1.3. Характеристика существующей организации обработки информации

1.3.1. Характеристика первичной информации

Носителями входной информации в задаче «Учет заказов» являются следующие первичные документы:

Таблица 1. Первичные документы

Наименование первичного документа	Идентификатор	Период поступления	Приложение
Рецепты	ID101D&7	При обращении	A

«Рецепты» заполняются оператором или и отдается гражданину до его приема в назначенный день.

1.3.2. Характеристика результатной информации

В результате решения задачи получаются следующие выходные документы:

Таблица 2. Выходные документы

Наименование выходного документа	Идентификатор	Период получения	Получатель	Приложение
Рецепты	ID201D&7	По обращению	Гражданин, оператор, архив	А

Отчет «Готовые рецепты» содержит сведения о выписанном рецепте.

1.3.3. Информационная модель решения задачи и ее описание

И нформационная модель задачи выглядит следующим образом:

В данной информационной модели объектом является «Карточка рецептов» - ID101D&7.

Карточка рецептов состоит из следующих реквизитов:

• №

• Дата

• Кому выдана

• К кому на прием

• День приема

• Краткое содержание вопроса

• Резолюция о рассмотрении вопроса

• Срок исполнения для подготовки ответа

• Анализ причин вызывающих обоснование жалобы

1.3.4. Технологический процесс решения задачи и его описание

1.4. Анализ существующей организации обработки информации, обоснование необходимости и цели использования эвм при решении данной задачи

Важной задачей Информационного отдела Гусиноозерской ЦРБ является учет и выписка рецептов. На предприятии нет программного продукта, который позволил бы автоматизировать процесс учета заказов, но имеется лишь программный продукт Microsoft Office (Microsoft Excel) и FOXPRO для выписки рецептов. Этим программным продуктом и осуществляется учет заказов в отделе, но это очень неудобно – многое нужно делать вручную.

При ручной обработке документов затрачивается намного больше времени, чем при машинной обработке данных. Также возникают постоянные ошибки при вводе данных и неправильные подсчеты в итоге. Из-за этого приходится постоянно перепроверять данные, которые иногда теряются, так как они хранятся на бумаге в единичном экземпляре. При этом все сотрудники предприятия постоянно жалуются на отсутствие нормальных условий работы, т.е. необходимого программного обеспечения. Поэтому для совершенствования процесса учета заказов необходимо автоматизировать этот процесс.

Автоматизация процесса выписки рецептов существенно облегчит работу персонала предприятия. Она позволит с помощью технических средств обеспечить контроль рецептов, сбор и обработку информации. Вследствие этого можно сэкономить довольно много рабочего времени, ускорить процесс заполнения данных, получить различные отчеты, которые можно легко распечатать на бумаге.

Цели и задачи автоматизации:

- учет и контроль исполнения заказов;

- обеспечение быстрого и удобного доступа к необходимой информации;

- исключение ошибок при расчетах;

- систематизация информации для последующего анализа;

- формирование необходимых отчетов.