13.Техника руководства

Рассмотрим две методики, применяемые руководителями: постановка цели и (для самого руководителя) распределение времени.

Постановка цели.Большинство методов постановки цели содержат прием обратной связи с результатами. Пфеффер отмечал: "Имеется много свидетельств, что обратная связь есть ... толчком поведения". Далее мы остановимся на рассмотрении одного из них: менеджмент посредством постановки целей. Будет рассмотрен также вопрос об обратной связи.

Менеджмент с помощью целей. В методе управления с помощью целей речь идет о процессе, при котором руководитель и сотрудник вместе:

- Определяют задачи организации / отдела;

- Определяют ответственность, то есть ожидаемые результаты;

- Используют результаты для руководства отделом / подразделением и для оценки вклада каждого сотрудника.

Сначала руководство предприятия формулирует (стратегические) цели. Далее, на каждом более низком уровне, эти цели наполняются подцелей и желанными сроками выполнения.

Цели должны удовлетворять нескольким требованиям: они должны быть конкретными (недвусмысленными), они должны быть доступны для осмотра; должно быть согласие в вопросе о том, что данная задача является целью, они должны быть реалистичны. Согласованные цели закрепляются официально, и именно по выполнению этих целей будут судить о руководителе.

Осуществления обратной связи. Обратная связь на основании достигнутых результатов осуществляется при текущих совещаний и на совещании по итогам года. В беседах такого рода кроется ряд ловушек. Чтобы не попасть в них при осуществлении обратной связи по результатам работы следует соблюдать несколько основных правил:

Распределение времени. Многие руководители перегружены от того, что слишком большой объем работы, которую необходимо сделать.

Но не только перегруженность работой удерживает многих руководителей по 60, а то и больше часов в неделю прикованными к своим рабочим местам. Часто причина в неправильном распределении времени. В такой ситуации необходимо научиться управлять своим временем, фактически является управление собой.

Принцип Парето. Итальянский экономист и социолог XIX века Парето, открыл эффект концентрированной напряжения. Он имел в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Из этого принципа вытекает так называемое правило 20/80%: концентрация 20% времени на жизненно важных проблемах может привести к достижению 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени обеспечивают достижение лишь 20% результатов.

Принципы Эйзенхауэра. Для определения приоритетных задач очень полезен "принцип Эйзенхауэра". Этот американский генерал, подразделял задачи по их важности и срочности, привел к так называемым задач А, В, С.

А-задачи: очень разные и срочные, выполнять немедленно.

В-задачи: важные, несрочные, определить, в какие сроки выполнить,

С-задачи: менее важные, но срочные, делегировать.

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными, не должны отвлекать внимание руководителя, стол которого и так завален бумагами. Иногда это требует определенного риска, но такие дела следует сразу отправлять в корзину для бумаг.

Наибольшая опасность для руководителя состоит в том, что он тратит свое время на выполнение «С» задач, в то время как «В» задачи (а иногда даже «А» задачи) остаются невыполненными. Итак: основательный анализ стоящих перед вами, является хорошей базой для определения действительных приоритетов.

Как определить основные причины потерь времени. Как часто после долгого рабочего дня руководитель думает: я целый день напряженно работал, однако все, что я планировал сделать, так и осталось невыполненным.

Ниже приводится перечень основных причин потери времени:

- Плохо подготовленные сборы;

- Отсутствие делегирования ответственности;

- Телефон;

- Тактика отсрочек;

- Неумение говорить "нет";

- Неумение доводить дело до конца;

- Помехи со стороны других;

- Слишком большой объем чтения.

Как лучше распорядиться своим временем? Ниже мы приводим пять способов как лучше организовать свое время:

1. Проанализируйте, как вы в данный момент тратите свое время. Чтобы изменить стиль работы, необходимо сначала определить, как расходуется время. Чаще всего у нас складывается на этот счет неверное представление. В течение двух недель посвящайте четверть часа подсчета, на что потрачено время.

2. Проведите анализ задач по принципу А, В, С, определите, какие задачи являются приоритетными, а что можно делегировать.

3. Сформулируйте долгосрочные цели. Например: чего я хочу достичь в этом году? Повышение оборота на 3% или сокращении рабочего времени до 50 часов в неделю вместо 60.

4. Занимайтесь планированием. Реализация идей долгосрочного характера требует планирования (и обратной связи) на каждый месяц и каждую неделю.

5. Целенаправленно уменьшайте потери времени.