так называемая, шапка (или заголовок) таблицы часто должны иметь достаточно сложную конфигурацию, для создания которой часть клеток в верхней части таблицы приходится объединять. Процесс установки необходимой ширины тех или иных столбцов и объединения тех или иных клеток будем называть форматированием таблицы. Форматирование таблицы выполняют частично непосредственно на экране, частично через меню.

К форматированию таблицы можно также отнести установку абзацных отступов, способов выравнивания текста и установку шрифтов в отдельных клетках и группах клеток.

Еще одним элементом форматирования таблиц является обрамление . Приглушенное изображение границ клеток таблицы (в ранних версиях Word – это пунктир), которое видно на экране после ее вставки, не воспроизводится при печати. Для того, чтобы получить видимые при печати границы, необходимо выполнить их обрамление.

Заполнение таблицы. Обычно окончательное заполнение таблицы выполняют после ее форматирования. Однако некоторые клетки, особенно в шапке таблицы, полезно заполнять в процессе форматирования, Это облегчает установку нужной ширины столбца.

Технология создания таблицы.

Будем создавать таблицу в соответствии с приведенным на рис.1-7 образцом.

Группа ............. , студент ................................... .

Отчет по лабораторной работе №5. Лист1.

Журнал координат и высот точек в районе поселка

Ивановы Горки.

Н-р	Н А И М Е Н О В А Н И Е	КО О Р Д И Н А Т Ы		Высота
п/п	Т О Ч К И	X	Y
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Рис.1-7. Образец листа отчета по данной работе

Установка параметров страницы

Этот этап не имеет прямого отношения к созданию именно таблицы. Он должен предшествовать созданию любого документа. Подробности в разделе 4. Установите размер бумаги А4 или А5, вертикальную ориентацию листа и поля размером от 2 до 2,5 см.

Ввод текста, предшествующего таблице

Тип и размеры шрифта выберите самостоятельно.

Вначале, как всегда, введите номер своей группы, Вашу фамилию и инициалы, а также имя документа W-Lab-5. Затем выполните предварительное сохранение документа под этим же именем.

После этого пропустите одну строку и введите заголовок таблицы.

Определение необходимого количества строк и столбцов при вставке таблицы

В связи с особенностями шапки, различные строки таблицы содержат разное количество столбцов. Действительно, первая строка таблицы 1 содержит 4 столбца, вторая и последующие строки - по 5 столбцов. При вставке таблицы необходимое количество столбцов определяют по той строке, в которой их больше всего. Аналогично поступают со строками. Наибольшее количество строк (12) таблица содержит в столбцах “Координаты”. Таким образом, нам нужно вставить таблицу размером 12 строк  5 столбцов.

Вставка таблицы

Размеры нашей таблицы не слишком велики. Поэтому вставим ее в текст документа с помощью пиктограммы:

Выполняем щелчок по пиктограмме «Добавить таблицу», затем перемещаем указатель мыши на верхнюю левую клетку появившегося шаблона и не отпуская клавишу мыши, начинаем двигать указатель по шаблону. Клетки шаблона, на которых побывал указатель мыши, начинают выделяться цветом. Прямоугольник из выделенных клеток часто называют прототипом таблицы. Под прототипом находится надпись с размерами таблицы (количество строк  количество столбцов). После получения прототипа с нужным соотношением строк и столбцов (125) отпускаем клавишу мыши.

Таблица, содержащая предусмотренное нами количество строк и столбцов, займет всю область ввода. В процессе дальнейшей работы над таблицей старайтесь не уменьшать ее размер по ширине, так как ширина одного из ее столбцов («Наименование точки») непредсказуема.

На экране должно появиться приглушенное (в старых версиях - пунктирное) изображение таблицы. Если изображение сетки не появилось, откройте в главном меню пункт Таблица и выполните щелчок по пункту «Отображать сетку». Если вместо этого пункта Вы обнаружите слова «Скрыть сетку» значит, сетка отображена.

Форматирование таблицы

Структура таблицы 1 достаточно проста. Поэтому ее форматирование будем выполнять преимущественно мышью, не прибегая к помощи меню. В процессе форматирования обязательно вначале устанавливайте ширину столбцов, а затем конструируйте шапку таблицы. При нарушении этой последовательности Вы можете встретиться с некоторыми трудностями при установке ширины столбцов.

Определение необходимой ширины столбцов

Критерием при установке ширины столбца может быть либо его наименование, либо – содержимое, в зависимости, от того, какой из этих компонентов требует больше места.

Первый столбец содержит номера точек от 1 до 10. Максимальный номер (10) занимает две позиции. Наименование столбца «Н-р п/п», даже размещенное в две строки, займет больше места. Поэтому ширину первого столбца будем устанавливать таким образом, чтобы в нем помещалось слово «Н-р».

Последний столбец содержит высоты точек в метрах. Даже, если бы наши точки находились в Гималаях, при вводе высот нам не понадобилось бы более 5 цифр. Слово «Высота» занимает больше места, поэтому при установке ширины столбца с высотами будем ориентироваться на это слово.

При выборе ширины столбцов с координатами «X» и «Y» будем исходить из того, что значения координат содержат не более восьми цифр. Буквы «X» и «Y», которыми озаглавлены столбцы с координатами, занимают меньше места. Поэтому ширину столбцов будем устанавливать таким образом, чтобы в них помещались восьмизначные числа, например число 12345678.

Столбец с наименованиями точек в нашей таблице является единственным столбцом, ширину которого нельзя предсказать. Этому столбцу следует отвести столько места, сколько останется после установки необходимой ширины остальных столбцов.

Технология установка ширины столбцов

Исходя из приведенных выше требований, будем устанавливать ширину столбцов в следующей последовательности:

С помощью указателя мыши помещаем курсор в верхнюю, левую клетку таблицы и вводим в эту клетку слово. «Н-р».

Выделяем первый столбец. Для этого медленно перемещаем указатель мыши в районе верхней границы первого столбца до тех пор, пока он не приобретет вид небольшой темной стрелки, направленной вниз . После этого щелкаем левой клавишей. Происходит выделение столбца.

В любом месте правой границы выделенного столбца колеблем по горизонтали указатель мыши до тех пор, пока он не приобретет вид тонкой горизонтальной двунаправленной стрелки . После этого нажимаем левую клавишу и, не отпуская ее, перемещаем правую границу столбца влево, сужая первый столбец настолько, насколько позволит помещенное в него слово «Н-р». После этого отпускаем клавишу мыши. Если столбец можно сделать еще уже или, наоборот, если он стал настолько узким, что слово «Н-р» заняло две строки, повторяем операцию.

В результате ширина столбца, предназначенного для номеров точек, уменьшится до необходимой величины, а ширина столбца «Наименование точки» увеличится.

Помещаем во вторую строку последнего столбца слово «Высота», выделяем этот столбец и перемещаем его левую границу вправо до тех пор, пока ширина столбца окажется не больше, чем необходимо для размещения помещенного в него слова. Столбец для координаты «Y» станет шире.

В клетку, предназначенную для координаты «Y» (строка 3, столбец 4), помещаем число 12345678, выделяем этот столбец и перемещаем его левую границу вправо до тех пор, пока ширина столбца окажется не больше, чем необходимо для размещения помещенного в него числа. Столбец для координаты «Х» станет шире.

Аналогично поступаем со столбцом Х.

В результате все столбцы, за исключением столбца с наименованиями точек, будут иметь необходимую ширину а столбец «Наименование точки» будет иметь максимально допустимую ширину.

Если Вы не уверены, что столбцы X и Y имеют одинаковую ширину, выделите их через меню «Таблица» выйдите на пункт «Выровнять ширину столбцов». В среде Word 2000 этот пункт расположен в разделе «Автоподбор», в более ранних версиях – непосредственно в меню «Таблица».

Объединение ячеек

Следуя образцу таблицы (рис.1-7), нам необходимо объединить по вертикали две пары клеток: для заголовков «Н-р п/п» и «Высота». По горизонтали необходимо объединить две клетки для слова «Координаты». Подлежащие выделению клетки выделяют, затем открывают в меню пункт Таблица, после чего в выпавшем меню щелкают по пункту Объединить ячейки.

Выделить группу ячеек можно следующим образом. Помещаем в первую из ячеек указатель мыши таким образом, чтобы он приобрел вид стрелки, направленной под углом направо внутрь ячейки, нажимаем левую клавишу и, не отпуская ее, перемещаем указатель в соседние выделяемые ячейки. Убедившись, что все необходимые ячейки выделены, отпускаем клавишу. В нашем случае придется выделять три раза по две ячейки.

В ранних версиях Word объединение допустимо только по горизонтали. В этом случае объединяем только клетки, предназначенные для размещения заголовка «Координаты». Невозможность объединить клетки по вертикали не создает серьезных трудностей. В этом случае каждую часть заголовка, например «Н-р» и «п/п» помещают в отдельную клетку, а границу между этими клетками в процессе обрамления (см. ниже) не устанавливают.

Установка границ текста в клетках таблицы

Клетка таблицы, в которой в данный момент находится курсор, называется активной. Она ведет себя, как автономный экран. Текст, который мы вводим в клетку, не выходит за ее пределы. Если в меню «Таблица»  «Высота и ширина ячейки»  вкладка «Строка» установлен режим «Авто», то при увеличении размеров шрифта или вводе нескольких строк, высота клетки автоматически увеличивается. Одновременно увеличивается высота всей строки таблицы.

Над активной клеткой на горизонтальной линейке располагается указатель абзацного отступа, а также указатели левой и правой границ текста. С их помощью можно установить абзацный отступ и границы текста внутри столбца, в котором находится активная клетка, также как это делается в окне документа Word.

При вставке таблицы абзацный отступ и границы текста совпадают с границами клеток. Такая установка нужна в большинстве случаев работы с таблицей. В некоторых ситуациях она нарушается. Вернуть указатели на границы клеток можно следующим образом:

Выделяем всю таблицу: помещаем курсор в любую клетку таблицы, устанавливаем правую цифровую клавиатуру в режим Num /число/ и нажимаем клавиши Alt + 5. Существуют и другие способы выделения всей таблицы.

В главном меню проходим путь «Формат»  «Абзац». Появляется окно «Абзац».

Внутри окна «Абзац» в малых окнах «Отступ слева» и «Отступ справа» устанавливаем значение 0, а в окне «Первая строка» выбираем 0.

Установка способа выравнивания строк внутри клетки

Внутри клетки, также как и в окне документа, можно установить способ выравнивания строк: по левому или правому краю, по центру или по ширине. Для того, чтобы установить способ выравнивания для отдельной клетки, группы клеток, отдельного столбца или группы столбцов, отдельной строки или группы строк и, наконец, для всей таблицы, любой из перечисленных объектов следует выделить, а затем выполнить щелчок по соответствующей пиктограмме.

В клетках нашей таблицы, предназначенных для размещения наименований точек, установим выравнивание по ширине, в остальных клетках, включая заголовок таблицы - выравнивание по центру. Сделать это можно в следующей последовательности:

Вначале выделяем все клетки таблицы и устанавливаем в них выравнивание по центру.

Затем выделяем клетки, предназначенные для размещения наименований точек, и устанавливаем в них выравнивание по ширине.

Внешний вид таблицы после форматирования

Н-р				Высота
		12345678	12345678

Ввод наименований столбцов

Ввод наименований не нуждается в пояснениях. Помещайте курсор в нужную клетку и вводите в нее нужное наименование.

Не забывайте, что наименования, состоящие из двух строк, вводятся в объединенные клетки, также как любые две строки в окне документа Word: переход на вторую строку осуществляется либо клавишей Enter, либо автоматически в результате достижения границы столбца.

В ранних версиях Word ввод двустрочных наименований выполняется в две клетки, по одной строке в каждую клетку. В этом случае можете заполнить звездочками или другими подходящими символами пустую клетку над словом “Высота”.

Слова “Н А И М Е Н О В А Н И Е Т О Ч К И” и “К О О Р Д И Н А Т Ы” лучше вводить с пробелами между буквами. Впрочем, это Ваше дело.

Можете самостоятельно выбрать шрифты, их размер и рисунок для различных столбцов таблицы. Делается это, также как и выбор способов выравнивания (см. выше).

Обрамление таблицы

Для установки линий, обрамляющих таблицу, ее столбцы и строки следует выделять участок, подлежащий обрамлению, затем проходить в главном меню путь «Формат»  «Границы и заливка»  вкладка «Границы». Работу по обрамлению данной таблицы можно выполнять в следующей последовательности:

Установка наружной рамки, границ столбцов и границ строк :

Выделите всю таблицу.

Пройдите указанный выше путь до вкладки «Границы».

Выберите необходимые тип и толщину линии, например сплошную линию толщиной 2,25 пт, и щелкните по изображению «Рамка».

Не покидая вкладку «Границы» установите сплошную линию толщиной 1,5 пт и щелкните мышью на кнопке под вертикальной линией, расположенной в центре образца. Внутри образца появится сплошная вертикальная линия. Если линия не появится, повторите щелчок.

Рамка вокруг образца должна сохраниться. Если она исчезла, необходимо снова выбрать линию 2,5 пт и ввести рамку по частям: сверху снизу, слева и справа.

Не покидая вкладку «Границы» установите сплошную линию толщиной 0,75 пт и щелкните мышью на кнопке, слева от горизонтальной линии расположенной в центре образца. Внутри образца появится сплошная горизонтальная линия.

Щелкните на кнопке ОК, снимите выделение и проверьте, проведены ли необходимые границы.

Установка линии под «шапкой» таблицы

Выделите первую строку, расположенную под «шапкой».

Пройдите в главном меню путь «Формат»  «Границы и заливка»  вкладка «Границы».

Выберите сплошную линию толщиной 2,25 пт.

Выполните щелчок по кнопке слева от верхней границы образца. Убедитесь, что выбранная линия появилась в верхней части образца, и щелкните по ОК.

Снимите выделение и убедитесь в том, что таблица обрамлена так, как это предполагалось.

Заполнение таблицы

Сотрите в клетках цифры 12345678, которые вы ввели при установке ширины столбцов, и заполните таблицу наименованиями, координатами и высотами точек, по собственному усмотрению.

Контрольные задания

Создайте одну из приведенных ниже таблиц. Номер таблицы получите у преподавателя. Толщина и вид линий обрамления таблицы и ее элементов должны совпадать с образцом. Размер шрифта выбирайте таким образом, чтобы надписи и данные помещались в предназначенных для них ячейках. Имейте в виду, что если установить курсор в любую клетку таблицы, а затем установить автоматический выбор высоты строки (Таблица - Высота и ширина ячейки - Вкладка строка - Высота ячейки “Авто”), то по мере ввода данных в клетку будет автоматически увеличиваться высота всей строки.

Таблица 0. (эту таблицу создавайте при горизонтальной ориентации листа).

Сведения о полных семьях (отец, мать, 1 или 2 ребенка).

Родители

Дети

№

Отец

Мать

1-й ребенок

2-й ребенок

Фамилия Имя Отчество

Дата рож-дения

Фамилия Имя Отчество

Дата рождения

Пол

Имя

Дата рождения

Пол

Имя

Дата рождения

1

Тупиков Тимофей Романович

1 марта 1960 г.

Тупикова Мария Ва- сильевна

2 ав- густа 1965 г.

м

Виктор

14 ок- тября 1 5 г.

ж

Валентина

16 марта 1992 г.

2

3

- - -

Таблица 1

Счет за пользование интернетом
	Тарифы		Расход за месяц
Дни недели	Время Суток	Стоимость 1 минуты	Время в минутах	Стоимость в рублях
Рабочие дни(с 8оо понедельника до 20оо пятницы)	8оо-20оо
	20оо-8оо
Выходные дни (с 20 пятницы до 8оо понедельника)	10оо-22оо
	22оо-2оо
	2оо-6оо
	6оо-10оо

Таблица 2

Распределение площадей между основными культурами
Хозяйство	Зерновые культуры				Овощные культуры
	Рожь	Пшеница	Гречиха	Кукуруза	Картофель	Свекла	Капуста
Проскурин П.Ф.
АО “Трудолюб”

Таблица 3

Соотношение между площадями под зерновыми культурами и валовыми сборами.
	К у л ь т у р ы
Хозяйство	Рожь		Пшеница		Гречиха		Кукуруза
	Площадь	Вал. сбор	Площадь	Вал. сбор	Площадь	Вал. сбор	Площадь	Вал. сбор
Проскурин П.Ф.
АО “Трудолюб”

Таблица 4

Соотношение между площадями под овощными культурами и валовыми сборам.и
	К у л ь т у р ы
	Картофель		Свекла		Капуста
Хозяйство	Площадь	Вал. Сбор	Площадь	Вал. сбор	Площадь	Вал. сбор
Проскурин П.Ф.
АО “Трудолюб”

Таблица 5

Счет за пользование интернетом
	Тарифы		Расход за месяц
Дни недели	Время суток	Стоимость 1 минуты	Время в минутах	Стоимость в рублях
В любой день недели	20оо-8оо	500 р. в месяц		500
В любой день недели, кроме	8оо-12оо	40 коп
субботы и воскресенья.	12оо-20оо	60 коп
	8оо-12оо	20 коп
Суббота и воскресенье	12оо-18оо	40 коп
	18оо-20оо	60 коп
Общая плата за месяц

Таблица 6

Распределение по возрасту и полу лиц до 20 лет
Населенный	Всего	до 3-х лет		от 3 до 8 лет			от 8 до 15 лет		от 15 до 20 лет
пункт	до 20	муж	жен	муж	жен		муж	жен	муж	жен

Таблица 7

Распределение по возрасту и полу
Населенный	Общее кол-во	до 30 лет		от 30 до 60 лет		Старше 60 лет
пункт	населения	муж	жен	муж	жен	муж	жен

Таблица 8

Счет за услуги телефонной сети

Наименование телефонного узла:

Номер телефона:

Фамилия И.О. абонента:

Адрес: улица

Дом:

Корпус:

Квартира:

Оплачиваемый месяц (месяцы), год:

Абонем. плата

Парал. аппарат

Факс

Прочие услуги

Всего

Таблица 9

С ч е т за газ

Фамилия И.О.:

Адрес: улица

Дом

Корпус

Квартира

Оплачиваемый месяц(ы), год

Количество жильцов

Тариф (за жильца в месяц)

Количество месяцев

Всего по счету

Пени

Сумма

Подпись ответственного квартиросъемщика