3 Система управління персоналом

Кадрова політика банку здійснюється через такий орган, як Управління роботи з персоналом банку (надалі УРПБ). УРПБ є самостійним функціональним підрозділом і підпорядковується Голові Правління. Контролює і координує діяльність УРПБ Перший заступник Голови Спостережної ради банку. Діяльність УРПБ ґрунтується на основі суворого дотримання вимог Законів України, Постанов Кабінету Міністрів України, Національного Банку України, Статуту, а також інших нормативних документів АБ «БРОКБІЗНЕСБАНК».

На УРПБ покладені наступні завдання:

1. Організація, розрахованої на перспективу, роботи щодо підбору, вивчення та розстановки персоналу.

2. Надання практичної допомоги керівництву банку в організації роботи щодо формування керівного складу, створення резерву співробітників для висування на керівні посади та ділянки з більшим обсягом роботи.

3. Участь в процесі удосконалення штатів, контроль використання штатної чисельності за її призначенням, забезпечення режиму економії коштів у вирішені організаційно-штатних питань.

4. Організація взаємовідносин з керівниками структурних підрозділів, заходів щодо вивчення ефективності функціонування їх структур, службового завантаження працівників банку, розробка та реалізація програми атестації персоналу.

5. Забезпечення процесу виховної та соціально-психологічної роботи з персоналом, контролю за виконанням Правил внутрішнього трудового розпорядку.

6. Організація та забезпечення надійного функціонування системи обліку кадрів.

Структура і штати УРПБ формується з врахуванням завдань, що покладаються на УРПБ, та затверджуються у встановленому в банку порядку. Начальник та персонал призначаються та звільняються з посад наказом Голови Правління.

До складу загальною чисельністю 5 одиниць входять:

1. Начальник УРПБ (1 чоловік).

2. Відділ розвитку та оцінки персоналу:

   1. начальник відділу (1 чоловік);

   2. головний спеціаліст (1 чоловік).

3. Відділ кадрів:

   1. начальник відділу (1 чоловік);

   2. головний спеціаліст (1 чоловік).

На посади УРПБ призначаються особи, які мають певний досвід роботи з персоналом або роботи, пов’язаної з діловодством. Як правило, вони повинні мати базову, повну вищу освіту (бажано юридичну, економічну, педагогічну, психологічну).

Для того, щоб докладніше розкрити суть діяльності УРПБ, необхідно охарактеризувати функціональні обов’язки кожної зі структурних одиниць УРПБ.

Начальник УРПБ виконує наступні обов’язки:

• здійснює загальне керівництво діяльністю УРПБ і несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдань, покладених на УРПБ;

• координує роботу УРПБ з усіма підрозділами банку;

• визначає функціональні обов’язки персоналу УРПБ, забезпечує його взаємо заміщення;

• здійснює загально методичне керівництво системою підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів;

• безпосередньо приймає участь в підборі та розстановці персоналу, в тому числі керівників;

• аналізує та узагальнює стан трудової дисципліни, спільно з керівниками підрозділів впроваджує заходи щодо її укріплення, а також створення сприятливого мікроклімату та запобігання конфліктних ситуацій;

• організовує роботу щодо якісного ведення діловодства, збереження документів, а також належного режиму конфіденційності робот, що проводяться УРПБ;

• здійснює контроль в повсякденній службовій діяльності за суворим дотриманням працівниками УРПБ вимог чинного законодавства та внутрішніх нормативних актів;

• керує розробленням та реалізацією методичних матеріалів і заходів щодо підвищення щодо підвищення ефективності роботи з персоналом; підготовкою проектів положень, наказів, інструктивних листів з різних аспектів роботи з персоналом, подає ці документи керівництву банку на розгляд і затвердження, організує контроль за їх виконанням;

• керує вивченням та аналізом стану роботи з персоналом в підрозділах та філіях банку, наданням ним практичної допомоги в організації роботи з персоналом;

• бере участь у визначенні номенклатури посад банку; керує формуванням резерву персоналу на висування або переміщення;

• керує організацією проведення соціологічних досліджень, націлених на підвищення ефективності роботи з персоналом та поліпшення психологічної ситуації у колективі, проведення аналітичних робіт щодо різних аспектів стану цієї роботи (плинність, резерв, дисциплінарна практика, підвищення кваліфікації тощо);

• контролює збирання, оцінку, аналіз, опрацювання, накопичення відповідної інформації, створення, експлуатацію, удосконалення бази даних з використанням сучасних комп’ютерних програм, технологій, підготовку оперативних, аналітичних та статистичних матеріалів, забезпечення ними керівництва банку;

• бере участь у здійсненні зв’язків з Національним банком України, комерційними банками, органами соціального захисту населення, службами зайнятості, закладами вищої освіти, навчальними центрами з питань роботи з персоналом.

Начальник відділу розвитку та оцінки персоналу виконує наступні функціональні забов’язання:

• керує організацією роботи з підготовки кадрів, підвищення освітньо-кваліфікаційного рівня працівників з метою забезпечення потреби банку у фахівцях з високим рівнем професіоналізму та культури, здатних компетентно і відповідально виконувати поставлені завдання, впроваджувати новітні банківські технології, ефективно розвивати банківський бізнес;

• здійснює контроль за дотриманням працівниками відділу вимог чинного законодавства та внутрішніх нормативних актів;

• організує роботу з питань професійної адаптації нових працівників, а також вивчення чинників плинності кадрів;

• приймає участь у вивченні, розробці, та впровадженні системи мотивації персоналу;

• організує роботу з атестації та оцінки персоналу;

• приймає участь у створенні та реалізації програми психологічних тренінгів для росту особистості, колективних тренінгах;

• спільно з департаментом бухгалтерського обліку та звітності готує пропозиції на розгляд Правління банку щодо витрат на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації персоналу, здійснює контроль витрачених коштів з даних питань;

• приймає участь у проведенні досліджень з питань навчання персоналу, аналізує одержані результати, розробляє пропозиції та рекомендації щодо його вдосконалення;

• розробляє навчально-методичну документацію, розробляє проекти учбових планів;

• контролює систематичність і якість занять, що проводяться, додержання строків навчання, виконання навчальних планів та програм;

• встановлює, підтримує комунікативні зв’язки з профільними освітніми закладами, навчальними центрами, консалтинговими службами;

• забезпечує складання встановленої звітності з підготовки і підвищення кваліфікації кадрів;

• надає методичну допомогу підрозділам, відділам. Філіям банку з питань, що входять до компетенції відділу;

• веде встановлену звітність;

• веде номенклатуру справ відділу.

Головний спеціаліст відділу розвитку та оцінки персоналу виконує наступні функції:

• проводить соціально-психологічні дослідження в колективах підрозділу Головного банку і філій, спрямовані на поліпшення соціально-психологічного клімату;

• організовує соціально-психологічний супровід персоналу банку та нових співробітників банку;

• розробляє та впроваджує діагностичні критерії, методики професійного відбору кадрів банку, проводить, за згодою кандидатів на роботу, психологічне тестування. Розробляє на підставі результатів досліджень висновки щодо його професійної орієнтації;

• вивчає, розробляє та впроваджує систему мотивації праці, оцінки персоналу, програму атестації;

• приймає участь у розробці проектів, учбових планів, виходячи з потреб банку;

• проводить діагностику і корекцію соціально-психологічних проблем банку (проблеми в комунікативній сфері, в сфері міжособистісних взаємин, розвиток корпоративної культури);

• надає індивідуальні психологічні консультації працівниками банку;

• Розробляє, організовує та проводить соціально-психологічні тренінги з метою підвищення комунікативного рівня, поліпшення мікроклімату в групах, розвитку особистої сфери направлених на підвищення якості ефективності роботи;

• Надає рекомендації керівникам підрозділів щодо поліпшення психологічного клімату, стану, рекомендації з приводу подолання конфліктних ситуацій тощо;

• Вивчає, розроблює та впроваджує систему мотивації праці;

• Виїжджає у відрядження для надання практичної допомоги працівникам банку, філій;

• Веде встановлену документацію;

• В період відсутності начальника відділу виконує його обов’язки.

Начальник відділу кадрів:

• здійснює загальне керівництво та координацію діяльності відділу з іншими структурними підрозділами банку;

• забезпечує своєчасне і якісне виконання завдань з питань кадрової роботи, що ставлять перед відділом Спостережна рада, Правління банку та начальник УРПБ;

• організує підготовку проектів постанов Правління банку та Спостережної ради банку з кадрових питань;

• очолює роботу щодо забезпечення структурних підрозділів банку працівниками потрібних спеціальностей;

• здійснює зв’язок з кадровими агенціями, організаціями та іншими установами з питань добору кадрів;

• разом з начальниками підрозділів банку приймає участь в проведені співбесід з кандидатами на заміщення вакантних посад;

• вивчає функціональні обов’язки працівників відділу та контролює своєчасність та якість їх виконання;

• організує своєчасне оформлення документів щодо прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток, довідок працівникам про теперішню і минулу трудову діяльність в банку, документів, необхідних для призначення пенсій працівникам і їх сім’ям та подання їх в органи соціального забезпечення, збереження і заповнення трудових книжок працівників та ведення встановленого кадрового діловодства згідно з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівництва банку;

• забезпечує складання встановленої звітності з обліку особового складу та роботи з кадрами;

• надає роз’яснення працівникам з питань, що стосуються прийому, переведення, звільнення та надання щорічних, учбових, декретних та додаткових відпусток;

• забезпечує режим конфіденційності з питань кадрової політики;

• виїздить у філії банку для перевірки роботи з кадрами та надання практичної допомоги;

• здійснює контроль за суворим дотриманням працівниками відділу вимог чинного законодавства та внутрішніх нормативних актів;

• несе повну відповідальність за своєчасне та якісне виконання функціональних обов’язків працівниками відділу;

• під час відсутності начальника УРПБ виконує його обов’язки.

Головний спеціаліст відділу кадрів виконує наступні обов’язки:

• оформляє та зберігає особові справи персоналу банку та філій, посади яких входять до номенклатури банку;

• здійснює внесення змін у трудові книжки, забезпечує їх зберігання, визначає трудовий стаж для оплати листків непрацездатності;

• забезпечує своєчасну і якісну підготовку проектів постанов наказів про прийом, переміщення, звільнення працівників і надання їм щорічних, учбових, декретних та додаткових відпусток у відповідності з чинним законодавством;

• веде облік руху, чисельності та якісного складу працівників банку;

• готує звітні данні для подання їх у встановлені строки до центру зайнятості, Пенсійного фонду та статистичних органів;

• веде довідкову роботу щодо підтвердження термінів перебування на посадах працівників банку;

• веде номенклатуру справ відділу;

• здійснює автоматизований облік персоналу банку;

• готує документи для призначення пенсій працівникам банку і подає їх в органи соціального забезпечення;

• готує документи з кадрових питань, що підлягають здачі в архів;

• забезпечує режим конфіденційності з питань кадрової політики;

• при відсутності начальника відділу виконує його обов’язки.

Таким чином було з’ясовано яким чином відбувається робота з кадрами на даному банку і як забезпечуються необхідні для ефективної роботи умови праці. Лише при чіткому розмежуванні обов’язків між структурними одиницями УРПБ та комплексній взаємодії цих одиниць між собою та з іншими структурними підрозділами, можна досягти потрібного ефекту від роботи УРПБ, що виправдає всі витрати на нього.