ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

I. Систематизация документов

2. Составление номенклатуры дел

З. Формирование дел

4. Экспертиза ценности документов

5. Хранение дел

6. Подготовка и передача дел в архив

КРАТКАЯ АННОТАЦИЯ МОДУЛЯ

В современном предельно насыщенном информацией мире эффективность деятельности любой организации во многом зависит от того смогут ли ее работники получить для принятия решения максимально полную и актуальную информацию, важной составляющей которой является информация ретроспективная. Владение ею позволяет проанализировать ситуацию и избежать ошибок прошлого. Следовательно, особое значение приобретают вопросы хранения и использования документов организации. Оптимальное сочетание для решения этих вопросов богатых традиций архивного дела, связанных с организацией хранения документов, служит залогом успешного функционирования любой организации.

Вся управленческая деятельность тесно связана с работой с документами, так как для принятия любого управленческого решения необходима информация, в том числе и ретроспективная , носителем которой выступает документ. И от того, как эта информация четко и ясно излагается, как систематизируется и хранится, во многом зависит правильная организация этой информации, возможность ее рационального использования в управлении. Совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности управленческого труда.

Поэтому объектами изучения по теме "Систематизация документов, формирование дел и подготовка их к сдаче архив" в учебной дисциплине "Делопроизводство" являются документы, их накопление и систематизация, составление номенклатур дел, экспертиза ценности документов, требования к оформлению дел и составлению описей дел. И поскольку документов очень много вопросы правильного сохранения документов приобретают важное значение.

1. Систематизация документов

В процессе деятельности любого аппарата управления организации возникают документы, отражающие эту деятельность, показывающие информационные связи организации. Процесс управления без документа ни теоретически, ни практически невозможен. Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Один отдельный документ - это единичный акт документирования. Сам процесс создания документа называется документированием. Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых в организации. Система документирования предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов. Деятельность организации отражается совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, составляющих систему документации.

Как известно, деятельность организации оформляется большим количеством документов. Ко многим документам обращаются длительное время и многократно. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. разложить по признакам сходства. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. При классификации документов, как правило, используется: номинальный признак (объединение в одну папку документов по одному вопросу); авторский признак (в дело собираются документы одного автора); корреспондентский признак (в папке формируется переписка с определенным корреспондентом); географический признак (в папке группируются документы нескольких авторов, находящихся на определенной территории); хронологический признак (сбор документов по временным параметрам); экспертный признак (при раскладке документов учитываются сроки хранения документов, так как документы с постоянным сроком хранения, свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело). При классификации документов, как правило, используется несколько признаков и всегда учитывается экспертный.

2. Составление номенклатуры дел

Для формирования дел ежегодно утверждается номенклатура дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Основное требование к номенклатуре дел – охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации.

Номенклатура дел бывает трех видов: конкретная (номенклатура дел организации), примерная и типовая. Конкретная номенклатура отражает документы одной конкретной организации или структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и составом документации. Типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих организаций ведомства и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (сводную) номенклатуру дел. При наличии типовой или примерной номенклатуры дел конкретная номенклатура составляется на их основе. Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу организации – канцелярию.

Для составления номенклатуры дел используются уставы или положения об организации и ее структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации, штатные расписания, отчеты и другая документация, схема классификации служебных документов, ведомственный или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, примерные типовые номенклатуры дел, номенклатуры дел за прошлый год, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов.

Обычно номенклатура строится по структурному, структурно-функциональному или функциональному принципу. Схема номенклатуры дел, построенной по структурному принципу: 1. Канцелярия; 2. Отдел экономического развития; 3. Производственный отдел; 4. Бухгалтерия; 5. Отдел кадров; 6. Токарный цех; 7. Сборочный цех; 8. … ; 9. Профсоюзный комитет. Схема номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу: 1. Руководство; 2. Планирование; 3. Организация производственной деятельности; 4. Бухгалтерия; 5. Отдел кадров; 6. Профсоюзный комитет. Схема номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу: 1. Руководство; 2. Планирование; 3. Организация производственной деятельности; 4. Финансирование; 5. Учет и отчетность; 6. Кадры.

Составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях организации. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации, которая согласовывается с государственной архивной службой и утверждается руководителем организации. В номенклатуру дел сначала включают дела с распорядительными документами вышестоящих организаций, затем с распорядительными документами данной организации, протоколы, штатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтерские документы, акты, переписку и др. Наименования дел, включающие документы одинаковые по содержанию и разновидности, помещаются рядом. Так, после подлинных приказов включаются дела с копиями приказов; квартальные планы следуют за годовыми; месячные – за квартальными; после них переписка по планированию. Однородные наименования дел располагаются в номенклатуре по алфавиту корреспондентов или географических названий. Для однородных дел в пределах разных структурных подразделений устанавливают одинаковые индексы, что повышает оперативность поиска документов. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс дела 03-09 означает, что оно принадлежит структурному подразделению под индексом 03 и занимает девятое место в номенклатуре дел структурного подразделения.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме:

Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 №_________ Место составления на_______год

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Инициалы, фамилия 00.00.0000

Индекс дела	Название раздела, заголовок дела (тома ,части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности руководителя делопроизводственной службы Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Виза зав.архивом организации

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Наименование организации ____________№________ Председатель ЭК Подпись Инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК государственного архива _______________№________ Председатель ЭПК Подпись Инициалы, фамилия

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в_________году в_______________________

(наименование организации)

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих	С отметкой ЭПК
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Наименование должности руководителя делопроизводственной службы Дата		Подпись	Инициалы, фамилия
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Наименование должности лица, передавшего сведения Дата		Подпись Инициалы, фамилия

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года. Если функции и задачи организации не меняются, номенклатура может оставаться в течение нескольких лет без изменений. Однако не реже раза в пять лет она подлежит пересоставлению и согласованию заново. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по установленной форме: