- •Тема 4. Организация документооборота и технология делопроизводства
- •1. Служба доу
- •1.1. Сущность доу
- •1.2. Задачи и функции службы доу
- •1.3. Структура службы доу
- •1.4. Права и ответственность службы доу
- •1.5. Должностной и технический состав работников
- •2. Документооборот организации
- •2.1. Организация работы с документами
- •2.2. Регистрация и контроль исполнения документов
- •2.3. Определение ценности документов и документной информации
- •2.4. Общие требования к систематизации документов и формированию дел
Тема 4. Организация документооборота и технология делопроизводства
Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Современное делопроизводство представляет собой систему информационного обеспечения аппарата управления организации и включает:
своевременное и правильное создание документов (документирование);
организацию работы с документами (создание системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления и их использование в справочных целях);
выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
хранение, систематизацию документов (в том числе подготовку для сдачи в архив или к уничтожению).
Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, полученных или созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами. Формы применяемых в организации документов, а также система обработки информации и приемы организации документооборота утверждаются руководителем организации.
1. Служба доу
1.1. Сущность доу
Под документационным обеспечением управления учреждения следует понимать фиксацию, запись и соответствующее оформление необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными в учреждении порядком и правилами.
Зафиксированная надлежащим образом информация, как правило, представляется в форме того или иного управленческого документа. Совокупность управленческих документов образует документацию учреждения. Состав документации учреждения определяется:
пределами ответственности (компетенцией) данного учреждения;
задачами и функциями, обусловленными спецификой содержания деятельности учреждения;
установленными в учреждении порядком и правилами решения управленческих проблем, связанных с осуществлением предприятием своей деятельности и созданием для этого необходимых условий;
объемом и характером взаимосвязей данного учреждения с другими учреждениями, а также с вышестоящими органами управления (в том числе федеральными, местными и ведомственными).
Документирование управленческой деятельности необходимо также рассматривать в качестве важной составляющей ДОУ предприятием.
В соответствии с определением ГОСТ 51141—98 ДОУ — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В общем и целом организация указанной работы осуществляется в соответствии с требованиями руководящих документов по вопросам ДОУ и с учетом особенностей сформировавшейся в учреждении системы ДОУ, основу которой составляет документооборот учреждения.
В связи с последним замечанием правомерно поставить вопрос о юридической основе документирования управленческой деятельности учреждении. Ее составляют:
Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне;
нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого, а также ведомственного характера;
нормативно-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ местного характера;
ГСДОУ;
ГОСТ по вопросам ДОУ;
УСД;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда;
нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов;
организационно-распорядительные и организационно- методические документы предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ.
Последние разрабатываются учреждениями и включают:
инструкцию по ДОУ (делопроизводству) учреждения;
положение о структурном подразделении, в ведении которого находятся вопросы ДОУ;
инструкции для должностных лиц учреждения, к компетенции которых отнесены отдельные вопросы ДОУ;
нормы времени и выработки на процессы и операции, осуществляемые сотрудниками учреждения при обращении с документами.
Общее руководство вопросами документационного обеспечения, как правило, возлагается на заместителя руководителя учреждения. Непосредственная организация этой работы обычно возлагается на руководителя специализированного структурного подразделения — службу (отдел, отделение, группу) ДОУ.
Таким образом, в ведении службы ДОУ находятся вопросы организации работы с документами в масштабе всего учреждения. При этом другая составляющая данной работы (по подготовке документов) относится к компетенции соответствующих должностных лиц (структурных подразделений), так или иначе участвующих в выработке, принятии и последующей реализации управленческих решений.