8.9. Чергові відпустки працівникам Київської міської державної адміністрації надаються у встановленому порядку згідно з графіком відпусток.

Графік відпусток першого заступника, заступників голови, керівників структурних підрозділів секретаріату міської державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь та інших служб міської державної адміністрації затверджується розпорядженням міської державної адміністрації.

Графік відпусток працівників секретаріату міської державної адміністрації затверджується наказом заступника голови міської державної адміністрації – керівника секретаріату.

Перший заступник та заступники голови міської держаної адміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питань державної служби до 15 грудня кожного року пропозиції щодо складання графіків чергових відпусток на керівників структурних підрозділів секретаріату міської державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб.

Керівники структурних підрозділів секретаріату міської державно адміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питань державної служби до 15 грудня кожного року пропозиції, погоджені з заступниками голови міської державної адміністрації щодо складання графіку чергових відпусток на працівників, підпорядкованих їм підрозділів.

Відпустка надається на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім’я голови міської державної адміністрації. Для керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб міської державної адміністрації, керівників структурних підрозділів секретаріату заява про надання відпустки повинна бути погоджена у відповідного заступника голови міської держадміністрації.

8.10. Відпустки працівникам секретаріату надаються на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім’я заступника голови міської державної адміністрації – керівника секретаріату. Заява про надання відпустки погоджується керівником структурного підрозділу секретаріату та відповідним заступником голови міської державної адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються наказом по секретаріату міської державної адміністрації.

8.11. Контроль за дотриманням графіку відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснюється відділом кадрової роботи та з питань кадрової служби.

9. Організація прийому громадян у ____________ міській державній адміністрації. Порядок розгляду письмових звернень.

9.1. Прийом громадян у ________ міській державній адміністрації здійснюють: голова МДА, перший заступник, заступники голови міської державної адміністрації згідно з графіком, затвердженим головою міської державної адміністрації. Порядок прийому громадян у міській державній адміністрації, запис громадян на прийом до керівників міської державної адміністрації проводить відділ по робот зі зверненнями громадян.

Організацію прийому громадян головою міської державної адміністрації забезпечує відділ по роботі із зверненнями громадян., першим заступником та заступниками голови – відповідні секретаріати.

9.2. Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян, здійснює відповідно відділ по роботі із зверненнями громадян та секретаріати першого заступника та заступників голови міської державної адміністрації . Результати їх виконання доповідаються відповідним керівникам міської державної адміністрації у встановлені строки.

9.3. Письмові звернення громадян, що надходять до міської державної адміністрації, приймаються, реєструються та попередньо розглядаються відділом по роботі зі зверненнями громадян міської державної адміністрації, який передає її відповідним секретаріатам для доповіді керівникам міської державної адміністрації та розгляду по суті.

При необхідності, окремі звернення з відповідними дорученнями можуть надсилатися на розгляд районним державним адміністраціям відділом по роботі із зверненнями громадян безпосередньо.

9.4. Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян у міській державній адміністрації здійснюють:

- відділ по роботи зі зверненнями громадян по зверненнях, які надійшли з органів влади та управління вищого рівня, від депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації та інших органів і постановлених ними на контроль, а також по зверненнях, які розглядаються відділом безпосередньо;

- секретаріати першого заступника та заступників голови міської державної адміністрації по письмових зверненнях, які надійшли з органів державної влади та управління вищого рівня, депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації і надісланих до Київської міської державної адміністрації для розгляду, а також по зверненнях, які надійшли до міської державної адміністрації.

9.5. Відділ по роботи із зверненнями громадян міської державної адміністрації здійснює узагальнення та аналіз роботи по прийому громадян і розгляду письмових звернень у Київській міській державній адміністрації та інформує голову міської державної адміністрації за підсумками роботи за півріччя та рік.

10. Виконання машинописних і розмножувальних робіт у _____________ міській державній адміністрації

10.1. Друкування службових документів у ________ міській державній адміністрації здійснюється у секторі друкування документів.

Невеликі за обсягом службові документи (до 1 стор.) друкуються в структурних підрозділах секретаріату міської державної адміністрації.

10.2. Рукописи, що підлягають друкуванню у секторі друкування документів, повинні бути розбірливо написані, ретельно вивірені та завізовані виконавцем.

Тексти, написані олівцем, до друкування не приймаються.

На рукопису виконавець вказує кількість примірників, які необхідно надрукувати, на якому бланку або папері, дату і час передачі матеріалів до друкарського бюро.

10.3. Машинописні роботи виконуються по трьох категоріях терміновості: особливо термінові, термінові і звичайні.

Особливо термінові роботи виконуються при наявності резолюції завідуючого загальним відділом або його заступника – негайно., термінові – в строк до 3-х годин. Звичайні роботи виконуються протягом 2-х днів.

10.4. Надрукований текст перевіряється виконавцем і, при наявності друкарських помилок, повертається до сектора друкування документів на виправлення разом з рукописом. Виправлення тексту олівцем або ручкою в службових документах не допускається.

10.5. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки у Київській міській державній адміністрації визначається завідуючим та заступником завідуючого загальним відділом, а необхідність розмноження окремих документів – керівниками структурних підрозділів секретаріату міської державної адміністрації.

10.6. Для виконання розмножувальних робіт виконавцем оформляється замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу секретаріату міської державної адміністрації. У замовленні вказується терміновість, кількість примірників, дата і час передачі матеріалів на розмноження. Дозвіл на зняття копій у кількості понад 10 примірників надає загальний відділ.

10.7. Оригінали документів, після зняття з них копій, повертаються за належністю.

11. Інформування населення міста про діяльність міської державної адміністрації

11.1. Інформування населення міста _______ про діяльність _________ міської державної адміністрації здійснюється прес-службою через засоби масової інформації.

11.2. Джерелами інформації є:

- розпорядження міської державної адміністрації,

- протоколи нарад,

- плани офіційних та робочих заходів голови, першого заступника і заступників голови міської державної адміністрації.

11.3. Керівники структурних підрозділів секретаріату міської державної адміністрації забезпечують взаємодію з прес-службою та оперативно надають на її прохання всі необхідні матеріали та інформацію, зміст якої погоджується з головою або відповідними заступниками голови міської державної адміністрації.

11.4. Запрошення представників засобів масової інформації для участі в нарадах та інших офіційних заходах міської державної адміністрації чи окремих її структурних підрозділів здійснюється виключно прес-службою міської державної адміністрації.

Заступник голови В.Романюк

Додаток В

Методичні рекомендації

щодо розробки Положень про управління, відділи об’єднань,

підприємств і організацій, різних господарчих товариств

1. МЕТА РОЗРОБКИ ПОЛОЖЕНЬ

1.1. Кожен структурний підрозділ повинен функціонувати в умовах правової регламентації.

1.2. Метою розробки Положень про структурні підрозділи є створення основних документів, що визначають правовий статус підрозділу, його місце в системі управління і призначених для чіткого розмежування функцій підрозділів, підвищення відповідальності керівників, виконавців і посилення трудової і виробничої дисципліни.

1.3. Розробка Положень повинна супроводжуватись впорядкуванням функцій підрозділів з метою побудови більш раціональної функціональної структури управління.

1.4. Положення є основою для розробки посадових інструкцій працівників відповідних підрозділів.

Положення повинні бути розробленими для всіх без виключення структурних підрозділів апарату управління треста, підприємства, організації, різних господарських товариств.

2. СКЛАД І ЗМІСТ ПОЛОЖЕННЯ

2.1. Склад всіх положень повинен бути уніфікованим і включати такі розділи:

загальні положення;

функції;

права;

організація роботи;

додатки: схеми структури апарата управління, тощо.

2.2. В розділі “Загальні положення” вказується:

· точна повна і скорочена назва підрозділу;

· чи є воно самостійним підрозділом, чи входить до складу певної служби (статус підрозділу), його підпорядкованість;

· які об’єкти управління воно має у своєму підпорядкуванні;

· хто очолює цей підрозділ;

· порядок призначення і вивільнення посадової особи, що очолює підрозділ;

· перелік основних правових, директивних, нормативних документів, якими керується даний підрозділ і своїй діяльності.

2.3. Найважливіші задачі підрозділу повинні бути сформульовані чітко, коротко і в той же час охоплювати всі сторони діяльності даного підрозділу.

2.4. В розділі “Функції” відображаються напрямки діяльності управління, відділу.

Функції є розвитком основних задач.

2.5. В розділі “Функції” викладаються в логічній послідовності всі функції, які виконує підрозділ у відповідності з його задачами, сформульованими у відповідному розділі Положення. Кожна група функцій повинна відповідати певній задачі.

2.6. При визначенні функцій повинні бути вказані: предмет дії, характер дії, її спрямованість.

Предмет вказує на напрямок дії.

Його характер показує як реалізується управлінський вплив (керує, організує, розглядає, контролює, тощо).

Напрямок дії визначає, куди воно звернено: до вищестоящого органу управління, до інших органів, до підлеглих організацій.

Формулювання кожної функції відображає, що на кожній ділянці роблять управління, відділ, який характер носять їх дії, куди вони спрямовані.

2.7. Слід також чітко визначити взаємостосунки даного управління, відділу з іншими органами, зокрема у виконанні окремих функцій

2.8. В розділі “Права” вказуються права, необхідні для здійснення функцій управління.

При розробці положень необхідно враховувати, що функції повинні бути підкріплені достатнім обсягом прав, причому одна функція може бути підкріплена кількома правами і, навпаки, кілька функцій можуть бути підкріпленими лише одним правом.

2.9. Вказується перелік прав, необхідних для реалізації функції керівником підрозділу по відношенню до інших організацій.

Якщо підрозділ наділено спеціальними правами, яких звичайно не мають інші підрозділи аналогічного характеру, це також доцільно зафіксувати у Положенні.

Тут також вказується, в якій формі керівник підрозділу здійснює надані права, в якому порядку і якими посадовими особами розглядаються розбіжності, які можуть виникнути в процесі реалізації взаємовідносин з іншими підрозділами, службами організації.

Крім того, вказується, які відповідальність (дисциплінарну, матеріальну) у відповідності з діючим законодавством повинен нести керівник підрозділу за невиконання або не належне виконання покладених на нього функцій, нераціональну організацію праці робітників, а також за неякісність і неправильність розробок і проведення заходів.