Тема 3. Настройка справочников, счетов, субконто и других параметров

Основные вопросы

1.Дать определение справочникам и редактировать справочника.

2.Корректировать плана счетов

3.Рассмотреть аналитический учет: многоуровневые списки; количественный учет; параметры субконто.

4. Изучить список видов субконто: формат, корректировку списка видов субконто; использования списка видов субконто.

5. Задание констант.

Программа 1С:Предприятие, версия (8.2) обеспечивает автоматизацию работы бухгалтера. Главное меню программы содержит команды: Файл, Операции, Справочники, Документы, Журналы, Отчеты, Сервис, Окна,Помощь.

Команда «Файл»

В своем подменю команда «Файл» имеет функции типовые для многих стандартных программ системы Windows; Новый, Открыть, Сохранить, Печать, Выход.

Команда «Операции»

Команда «Операции» содержит операции вызова журналов, справочников, кон­стант, плана счетов, удаления помеченных объектов, управления бухгалтерскими итога­ми и др. Команда служит для оформления хозяйственных операций наряду с докумен­тами типовой конфигурации

Удаление помеченных объектов и отмена пометки на удаление

В типовой конфигурации поддерживается режим пометки на удаление, т.е. выбранный документ сразу не удаляется, а лишь помечается на удаление.

До удаления он должен пройти контроль и будет удален, если ссылочная целост­ность информационной базы не будет нарушена. Нужно открыть журнал, в котором находится подлежащий удалению документ, выбрать его и нажать на клавишу «Delete».

В появившемся окне диалога на вопрос: «Объект будет помечен на удаление?» нужно щелкнуть на кнопку «Да». Теперь документ помечен на удаление и все проводки, которые были созданы по этому документу, не будут участвовать в бухгалтерских итогах.

Закроем все открытые окна программы и выполним команду; «Операции ->Удаление помеченных объектов». Появится сообщение «Подготовка к удалению помеченных объектов может занять продолжительное время.

Продолжить выполнение операции?». Ответим: «Да»

В открывшемся диалоговом окне «Удаление помеченных объектов» щелкнем на кнопку «Контроль» для проверку ссылочной целостности информационной базы.

После окончания контроля щелкнем на кнопку «Удалить» и на вопрос: «Выбранные объекты будут удалены! Продолжить?» ответим «Да».

Для отмены пометки на удаление нужно выбранный и отмеченный на удаление документ отметить на удаление повторно Отметка на удале­ние снимется. При отмене удаления операции, введенной вручную, ее проводки будут снова отражаться в бухгалтерских итогах. При отмене на удаление документа он пере­станет быть помеченным на удаление, но останется не проведенным. Документ потре­буется провести снова, чтобы его проводки вошли в итоги.

Команда «Справочники»

На этапе ввода справочной информации используются одноуровневые и многоуровневые (в которых элементы можно объединить в группы по признакам) справочники типовой конфигурации Справочники - это объекты программы, в которых хранятся: зна­чения, которые могут использоваться другими справочниками и константами; список объ­ектов аналитики (субконто), которые используются объектами программ: «Документы», «Операция», «Типовая операция».

Добавление строки:в справочнике выберите группу, в которой будет находиться создаваемая строка, выберите пункт «Новый» из меню «Действия». Можно выполнить альтернативные команды, выбор из контекстного меню, или щелчок на аналогичную кнопку на панели инструментов. После ввода и редактирования параметров нового объекта нажмите на клавишу «Enter»,

Добавление подгруппы:в справочнике выберите труппу, в которой будет находиться создаваемая подгруппа, далее выберите пункт «Новая группа» из меню «Дейст­вия» Альтернативные команды: выбор из контекстного меню, или щелчок на инстру­мент на панели инструментов «Новая группа» текущего справочника. После ввода и ре­дактирования параметров нового объекта нажмите на клавишу «Enter».

Изменение строки:в справочнике выберите изменяемую строку, нажмите на клавишу «Enter» в случае редактирования справочника или на «Shift + Enter», если справочник был вызван для выбора из него информации.

История изменений значения: выберите нужную строку справочника, на панели инструментов текущего окна справочника щелкните на инструмент «История значения». Аналогичный пункт можно выбрать из меню «Действиям или из контекстного меню Клавиатурный эквивалент; «F5». Изменение истории значения периодических реквизитов можно проводить двумя способами; 1) вводом нового значения при редак­тировании в форме справочника или в форме элемента справочника, 2) вводом и кор­ректировкой строк в окне истории значения реквизита.

Поиск элемента или группы в дереве: в таблице справочника выберите элемент или группу, затем выберите пункт «Найти в дереве» из меню «Действия» главного ме­ню программы.

Перенос -элемента или подгруппы в группу справочника: в таблице выберите элемент или группу, которые требуется перенести, в дереве выберите группу, куда требуется перенести элемент или подгруппу, затем щелкните на пункт «Перенести в дру­гую группу» из меню «Действия» главного меню программы или щелкните на такую -же кнопку на панели инструментов.

Справочник «Сведения об организации»

Справочник предназначен для ведения аналитического учета на счете 821 -«Общие и административные расходы», для регистрации основных средств и нематериальных активов.

Справочник открывается командой: «Сервис—>Данные об организации». В открывшемся окне диалога нужно ввести данные по вкладкам, организация, коды, банк, ответственные лица, прочие.

Во вкладке «Организация» введем данные дата регистрации, название организации, юридический адрес, почтовый адрес, телефоны.

Во вкладке «Коды» введем данные; РНН, код, вид деятельности (производство продукции, производство работ, оказание услуг и иное), организационно - правовая форма (АО, ТОО и т.д.).

Во вкладке «Банк» введем данные: расчетный счет, банк, корреспондирующий счет, адрес, МФО.

Во вкладке «Ответственные лица» введем данные: руководитель предприятия, главный бухгалтер, кассир.

Во вкладке «Прочие» введем данные: основной склад, основная валюта, основная ставка НДС, минимальная зарплата, есть ли подакцизный товар для правильного определения НДС (Да или Нет).

Константы

Введенные в справочник об организации данные программа поместит в список констант, который можно вызвать но команде меню: «Операции —> Константы».

Список констант содержит все константы, определенные и используемые в программе. Для каждой константы из списка определяются три параметра: код константы, позволяющий ссылаться на нее из других мест программы; наименование константы, являющееся комментарием к константе; значение константы фиксированного типа (строка, число, дата и т. д.). Значение константы редактируется непосредственно в спи­ске.

Для констант с установленным признаком «Периодический» поддерживается история изменений значения константы. При работе со списком пользователь может от­редактировать значение константы с автоматическим обновлением истории изменений, просмотреть историю изменений констант или перейти к описанию константы.

Панель инструментов окна диалога «Список констант» содержит три кнопки, позволяющие для выбранной константы вывести историю изменений, сохранить изме­ненные данные на диск, перейти к контекстному описанию константы.

При щелчке правой кнопкой мыши на константе появляется контекстное меню, которое позволяет ввести значение константы в «Clipboard», добавить значение из буфера к значению константы или вычесть значение из буфера из значения константы.

Чтобы отредактировать значение константы, дважды щелкните левой кнопкой мыши на значении константы или выделите значение и нажмите на клавишу «Enter», После редактирования сохраните изменения, нажав клавишу «Enter» или щелкнув на кнопку «Записать» на инструментальной панели. Для отмены изменений нажмите на клавишу «Esc». Чтобы просмотреть историю изменений константы щелкните правой кнопкой мыши на константе и из контекстного меню выберите пункт «История значения».

Справочник «Подразделения»

Данный справочник предназначен для ведения списка подразделений предприятия. Справочник используемся как для выписки первичных документов, так и для ве­дения аналитического учета по тем счетам, по которым установлено ведение аналитиче­ского учета по подразделениям

Для вызова справочника нужно дать команду «Справочники —> Подразделения» или «Операции —> Справочники —> Список подразделений». В открывшемся окне диа­лога «Подразделения» щелкните на инструмент «Новая строка», или нажмите на кла­вишу «Ins», или дайте команду «Действия —> Новый», или щелкните на правую кнопку мыши и выберите строку «Новый».

Заполните по графам данные; код, наименование подразделения, счёт затрат, счет отчислений и нажмите на клавишу «Enter» Последние две графы можно заполнить, щелкнув на кнопку с тремя точками, В открывшемся плане счетов нужно выбрать строку с нужным счетом.

Справочник «Сотрудники»

Справочник «Сотрудники» используется для записи информации о сотрудниках организации. Данный справочник используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учета.

Реквизиты, предназначенные для начисления зарплаты сотруднику, используются при автоматическом формировании проводок по начислению зарплаты сотруднику в документе «Начисление заработной платы».

Паспортные данные сотрудника используются для выписки первичных докумен­тов (например, кассовых ордеров).

Чтобы открыть справочник «Сотрудники» нужно дать команду: «Справочники —>Сотрудники». Откроется окно диалога «Список сотрудников».

Для открытия папок по группам сотрудников щелкните на инструмент «Новая группа» на панели инструментов окна диалога «Список сотрудников», или дайте команду: «Действия —>Новая группа», или выберите через контекстное меню (щелкнув в ок­не диалога «Список сотрудников» правой кнопкой мыши, а затем выбрав строку «Но­вая группа»), В открывшемся окне диалога «Группа сотрудников» присвойте код груп­пы, наименование группы и щелкните на кнопку «ОК».

В окне диалога «Список сотрудников» щелкните на папку группы, которую вы создали ранее, щелкните на инструмент на панели инструментов «Новая строка» и начните вводить данные о каждом сотруднике по следующим вкладкам общие, начисление зарплаты дополнительные доходы, паспортные данные, данные для ГЦВП.

Во вкладке «Общие» введите данные, табельный номер, ФИО, должность, подразделение, дата приема на работу, дата увольнения.

Во вкладке «Начисление зарплаты» введите данные; месячный оклад, количество иждивенцев, СИК, процент алиментов, пенсионный фонд, РНН, пенсионер (Да или Нет), категория работника. Установите флажок «Основной» (оклад).

Во вкладке «Дополнительные доходы» введите, если есть такие данные: начисле­но с предыдущего места работы, необлагаемая сумма с предыдущего места работы, подоходный налог с предыдущего места работы, пенсионные отчисления с предыдущего места работы.

Во вкладке «Паспортные данные» введите данные: номер удостоверения личности, гражданин РК (Да или Нет), кем выдан, дата выдачи, дата рождения.

Во вкладке Данные для ГЦВП введите данные: фамилия, имя, отчество.

После заполнения всех сотрудников нужно щелкнуть на кнопку «ОК», чтобы сохранить введенную информацию.

Справочник «Основные средства»

Список основных средств (ОС) предприятия хранится в справочнике «Основные средства»- Список основных средств трехуровневый, т е. в справочнике можно объединять основные средства в произвольные группы и подгруппы.

Реквизит «Группа ОС» может принимать одно из стандартных значений групп ОС. Для обеспечения возможности автоматического формирования документов начисления износа, необходимо установить значения коэффициента амортизации в процентах за год, а также счет затрат и вид деятельности.

Реквизит «Группа» используется системой при автоматическом формировании регламентированных отчетов.

Другие реквизиты справочника используются при автоматическом формировании проводок по начислению износа основных средств

Для открытия справочника нужно дать команду: «Справочник —> Основные средства. Откроется окно диалога «Список основных средств», в котором нужно щёлкнуть на инструмент на панели инструментов «Новая группа» (если он затемнён, нужно щёлкнуть на инструмент на панели инструментов «Установка (отключение) режима вы­вода списка по группам»). Откроется окно диалога «Группа основных средств». Введите код, наименование группы и щелкните на кнопку «ОК».

Внутри открытой группы нужно щелкнуть на инструмент на панели инструмен­тов «Новая строка», чтобы ввести данные по конкретному ОС в открывшемся окне диа­лога «Сведения об основном средстве». Во вкладке «Основной» нужно ввести данные: инвентарный номер, наименование, группа ОС, подразделение, признак собственности (собственное, арендуемое, отданное в аренду), МОЛ, первоначальная стоимость, дата ввода в эксплуатацию, шифр амортизации, дата прихода, ставка НДС, счет затрат, лик­видационная стоимость, эксплуатируется (Да или Нет).

Во вкладке «Вспомогательный» нужно ввести данные: заводской номер, номер паспорта, год выпуска, марка, изготовитель, наименование важнейших пристроек, при­способлений и принадлежностей, основной объект, наименование конструктивных эле­ментов и другие признаки, характеризующие объект. Закончив ввод данных, нужно во вкладке «Основной» щёлкнуть на кнопку «Сохранить».

Справочник «Материалы»

Список материалов хранится в справочнике «Материалы». Данный справочник используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитическо­го учета. Реквизит «Цена» используется, в основном, для первоначального заполнения цены при выписке документов по движению материалов.

Для открытия справочника нужно дать команду: «Справочник —>Материалы». Откроется окно диалога «Список материалов», в котором щёлкните на инструмент на панели инструментов «Новая группа» (если он затемнён, нужно щёлкнуть на инструмент «Установка (отключение) режима вывода списка по группам»). Откроется окно диалога «Группа материалов». Введите данные: код, наименование группы, счет и щелкните на кнопку «ОК».

Внутри открытой группы нужно щелкнуть на инструмент на панели инструмен­тов «Новая строка», чтобы ввести данные по каждому материалу в открывшемся окне диалога «Сведения о материале»: код, наименование, ставка НДС (0, 15 процентов), цена, счет учета материалов, единица измерения.

Закончив ввод данных, нужно щёлкнуть на кнопку «Сохранить».

Справочник «Номенклатура»

Справочник «Номенклатура» предназначен для хранения списка товаров и продукции Данный справочник используется как для выписка первичных документов, так и для ведения аналитического учета.

Данный справочник в типовой конфигурации реализован трехуровневым, т, е. в справочнике можно объединять номенклатуру товаров и продукции в произвольные группы и подгруппы. Единица измерения используется при печати первичных документов.

Для товаров вводится учетная (покупная) цена, которая используется при выпис­ке документов по оприходованию купленных товаров.

Для продукции заполняется плановая себестоимость, которая используется при учете отгрузки продукции.

Отпускная цена и валюта отпускной цены используются для оформления документов при продаже продукции.

Ставка НДС используется при выписке первичных документов.

Кроме тою, в справочнике есть многострочное поле, куда и произвольном поряд­ке можно ввести дополнительные сведения. Например, полное наименование и дополнительные характеристики товара или продукции.

Команда открытия справочника: «Справочники —> Номенклатура» Объединение номенклатуры продукций, товаров и услуг в произвольные группы и подгруппы осуществляется по аналогии со справочниками материалов, основных средств, с помощью инструмента на панели инструментов: «Новая группа».

Внутри открытой группы справочника «Номенклатура» нужно щелкнуть на инструмент «Новая строка» на панели инструментов. Затем нужно ввести данные по каждо­му товару, продукции, услуге: код, вид номенклатуры (товар, продукция, услуга), наименование, единица измерения, плановая себестоимость, отпускная цена, валюта отпуск­ной цены, ставка НДС, материал (соответствие справочнику материалов), вид дохода (договор отгрузки, договор подряда), полное наименование, основные характеристики.

Закончив ввод данных, нужно щёлкнуть на кнопку «Сохранить».

Справочник «Нематериальные активы»

Справочник используется для хранения и использования нематериальных акти­вов предприятия (лицензионные соглашения, программное обеспечение, патенты, организационные затраты, Гудвилл и прочие), для выписки первичных документов и для ведения аналитического учета.

Справочник вызывается командой: «Справочники ~>Нематериальные активы». В открывшемся окне диалога «Список нематериальных активов» на панели инструментов щелкните на кнопку «Установка (отключение) режима ввода списка по группам». Затем щелкните на инструмент «Новая группа». В or крывшемся окне диалога «Группа нематериальных активов» заполните данные: код, наименование группы НМА.

После открытия папок по группам заполните списки НМА внутри каждой груп­пы. Для этого внутри открытой группы нажмите на клавишу «Ins». Откроется окно диалога «Сведения о нематериальном активе». Введите данные: код, наименование, группа (лицензионное соглашение, программное обеспечение, патент, организационные затраты, Гудвилл, прочие), МОД срок полезного использования, дата ввода в действие, счет затрат, подразделение, ставка НДС.

Справочник «Контрагенты»

Справочник «Контрагенты» содержит информацию о контрагентах фирмы (юридических и физических лицах). Данный справочник используется как для выписки пер­вичных документов, так и для ведения аналитического учета.

Справочник открывается командой: «Справочники —> Контрагенты» На панели инструментов открывшегося окна диалога «Справочник контрагентов» щелкните на инструмент «Установка (отключение) режима вывода списка по группам» Затем щелкни­те на инструмент «Новая группа». Откроется окно диалога «Группа контрагентов», в ко­торое нужно ввести данные: код, наименование группы. Можно открыть следующие группы: налоги и ПФ, покупатели, поставщики. Внутри этих групп заполните сведения о юридических и физических лицах. Для этого нажмите на клавишу «Ins».

Откроется окно диалога «Сведения о контрагенте». Во вкладке «Общие» заполните данные: код, контрагент (организация или частное лицо), краткое и полное наиме­нование организации, юридический и почтовый адрес, телефоны, РНН, свидетельство по НДС (серия, №).

Во вкладке «Банковские реквизиты» введите данные: КБЕ, расчетный счет, банк, адрес банка, корр. счет банка, БИК, РНН банка, банк - посредник, БИК/ИИК.

Прямые расчеты осуществляются, если банк контрагента является самостоятельным банком и рассчитывается с другими банками напрямую. Если же расчетный счет контрагента открыт в филиале головного банка или в конкретном случае расчеты ве­дутся через другой банк, с которым банк контрагента поддерживает корреспондентские отношения, то данные о банке - посреднике нужно ввести.

Если для контрагента выбран тип «Частное лицо», то для него заполняются све­дения в закладке «Паспортные данные».

В справочнике «Список контрагентов» можно щелкнуть на инструмент на панели инструментов «Открыть подчиненный справочник». Откроется окно диалога «Договора (счета)» - справочника договоров с клиентом. Щелкните на строке с нужным договором. Откроется следующее окно диалога «Договора» с ранее заполненными реквизитами для конкретного контрагента: код, договор (название договорах № договора, дата подписания, валюта, сумма, назначение (социальная сфера, производство, торговля, админист­ративное), дата получения, срок платежа.

Справочник «Договора» предназначен для ведения аналитического учета по тем бухгалтерским счетам, по которым ведется аналитический учет по контрагентам и требуется дополнительный разрез аналитического учета по основаниям взаиморасчетов.

Данный справочник является подчиненным справочнику «Контрагенты». В справочник вводятся элементы, которые предполагается использовать для ведения аналити­ческого учета в разрезе оснований по взаиморасчетам с организациями. Заполнение данного справочника определяется практикой ведения аналитического учета по бухгал­терским счетам, на которых учитываются взаиморасчеты с организациями. То есть, в него могут вводиться наименования документов являющихся основаниями для ведения взаиморасчетов с организациями-контрагентами: договора, номера выписанных счетов и другие документы, в разрезе которых предполагается учитывать взаиморасчеты.

Реквизит «Срок платежа» используется регламентированными отчетами для определения срока погашения задолженности.

Если информация из этого конкретного договора вызывается из других справочников или документов, то нужно щелкнуть на кнопку «ОК». Если в окне диалога «Дого­вора (счета)» нужно открыть новый договор, то нужно щелкнуть на инструмент «Новая строка» и заполнить новый договор.

Справочник «Валюты»

Типовая конфигурация поддерживает многовалютность и справочник «Валюты» хранит валюты необходимые для ведения валютного учета. Каждая валюта поддержи­вает свой текущий курс. Реквизит «Курс» - периодический, то есть его значение вводится на определен­ные даты и распространяется на все даты до ввода следующего значения

Открывается справочник командой «Справочники —> Валюты». Нужно щелкнуть на кнопку «Новая строка» и ввести данные: код, валюта (EUR, KZT, RUR, USD), на­именование, курс и щелкнуть на кнопку «Закрыть»,

Справочник «Места хранения ТМЦ»

Данный справочник предназначен для ведения списка мест хранения товарно-материальных ценностей. Справочник используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учета по тем счетам, по которым установлено ведение аналитического учета по местам хранения В этот справочник вводятся наиме­нования складов, территорий, торговых точек и т.д.

Открывается справочник командой «Справочники —> Места хранения ТМЦ». В справочник нужно ввести данные: код склада, наименование склада. После ввода всех строк нужно щелкнуть на кнопку «Закрыть».

Справочник «Договора»

Данный справочник предназначен для ведения аналитического учета по тем бухгалтерским счетам, по которым ведется аналитический учет по контрагентам и требует­ся дополнительный разрез аналитического учета по основаниям взаиморасчетов.

Данный справочник является подчиненным справочнику «Контрагенты». В справочник вводятся элементы, которые предполагается использовать для ведения аналити­ческого учета, в разрезе оснований по взаиморасчетам с организациями. Заполнение данного справочника определяется практикой ведения аналитического учета по бухгал­терским счетам, на которых учитываются взаиморасчеты с организациями. То есть, в него могут вводиться наименования документов являющихся основаниями для ведения взаиморасчетов с организациями-контрагентами: договора, номера выписанных счетов и другие документы, в разрезе которых предполагается учитывать взаиморасчеты. Рек­визит «Срок платежа» используется регламентированными отчетами для определения срока погашения задолженности.

Вызывается справочник командой «Справочники —» Договора». Откроется окно диалога «Договора (счета)». Нужно выбрать клиента, нажать на клавишу «Ins». В открывшемся диалоговом окне «Договора» нужно ввести реквизиты: код, договор, № до­говора, дата подписания, валюта, назначение, сумма, дата получения, срок платежа

Справочник «Банковские счета»

Справочник «Банковские счета» содержит информацию о банковских счетах организации. Он позволяет программе подставлять необходимые реквизиты в печатные формы документов. Если у организации один банковский счет, то достаточно ввести один элемент в этот справочник. Несколько элементов следует вводить, если у органи­зации несколько банковских счетов.

Вызывается справочник командой «Справочники —>Банковские счета». Откроется окно диалога «Справочник банковских счетов», в котором нужно щелкнуть на инст­румент «Новая строка» на панели инструментов. Откроется следующее окно диалога «Сведения о банковском счете». Нужно заполнить следующие реквизиты: код, № счета, бухгалтерский счет, наименование счета (основной или валютный), банк фирмы, адрес, корреспондирующий счет, БИК, РНН банка.

Вопросы для самоконтроля

1. Что содержит команда СПРАВОЧНИКИ.

2. Что такое «константа».

Рекомендуемая литература:

1. Е.Ф. Васючков 1С: Предприятия 7.7, 8.0 Бухгалтерскии учет для Казахстана 2007г.

2. Л.К. Скобликова 1С: Предприятия 8.0 2011г.

3. Чистов Д.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7

М. 2002г.