50. Назначить собрание для коллективной работы в Outlook.

Программа Outlook XP имеет множество инструментов для обеспечения коллективной работы.

Рассмотрим процесс создания собрания. Под собранием в программе Outlook XP подразумевается встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Данный процесс разбивается на четыре стадии.

Первое, что необходимо сделать, это составить список участников и ресурсов собрания. Откройте папку «Календарь» и не ней произведите щелчок на пункте главного меню «Действия». После этого вызовите команду «Назначить собрание», - на экране отобразится диалог создания собрания.

Для добавления лиц нажмите кнопку «Другие» и выберите режим добавления из Адресной книги. После этого добавьте имена участников собрания и списки контактов, и закройте данное окно.

После того, как добавлены участники собрания, необходимо задать новые временные параметры. Для этого задайте время, список, начало собрания и конец собрания. При этом одновременно с заданием времени собрания можно просмотреть в центральном окне информацию о занятости в данный момент времени.

Следующий этап в создании собрания – это рассылка сообщения о нем. Нажмите кнопку «Организовать», - программа перейдет в форму «Создание сообщения». В поле «Ввод адреса» уже будут заданы адреса лиц, участвующих в собрании.

Далее необходимо ввести тему собрания, его место, а также задать данные оповещения. После того, как приглашения о собрании отправлены, оно поступает респондентам в папку «Входящие» и они должны отправить ответ в специальном формате. После приема их сообщения производится их обработка.

После того, как все параметры заданы, можно сохранить собрание в папке, для чего откройте пункт меню «Файл» и из него выберите команду «Сохранить».

Заключение

Изложенный в пособии учебный материал по 50-и вопросам практической направленности позволяет обучаемым отработать вопросы работы с «Интегрированной информационной системой планирования, учета и контроля деятельности Microsoft Outlook XP» в рамках тех 16-и вопросов, которые определены им для отработки в первом разделе учетного пособия «Распределение вопросов для отработки». При этом отработка осуществляется в ходе 6-и лабораторных работ, выполняемых в рамках учебного времени.

По результатам отработки конкретного учетного вопроса обучаемый получает «+» - в случае правильной отработки и «– » - при наличии ошибок и не достижении поставленной цели.

После отработки всех 16-и вопросов, определенных отрабатываемым вариантом обучаемого, выставляется итоговая оценка за практическую составляющую освоения «Интегрированной информационной системой планирования, учета и контроля деятельности Microsoft Outlook XP»:

«отлично» - не менее 90% правильных действий (не менее 15-и действий соответственно);

«хорошо» - не менее 70% и менее 90% правильных действий (более 11-и и менее 15-и действий соответственно);

«удовлетворительно» - не менее 50% и менее 70% правильных действий (не менее 8-и и менее 11-и действий соответственно);

«неудовлетворительно» - менее 50% правильных действий (менее 8-и действий соответственно).

В случае получения оценки «неудовлетворительно» обучаемым отрабатываются не правильно выполненные действия повторно.