- •1. Документирование организационно-распорядительной
- •1.1. Унифицированная система организационно-распорядительной
- •1.2. Параметры оформления реквизитов документов
- •Величина межстрочного интервала при оформлении текстов документов
- •Оформление реквизитов
- •3.Практические задания
- •3.1 Проектирование бланков
- •3.2. Оформление делового письма по «легенде» (1-30 варианты)
- •Приложения
- •Образец бланка письма с продольным центрованным расположением реквизитов на двух языках (белорусском и русском)
- •Образцы общих бланков с угловым центрованным (на одном языке) и продольным центрованным (на двух языках белорусском и русском) расположением реквизитов
- •Приложение 4 Образец письма, выполненный на бланке для письма с продольным расположением реквизитов согласно стб 6.38-2004
- •Литература
«Унификация и стандартизация управленческой документации»
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УО “БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ”
Кафедра технологии важнейших
отраслей промышленности
В.В. Паневчик, С.В. Некраха
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
К практическому занятию на тему:
«Унификация и стандартизация управленческой документации»
(по курсу «Техническое нормирование процессов
и продукции»)
Минск 2008
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Документирование организационно-распорядительной документации
1.1. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации
1.2. Параметры оформления реквизитов документов
Оформление реквизитов
Практические задания
3.1.Проектирование бланков
3.2.Оформление делового письма по «легенде» (1-30 варианты)
Приложения
Бланк для письма
Общий бланк
Специальный бланк
Образец оформления делового письма
Литература
ВВЕДЕНИЕ
Современное обществ, кроме того, что оно «потребительское» и «постиндустриальное», характеризуется еще и как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации в дальнейшем развитии человечества. В ценности информации не сомневается ни один человек, многочисленные примеры доказывают решающую роль информации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.
Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные виды документов. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений не обходится без документирования. С ним связана деятельность всех сотрудников – от исполнителей до руководителей всех звеньев.
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами и направленная на документационное обеспечение управления (ДОУ), предполагающее широкое использование эффективных информационных технологий обработки информации (не только организационно-распорядительных документов).
С точки зрения коммуникативного подхода в управлении, делопроизводство можно рассматривать как письменные бизнес-коммуникации, направленные на взаимоотношения между людьми, группами и организациями. При этом документ выступает как предмет труда и как его результат. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность управленческого труда.
Умения и навыки, которыми должны овладевать будущие экономисты в ходе изучения «Техническое нормирование процессов и продукции», являются обязательными элементами их будущей профессии.
1. Документирование организационно-распорядительной
документации
1.1. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации
Организационно-распорядительная документация (ОРД) – документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.
Организационно-распорядительный документ – документ, применяемый при оформлении организационно, распорядительной, исполнительной и контрольной функции управления.
В отличие от других систем управленческой документации (финансовой, бухгалтерской, первичной, учетной, отчетно-статистической и др.) с помощью ОРД документируют деятельность любой управленческой функции на различных уровнях управления и во всех отраслях.
В ОРД выделяют три группы документов:
организационные документы ((устав организации, положение об организации (структурном подразделении), структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);
распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);
информационно-справочные ((письмо, акт, записки (объяснительная, служебная, докладная), справка (личная, служебная), протокол, телефонограмма, телеграмма и др.).
В целях единообразия в процессах составления и оформления документов, сокращение количества документов, типизации их форм, повышения качества их оформления, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке необходимо осуществлять унификацию и стандартизацию организационно-распорядительных документов.
Унификацию можно определить как выбор рациональных структур построения документов, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.
Последующее стабильное, законодательное закрепление унификации в масштабах организации, отрасли и государства проводится с помощью стандартизации.
В результате унификации и стандартизации ОРД была создана «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД), которая утверждена Председателем государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1992 г.
Система представляет собой комплекс стандартов, взаимосвязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
В состав системы входят:
1. СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.
4. Альбом унифицированных форм документов.
Таблица 1.1
КЛАССИФИКАТОР УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В УСОРД
(Раздел 0200000000 Общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 010-95 "Унифицированные документы" - ОКУД)
Код |
Наименование формы |
1 |
2 |
020000000 |
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ |
0201000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО СОЗДАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ) |
0201240001 |
Письмо об изготовлении печатей и штампов |
0201597002 |
Положение об организации |
0201620003 |
Приказ о создании организации (предприятия) |
0201630004 |
Протокол общего собрания (конференции) учредителей о создании организации (предприятия) |
0201930005 |
Устав организации (предприятия) |
0202000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РЕОРГАНИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ) |
0202620001 |
Приказ о реорганизации организации (предприятия) |
0202630002 |
Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива (участников) о реорганизации организации (предприятия) |
0202725003 |
Решение совета директоров (правления) о реорганизации организации (предприятия) |
0203000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ) |
0203030001 |
Акт о ликвидации организации (предприятия) |
0203620002 |
Приказ о ликвидации организации (предприятия) и создании ликвидационной комиссии |
0203630003 |
Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива (участников) о ликвидации предприятия и создании ликвидационной комиссии |
1 |
2 |
0203725004 |
Решение советов директоров (правления) о ликвидации организации (предприятия) и создании ликвидационной комиссии |
0202000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И КОММУНАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ПРЕДПРИЯТИЙ) |
0204630001 |
Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива организации (предприятия) о разгосударствлении и приватизации |
0211000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ) |
0211620001 |
Приказ по вопросам основной деятельности |
0211620002 |
Приказ о распределении обязанностей между руководством |
0211620003 |
Приказ о внесении изменений в распределение обязанностей между руководством |
0211620004 |
Приказ о внесении изменений в должностную(ые) инструкцию(и) |
0211620005 |
Приказ о внесении изменений в структуру и штатную численность |
0211620006 |
Приказ о внесении изменений в штатное расписание |
0211680007 |
Распоряжение по вопросам основной деятельности |
0212000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИОННО-НОРМАТИВНОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ) |
0212300001 |
Должностная инструкция |
0212597002 |
Положение о структурном подразделении |
0212607003 |
Правила внутреннего трудового распорядка |
0212840004 |
Структура и штатная численность |
0212670005 |
Штатное расписание |
0213000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОПЕРАТИВНО-ИНФАРМАЦИОННОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ) |
0221000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИЕМУ НА РАБОТУ |
0221260002 |
Заявление о приеме на работу |
022162002 |
Приказ о приеме на работу |
0221680003 |
Распоряжение о приеме на работу |
0221050004 |
Личный листок по учету кадров |
0221050005 |
Дополнение к личному листку по учету кадров |
0222000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПЕРЕВОДУ (ПЕРЕМЕЩЕНИЮ) НА ДРУГУЮ РАБОТУ |
0222260001 |
Заявление о переводе на другую работу |
0222612002 |
Предоставление о переводе (перемещении) на другую работу |
0222620003 |
Приказ о переводе (перемещении) на другую работу |
0222680004 |
Распоряжение о переводе (перемещении) на другую работу |
0223000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УВОЛЬННЕНИЮ С РАБОТЫ |
0223260001 |
Заявление об увольнении с работы |
0224000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ОТПУСКОВ |
0224130001 |
График отпусков |
1 |
2 |
0224260002 |
Заявление о предоставлении отпуска |
0224620003 |
Приказ о предоставлении отпуска |
0224680004 |
Распоряжение о предоставлении отпуска |
0225000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ПООЩРЕНИЙ |
0225612001 |
Предоставление о поощрении |
0225620002 |
Приказ о поощрении (для одного мотива поощрения) |
0225620003 |
Приказ о поощрении (для разных мотивов поощрения) |
0225680004 |
Распоряжение о поощрении (для одного мотива поощрения) |
0225680005 |
Распоряжение о поощрении (для разных мотивов поощрений) |
0226000000 |
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЙ |
0226230001 |
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины |
0226230002 |
Обязательная записка о нарушении трудовой дисциплины |
0226620003 |
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения) |
0226620004 |
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения) |
0226680005 |
Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения) |
0226680006 |
Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения) |
Как видим, УСОРД включает не все существующие виды организационно-распорядительных документов. Эта система открыта для дополнения и изменения, позволяющая совершенствовать формы и содержание ОРД.
Один из основных принципов унификации организационно-распорядительных документов – унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации, а на его основе – установление состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.
Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Согласно стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» для оформления документов используются реквизиты, приведенные в таблице 1.2.
Для сравнения в таблице 1 показан состав реквизитов, устанавливаемых стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Наглядное месторасположение реквизитов согласно стандарту Республики Беларусь представлено на рис. 1.1.
Таблица 1.2
Перечень реквизитов формуляра-образца организационно-распорядительных документов, установленных стандартами Республика Беларусь (СТБ 6.38-2004)
и (ГОСТ Р 6.30-2003) Российской Федерации
Номер реквизита |
Наименование реквизитов по |
|
СТБ 6.38-2004 |
ГОСТ Р 6.30-2003 |
|
1 |
Государственный герб Республики Беларусь |
Государственный герб Российской Федерации |
2 |
Эмблема предприятия или торговый знак (знак обслуживания) |
Герб субъекта Российской Федерации |
3 |
Код организации: код ОКОГУ или ОКЮЛП по Общегосударственным классификаторам Республики Беларусь, соответственно, «Органы государственной власти и управления» и «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» |
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) |
4 |
Код документа по Общегосударственному классификатору «Унифицированные документы» (ОКУД) |
Код организации |
5 |
Наименование вышестоящей организации |
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
6 |
Наименование организации |
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
7 |
Наименование структурного подразделения |
Код формы документа |
8 |
Почтовый адрес отправителя |
Наименование организации |
9 |
Коммуникационные и коммерческие данные |
Справочные данные об организации |
10 |
Название вида документа |
Наименование вида документа |
11 |
Дата |
Дата документа |
12 |
Регистрационный индекс |
Регистрационный номер документа |
13 |
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа |
Ссылка на регистрационный индекс и дату документа |
14 |
Место составления или издания |
Место составления или издания документа |
15 |
Гриф ограничения доступа |
Адресат |
16 |
Адресат |
Гриф утверждения документа |
17 |
Гриф утверждения |
Резолюция |
18 |
Резолюция |
Заголовок к тексту |
19 |
Заголовок к тексту |
Отметка о контроле |
20 |
Отметка о контроле |
Текст документа |
21 |
Текст |
Отметка о наличии приложения |
22 |
Отметка о наличии приложения |
Подпись |
23 |
Подпись |
Гриф согласования документа |
24 |
Гриф приложения |
Визы согласования документа |
25 |
Гриф согласования |
Оттиск печати |
26 |
Визы |
Отметка о заверении копии |
27 |
Печать |
Отметка об исполнителе |
28 |
Отметка об исполнителе |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
29 |
Отметка о заверении копии |
Отметка о поступлении документа в организацию |
30 |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
Идентификатор электронной копии документа |
31 |
Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) |
|
32 |
Отметка о переносе данных на машинный носитель |
|
0 1 (5) 2 (16) 3 (24) 4 (32) 5 (40) 6 (48) 7 (56) 8 (64)
3
20
2
38
4
17
30
17
17
20 |
|
||||||||||
|
|
|
|
1 2 |
15,
16, 17, 24
18 |
|
|
3
4
|
|
||
5, 6, 7 |
|
|
|
||||||||
8, 10 |
|
|
|
||||||||
9 |
|
|
|
|
|
|
не
менее
8 . |
||||
11, 12 |
|
|
|
||||||||
13 |
|
|
|
||||||||
14 |
|
|
|
||||||||
19 |
|
|
|
||||||||
22,
23, 27
21 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
25,
26, 28, 29 |
|
|
|
|
|
|
42
|
|
|||
30 |
|
32 |
|
|
|
|
31 |
|
|||
|
Рис. 1.1. Формуляр-образец формата А4 с угловым расположением реквизитов согласно СТБ 6.38-2004. В записи типа 1(5) первая цифра показывает положение табулятора пишущей машины, а вторая цифра — количество печатных знаков, от границы левого поля, для перевода в миллиметры необходимо шаг письма 2,54 мм умножить на количество печатных знаков (2,54 ммх5 = 12,7 мм)