4.2.3. Текстовый процессор Word

Текстовый процессор Word сейчас один из самых популярных

программных продуктов в мире. Его последние версии

представляют мощный программный конгломерат, объединяющий около

тысячи различных возможностей по работе с текстовыми и

электронными документами. Ранние версии (а именно — до Word 5.0) работали

под управлением операционной системы MS-DOS. Начиная с

версии Word6.0 был воплощен принцип эквивалентности экранного и

печатного изображения WYSIWYG.

Седьмая версия (она же Word 95) вышла уже не как

самостоятельный программный продукт, а в составе интегрированного

пакета программ Microsoft Office офисного назначения. Восьмая версия

(Word 8.0 или 97) вышла в составе пакета Microsoft Office 97, была

ориентирована на использование кодировки Unicode, там же

появились средства по работе с электронными документами.

Версия Word 9.0 или Word 2000 (она рассматривается в

настоящей книге) входит в состав пакета Microsoft Office 2000. В ней

расширены возможности работы в сети, т.е. появились средства работы

группы разработчиков, работающих в корпоративной компьютерной

сети над одним проектом.

198

Рабочее окно текстового процессора

Рабочее окно текстового процессора внешне сходно с рабочим

окном WordPad, состоит из строки меню, по умолчанию двух

панелей инструментов, а вообще их шестнадцать, рабочего поля, строки

состояния. В зависимости от настроек, вид рабочего окна может

изменяться.

Режимы отображения документов на экране. В меню ВИД

имеются команды ОБЫЧНЫЙ, WEB-ДОКУМЕНТА, РАЗМЕТКА

СТРАНИЦЫ, СТРУКТУРА, которые устанавливают режим отображения

документа.

В режиме ОБЫЧНЫЙ (кнопка щ в левом нижнем углу) на

экране отображается текст без номеров страниц, колонтитулов,

вертикальной линейки и рисунков, выполненных средствами Word. Таким

образом, достигается максимальная экономия площади экрана.

Режим ОБЫЧНЫЙ удобен в случаях быстрого набора текста на

ранних этапах подготовки документа.

В режиме WEB-ДОКУМЕНТА |Ц рабочее окно делится на две

части: слева размещаются названия глав, одно из названий

выделено, справа сам текст выделенной главы. Щелчок по названию главы

справа приводит к появлению ее текста справа. Режим удобен при

работе с документами с большим объемом.

В режиме РАЗМЕТКИ (кнопка Щ в полной мере выполняется

принцип WYSIWYG, т.е. на экране отображается страница (ее часть)

с колонтитулами, рисунками, полями. Режим удобен для

оформления текстового документа.

В режиме СТРУКТУРА jg документ отображается с

выделением заголовков. Одновременно вызывается панель инструментов

СТРУКТУРА, имеющая инструменты для навигации в большом

документе и работе с заголовками. Применяется режим в работе над

большими документами.

В том же меню ВИД есть еще два режима отображения ВО ВЕСЬ

ЭКРАН и СХЕМА ДОКУМЕНТА.

Режим ВО ВЕСЬ ЭКРАН позволяет временно убрать строку

меню, панели инструментов, строку состояния — все кроме текста,

тем самым максимально расширить полезную площадь экрана.

Режим удобен при чтении большого документа.

Режим СХЕМА ДОКУМЕНТА, подобно режиму WEB-ДОКУ-

199

МЕНТ, делит страницу на две части — оглавления и содержания, он

удобен для навигации по документу.

К отображению на экране имеет отношение пункт «Масштаб»

из меню ВИД, позволяющий увеличивать или уменьшать

изображения на экране. Меню ФАЙЛ содержит еще два режима,

используемые для предварительного просмотра документа — это

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР для печатных документов и

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР WEB-ДОКУМЕНТА для электронных

документов.

Панели инструментов

Меню текстового процессора Word обладает свойством

функциональной полноты, т.е. любая команда может быть найдена в

главном меню или одном из подменю. Но постоянное обращение к меню

и подменю снижает эффективность работы пользователя. Исправляет

это положение наличие панелей инструментов. Меню ВИД >

ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ предоставляет возможность выбора

необходимой по роду работ панели инструментов из раскрывающегося

списка. Панели инструментов в Word настраиваемые, т.е. любые

необходимые для выполняемой работы команды меню, пользователь

может разместить в виде пиктограмм в строке меню или на любой

из панелей инструментов.

Работа с окнами

Характерной особенностью Word является мультиоконность

(многооконность), т.е. способность одновременно работать с

несколькими документами, находящимися в различных окнах (в рамках

одного открытого приложения). При вводе и редактировании текста

пользователь работает в активном окне, в котором возможен доступ

ко всем меню. Команда ОКНО > УПРОРЯДОЧИТЬ ВСЕ дает

возможность расположить окна документов последовательно и

переходить из одного окна в другое.

Создание, сохранение

и редактирование текста в Word

Описанные в Блокноте и WordPad средства ввода текста, работы

с блоками, сохранения файла применимы и в Word'e. Кроме того,

200

они пополнены рядом возможностей (средства автоматизации

ввода, средства работы с формулами, диаграммами, графическими

изображениями, рисунками и др.).

Создание документа

В Word любой документ создается на основе некоторого

образца, называемого шаблоном. Шаблон — это именованная совокупность

параметров (страниц, абзацев, шрифтов и д.р.) для создания

документа, сохраняемая в библиотеке шаблонов. Например, при

создании документа по умолчанию (пиктограмма Q на панели

инструментов СТАНДАРТНАЯ) автоматически применяется шаблон

ОБЫЧНЫЙ, который предполагает: шрифтПтез New Roman,

размером 12 пунктов, выравнивание слева, одинарный интервал между

строками, запрет висячих строк. Но если создавать документ с

помощью меню ФАЙЛ > СОЗДАТЬ... то откроется многостраничное

диалоговое окно «Создание документа», представляющее библиотеку

шаблонов. Там хранятся шаблоны различных документов, записок,

отчетов, факсов, WEB-страниц и др. Причем отдельные виды

шаблонов имеют значок с волшебной палочкой — это Мастера (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Пиктограммы шаблонов

Документ создается так: вызывается шаблон, включается режим

замены нажатием клавиши Insert, и по готовому тексту набирается

новый, при этом все форматные заготовки заменяемой строки

сохраняются. Процесс создания шаблона с помощью Мастера еще проще:

вызывается Мастер, а он является программой на языке VBA.

Мастер задает ряд вопросов по существу содержания документа без

форматирования, по завершении диалога выдается готовый

форматированный документ.

201

Сохранение документа

Сохранение документа аналогично WordPad, по умолчанию оно

производится в папку «МОИ ДОКУМЕНТЫ», но диалоговое окно

ввода позволяет легко сохранять файлы и в некоторых других

папках: ЖУРНАЛ, РАБОЧИЙ СТОЛ, ИЗБРАННОЕ, WEB-ПАПКИ, их

кнопки находятся в левой части диалогового окна. Журнал — это

виртуальная папка, в которой запоминаются все файлы и папки,

использовавшиеся в последние две недели. Любую из папок можно

открыть и поместить туда сохраняемый файл. Избранное — папка для

хранения ярлыков Web-страниц. Используется в основном для

открытия документов. Web-папки — папки, хранящиеся не на локальном

компьютере, а в сети Internet (WWW Web-сервере) или

корпоративной сети Intranet.

Пополнительные Возможности

ВВоЭо текста

Текстовый процессор Word, как известно, является многооконным

приложением, что создает удобства при одновременной работе с

несколькими документами, например, при создании документа на

основе нескольких источников. Для этого Word (как и все приложения

Windows) использует временную область памяти — Буфер Обмена.

В него помещаются перемещаемые и копируемые данные. Обмен

данными можно производить между разными приложениями

Windows, и эти данные могут быть в текстовом, графическом или

смешанном виде.

В значительной степени позволяет ускорить ввод текста

АВТОЗАМЕНА и АВТОТЕКСТ. С помощью автозамены можно создать

сокращения для часто встречающихся в тексте слов и

словосочетаний, расшифровывать аббревиатуры или исправлять

распространенные ошибки, например, неверно набранное слово «очепятка» —

автоматически заменять на «опечатка», сокращение СУБД — на

«система управления базой данных», ц. — заменять на слово Word

и т.п.

Для добавления новой автозамены надо зайти в меню

СЕРВИС > АВТОЗАМЕНА и в поле ввода «Заменить» набрать слово или

аббревиатуру, которое следует автоматически заменять в процессе

202

ввода. В поле ввода «На» набрать текст, который будет появляться

взамен указанного и щелкнуть по кнопке «Добавить».

Автотекст в Word представлен двумя функциями:

автозавершением и автотекстом. Автозавершение реализуется, если пользователь

набирает четыре буквы из слова, хранящегося в словаре автотекста,

возникает всплывающая подсказка с полным текстом фрагмента, а

нажатие Enter завершает набор фрагмента. Автотекст можно выбрать

из списка ВСТАВКА > АВТОТЕКСТ

Отличия Автотекста: Автотекст позволяет запоминать

отформатированные фрагменты текста. Элементами Автотекста могут быть

рисунки, графики, таблицы.

Форматирование текста

Форматирование текста в Word выполняется с помощью меню

ФОРМАТ Наиболее часто используемые команды меню вынесены в

панель инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ в виде кнопок. Меню

ФОРМАТ содержит возможности выбора параметров: шрифта,

абзаца, заливки, списков, рамок, стиля и др.

Параметры шрифта. Диалоговое окно имеет три вкладки:

ШРИФТ, ИНТЕРВАЛ, АНИМАЦИЯ.

Вкладка ШРИФТ аналогична WordPad, но имеет значительно

большие возможности по видоизменению шрифта.

Вкладка ИНТЕРВАЛ имеет окна ввода: МАСШТАБ,

ИНТЕРВАЛ, СМЕЩЕНИЕ. Масштаб указывает ширину шрифта в

процентах относительно некоторого нормального значения, т.е. при

одном вертикальном размере векторный шрифт (True Type) может быть

нормальным (100%), широким (200%) или узким (80%).

Интервал указывает на расстояние между символами в пунктах,

может быть обычный, разреженный (на 2 пункта в этом случае)

или уплотненный (на 1 пункт).

Смещение применяется, чтобы приподнять или опустить часть

текста над остальным, смещения может не быть, может быть смеще-

вверх (на 3 пт.)

ние или

вниз (тоже 3 пт.).

Вкладка анимация предоставляет различные возможности офор-

203

мительских эффектов, например, мигающий фон, фейерверк,

муравьи и т.п., применимо только для электронных документов в

формате процессора. Для Web-документов он не целесообразен, так как не

все браузеры поддерживают этот формат.

Параметры абзаца. Диалоговое окно настроек параметров

абзаца устанавливает величины отступов слева и справа абзаца, отступ

красной строки, интервалы перед абзацем, после абзаца и

междустрочный интервал.

С каждым абзацем в Word связывается понятие уровень. В

режиме «Схема документа» в левой части страницы отображаются все

абзацы, уровень которых выше «основного текста» (или «обычный»).

Например, «1 уровень», «2 уровень» и т.д. Причем абзацы второго

уровня вкладываются в абзацы первого уровня и третьего во второй

и т.д., подобно тому, как это делается с папками в проводнике.

В целом, просматривая левую часть «Схемы документа» мы видим

структуру его. Сделав щелчок на абзаце слева, мы вызываем

соответствующий элемент текста справа, упрощая перемещения по большим

документам.

Создание списков. Колонки. Для создания списка необходимо

войти в меню ФОРМАТ > СПИСОК, в котором указать, какой

создается список: маркированный, нумерованный или многоуровневый.

При выходе из меню автоматически появляется выбранный маркер

или первый номер списка. В дальнейшем, при вводе очередного

пункта списка и нажатии клавиши Enter, на следующей строке

появляется маркер или очередной номер списка. Выход из списка может

быть сделан двойным нажатием Enter.

Текст в Word может быть расположен в нескольких колонках,

меню ФОРМАТ > КОЛОНКИ (или кнопка на панели стандартная)

вызывает диалоговое окно, в котором можно выбрать количество

колонок, ширину и промежуток для каждой, установить их

одинаковыми по ширине или задать ширину каждой. Кнопка «Применить»

позволит оформить не весь текст, а только выделенную часть.

Разбивка на разделы. Параметры страницы. Word позволяет

разбивать документ на два раздела и больше, если необходимо

установить различные параметры форматирования страницы (поля, размер

бумаги, ориентацию страниц — книжную или альбомную) для

разных разделов. По умолчанию эти виды форматирования

применяются ко всему документу. Меню ВСТАВКА > РАЗРЫВ.

204

Поля страницы определяют пустое пространство между текстом

и краями страницы. На каждой странице есть четыре поля: левое,

правое, верхнее и нижнее. Установление новых полей страницы

повлечет за собой изменение полей во всем документе или, при

наличии нескольких разделов, только в текущем разделе.

Если нужно установить точные размеры полей страницы (и ряд

других параметров) можно применить диалоговое окно ФАЙЛ >

ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ.

Стили оформления. Как известно, абзац — это часть текста

между двумя нажатиями клавиши Enter, т.е. любой заголовок является

абзацем. Абзац имеет несколько параметров настройки и, конечно,

было бы нерационально, каждый раз набирая новый заголовок,

повторять все настройки сначала. С этой целью в Word введено

понятие стиля оформления.

Стиль оформления — это поименованная совокупность настроек

параметров оформления (шрифта, абзаца).

При необходимости оформления абзаца чаще всего пользуются

готовым стилем. Это ускоряет процесс набора и обеспечивает

единство всех абзацев данного стиля. Некоторое количество стилевых

заготовок можно увидеть в поле со списком «Стиль» на панели

инструментов «Форматирование». Чтобы форматировать один абзац по

стилю, достаточно курсор установить в любой точке абзаца, открыть

список «Стиль» и щелкнуть по выбранному стилю. При

форматировании нескольких абзацев их необходимо выделить.

Если перечисленных стилей в поле «Стиль» недостаточно,

можно обратиться в меню ФОРМАТ > СТИЛЬ, которое вызовет

диалоговое окно выбора стиля. В списке «Стили» выбрать необходимый

стиль (в том же окне находится описание стиля и образец).

Можно создать свой стиль на основе одного из выбранных, для

чего нажать кнопку «Создать», которая откроет диалоговое окно

«Изменение стиля». В поле «Имя» ввести имя создаваемого стиля, в поле

«Основан на стиле» указать стиль, на котором он основан. Указать

стиль следующего абзаца и, нажав кнопку «Формат», указать

параметры шрифта, абзаца, границы, рамок и т.д.

Созданные стили сохраняются вместе с документом. Если они

оказались удачными, имеет смысл сохранить их отдельно от

документа в виде шаблона. Тогда их можно использовать в других

документах. Создать шаблон на основе готового документа можно при его

205

сохранении меню ФАЙЛ > СОХРАНИТЬ КАК и в поле со списком

«Тип файла» выбрать «Шаблон документа».

В Word 2000 имеется специальное средство оформления темы.

Тема объединяет в себе следующие элементы оформления:

• фоновый узор;

• стили заголовков и основного текста;

• стиль оформления маркированных списков;

• стиль графических элементов (линий).

Доступ в меню осуществляется командой ФОРМАТ > ТЕМЫ.

Создание формул

Текстовый процессор Word снабжен редактором формул Microsoft

Equation 3.0, который позволяет создавать формульные выражения

и вставлять их в текст. Формульный редактор запускается через меню

ВСТАВКА > ОБЪЕКТ, в открывшемся окне выбирается объект

Microsoft Equation 3.0. Привычный вид экрана меняется на меню

редактора формул и панель инструментов «Формула».

Настройка параметров стиля редактора формул выполняется

командой меню СТИЛЬ > ОПРЕДЕЛИТЬ, вызывающей диалоговое

окно, в котором устанавливаются форматные настройки (гарнитура,

полужирный, курсив) для текста, функции, символов, чисел и т.д.

Если основной текст документа разрабатывается на основе шаблона

«Обычный», то хороший внешний вид формул получается при

установке размеров кнопкой «По умолчанию».

Для набора формул используется панель инструментов

«Формула» (рис 4.7).

Как видно, она имеет два ряда кнопок: верхний ряд —

математические символы, нижний ряд — шаблоны формул. Шаблоны

предоставляют поля ввода, в которые с клавиатуры набираются

необходимый текст или символы.

Рис. 4.7. Панель инструментов «Формула»

206

Робота с таблицами,

рисунками, чертежами

Таблица представляет собой набор данных, организованных в

виде строк и столбцов. Элемент таблицы на пересечении строки и

столбца называется ячейкой. Таблицы в Microsoft Word являются

очень удобным и наглядным способом представления данных. С

помощью таблиц организация информации в столбцах упрощается в

сравнении с расстановкой табуляторов, а внешний вид улучшается.

Для работы с таблицами удобно использовать панель

инструментов «Таблицы и границы», проще всего она вызывается щелчком по

кнопке на панели «Стандартная». Содержимое этой панели час-

тично перекрывается содержимым меню «Таблица».

Создание таблицы. Для создания необходимо установить курсор

в место, где она будет находиться, зайти в меню «Таблица» и

щелкнуть на строке «Добавить таблицу». Выбрать указателями размер

таблицы, например, 4 строки и 3 столбца. Там же даются указания по

линейным размерам ячеек, они могут задаваться вручную и

автоматически — по умолчанию («Авто»). При этом ширина столбцов

будет установлена в зависимости от содержимого ячеек.

Таблицы сложной формы рационально создавать на основе

простой таблицы, редактируя ее потом методом рисования. Для этого на

панели инструментов «Таблицы границы» есть инструменты:

«Нарисовать таблицу», «Ластик», «Тип линии», «Толщина линии», «Цвет

границы», «Границы», «Заливка».

Для установки клавиатурного курсора в таблицу щелкнем на

нужной ячейке, после чего возможен ввод в ячейки таблицы текста.

Перемещать курсор между ячейками можно клавишами

перемещения курсора или мышью, щелкнув на нужной ячейке.

Редактирование и оформление таблицы. Чтобы редактировать

таблицу, необходимо прежде всего выделить одну или несколько ячеек,

где будут производиться изменения. Выделить всю таблицу или ее

часть можно, проведя по ним мышью с нажатой левой клавишей, или

в меню «Таблица» подобрать нужную опцию выделения.

Для изменения ширины столбца установим курсор мыши на

линию разделения столбцов (при этом курсор примет вид двунаправ-

207

ленной стрелки) и перетащим ее вместе с линией на нужное место.

Аналогично можно менять высоту ячеек.

Чтобы очистить содержимое строки, столбца или отдельной

ячейки, нужно их выделить и нажать клавишу Delete.

Чтобы удалить строку, столбец или отдельную ячейку, нужно их

выделить и, щелкнув на соответствующей строке в меню «Таблица»,

выполнить операцию.

Объединить ячейки можно, выделив их, и в меню «Таблица»

щелкнуть на строке «Объединить ячейки». Разбить одну или

несколько ячеек таблицы можно так:

• выделить ее;

• щелкнуть в меню «Таблица» на строке «Разбить ячейки»;

• установить параметры разбивки и нажать кнопку ОК.

Когда таблица создана, в нее можно добавить новые ячейки,

заливку, границы и другие элементы форматирования.

Сортировка данных и вычисления в таблицах. В таблице можно

производить сортировку данных по одному или нескольким

столбцам. При сортировке заголовки столбцов обычно не участвуют в

процессе. Щелкнем по любой ячейке столбца, по которому нужно

провести сортировку. В меню ТАБЛИЦА > СОРТИРОВКА введем

дополнительную информацию о характере сортировки. Нажмем

ОК — действие выполнится.

В таблицах можно суммировать, вычитать, усреднять и

производить другие математические действия. Наиболее распространенное

из них — это вычисление общей суммы для данных столбца или

строки. Кнопка «Автосумма» на панели инструментов «Таблицы и

границы» позволяет автоматически посчитать сумму данных,

расположенных слева, или сумму данных, расположенных выше

указанной ячейки.

Таблицу можно преобразовать в текст, задав те или иные

разделители между данными из бывших столбцов. При этом

используется меню ТАБЛИЦА > ПРЕОБРАЗОВАТЬ В ТЕКСТ.

Создание рисунка. Word позволяет создавать собственные

рисунки. Средства для их создания дают возможность даже человеку без

художественных способностей украшать свои документы

рисованными иллюстрациями и чертежами. Для работы с векторными

рисунками и чертежами в Word разработан ряд инструментов, объединен-

208

ных в панели инструментов «Рисование». Вызов ее происходит либо

как обычно через меню ВИД > ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ, либо

нажатием пиктограммы на панели инструментов «Стандартная».

Процесс создания векторного рисунка состоит из трех основных

действий:

1. Вставка в документ рисованных объектов из набора

графических примитивов, объединенных в пиктограмме «Автофигуры»

(это линии, стрелки, фигуры).

2. Перемещение рисованных объектов по документу, изменение их

размеров.

3. Видоизменение рисованных объектов, например, можно менять

толщину линии, цвет текста, пропорции и форму примитивов.

Для того чтобы нарисовать объект, необходимо щелкнуть мышью

на его кнопке на панели инструментов «Рисование», затем с

помощью протяжки развернуть объект в какой-либо области

создаваемого рисунка. Для выделения только что нарисованного объекта

просто щелкнем на нем. Вокруг него появятся маркеры размеров.

Быстро переместить выделенный объект можно с помощью

перетаскивания или клавишами управления курсором, более точное

перемещение маленькими шагами получается, если клавиши

управления курсором сочетать с удерживанием клавиши Ctrl.

Для изменения цвета линий объекта щелкнем на списке

кнопки «Цвет линии» на панели инструментов «Рисование» и выберем

цвет; чтобы изменить цвет заливки объекта, щелкнем на списке

кнопки «Цвет заливки» и выберем цвет заливки.

Для изменения толщины или стиля линий объекта выделим

объект, а затем щелкнем на кнопке «Тип линии» или «Тип штриха»

соответственно.

Для добавления надписи щелкнем на кнопке «Надпись». Затем

щелкнем в том месте документа, где будет располагаться надпись,

введем текст в текстовом окне, по окончании этого — щелкнем

мышью где-нибудь в документе за пределами текстового окна.

Еще одно полезное свойство предоставляет пиктограмма

«Формат объекта». Выделив объект и нажав эту кнопку, мы

вызываем диалоговое окно «Формат автофигуры».

В нем можно установить цвет заливки, сделать ее полупрозрач-

209

ной или отказаться от нее вовсе, т.е. получить только линию по

контуру (например, был круг — станет окружность). Можно установить

цвет и толщину линии, а можно от нее отказаться вообще, что часто

применяется в надписях, чтобы они не получались в рамках. Во

вкладке «Размер» показываются размеры объекта при печати на

принтер. Изменяя значения размера в «Формате автофигуры», мы

изменяем объект, и это делает возможным создание небольшого

чертежа в масштабе.

4.3. Электронные таблицы

Решение ряда экономических задач часто приводит к обработке

прямоугольных таблиц данных разных типов (текстовых, числовых).

Применение для таких задач средств алгоритмических языков

высокого уровня оказалось во многих случаях не эффективно. Текстовые

процессоры дают возможность ведения и форматирования таблиц, но

они плохо приспособлены для вычислений. Вышеуказанные

причины вызвали появление программ, называемых электронными

таблицами, объединяющими в себе возможности:

• текстовых процессоров по созданию и форматированию таблиц;

• математической обработки табличных данных;

• визуализации результатов в форме таблиц, диаграмм, графиков.

История развития программ обработки электронных таблиц

насчитывает около двадцати лет, налицо огромный прогресс в этой

области программного обеспечения. Примерами программ

электронных таблиц являются Lotus 1-2-3 (Lotus), Microsoft Excel. В настоящее

время наибольшее распространение получил программный комплекс

Microsoft Excel. Далее мы подробно рассмотрим его. Современные

программные продукты этого вида имеют:

• калькуляционный (вычислительный) модуль, с помощью

которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в

таблицах;

• модуль диаграмм для создания презентационной графики,

который позволяет на основе числовых данных, полученных с

помощью калькуляционного модуля, создать диаграммы различных

типов;

210

• модуль базы данных, реализующий доступ к внешним базам

данных.

Электронные таблицы можно использовать для решения задач

учета, составления бланков, планирования производства, расчета

налогов и заработной платы, учета кадров и др. Благодаря мощным

математическим функциям, имеющимся в электронных таблицах, с

их помощью можно решать множество задач в области естественных

и технических наук.

4.3.1. Общие сведения

о табличном процессоре Excel

Документом Excel является рабочая книга — это файл с

произвольным именем и расширением .xls. Рабочая книга состоит из

рабочих листов (в количестве от 1 до 256, каждый имеет свое имя). Один

из рабочих листов является активным, т.е. в настоящий момент с ним

работает пользователь. Рабочий лист представляет собой таблицу, в

которой может содержаться до 65536 строк и до 256 столбцов.

Строки нумеруются числами (от 1 до 65536), столбцы — латинскими

буквами А, В, С, ..., Y, Z, АА, АВ, АС, .., AZ, ВА, ..., IV.

Ячейки. На пересечении столбцов и строк находятся ячейки.

Каждая ячейка имеет адрес, состоящий из указания столбца и строки, на

пересечении которых она находится, например Al, B5, АВ234.

Адреса ячеек используются при обращении к их содержимому. Одна из

ячеек является активной, она выделяется черной рамкой, в правом

нижнем углу которой находится маркер заполнения (черный

квадратик). Ввод данных производится в активную ячейку. Перемещение

активной ячейки осуществляется клавишами управления курсором:

PageUp, Page Down, Home, End или щелчком мыши.

Диапазоны. Иногда в Excel требуется работать не с одной

ячейкой, а с группой ячеек в виде прямоугольника, такая группа

называется диапазон. Прежде чем работать с диапазоном, следует его

выделить. Выделяется диапазон протягиванием мышью по диагонали

диапазона. Выделенный диапазон на рабочем поле показывается

инверсным цветом, вокруг него располагается рамка с маркером

заполнения, как на активной ячейке.

211

Элементы управления. Окно Excel (рис 4.8) содержит заголовок,

строку меню, панели инструментов «Стандартная» и

«Форматирование», рабочее поле, строку состояния. Назначение этих элементов

аналогично назначению таких же элементов Word.

Заголовок

Строка меню

Панели инструментов "Стандартная"

и "Форматирование" (по умолчанию)

Рис. 4.8. Окно Excel

Панели инструментов Excel можно настраивать: добавлять и

удалять кнопки (пиктограммы команд), создавать новые панели

инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать

существующие панели инструментов, совершенно аналогично Word.

Главное меню и панель инструментов «Стандартная» имеют

команды «Открыть» и «Сохранить», которые работают так же, как и в

вышеописанных программных продуктах. Файл может сохраняться

в формате «Книга Microsoft Excel». Это его основной формат (.xls),

212

но параллельно могут использоваться формат шаблона (.xlt), ряд

форматов, связывающих Excel 2000 с его старыми версиями, а также ряд

форматов, позволяющих связать Excel с базами данных. При

сохранении файла в Excel можно установить пароль.

Табличный процессор Excel ведет протокол всех действий,

последние шестнадцать запоминает и в любой момент позволяет

отменить несколько последних действий нажатием кнопки

Работа с окнами. Иногда необходимо одновременно

просматривать различные части большой таблицы, например строку

заголовков таблицы и какую-либо ее часть. Для этого следует разделить окно

Таблицы на подокна: устанавливаем указатель мыши на

горизонтальный или вертикальный движок разбиения (рис. 4.9) (он примет вид

двунаправленной стрелки) и перетягиваем его в нужное место.

Каждая область будет иметь свою полосу скроллинга для перемещения

по таблице.

Рис. 4.9. Разделение окна таблицы на подокна

Excel представляет пользователю многооконный интерфейс. Это

значит, что одновременно могут быть открыты несколько окон, в

которых будет отображаться одна и та же книга (например, разные

страницы) или разные рабочие книги. Делается это с помощью меню

ОКНО команды НОВОЕ. В этом случае в заголовке окна после

имени рабочей книги через двоеточие указывается номер нового окна.

Например, первое окно рабочей книги будет называться КНИГА: 1,

второе будет названо КНИГА:2.

Одновременно на панели задач появятся кнопки открытых окон,

213

что дополнительно облегчит переход от одного окна к другому.

Закрыть окно можно обычным щелчком на кнопке «крест» в заголовке.

Для возврата к однооконному изображению необходимо развернуть

активное окно на весь экран, щелкнув на кнопке восстановления окна.

Иногда требуется зафиксировать одну часть таблицы, например,

заголовок, чтобы он всегда присутствовал на экране. Для фиксации

только вертикальных (горизонтальных) заголовков следует выделить

строку ниже заголовков (столбец справа от заголовков), обратиться

в меню ОКНО > ЗАКРЕПИТЬ ОБЛАСТИ. Для одновременной

фиксации и вертикальных, и горизонтальных заголовков необходимо

выделить ячейку, по которой следует зафиксировать заголовки (все

строки выше выделенной ячейки и все столбцы слева от

выделенной ячейки будут зафиксированы), затем меню ОКНО >

ЗАКРЕПИТЬ ОБЛАСТИ.

Работа с листами в Excel. Принцип работы с листами

напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в офисе. В каждом

рабочем блокноте можно поместить всю информацию,

относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что повышает

наглядность рабочих документов.

Корешки отдельных рабочих листов одной рабочей книги

расположены в нижней части экрана (именной указатель листов), по

умолчанию они называются «Лист 1», «Лист 2», «Лист 3»; щелкая по

ним мышью, можно переходить с одного листа на другой. Корешок

активного рабочего листа маркируется белым цветом.

Листы можно добавлять, удалять, переименовывать. Команды

этих операций находятся в меню ПРАВКА, ВСТАВКА, но более

удобно воспользоваться контекстным меню именного указателя

листов. При переименовании рабочих листов запрещается использовать

следующие символы: квадратные скобки [ ], двоеточие :, слеш

прямой /, слеш обратный \.

Рабочий лист или рабочую книгу можно защитить от изменений

паролем, для этого надо зайти в меню СЕРВИС > ЗАЩИТА >

ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ (или ЗАЩИТИТЬ КНИГУ).

Работа со столбцами и строками таблицы. Изменение высоты

строки или ширины столбца производится следующим образом.

Корректируемая строка или столбец таблицы должны быть выделены.

В меню ФОРМАТ > СТРОКА выбирается одно из подменю

следующего уровня, содержащее пункты: ВЫСОТА, АВТОПОДБОР ВЫ-

214

СОТЫ, СКРЫТЬ, ОТОБРАЗИТЬ (аналогичные пункты есть и в

меню СТОЛБЕЦ). ВЫСОТА позволяет установить высоту

выделенных строк в пунктах. АВТОПОДБОР ВЫСОТЫ устанавливает

высоту по высоте содержимого. Команда СКРЫТЬ скрывает строки, не

удаляя их, применяется для скрытия промежуточных вычислений.

Снова отобразить скрытые строки можно командой ОТОБРАЗИТЬ,

предварительно выделив две строки, между которыми находится

скрываемые строки. Коррекцию размеров ячеек можно выполнить и

с помощью мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на

границу между номерами строк (или столбцов). При этом указатель

мыши приобретает вид двунаправленной стрелки (рис. 4.10).

Рис. 4.10. Коррекция размеров ячеек

Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее,

сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию, которая

показывает смещение границы строки. Переместим эту линию в

нужную позицию и отпустим кнопку мыши, в таблице появится новая

граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по нижней границе

строки (столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет

автоматически скорректирована по ее содержимому.

4.3.2. Создание таблиц

Ввод данных в ячейку и в диапазон. В любой ячейке Excel может

содержаться текстовая строка, число или формула. Тип данного

определяется автоматически при вводе. Если ввод начинается со знака

равенства, то процессором это понимается как формула. Далее мы

подробно опишем правила построения формул, сейчас же заметим,

что формулы содержат обычные арифметические операторы,

например, + (плюс), — (минус), • (умножить), / (разделить). Кроме того,

они могут использовать специально встроенные функции, которые

облегчают процесс вычисления.

215

Число вводится в привычном виде со знаком или без него, в

качестве разделителя целой и дробной части, может быть точка или

запятая в соответствии с настройками Windows. Любая прочая

последовательность символов понимается как текстовые данные.

Редактирование содержимого ячейки можно произвести двойным

щелчком по ячейке. При этом она переводит ее в режим

редактирования содержимого, т.е. в поле ячейки появляется курсор,

изменения вносятся с клавиатуры, как в текстовых редакторах. Завершаем

редактирование нажатием клавиши Enter или щелчком на

пиктограмме в строке формул.

Автозаполнение. Если необходимо продублировать какое-либо

данное (числовое или текстовое) в ряд смежных ячеек в строке или

столбце, то можно ввести одно данное, затем перетащить маркер

заполнения ячейки с введенным данным по строке или столбцу,

произойдет автоматическое копирование содержимого ячейки.

Иногда требуется заполнить смежные ячейки не одинаковыми,

но похожими данными, например, «1 блок», «2 блок», «3 блок» или

«ряд 1», «ряд 2», «ряд 3». Делается это также с помощью маркера

заполнения, т.е. в ячейку вводится первое данное («1 блок»), затем

ячейка протягивается за маркер заполнения.

Копирование ячеек, содержащих данные. Чтобы скопировать

содержимое ячейки или диапазона, нужно активизировать ячейку или

выделить диапазон, вызвать меню ПРАВКА > КОПИРОВАТЬ или

правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню пункт КОПИРОВАТЬ,

активизировать ячейку, являющуюся началом диапазона, куда

должны быть скопированы данные, меню ПРАВКА > ВСТАВИТЬ или

контекстное меню пункт ВСТАВИТЬ, затем нажать клавишу [Enter].

Форматирование ячеек. Форматирование в Excel предполагает ряд

действий по установке: форматов данных, параметров шрифтов и

выравнивания, границ, заливки.

Форматируемые ячейки или диапазон должны быть выделены,

затем меню ФОРМАТ > ЯЧЕЙКИ вызывает диалоговое окно

«Формат ячейки», имеющее шесть вкладок: ЧИСЛО, ВЫРАВНИВАНИЕ,

ШРИФТ, ГРАНИЦА, ВИД, ЗАЩИТА устанавливаются необходимые

параметры.

Вкладка ЧИСЛО позволяет установить формат ячейки как

числовой. В поле «Числовые форматы» приведены различные типы

форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш

управления курсором. Опишем числовые форматы.

216

«Числовой» — устанавливает число знаков после запятой, при

необходимости разделитель групп разрядов (три разряда — пробел,

начиная от запятой) удобен для представления чисел с

фиксированной запятой, применимы все арифметические операции.

«Денежный» — как числовой, но число сопровождается знаком

валюты р., $, €, ? и т.д. С точки зрения общего формата запись в

ячейке 12,34$ является текстом, но если формат ячейки объявлен как

денежный, то это число, с которым могут производиться

арифметические действия. Удобен формат для денежных расчетов.

«Финансовый» — то же, что и денежный, но выравнивание в

столбцах происходит по запятой; удобен тем, что длина записи

числа отражает ее величину, это снижает вероятность ошибки при

просмотре документа.

«Дата» — позволяет отобразить дату по одному из шаблонов. Дата

есть число дней, прошедших от 1-го января 1900 г. С датой можно

работать как с числом, т.е. если в ячейке А1 содержится дата 01.05.04,

а в ячейке В1 мы наберем формулу = А1 + 1, то результат

получится 02.05.04, но если ячейку А1 переформатировать в числовой

формат, то получится 38108, т.е. количество дней, прошедших с 1-го

января 1900 г.

«Время» — служит для отображения времени по одному из

предлагаемых шаблонов. Допустима арифметика, но надо помнить, что

время — это доля суток от 0 часов, т.е. число 0,25 в формате «дата-

время» даст 6 часов утра, 0,5 — 12 часов.

«Процентный» — число в ячейке умножается на 100 и

добавляется символ %.

«Дробный» — число представляется в виде обыкновенной дроби

(приближенно) по шаблону

«Экспоненциальный» — число представляется в виде мантиссы

и порядка; удобен для приближенных вычислений с плавающей

запятой в различных научно-технических расчетах.

«Текстовый» — содержимое, каким бы оно ни было,

воспринимается процессором как текст. Арифметические операции

недопустимы.

«Дополнительный» — то же, что и текстовый, но текст

форматируется по маске (образцу): номер телефона, почтовый индекс и т.д.

Вкладка ВЫРАВНИВАНИЕ. Некоторые команды этой вкладки

дублируются на панели инструментов «Форматирование», техника

аналогична Word.

217

Вкладка ШРИФТ аналогична диалоговым окнам выбора

шрифта Word.

Вкладка ГРАНИЦА — позволяет установить толщину, форму, цвет

линий границ любых ячеек. Сначала устанавливается «тип линии» и

цвет, затем указывается, к каким границам выделенного диапазона

их применить.

Вкладка ВИД — определяет цвет и узор заливки ячеек.

Вкладка ЗАЩИТА — позволяет снять защиту с выделенного

диапазона. Обычно это делается перед тем как защищать весь лист, т.е.

если на рабочем листе сделаны расчеты, то с исходных данных

защиту снимают, а весь лист с формулами и промежуточными

результатами защищается (меню СЕРВИС > ЗАЩИТА > ЗАЩИТИТЬ

ЛИСТ...).