Поняття і види підприємств

Згідно зі ст.62 Господарського кодексу України підприємство — це самостійний суб'єкт господарювання, створений компетентним органом державної влади або органом місцевого самоврядування, або іншими суб'єктами для задоволення суспільних та особистих потреб шляхом систематичного здійснення виробничої, науково-дослідної, торговельної, іншої господарської діяльності в порядку, передбаченому цим Кодексом та іншими законами.

Підприємства можуть створюватись як для здійснення підприємництва, так і для некомерційної господарської діяльності. Підприємство, якщо законом не встановлене інше, діє на підставі статуту.

Підприємства в Україні здійснюють свою діяльність відповідно до вимог статей 62-71 Господарського кодексу, якщо інше щодо підприємств окремих видів не передбачено цим Кодексом та іншими законами, прийнятими відповідно до цього Кодексу (ст.72 ГК).

Класифікувати підприємства можна за різними критеріями. Так, за економічними показниками та чисельністю працюючих підприємства можна поділити на малі, середні та великі. За сферою діяльності розрізняються промислові, торговельні підприємства, у сфері послуг тощо.

У Господарському кодексі класифікація підприємств проведена за трьома критеріями:

1) формою власності;

2) способом утворення (заснування) та формування статутного фонду;

3) кількістю працюючих та обсягом валового доходу від реалізації продукції за рік.

Згідно зі ст.63 Господарського кодексу залежно від форм власності, передбачених законом, в Україні можуть діяти підприємства таких видів:

- приватне підприємство, що діє на основі приватної власності громадян чи суб'єкта господарювання (юридичної особи);

- підприємство, що діє на основі колективної власності (підприємство колективної власності);

- комунальне підприємство, що діє на основі комунальної власності територіальної громади;

- державне підприємство, що діє на основі державної власності;

- підприємство, засноване на змішаній формі власності (на базі об'єднання майна різних форм власності).

В Україні можуть діяти також інші види підприємств, передбачені законом.

У ч.З ст.63 ГК України передбачено, що залежно від способу утворення (заснування) і формування статутного фонду в Україні діють підприємства унітарні та корпоративні.

Унітарне підприємство створюється одним засновником, що виділяє необхідне для цього майно, формує відповідно до закону статутний фонд, не поділений на частки (паї), затверджує статут, розподіляє доходи, безпосередньо або через керівника, який ним призначається, керує підприємством і формує його трудовий колектив на засадах трудового найму, вирішує питання реорганізації та ліквідації підприємства. Унітарними є підприємства державні, комунальні, підприємства, засновані на власності об'єднання громадян, релігійної організації або на приватній власності засновника (ч.4 ст.63 ГК).

Згідно з ч.5 ст.63 ГК корпоративне підприємство утворюється, як правило, двома або більше засновниками за їх спільним рішенням (договором), діє на основі об'єднання майна та/або підприємницької чи трудової діяльності засновників (учасників), їх спільного управління справами, на основі корпоративних прав, у тому числі через органи, що ними створюються, участі засновників (учасників) у розподілі доходів та ризиків підприємства. Корпоративними є кооперативні підприємства, підприємства, що створюються у формі господарського товариства, а також інші підприємства, в тому числі засновані на приватній власності двох або більше осіб.

Особливості правового статусу унітарних і корпоративних підприємств встановлюються цим Кодексом, іншими законодавчими актами.

Згідно з ч.7 ст.63 ГК підприємства залежно від кількості працюючих та обсягу валового доходу від реалізації продукції за рік можуть бути віднесені до малих підприємств, середніх або великих підприємств.

Малими (незалежно від форми власності) визнаються підприємства, в яких середньооблікова чисельність працюючих за звітний (фінансовий) рік не перевищує п'ятдесяти осіб, а обсяг валового доходу від реалізації продукції (робіт, послуг) за цей період не перевищує суми, еквівалентної п'ятистам тисячам євро за середньорічним курсом Національного банку України щодо гривні.

Великими підприємствами визнаються підприємства, в яких середньооблікова чисельність працюючих за звітний (фінансовий) рік перевищує тисячу осіб, а обсяг валового доходу від реалізації продукції (робіт, послуг) за рік перевищує суму, еквівалентну п'яти мільйонам євро за середньорічним курсом Національного банку України щодо гривні.

Усі інші підприємства визнаються середніми. Відповідно до ст. 113 Господарського кодексу України приватним підприємством визнається підприємство, що діє на основі приватної власності одного або кількох громадян, іноземців, осіб без громадянства та його (їх) праці чи з використанням найманої праці. Приватним є також підприємство, що діє на основі приватної власності суб'єкта господарювання — юридичної особи. Порядок організації та діяльності приватних підприємств визначається цим Кодексом та іншими законами.

Згідно з ч.8 ст.63 Господарського кодексу України у випадках існування залежності від іншого підприємства, передбачених ст.126 цього Кодексу, підприємство визнається дочірнім.

На відміну від відокремлених підрозділів юридичної особи, дочірнє підприємство є юридичною особою, тобто самостійним суб'єктом підприємницької діяльності.

(Господарське право України (За редакцією Н.О.Саніахметової)

Види підприємств, їх характеристика

При здійсненні будь-якого виду діяльності суб'єктом господарювання на ринку великого значення набувають такі його ознаки як форма власності, правовий статус і обрана сфера господарювання, галузева приналежність, розмір, а також мета і характер діяльності з урахуванням територіальної цілісності.

Залежно від форми власності згідно із ст.63 ГКУ в Україні можуть діяти підприємства таких видів:

- приватне підприємство, що діє на основі приватної власності громадян чи суб'єкта господарювання (юридичної особи);

- підприємство, що діє на основі колективної власності (підприємство колективної власності);

- комунальне підприємство, що діє на основі комунальної власності територіальної громади;

- державне підприємство, що діє на основі державної власності;

- підприємство засноване на змішаній формі власності (на основі об'єднання майна різних форм власності).

В залежності від приналежності капіталу в статутному фонді підприємства класифікують наступним чином:

- якщо іноземна інвестиція становить не менш як десять відсотків (10%), воно визнається підприємством з іноземними Інвестиціями;

- якщо іноземна інвестиція становить сто відсотків (100%), воно вважається іноземним підприємством;

- якщо в статутному фонді відсутні іноземні інвестиції, таке підприємство вважається національним.

Залежно від способу утворення (заснування) та формування статутного фонду в Україні діють такі підприємства:

- унітарні;

- корпоративні.

Унітарне підприємство створюється одним засновником, який виділяє необхідне для того майно, формує відповідно до закону статутний фонд, не поділений на частки (паї), затверджує статут, розподіляє доходи, безпосередньо або через керівника, який ним призначається, керує підприємством і формує його трудовий колектив на засадах трудового найму, вирішує питання реорганізації та ліквідації підприємства. Унітарними є державні та комунальні підприємства, підприємства, засновані на власності об'єднань громадян, релігійної організації або на приватній власності засновника.

Корпоративне підприємство утворюється, як правило, двома або більше засновниками за їх спільним рішенням (договором), діє на основі об'єднання майна та/або підприємницької чи трудової діяльності засновників (учасників), їх спільного управління справами, на основі корпоративних прав, у тому числі через органи, що ними створюються, участі засновників (учасників) у розподілі доходів та ризиків підприємства. Корпоративними є кооперативні підприємства, підприємства, що створюються у формі господарського товариства, а також інші підприємства, в тому числі засновані на приватній власності двох або більше осіб.

Залежно від кількості працюючих та обсягу валового доходу від реалізації продукції за рік підприємства можуть бути віднесені до:

- малих;

- середніх;

- великих.

Малими (незалежно від форми власності) визнаються підприємства, в яких середньооблікова чисельність працюючих за звітний (фінансовий) рік не перевищує 50 (п'ятдесяти) осіб, а обсяг валового доходу від реалізації продукції (робіт, послуг) за цей період не перевищує суми, еквівалентної 500 000 (п'ятистам тисячам) євро за середньорічним курсом Національного банку України щодо гривні.

Великими підприємствами визнаються підприємства, в яких середньооблікова чисельність працюючих за звітний (фінансовий) рік перевищує 1 000 (одну тисячу) осіб, а обсяг валового доходу від реалізації продукції (робіт, послуг) за рік перевищує суму, еквівалентну 5 000 000 (п'яти мільйонам) євро за середньорічним курсом Національного банку України щодо гривні.

Усі інші підприємства визнаються середніми.

З урахуванням існування ступеня залежності від іншого підприємства виділяють такі підприємства:

- головні;

- дочірні.

Залежно від галузевої приналежності виділяють:

- промислові;

- сільськогосподарські;

- будівельні;

- транспортні;

- торговельні,

- науково-дослідні;

- лізингові;

- банківські;

- страхові;

- туристичні;

- підприємства зв'язку;

- підприємства побутового обслуговування тощо.

Відповідно до правового статусу і форми господарювання розрізняють:

- одноосібні підприємства - є власністю однієї особи, що відповідає за свої зобов'язання усім майном;

- кооперативні підприємства - добровільні об'єднання громадян з метою спільного здійснення господарської діяльності;

- орендні підприємства - засновані на договірних взаєминах щодо тимчасового володіння і користування майном;

- господарські товариства (партнерства) - підприємства або інші суб'єкти господарювання, створені юридичними особами та/або громадянами шляхом об'єднання їх майна і участі в підприємницькій діяльності товариства з метою одержання прибутку.

До господарських товариств належать:

- акціонерні товариства;

- товариства а обмеженою відповідальністю;

- товариства з додатковою відповідальністю;

- повні товариства;

- командитні товариства.

Акціонерним товариством є господарське товариство, яке має статутний фонд, поділений на визначену кількість акцій однакової номінальної вартості, і несе відповідальність за зобов'язаннями тільки майном товариства, а акціонери несуть ризик збитків, пов'язаних з діяльністю товариства в межах вартості належних їм акцій.

Акціонерні товариства можуть бути відкритими або закритими.

Акції відкритого акціонерного товариства можуть розповсюджуватися шляхом відкритої підписки та купівлі-продажу на біржах. Акціонери відкритого товариства можуть відчужувати належні їм акції без згоди інших акціонерів та товариства.

Акції закритого акціонерного товариства розподіляються між засновниками або серед заздалегідь визначеного кола осіб і не можуть розповсюджуватися шляхом підписки, купуватися та продаватися на біржі. Акціонери закритого товариства мають переважне право на придбання акцій, що продаються іншими акціонерами товариства.

Товариством з обмеженою відповідальністю е господарське товариство, що має статутний фонд, поділений на частки, розмір яких визначається установчими документами, і несе відповідальність за своїми зобов'язаннями тільки своїм майном. Учасники товариства, які повністю сплатили свої вклади, несуть ризик збитків, пов'язаних з діяльністю товариства, у межах своїх вкладів.

Товариством з додатковою відповідальністю є господарське товариство, статутний фонд якого поділений на частки визначених установчими документами розмірів і яке несе відповідальність за своїми зобов'язаннями власним майном, а в разі його недостатності учасники цього товариства несуть додаткову солідарну відповідальність у визначеному установчими документами однаково кратному розмірі до вкладу кожного з учасників.

Повним товариством є господарське товариство, всі учасники якого відповідно до укладеного між ними договору здійснюють підприємницьку діяльність від імені товариства і несуть додаткову солідарну відповідальність за зобов'язаннями товариства усім своїм майном.

Командитним товариством є господарське товариство, в якому один або кілька учасників здійснюють від імені товариства підприємницьку діяльність і несуть за його зобов'язаннями додаткову солідарну відповідальність усім своїм майном, на яке за законом може бути звернено стягнення (повні учасники), а інші учасники присутні в діяльності товариства лише своїми вкладами (вкладники).

Залежно від мети і характеру діяльності підприємства поділяються на:

- комерційні підприємства - мають за мету отримання прибутку;

- некомерційні - підприємства невиробничої сфери, метою яких не є отримання прибутку (кредитні спілки, благодійні організації тощо).

Згідно з п.2 ст.130 ГКУ кредитною спілкою є юридична особа - неприбуткова організація, - заснована громадянами у встановленому законом порядку на засадах добровільного об'єднання грошових внесків з метою задоволення потреб її членів у взаємному кредитуванні та наданні інших фінансових послуг.

Згідно з л.2 ст.131 благодійною визнається недержавна організація, утворена і діюча за територіальним принципом, яка здійснює доброчинну діяльність в інтересах суспільства або окремих категорій осіб без мети одержання прибутків від цієї діяльності. Органи державної влади та органи місцевого самоврядування, а також державні та комунальні підприємства, установи, організації, що повністю або частково фінансуються з бюджету, не можуть бути засновниками або членами благодійної організації.

(Економіка підприємства - Гетьман О.О.)

Спеціалізована документація – загальні положення

Спеціалізована документація пов’язана з виконанням спеціальних управлінських функцій і відрізняється номенклатурою й формою документів, правилами їх обробки, зберігання тощо. Серед документів із господарсько-договірної, посередницької, господарсько-претензійної, банківської, наукової, рекламної діяльності тощо значну частину складають різноманітні договори.

1. Документи з господарсько-договірної діяльності:

—договір поставки;

—договір на технічне (транспортне) обслуговування;

— договір на виготовлення продукції з давальницької сировини;

—договір підряду;

— договір про індивідуальну (колективну) матеріальну відповідальність;

— договір про спільну діяльність (проведення різних робіт (дослідів) для досягнення спільної господарської або наукової мети);

— договір оренди (наймання) обладнання (транспорту, земельної ділянки, приміщення тощо);

—договір оренди з правом викупу;

— договори щодо створення нових форм господарювання (організація асоціацій, малих підприємств,

комерційних банків, орендних підприємств тощо);

— договір продажу майна державних підприємств, установ, організацій юридичним особам (громадянам, групі громадян);

—ліцензійний договір про створення «ноу-хау»;

—авторський ліцензійний договір;

— договори про взаємовідносини підприємств і банків тощо.

2. Документи з посередницької діяльності:

—договір про надання посередницьких послуг;

—договір про інформаційне обслуговування.

3. Документи з господарсько-претензійної діяльності:

протоколи розбіжностей до договорів; комерційні листи; претензійні листи;

— позовні заяви.

4. Документи з банківської діяльності:

— договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування;

— договір на депозитний вклад;

— кредитний договір;

— договір про спільну діяльність;

— договір лізингу (лізингова угода);

— договір про пайовий внесок.

5. Обліково-фінансові документи (акт, відмова від акцепту, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна, оформлення відкриття рахунку в банку, заява, картка зі зразками підписів, чекові книжки (чеки), реєстр чеків).

6. Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності (контракти, додаток до контракту, запис бесіди, протокол намірів, договір, статут).

7. Документи з рекламної діяльності (договір, угода).

Організація діловодства у підприємстві

Діяльність управлінських працівників пов'язана з діловодством — створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Відомі три організаційні форми діловодства (рис. 9.1):

Рис.9.1 Організаційні форми діловодства у підприємстві

1) централізована: застосовується у великих підприємствах з великим документообігом. При цьому вона передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах, наприклад канцелярії, друкарському бюро. Ця форма характерна також для невеликих підприємств з малим документообігом, в яких усі операції з документами виконує секретар. Централізована форма діловодства найбільш економічна, оскільки забезпечує раціональне використання технічних засобів, трудових ресурсів;

2) децентралізована: передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах підприємства, якщо вони територіально роз'єднані. Ця форма забезпечує оперативне і якісне виконання операцій з документами. Однак вона передбачає наявність діловодного персоналу і технічних засобів у структурних підрозділах і тому є неекономічною;

3) змішана: найбільш поширена у підприємствах торгівлі і громадського харчування. При цьому частину операцій роботи з документами (приймання, відправлення, реєстрація, контроль виконання) покладено на спеціалізовані службу, наприклад канцелярію, секретаря, а решту операцій (складання документів, поточне їх зберігання, формування справ) виконують структурні підрозділи. Змішана форма є оптимальною для більшості торговельних підприємств, оскільки документообіг у них не досить великий для централізованої форми діловодства, а використання децентралізованої — економічно недоцільне.

Основною функцією діловодства підрозділів і працівників (секретарів, діловодів) є організація раціонального документообігу, що передбачає організацію руху документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, позитивно впливає на управлінський процес у цілому.

Документообіг у підприємствах торгівлі і громадського харчування здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівник підприємства, керівники структурних підрозділів, фахівці і технічні виконавці) і пунктами технічної обробки документів (структурні підрозділи, канцелярія, друкарське бюро та ін.).

Основними вимогами до раціональної організації документообігу у підприємствах є:

1) прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;

2) виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;

3) додержання принципу паралельності —- в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Під час розробки раціонального документообігу складають схеми руху основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок їх опрацювання і на цій основі — доцільний порядок роботи з документами. Принципова схема документообігу на підприємстві наведена на рис. 9.2.

Рис. 9.2 Схема документообігу на підприємстві

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу у підприємствах:

1. Стандартизація — встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування. Ці норми і вимоги передбачені в державній системі діловодства, яка регламентує діловодні процеси на усіх підприємствах. В ЄДСД викладено правила складання, оформлення і зберігання документів, раціональні принципи документообігу, правила і принципи формування справ, рекомендації з організації праці діловодного персоналу, механізації і автоматизації діловодних процесів.

2. Уніфікація тексту документів. Текст є найважливішою частиною документа, у ньому зосереджена інформація, необхідна для одержувача. На практиці часто створюють однотипні документи, які містять однотипну інформацію. Наприклад, накази з особового складу, бухгалтерська та статистична звітність, господарські договори тощо. Це створює передумови для їх уніфікації. Використовують такі форми уніфікації тексту документа:

а) анкета — спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа. Анкети часто виготовляють друкарським способом або за допомогою множувальної техніки. Приклади анкет — лист з обліку кадрів, анкети соціологічних досліджень та ін. Переваги анкет полягають у прискоренні та зниженні вартості процесу створення документа, його опрацюванні за допомогою ЕОМ;

б) трафарет — спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу. Трафаретними є багато видів договорів, накази по кадрах та інші види документів. Трафарети виготовляють друкарським способом або копіюванням, що дає змогу економити час і кошти;

в) таблиця дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію. У таблицю заздалегідь вносять постійну інформацію — заголовки рядків і стовпців, а змінну інформацію заносять під час створення документа. Цей спосіб найбільш ефективний при комп'ютерній обробці і зберіганні інформації.

3. Використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп 'ютерної техніки. Це дасть змогу забезпечити найшвидше проходження документів в апараті управління, раціональне використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів підприємства.

Валерій Кидань — Голова представництва компанії BOEHRINGER-INGELHEIM відзначив: «Реорганізація у компанії торкнулася також інформаційного обміну: була введена звітність, що забезпечила усі підрозділи інформацією. Стандарти підготовки таблиць і графіків стали єдиними для всіх співробітників, кожен з яких тепер має доступ до будь-якої інформації — кількісної і описової. Робота представництва стала значно ефективнішою в плані швидкості інформаційного обміну між вищою керівною ланкою і працівниками. Це було досягнуто за рахунок спрощення організаційної структури і кількості «інстанцій», через які проходили дані (завдяки зміні функцій менеджерів середнього рівня) [85].

Крім того, удосконаленню діловодства і документообігу сприяє зростання професійного рівня діловодного персоналу, навчання усіх працівників управлінського апарату правилам раціональної роботи з документами.

Робота з документами, що надходять у підприємство

Вирішальною мірою визначають успішність праці менеджера з документами такі фактори, як: розподіл праці та організація діловодства у підприємстві.

У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити 3 групи документів:

• що надходять (вхідні);

• внутрішні;

• що відправляються (вихідні).

Порядок складання і узгодження внутрішніх документів не має істотних відмінностей від складання вихідних документів і включає ті ж операції. Для останніх додається операція «Відправлення документів адресатові» після їхньої реєстрації.

Реєстрація може проводитися для усіх видів документів. Робота з виконання і контролю виконання документів охоплює внутрішні, вхідні і, як виключення, вихідні документи.

Прийом і обробка документів, що надходять, здійснюються секретарем.

Раціональний спосіб обробки пошти, що надійшла на підприємство, є таким: секретар отримує пошту, відкриває, сортує (для керівника, заступників, безпосередніх виконавців), додає при необхідності пояснювальні матеріали, керівник розглядає свою частину, розподіляє за пріоритетністю, приймає рішення, накладає резолюції.

Блок-схема роботи з вхідними документами наведена на рис. 9.3.

Так, первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів.

Попередній розгляд вхідних документів проводиться секретарем-референтом з метою розподілу на документи, що реєструються і документи, що не реєструються.

Секретар-референт повинен здійснювати «фільтрацію» вхідних документів, що направляються керівникові. Керівникові повинні передаватися найбільш важливі і термінові з документів, що надійшли (практика свідчить, що їх кількість становить 10-20 % загальної кількості документів, які надходять). Інші можуть бути передані заступникові керівника, у структурний підрозділ або відразу виконавцям. Окрім власне читання, опрацювання текстів включає такі дії: маркування тексту (умовні знаки і записи на полях, підкреслювання) та виписування (цитування та конспектування).

Керівники підприємств і великих структурних підрозділів через свою зайнятість нерідко розглядають кореспонденцію наприкінці і після закінчення робочого дня, а іноді і на другий — третій день після її надходження. В цих умовах пропускна здатність апарату управління залежить від працездатності керівника. Це є однією із причин накопичення невиконаних вчасно документів.

Рис. 9.3 Блок-схема роботи з вхідними документами

Створюється парадоксальне становище, при якому другорядні документи, що безпосередньо надійшли співробітнику, виконуються у два-три рази швидше, ніж важливі і термінові, які було направлено спочатку керівнику, а потім виконавцю.

Зазначений порядок руху документів призводить до зростання витрат праці не тільки керівників, а й спеціалістів, а також технічних працівників. У кожній інстанції до розгляду документа залучають нового працівника; звідси нове читання документа, його обмірковування, написання резолюцій та ін., тобто ускладнюється внутрішня діяльність адміністративного органу. Крім того, перебування документа у кожній інстанції супроводжується кількома діловодними операціями — передавання, реєстрація та ін. Такий порядок розгляду документів призводить до повторення циклів цих операцій. Нерідко 7-Ю осіб ознайомлюються зі змістом документа ще до початку фактичного його виконання, що не технологічно і не ефективно. Керівник підприємства, його заступники, керівники підрозділів нерідко двічі повертаються до розгляду одного документа: при надходженні його в апарат управління і через 10-12 днів після руху його «знизу вгору» для підпису.

З метою розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:

• розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією;

• визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов'язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.;

• перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;

• визначати потребу у реєстрації документів. Попередній розгляд документів дає змогу:

• вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління — від документів, виконання яких не входить до його функцій;

• скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям;

• підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;

• зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльованих зокрема;

• поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;

• підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять;

• об'єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;

• підвищити технологічність обробки документів;

• проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою раціоналізації і скорочення її.

Ефективність попереднього розгляду документів повністю залежить від того, хто його здійснюватиме. Практика свідчить, що в міністерствах, відомствах, великих об'єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують спеціально призначені кваліфіковані працівники або помічники керівника, референти, завідуючі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами та ін. У невеликих підприємствах цю функцію може виконувати досвідчений секретар.

Працівник, який виконує операції, пов'язані з оцінкою і розподілом документів, повинен докладно знати функції підприємства і його підрозділів, права і обов'язки провідних працівників, систему взаємовідносин, що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні навички і знання, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію.

Попередній розгляд документів в апараті управління, що виключає численні операції передавання, погоджування, конфліктні ситуації та ін., можливий тільки за умови ретельного розподілу функцій між підрозділами, прав і обов'язків між працівниками, зафіксованого у положеннях про підрозділи і посадових інструкціях працівників. Це найважливіша передумова оптимально організованого управління. Вона значною мірою визначає ефективність інформаційного забезпечення керівників, організацію раціонального документообігу і, зокрема, попереднього розгляду документів.

Попередній розгляд документів сприяє децентралізації повноважень, одному з найважливіших принципів сучасного управління, оскільки дає змогу реально делегувати повноваження керівника безпосередньо підлеглим йому особам.

Після реєстрації документи передаються керівнику для розгляду і прийняття рішення.

При роботі з текстовими матеріалами для того, щоб перед читанням визначити, яку інформацію несе текст в цілому менеджер має звернути увагу на: назву, передмову та введення, зміст та підзаголовки глав, резюме та висновки.

Керівник повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки щодо виконання документа та встановити реальні терміни. Ці вказівки повинні бути оформлені у виді резолюції на самому документі. Резолюція може з'явитися підставою для того, щоб взяти документ на контроль.

Під час оформення адресата резолюції, менеджер повинен дотримуватися таких вимог: треба прагнути до єдиного виконавця, але при об'єктивній необхідності виконання резолюції кількома особами слід поставити персональне завдання кожній.

З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцеві під розписку в журналі реєстрації вхідних документів із проставленням дати одержання.

У процесі попереднього розгляду може бути встановлено, що для оперативного виконання документа керівнику потрібна додаткова інформація. У цьому випадку добирають необхідні документи і подають керівнику одночасно з ініціативним документом.

При розгляді документів, що надходять, слід прагнути до зменшення кількості резолюцій на них — не більше ніж одна-дві. Цьому сприяє спрощення організаційної структури управління — зменшення кількості рівнів і ланок управління.

Документи, що надійшли на підприємство, слід розглядати у день надходження і у той же день направляти виконавцям або повертати секретареві (у канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Безпосереднє передавання документів від керівника виконавцю дасть змогу прискорити їх обробку в апараті управління.

Як виняток, керівник може повернути документи наступного дня. Якщо керівник відсутній, їх розглядає заступник.

Керівник підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані документи. Він не повинен розглядати документи, передані йому під час відряджень, прийому громадян, працівниками інших організацій до їх реєстрації. У інших випадках ці документи не будуть враховані діловодною службою, їх пошук буде ускладнений, а інформацію про хід їх виконання неможливо передати зацікавленим організаціям.

Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час передавання документів встановлює керівник за погодженням з секретарем. При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи підприємства, розклад робочого дня керівника, можливості діловодної служби. Час повертання документів секретареві встановлюють таким чином, щоб у цей же день вони згідно з резолюцією були передані виконавцю.

Сутність негайної відповіді («блискавки») на діловому листі з метою раціоналізації особистої праці менеджера полягає у наступному: написання від руки на отриманому листі відповіді, датування, підписання, відсилання оригіналу відправникові (копія залишається у справі).

На деяких підприємствах кореспонденцію передають керівнику один раз на день, як правило, о 10-12 год, в інших — два рази за день — о 10 і 16 год. Телеграми, термінові документи передають керівнику негайно.

Як уже було зазначено, усі документи, що надійшли, керівник після розгляду щодня (у встановлені години) направляє виконавцям, або повертає у канцелярію (секретареві). Ні за яких умов керівник не повинен залишити документи у себе.

Нерідко бувають випадки, коли керівник вважає за необхідне мати на робочому місці ту або іншу інформацію, яка є у документах, що надійшли до нього. У цьому разі за його вказівкою (як правило, у вигляді спеціального позначення на документі) виготовляють копію документа або витяг з нього. Виготовлені копії або витяги направляють керівнику. В разі потреби на його вимогу копії завіряють і в цьому випадку вони стають офіційними документами.

Копії документів, витяги з них, вирізки з періодичних видань, чорнові тексти доповідей і повідомлень, інші подібні матеріали зберігають на робочому місці керівника. Для того щоб ними можна було користуватися, їх систематизують, що забезпечує оперативний їх пошук.

Коли робота над документом завершена, на ньому проставляється оцінка про його виконання і направлення у справу.

Номенклатура справ — це систематизований список справ, переданих до архіву.

Обробка вихідних документів складається з операцій, наведених на рис. 9.4.

Рис. 9.4 Блок-схема роботи з вихідними документами

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність оформлення геревіряється секретарем. Вихідні документи оформлюються в двох екземплярах.

Підготовлений проект вихідного документа представляється на підпис керівникові. Керівник вправі внести зміни і доповнення в документ, що підписується, або повернути його на доопрацювання виконавцеві.

Після підписання керівником двох екземплярів вихідний документ передається секретареві для реєстрації.

Робота з документами власного архіву керівника

Усі документи, що надходять до керівника, незалежно від того, оригінали вони чи копії, після підписання або затвердження стають офіційними документами.

Після виконання офіційні документи направляють у відповідну справу. Справи, які заводять у підприємстві, згідно з номенклатурою справ зберігають до передавання у відомчий архів у секретаря, в канцелярії або структурних підрозділах.

Як правило, офіційні документи у керівника не зберігають. До виконання їх зберігають у виконавця, після — у справі.

Офіційні документи, що стосуються діяльності підприємства, належать до архівного фонду підприємства і їх зберігають у його справах. Порушення цієї вимоги ускладнює пошук документів, знижує оперативність їх виконання, дезорганізує роботу апарату управління.

У процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника формується комплекс документів, що складають його власний архів (під власним архівом розуміють зібрання документів, що утворилися в процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника і не належать до архівного фонду підприємства).

До власного архіву керівника, як правило, входять такі документи:

• копії деяких внутрішніх документів (наказів, актів, протоколів, довідок, службових і доповідних записок), які керівник вважає за необхідне зберігати певний час на своєму робочому місці, а також копії деяких документів, виготовлені за його вказівкою (оригінали або завірені копії цих документів зберігають у справах, що формуються у підрозділах згідно з номенклатурою справ);

• копії деяких вихідних листів та інших документів, підписаних керівником (завірені їх копії також зберігають у структурних підрозділах);

• підготовчі і чорнові матеріали деяких документів;

• примірники текстів доповідей, довідок, службових записок та інших документів, у підготовці яких брав участь керівник;

• особисті документи (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення, дипломи) і документи власного походження (звернення, заяви, листи, анкети) та ін.;

• різні публікації і матеріали до них;

• відбитки друкованих видань;

• витяги і вирізки з періодичної преси і книг, фотографії;

• документи творчої діяльності керівника (рукописи, рисунки, креслення та ін.);

• власне листування;

• відгуки, рецензії;

• робочі блокноти, зошити із записами, зробленими під час відряджень, відвідання виставок, експозицій, на засіданнях, нарадах;

• проспекти виставок, інститутів, підприємств і подібні до них видання, переклади іноземних джерел;

• запрошення, проспекти семінарів, нарад та інші документи.

Річард Нойштад, що вивчав методи збору інформації президентів США Франкліна Рузвельта, Гаррі Трумена і Дуайта Ейзенхауера, відзначив: «Президентові для визначення власної позиції потрібно, скоріше, не інформація загального плану, не огляди і не заспокійливі, приємні для слуху узагальнення. В більшому ступені йому потрібні деталі, нехай навіть уривчасті і невловимі, котрі вже у свідомості складаються в осмислену картину, що прояснює ситуацію. А для цього необхідна якомога більш широка інформація. Підходять будь-як факти, думки, слухи, що торкаються інтересів або мають відношення до президента. Він сам повинен стати для себе директором ЦРУ» [60].

Ефективне використання власного архіву керівника передбачає раціональну систематизацію документів, створення довідкового апарату до них, забезпечення їх збереження. З цією метою документи власного архіву розподіляють за окремими групами (комплексами), їх систематизують за ознаками таких архівів:

1. Тематичний або предметно-запитальний (соціальний розвиток підприємства, застосування прогресивних технологій, форм організації праці, закордонні відрядження, громадська робота та ін).

2. Авторський (кореспондентський) — документи міністерства і об'єднання, НДІ, КБ, проектних і громадських організацій, власні документи та ін.

3. Хронологічний (документи, розподілені за певними періодами).

4. Номінальний (інструкції, рішення, накази, листи, проекти, кошториси, договори, доповіді).

5. Географічний (по регіонах України, інших країнах).

6. Алфавітний (у цьому разі використовують прізвища авторів, назви установ і адміністративно-територіальних одиниць, об'єктів, предметів).

Іноді доцільно поєднувати кілька ознак, наприклад предметно-запитальних з хронологічними, номінальних з авторськими.

Документи кожного комплексу зберігають в окремій справі (справах). Кожна справа повинна мати заголовок.

Документи власного архіву керівника, як правило, накопичуються у справах протягом кількох років, тобто формування справ відбувається за мірою надходження документів.

Для того щоб визначити, у яку справу направити документ, необхідно мати перелік справ, який складають довільно. Першими у ній розміщують заголовки справ, які найчастіше використовує керівник. Перелік зберігають у зручному для огляду місці (під склом, у робочому щоденнику, на внутрішній поверхні дверцят шафи або боксу для документів та ін.). У переліку справ доцільно вказувати дату початку кожної справи. Це суттєво полегшує використання справ і пошук документів у них.

З метою полегшення пошуку відомості про окремі документи або їх групи, об'єднані будь-якою ознакою, фіксують на картках — вказують найважливіші пошукові ознаки документа (автор, дата, питання) і назву або індекс папки, де він зберігається. Доцільно відображати у картотеці не всі документи, тобто не перетворювати її в опис справи, а лише найважливіші, що визначають її зміст. Перегляд такої картотеки дасть змогу відносно безпомилково орієнтуватися в документах власного архіву.

Організація праці менеджера

ЕКОНОМІЧНА ДІАГНОСТИКА ПІДПРИЄМСТВА

УДК 002.66: 622.276

Устенко А.О.,

к.е.н., доцент, професор кафедри менеджменту і адміністрування

Василик І.І.,

аспірант, асистент кафедри організації праці і виробництва

Івано-Франківський національний технічний університет нафти і газу

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА НАФТОГАЗОВИДОБУВНИХ ПІДПРИЄМСТВАХ

Постановка проблеми. Однією з найважливіших умов успішного функціонування нафтогазовидобувного підприємства є ефективний обмін інформаційними потоками між його підрозділами, тобто наявність системи якісного документообігу. Оптимальна організація документообігу сприяє проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що здійснює позитивний вплив на процес управління в цілому. Запізнення з прийняттям рішень або їх недостатня обґрунтованість може привести підприємство до кризового стану. Для прийняття найбільш оптимального рішення повинна бути достатня ісвоєчасна інформаційна база, яка є основою документообігу підприємства [1].

Незалежно від масштабів діяльності підприємства, потік оброблюваних документів досить значний. Рівень ділових процесів суттєво впливає на результативність функціонування будь-якого підприємства, на його оперативність, економічність, надійність функціонування підприємства в цілому.

При раціональній організації документообігу підвищується продуктивність і ефективність праці працівників підприємства, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління. Правильна організація документообігу є також досить важливою для становлення іміджу сучасної установи [2].

Незважаючи на досить сучасну технічну базу, що мають більшість виробничих підрозділів нафтогазовидобувного підприємства, процеси інформаційного обміну застарілі й не оптимальні, або й повністю відсутні. Працівникам доводиться виконувати величезний обсяг рутинної роботи з обліку й обробки зростаючих обсягів даних. Саме тому важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності. Без регламенту документообігу на підприємстві будуть заплутані маршрути проходження документів і їх втрата, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до необхідної інформації.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Питаннями організації та оптимізації документообігу займалися такі провідні вітчизняні та зарубіжні науковці як Птіцина Л. А. [1], Котдієва Я. В. [2], Асєєв Г. Г. [3], Беспянська Г. В. [4], Білошицький А. О., Голованов О. А., Гуйда Л. [5], Сельченкова С. [6], Якіменко А.В. [7] та інші. Однак більшість науковців у своїх працях розглядають поняття документообігу та шляхи його удосконалення на підприємствах різних галузей, проте жоден з них не пропонує структуру аналізу документообігу нафтогазовидобувного підприємства з визначенням відповідних етапів та завдань для виявлення так званих «проблемних» ділянок документообігу і оптимізації руху документів.

Постановка завдання. Управлінська діяльність та документообіг на підприємстві є елементом складної організаційної структури, яка взаємодіє з іншими процесами управління, тому його слід розглядати як документальне забезпечення управління. Тому метою даної статті є визначення основних етапів проведення аналізу документообігу нафтогазовидобувного підприємства, враховуючи специфіку його діяльності, а також завдань, які необхідно виконати на кожному з етапів для виявлення.

Науковий керівник: Устенко А.О. – к.е.н.,доцент, професор кафедри

ІННОВАЦІЙНА ЕКОНОМІКА

Всеукраїнський науково-виробничий журнал основних недоліків в організації існуючого документообігу. Окрім того, слід визначити основні критерії ефективного документообігу на всіх етапах аналізу. Для досягнення поставленої мети слід вирішити наступні завдання:

- визначити значення раціонального документообігу для прийняття ефективних управлінських рішень на нафтогазовидобувних підприємствах;

- побудувати схему документообігу підприємства;

- визначити основні етапи проведення аналізу документообігу;

- визначити завдання, які необхідно виконати на кожному з етапів для виявлення основних недоліків в організації існуючого документообігу нафтогазовидобувних підприємств;

- визначити основні критерії ефективного документообігу на всіх етапах аналізу.

Виклад основного матеріалу дослідження.

Як вже зазначалось, організація документообігу — важлива складова системи управління підприємством. Тому, перш за все, слід навести визначення поняття «документування», «документ», «документообіг» та значення раціонального документообігу для прийняття ефективних управлінських рішень. Документування – це процес створення документів, регламентований процес запису інформації на паперовому чи іншому носії, що здійснюється за певними правилами, встановленими правовими актами. Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що має юридичну силу [8].

В ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» [9] зафіксовано, що документообіг — це рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання. М. В. Комова [10] зазначає, що документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Г. Г. Асєєв [3] трактує термін «документообіг» як відображення функцій «діловодства», досить добре формалізованого в традиційному управлінні в процесі використання його в комп'ютерній індустрії.

С. Сельченкова [6] порівнює систему документообігу зі свого роду «кровоносною системою» в організмі будь-якого підприємства, завдяки якій функціонує апарат управління. Саме документообіг, віддзеркалюючи систему управління, дозволяє її наочно побачити. Головне правило документообігу — документи повинні проходити найкоротшим шляхом, без зворотних переміщень. Отже, для всіх документопотоків дуже важливо продумати найбільш доцільну технологію обробки, послідовність виконуваних операцій.

Н. Н. Анодіна [11] вважає, що велика увага повинна приділятися перш за все раціональній організації документообігу, швидкості та чіткості обробки та передачі документів виконавцям. Адже від чіткості та оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації.

Т. А. Бикова [12] стверджує, що правила організації документообігу, достатньо прості у виконанні, відіграють дуже важливу роль і значно впливають на покращення документаційного забезпечення апарату управління в цілому.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Саме тому головним завдання документообігу є прискорення руху документів, і чим швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Перш ніж перейти до визначення основних етапів проведення аналізу документообігу нафтогазовидобувних підприємств, доцільно розглянути традиційну система документообігу (рис. 1).

Документообіг здійснюється у виді потоку документів між трьома основними рівнями на підприємстві:

пунктами технічного опрацювання документів на підприємстві (секретар керівника, канцелярія, експедиція архів); рівнем, на якому здійснюють розгляд і затвердження документів

(керівники підприємства та підрозділів); рівнем, на якому здійснюють аналіз інформації (спеціалісти та кваліфіковані працівники).

Зовнішній контур проходження документа – це схема проходження вхідних документів, які надходять на підприємство із зовнішнього середовища. Це можуть бути розпорядження вищих

органів, накази, постанови, листи від партнерів і замовників та ін. Одержані документи реєструються і

надходять на виконання.

Внутрішній контур проходження документа – це схема проходження документів, які створюється всередині організації. Саме на внутрішньому контурі проходження документа часто виникає його «версійність» - існування документа у різних версіях.

Сучасні нафтогазові компанії є великими територіально розподіленими структурами. Це зумовлює великий об'єм, складність і інтенсивність руху управлінських, фінансових і технічних документів, оскільки витрати великих компанії на паперовий документообіг продовжують зростати [13].

Тому першим кроком на шляху вдосконалення документообігу нафтогазовидобувних підприємств повинен стати аналіз його офісної інфраструктури та формування пропозиції по його оптимізації, які базуються на перевірених організаційних і технологічних рішеннях. Величезний об’єм паперового документообігу в нафтогазових компаніях нерідко є чинником, що уповільнює ухвалення рішень, а отже, що знижує ефективність усього виробничого процесу.

Рис.1. Схема документообігу підприємства

Документообігу будь-якого підприємства властива галузева специфіка. В документах нафтогазовидобувних підприємств є конфіденційна інформація, витік якої може поставити під загрозу не лише реалізацію окремих проектів, але й інтереси, репутацію компанії в цілому. Це обумовлює необхідність впровадження такої системи документообігу, яка б була спрямована на максимальний захист інформації від витоку. Тобто, ефективно організована система документообігу повинна бути максимально надійною.

Зовнішнє середовище підприємства

Секретарі і канцелярія

підприємства

Реєстрація

ВХІДНИХ

документів

Реєстрація

ВИХІДНИХ

документів

Керівники підпри-

ємства і структурних

підрозділів

Розгляд

документів

Виникнення

«ВЕРСІЙНОСТІ»

документа

Виконавчі підрозділи

підприємства

Процес виконання розпоряджень

Узгодження документів

Вхідний

документ

Вихідний

документ

Реєстрація

ВНУТРІШНІХ

документів

Затвердження

документів

- зовнішній контур

проходження документа

Умовні позначення:

- внутрішній контур

проходження документа

Для проведення ефективного аналізу документообігу нафтогазовидобувних підприємств, який базується на виявленні «проблемних» ділянок і оптимізації руху документів, враховуючи основні елементи представленої на рис.1 схеми документообігу, доцільно запропонувати наступні етапи його здійснення (рис. 2).

Рис. 2. Етапи аналізу документообігу нафтогазовидобувних підприємств

На першому етапі слід визначити основні підрозділи, окремих виконавців, які відповідають за процес документообігу на нафтогазовидобувному підприємстві.

ПІДГОТОВЧИЙ ЕТАП

• аналіз системи документообігу на нафтогазовидобувному підприємстві;

• дослідження організаційної структури нафтогазовидобувного підприємства;

• виділення з організаційної структури підрозділів;

• окремих виконавців, які відповідають за процес документообігу на підприємстві;

• визначення підпорядкованості виявлених підрозділів і поділ їх функцій за видами виконуваних робіт;

• формування відповідної моделі документообігу нафтогазовидобувного підприємства.

ЕТАП ГРУПУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

• аналіз структури документообігу на нафтогазовидобувному підприємстві;

• групування документів підприємства за ознакою документаційного забезпечення управління;

• групування документів за підрозділами згідно організаційної структури підприємства та їх аналіз;

• групування документів підприємства для виявлення «сезонності» їх надходження та аналіз;

ЕТАП ПРОЕКТУВАННЯ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ

• оптимізація взаємодії підрозділів нафтогазовидобувного підприємства згідно наявної моделі документообігу;

• дослідження організаційної структури підприємства щодо руху вхідних, вихідних та внутрішніх документів;

• укладання та опрацювання картки-анкети зв’язків всіх підрозділів, включених до кожного з видів спроектованої структури організаційних взаємодій;

• аналіз ефективності зв’язків за кожним з видів;

• спроектованої організаційної структури;

• підсумкова оцінка розроблених заходів і аналіз можливості їх реалізації;

• після цього необхідно виявити підпорядкованість підрозділів чи виконавців і розмежувати їх функції за видами виконуваних робіт і на цій основі сформувати модель документообігу на підприємстві.

Скориставшись організаційною структурою нафтогазовидобувного підприємства слід скласти схему взаємодії всіх виробничих і управлінських підрозділів з підрозділами, відповідальними за документообіг на підприємстві. Після цього необхідно показати схему руху документів між підрозділами. На другому етапі слід здійснити аналіз структури документообігу нафтогазовидобувного підприємства.

Виконується групування документів за ознакою документаційного забезпечення: внутрішні документи; для виявлення динаміки в руху документів – виявляють темпи зростання вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період; за підрозділами – для виявлення, які з підрозділів найбільше завантажують документообіг; виконання аналізу документів за категоріями.

На третьому етапі виконується проектування системи документообігу нафтогазовидобувного підприємства. Сформувавши алгоритм проведення аналізу, доцільно визначити критерії, яким повинен відповідати раціональний документообіг нафтогазовидобувних підприємств:

• – термін перебування документів у кожному підрозділі повинен бути мінімальним;

• – рух документів повинен мати мінімальну кількість повернень на попередні етапи;

• – документи повинні спрямовуватись виконавцям у відповідності з їх обов’язками, щоб уникнути дублювання операцій;

• – документ повинен проходити через оптимальну кількість виконавців та підрозділів, які є користувачами відповідної інформації або опрацьовують документ;

• – документообіг повинен спрощувати облікову роботу на підприємстві;

• – різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання управлінських рішень.

Висновки з даного дослідження. Таким чином, запропонований алгоритм аналізу документообігу на нафтогазовидобувному підприємстві дозволить провести дослідження наявної системи і структури документообігу, оптимізувати взаємодію підрозділів підприємства, оскільки її покращення прямо впливає на ефективність діяльності підприємства, швидкість прийняття управлінських рішень.

Основними завданнями подальших наукових розробок у даній сфері є дослідження документообігу нафтогазовидобувних підприємств згідно з запропонованими етапами. Необхідно провести дослідження відповідності наявної системи документообігу запропонованим критеріям. Адже ефективне функціонування документообігу можливе тільки на основі визначення раціональної структури управління, видів діяльності та завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей діяльності підприємства, визначення взаємопідпорядкованості та взаємозалежності зайнятих на підприємстві працівників, розстановки виконавців на окремих ділянках роботи відповідно до їх кваліфікації, спеціалізації.

Список використаної літератури:

1. Птіцина Л. А. Оптимізація документообігу підприємств для прийняття управлінських рішень /

Л. А. Птіцина // Економічний простір. – № 37. – 2010. – С. 241-247.

2. Котдієва Я. І. Документообіг: організація та ведення / Я. І. Котдієва. – 3-тє вид., перероб. і

доп. – Х. : Фактді, 2002. – 163 с.

3. Асєєв Г. Г. Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи / Г. Г. Асєєв //

Вісник Книжкової палати. – № 6. – 2004. – С.17-19.

4. Беспянська Г. В. Раціоналізація документообігу на підприємстві / Г. В. Беспянська //

Секретар-референт. – № 10. – 2007. – С. 21-25.

5. Гуйда Л. Як правильно налагодити документообіг на підприємстві / Л. Гуйда // Дебет-

Кредит. –№41. – 2000. – С. 10-12.

6. Сельченкова С. Документооборот: принципы организации и анализ / С. Сельченкова //

Секретарь-референт. – № 11. – 2004. – С. 23-26.

7. Якіменко А. В. Основи документообігу та документознавства: виробниче видання /

А. В. Якіменко. – М. : Экзамен, 2003. – 192 c.

8. Сморжанюк Т. П. Документаційне забезпечення управління / Т. П. Сморжанюк, Т. В. Шрам,

Ф. Б. Рогальський; за ред. Ф. Б. Рогальського. – К. : Вища школа, 2007. – 254 с. – ISBN 978-966-642-

367-5.

9. Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення понять [Текст]: ДСТУ 2732:

2004 / розроб. : О. Загорецька, Л. Драгомірова, Л. Кузнєцова та ін. – К. : Держспоживстандарт України,

2005. – 32 с.__