………………………………………………….

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ "ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА"

Кафедра соціальних комунікацій та інформаційної діяльності

ДІЛОВОДСТВО

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

до виконання лабораторних робіт №1-6

з дисципліни “Діловодство”

для студентів базовогонапряму “Документознавство та інформаційнадіяльність”

спеціальності “Документознавство та інформаційнадіяльність”

Затверджено

на засіданні кафедри

соціальних комунікацій та інформаційної діяльності

Протокол №1 від 30 серпня 2012 р.

Львів – 2012

УДК 651.4/9 (075.8)

ББК 65.050.286

М. 73

Діловодсттво: Методичні вказівки до виконання лабораторних робіт № 1-8 з дисципліни “Аналітико-синтетична переробка інформації ” для студентів базового напряму “Документознавство та інформаційна діяльність” спеціальності “Документознавство та інформаційна діяльність” / Нац. ун-т «Львівська політехніка»; Уклад.: Мина Ж.В. – Львів, 2012.

Укладачі

Мина Ж.В., к.іст.н.,ст..викл.

Комова М.В.

Відповідальний за випуск Пелещишин А.М., д.т.н., доц.

Рецензенти

Швець А.І.,канд., філол. наук,

старший науковий співробітник

Львівського відділення Інституту літератури

мені Т.Г.Шевченка НАН України

Ярка У.Б., канд. фіз.-мат. наук, доц.

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Методичні вказівки призначені для студентів базового напряму “Документознавство та інформаційна діяльність” спеціальності “Документознавство та інформаційна діяльність” для забезпечення підготовки до лабораторних робіт з предмету Діловодство. У виданні відображено теоретичний курс з вказаної дисципліни відповідно до навчальної програми.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА ДО ПРЕДМЕТУ

1. Мета та завдання дисципліни та її місце у навчальному процесі

1.1. Мета викладання дисципліни

Метою вивчення дисципліни "Діловодство" є формування у студентів необхідних теоретичних і практичних знань про діловодство як діяльність з питань документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності; набуття практичних навичок з використання державних стандартів, інших нормативних і методичних документів для документаційного забезпечення управління; складання та оформлення усіх видів документів, які входять до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів.

2. Завдання вивчення дисципліни

В результатівивченнядисциплінифахівець повинен знати:

– законодавство України, державні стандарти, інші нормативні та методичні документи із документаційного забезпечення управління;

– правила діловодства в установах, організаціях і підприємствах України;

– основні напрямки уніфікації і стандартизації документів;

– уніфіковану систему організаційно-розпорядчих документів, правила складання і оформлення документів;

– структуру, завдання, функції і посадовий склад робітників і служб документаційного забезпечення України;

Підготовлений фахівець повинен вміти:

- використовувати державні стандарти, інші нормативні та методичні документи для документаційного забезпечення управління;

- застосовувати раціональні прийоми складання та оформлення усіх видів службових документів: організаційно-розпорядчих, довідково-інформаційних, обліково-фінансових, господарсько-договірних, особових офіційних.

Лабораторна робота № 1

Тема: ЄДИНА ДЕРЖАВНА СИСТЕМА ДІЛОВОДСТВА (6год.)

Мета роботи: на основі практичних знань визначити складові ЄДСД, зазначити документи, в яких зафіксовано положення ЄДСД та схематично зобразити відповідальність за стан діловодства.

 Лабораторне і методичне забезпечення: 

персональні комп'ютери, роздатковий матеріал.

Теоретичні відомості:

Положення ЄДСД, правила їх застосування визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті МіністрівУкраїни, міністерствами, відомствами в інструкціях з діловодства. Створено систему нормативної документації з діловодства на різних рівнях: загальнодержавному, галузевому та на рівніокремої установи. Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року за № 1153 затверджено “Примірну інструкцію з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”. У міністерствах розроблено, затверджено і впроваджено в практичну діяльність відповідних галузей типові інструкції з діловодства, зокрема у 1998 році затверджено інструкцію з діловодства у Міністерстві освіти України. Специфіку діловодних процесів устано в регламентовано в затверджених ними інструкціях з діловодства, наприклад, відповідно до наказу від 02 грудня 2002 року № 540-1-10 набула чинності інструкція з діловодства Національного університету “Львівськаполітехніка”.

Хід роботи:

1. Відкрити Microsoft Word.

2. Створити текстову сторінку відповідно заданих

3. Проаналізувати систему нормативної документації з діловодства на різних рівнях:

Загальнодержавному

Галузевому

На рівні окремої постанови.

4. Визначити складові ЄДСД :

• Єдині правила складання та оформлення документів;

• Раціональні принципи документообігу;

• Єдині правила створення номенклатур і принципи формування справ;

• Правила підготовки справ до зберігання і використання;

• Рекомендації для підвищення ефективності праці в діловодстві;

• Впровадження механізації та автоматизації в діловодстві.

5. Створити Таблицю 1 класифікації закладів на категорії за ознаками обсягів документування.

Заклади	I	II	III	IV
Категорії	понад 100тис.на рік	від 25 тис. до 100 тис.	від 10 тис. до 25 тис.	до 10 тис. на рік

6. Відповідальність за стан діловодства у закладах.

Визначаєм категорії:

I

II

III

IV

Отримуємо:

Індивідуальне завдання:

1. Сутність ЄДСД ?

2. Процеси, на які поширюється ЄДСД?

Контрольні питання:

1.В яких документах зафіксованіположення ЄДСД?

2.За якиминапрямками ЄДСД сприяєвдосконаленнюділоводства?

3.Якікатегоріїустановвстановлені за обсягомдокументообігу?

Список використаної літератури:

1. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян./ А.С.Головач. ‒ К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб./ А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 1998.‒256 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов. / А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 2000. ‒ 284 с.

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів / М.Зубков. ‒ Х.: Торсінг, 2001. ‒ 384 с.

5. Молдаванов М.І. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою / М.І.Молдаванов, Г.М.Сидорова. ‒ К.: Техніка, 1992. ‒399 с.

6. Паламар Л.М. Мова ділових паперів /Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець. ‒К.: Либідь, 1995.- 207 с.

Оформити звіт

Вимоги до звіту

Звіт повинен містити:

1. мету роботи.

2. короткі теоретичні відомості.

3. опис основних дій, які виконувались протягом лабораторної роботи.

4. Графічний матеріал у вигляді PrintScreen з відповіднимикоментарями до всіхпунктів ходу роботи.

5. Висновки.

Оформлена робота повинна містити верхні та нижні колонтитули, в якихз окрема вказати:

• У верхньому колонтитулі: групу, прізвище та ініціали, назвулабораторноїроботи.

• У нижньому колонтитулі: дату створення та нумерацію сторінок.

Лабораторна робота № 2

Тема: Організація документообігу(2год.)

Мета роботи: дізнатись про сутність документообігу, параметри потоків документів, раціональний маршрут документів та рух документів.

 Лабораторне і методичне забезпечення: 

персональні комп'ютери, роздатковий матеріал.

Теоретичні відомості

Документообіг — рух документів в організації з мо­менту їх отримання чи створення до завершення ви­конання чи відправки.

Документообіг здійснюється у вигляді потоків доку­ментів, які циркулюють між пунктами обробки інфор­мації (керівники установ та їх структурні підрозділи, спеціалісти тощо) і пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машбюро, канцелярія тощо). По відношенню до апарату управління виділяють вхідні, вихідні й внутрішні документи.

Для кожного виду документів створюється своя схема обігу, якою бажано передбачати прямоточний рух доку­ментів, одноразове перебування документа в будь-якому пункті роботи над ним, а його появу там суворо мотиво­ваною. Опробовані схеми документообігу включаються в інструкції з діловодства

Удосконалення схем документообігу можливе за умови суворо документованого розмежування функцій між мрійництвом установи та його секретаріатом, керівниками структурних підрозділів з їх секретаріатами, вико­навцями, канцелярією шляхом створення інструкцій та інших документів, які фіксують розподіл праці.

ЄДСД встановила основні принципи організації документообігу - проходження документів має бути оперативним, цілеспрямованим, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

Існує чітка система послідовних операцій з документами:

- приймання та реєстрація;

- розгляд керівником;

- порядок проходження в організації;

- виконання;

- контроль виконання;

- формування справ;

- підготовка і передача справ до архіву.

Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з найважливіших показників управлінської діяльності підприємства. Прийом і опрацювання вхідних документів здійснює секретар-референт. Документи, що надходять на підприємство, проходять такі етапи:

- первинне опрацювання;

- попередній розгляд;

- реєстрація;

- розгляд документів керівництвом;

- направлення на виконання;

- контроль виконання;

- виконання документів;

- підшивка документів до справи.

Первинне опрацювання кореспонденції полягає у перевірці правильності доставки та цілісності вкладень; фіксуванні факту надходження документа та підготовці кореспонденції, доставленої не за призначенням.

При перевірці цілісності вкладень всі конверти, за винятком тих, що мають позначку (особисто) та листів на адресу громадських організацій, розкриваються.

При цьому перевіряється цілісність конверта та вкладення. При виявленні пошкоджень, відсутності документів чи додатків до них, слід повідомити кореспондента.

Сортування здійснюється на:

- листи, заяви, телеграми;

- документи, які належать до переписів по заявах;

- інші документи.

Анонімні звернення не реєструються.

Хід роботи:

1.Відкрити  Microsoft Word.

2. Створити текстову сторінку

4. Створити таблицю №1 документообігу в установі.

Таблиця №1

Документообіг в установі
Потік	Зміст потоку
Вхідних документів
Вихідних документів
Внутрішніх документів

5. Укласти таблицю №2 основних параметрів потоків документів.

Таблиця №2

Основні параметри потоків документів
Потік	Чим визначають
Напрям потоку
Обсяг потоку
Структура потоку
Режим потоку

6. Укласти таблицю №3 раціонального маршруту документів.

Таблиця №3

Раціональний маршрут документів
Керівники	Канцелярія	Виконавці
•	•	•
•	•	•
•	•	• ;
•	•	•
	•	•
	•
	•

. Схематично зобразити рух документів.

Приймання вхідних документів

Попередній розгляд документів

Реєстрація документів

Розгляд документів керівництвом

Виконання документів

Індивідуальне завдання:

Документообіг – це рух документів в організації або фірмі з моменту їх створення або отримання до відправлення або передачі їх на зберігання до архіву.

Візування - це процес підписання компетентною особою документа, складеного іншим структурним підрозділом чи установою, що потребує відповідного узгодження.

Реєстрація документа – процес фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Контрольні запитання:

1. Які обов’язкові реквізити документів вводять в ПК під час комп’ютеризованої реєстрації документів?

2. У чому полягають особливості комп’ютеризованої реєстрації документів?

3. У чому полягає процедура розгляду документів керівниками?

4. Які реквізити вихідних документів перевіряє канцелярія, приймаючи їх від виконавців?

5. Який порядок надсилання чи передачі вихідних документів адресатам?

Список використаної літератури:

1. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян./ А.С.Головач. ‒ К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб./ А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 1998.‒256 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов. / А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 2000. ‒ 284 с.

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів / М.Зубков. ‒ Х.: Торсінг, 2001. ‒ 384 с.

5. Молдаванов М.І. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою / М.І.Молдаванов, Г.М.Сидорова. ‒ К.: Техніка, 1992. ‒399 с.

6. Паламар Л.М. Мова ділових паперів /Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець. ‒К.: Либідь, 1995.- 207 с.

Оформити звіт

Вимоги до звіту

Звіт повинен містити:

6. мету роботи.

7. короткі теоретичні відомості.

8. опис основних дій, які виконувалисьпротягом лабораторної роботи.

9. Графічний матеріал у вигляді PrintScreen з відповідними коментарями до всіх пунктів ходу роботи.

10. Висновки.

Оформлена робота повинна містити верхні та нижніколонтитули, в якихз окрема вказати:

• У верхньому колонтитулі: групу, прізвище та ініціали, назвулабораторноїроботи.

• У нижньому колонтитулі: дату створення та нумерацію сторінок.

Лабораторна робота № 3 (8год.)

Тема: Документування управлінської діяльності

Мета роботи:  вивчитидокументування управлінської діяльності як сукупності процесів фіксації управлінських дій та набути практичних навиків

 Лабораторне і методичне забезпечення: 

персональні комп'ютери, роздатковий матеріал.

Теоретичні відомості

Документування управлінської діяльності – фіксація за встановленими правилами управлінських дій на паперових або магнітних носіях.

Формуляр-зразок – модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Реквізити – це сукупність обов’язкових відомостей в документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.

Постійний реквізит – реквізит, який друкують під час виготовлення бланка.

Змінний ревізит – реквізит, який фіксують на бланку в процесі заповнення.

Найменування установи – найменування, зазначене у її установчих документах.

Довідкові відомості про установу – індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адресу електронної пошти.

Назва виду документа –назва уніфікованої форми документа згідно з ДК 010 або назва інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу установи.

Датування документа – зазначення дати проведення управлінських дій на документі.

Дата документа – дата підписання документа; дата прийняття документа, який приймає колегіальний орган, та дата затвердження документа, який підлягає затвердженню.

Індексування документа – присвоєння документу умовного позначення – індексу, який надають документу під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа.

Індекс вхідного документа – умовне позначення, яке складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу та порядкового реєстраційного номера надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів.

Індекс вихідного документа – умовне позначення, яке складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції.

Індекс справи – умовне позначення, яке складається з індексу структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою.

Адресат документа – установи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, громадяни, до яких скеровано документ.

Резолюція – напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

Заголовок до тексту документа – короткий зміст основного смислового аспекту документа.

Відмітка про взяття документа на контроль – позначка словом або шампом„Контроль” або літерою „К”.

Текст документа – інформація, заради фіксування якої було створено документ.

Суцільний складний текст документа – граматично і логічно узгоджена інформація про управлінські дії, яку викладають під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Текст у формі анкети – текст, який складають для викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак.

Текст у формі таблиці – текст, який складають для викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак.

Додатки – матеріали, які доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом.

Підписання документа – форма засвідчення документа, який підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, що встановлено чинними нормативно-правовими актами.

Погодження документа – офіційна оцінка, зафіксована на документі посадовими особами, щодо доцільності документа, його обгрунтованості та відповідності чинному законодавству.

Внутрішнє погодження (візування) – погодження, яке здійснюють в апараті установи (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті).

Зовнішнє погодження документа – погодження, яке здійснюють поза межами установи.

Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.

Завірення підпису на документі – прикладання печатки до документа, що вимагає особливого засвідчення.

Гербова печатка – печатка із зображенням герба, якою завіряють підписи відповідальних осіб на документах, які засвідчують юридичні або фізичні права осіб; а також фіксують витрати грошових коштів і матеріальних цінностей.

Проста печатка – печатка із найменуванням міністерства (установи), яку прикладають до документів, що виходять за межі установи.

Відомості про виконавця документа – відмітка, що складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону.

Відомості про виконання документа – відмітка, що складається з посилання на дату і номер документа, коротку довідку про виконання, слова „До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися; дату направлення документа до справи; найменування посади і підпис виконавця.

Відомості про наявність документа в електронній формі – відмітка, що мыстить ім’я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукова відомості.

Відомості про надходження документа – відмітка, що містить скорочене найменування установи, дату (за потреби – годину і хвилину) надходження документа, реєстраційний індекс документа.

Відомості про державну реєстрацію – запис про державну реєстрацію нормативно-правових актів органів державної влади.

Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної інформації.

Визначаємо:

• мету документування управлінської діяльності.

-вимоги до мови, якою установи здійснюють діловодство

– законодавчі акти, які є підставою для прийняття розпорядчих документів;

– способи інформування установ про зміст документів органів вищого рівня.

– призначення формуляр-зразка;

– реквізити управлінських документів, які передбачені формуляр-зразком;

– постійні реквізити управлінських документів;

– змінні реквізити управлінських документів;

– реквізити, які друкують на бланку під час його виготовлення.

– місце розміщення зображення Державного герба України;

– місце розміщення зображення емблеми установи;

– місце розміщення зображення нагород;

– місце розміщення коду установи;

– місце розміщення коду форми документа;

– місце розміщення найменування організації вищого рівня;

– порядок відтворення на документі найменування установи;

– місце розміщення найменування структурного підрозділу;

–довідкові відомості про установу і місце їх розміщення;

– вимоги до формулювання назви виду документа, місце їх розміщення;

– поняття “датування документа”;

– елементи дати документа;

– місце розміщення дати на документі

– поняття “індексування документа”;

– елементи індексів вхідних, вихідних документів та індексів справ;

– місце розміщення посилання на дату та індекс вхідного документа;

– місце розміщення відомостей про місце складення або видання документа;

– місце розміщення грифа обмеження доступу до документа та порядок його проставлення;

– поняття “адресування документа”;

– правила адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, посадовій особі, багатьом однорідним установам;

– місце розміщення відомостей про адресата;

– призначення резолюції на службовому документі;

– обов’язкові елементи резолюції;

– відповідальність за виконанна резолюції;

– види резолюцій;

– правила написання резолюцій;

– місце розміщення резолюції;

– правила складання та розміщення заголовка до тексту документа;

– вимоги до тексту документа;

– особливості інформації, що викладають у суцільному складному тексті;

– особливості інформації, що викладають в анкеті;

– особливості інформації, що викладають у таблиці;

– рубрикація тексту документа;

– види додатків до документів;

– правила оформлення додатків до документів;

– елементи підпису і порядок їх розміщення;

– порядок підписання документів;

– порядок оформлення внутрішнього погодження документів;

– порядок оформлення зовнішнього погодження документів;

– порядок затвердження документів;

– документи, що підлягають затвердженню;

– документи, які завіряють гербовою печаткою;

– документи, які завіряють простою печаткою;

– правила оформлення копій документів;

– місце розміщення та склад відомостей про виконання документа;

– місце розміщення та склад відомостей про наявність документа в електронній формі;

– місце розміщення та склад відомостей про надходження документа;

– місце розміщення позначки про державну реєстрацію документа.

– мету використання установами бланків документів;

– нормативні документи щодо виготовлення бланків;

– поліграфічні вимоги до оформлення бланків;

– реквізити, які друкують на бланку під час його виготовлення;

– види бланків, які використовують в установах;

– способи розміщення реквізитів заголовної частини на бланках.

– перелік документів, які готують до засідань колегіальних органів;

– особливості підготування документів засідань колегіальних органів.

– порядок підготування відрядження;

– порядок оформлення документів про відрядження.

– вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами;

– порядок розміщення реквізитів на документах.

– посадові особи, які визначають порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки;

– підрозділи, де проводять розмноження документів;

– порядок розмноження великих за обсягом документів.

– правила обліку бланків;

– правила зберігання та використання печаток, штампів та бланків.

Хід роботи: