2. Документация по учету движения материалов

Отдел маркетинга на предприятии контролирует выполнение поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, своевременно не прибывшие. Если при приемке груза от транспортных организаций обнаружены нарушения пломб, тары, следствием чего может быть недостача или порча груза, необходимо составить коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации.

При приеме материалов на склад материально - ответственное лицо проверяет соответствие количества, качества, ассортимента поступивших материалов документам поставщика. При отсутствии расхождений материально - ответственное лицо выписывает приходный ордер.

Если груз доставляется централизованно автотранспортом, то поставщик выписывает товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах.

В случаях поступления материалов без платежных документов, а также количественных и качественных расхождений с данными сопроводительных документов поставщика составляется акт о приемке материалов в двух экземплярах: первый для бухгалтерии предприятия, второй - отделу маркетинга для предъявления претензии поставщику.

Приходным ордером не оформляется как вышеизложенная ситуация, так и материалы, по которым необходимо провести лабораторный анализ, технический осмотр или принятые на ответственное хранение. Учет этих материалов ведется в специальной книге, что обеспечивает сохранность материалов, не принадлежащих предприятию.

Внутреннее перемещение материалов со склада на склад, из цеха на склад (экономия материалов, ценные отходы производства, отходы от брака продукции, от ликвидации основных средств или выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов) оформляется накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) в двух экземплярах: один - цеху, другой - складу.

Лимитно-заборные карты, требования, накладные - это документы, позволяющие оформить расход материалов на производственные нужды.

Лимитно-заборные карты выписываются отделом маркетинга на один или несколько видов материалов, относящихся к определенному заказу или коду затрат, в двух экземплярах: один - цеху, другой - складу. Причем при отпуске материалов со склада кладовщик расписывается в карте цеха, а представитель цеха – в лимитно-заборной карте склада. После каждого отпуска в этом документе определяется остаток неиспользованного лимита. По окончании месяца или при использовании лимита этот расходный документ сдается в бухгалтерию предприятия, где осуществляется текущий контроль соблюдения установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

Сверхлимитный отпуск материалов на производство (перерасход, возмещение брака или замена материалов) оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода.

Отпуск материалов на сторону или дочерним предприятиям оформляется накладными, которые выписываются в трех экземплярах.

3. Учет материалов на складах

Организация учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета, в основу которого положены: порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество и взаимосверка показателей. Существует несколько методов учёта материалов: оперативно-бухгалтерский (сальдовый), количественно-суммовой и другие методы.

Оперативно-бухгалтерский метод многие годы считается наиболее прогрессивным. Он предполагает ведение на складах только количественно-сортового учёта движения материалов на карточках складского учёта материалов. Эти карточки открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передаёт их заведующему складом. Движение материалов на основании приходных и расходных первичных документов фиксируется в карточках складского учёта. После каждой записи в карточках выводится остаток, а в первичном документе ставится номер записи в карточке. В установленные сроки материально - ответственное лицо склада составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов, указывает количество документов, их номера и сдаёт реестры документов бухгалтеру материальной группы. Последний тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учёта (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью. С этого момента карточка складского учёта приобретает силу бухгалтерского регистра.

В обязанности бухгалтера входит также проведение на складах контрольных и выборочных проверок фактического наличия остатков материалов, особенно дорогостоящих. Бухгалтер обязан делать записи о выявленных нарушениях в специальный журнал склада и докладывать о них главному бухгалтеру предприятия.

На первое число каждого месяца материально - ответственное лицо склада переносит количественные остатки из карточек в ведомость учёта остатков материалов, которая открывается, хранится бухгалтерией и выдается кладовщику за день до окончания месяца. Через два-три дня он возвращает её в бухгалтерию. Материально-ответственное лицо склада обязано осуществлять контроль соответствия фактических остатков материалов по номенклатурным номерам, нормам запасов и своевременно сообщать об отклонениях отделу маркетинга.

Таким образом, основными принципами оперативно-бухгалтерского метода являются:

• оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учёта на складе с использованием карточек складского учёта, которые ведутся материально - ответственными лицами;

• систематический контроль бухгалтерии за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учёта материалов;

• предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов (количества) данным текущего складского учёта;

• ведение учёта движения материалов в бухгалтерии только в денежном выражении по учётным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при автоматизации учёта - в разрезе номенклатурных номеров;

• взаимосверка данных складского и бухгалтерского учёта путём сопоставления остатков материалов по данным складского количественного учёта, оценённых по принятым учётным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учёта.