6. Наименование организации

Наименование организации-автора должно всегда соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием.

Наименование организации указывается на бланках документов в точном соответствии с учредительными документами организации (уставом, положением и др.). Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в учредительном документе организации.

7. наименование структурного подразделения

Наименование структурного подразделения на бланках оформляется только в том случае, если последнее является автором документа и руководитель подразделения имеет право осуществлять переписку с другими организациями в соответствии с уставом (положением, регламентом и др.).

Наименование структурного подразделения организации располагается ниже наименования организации;

8. почтовый адрес отправителя

Порядок оформления реквизита "Почтовый адрес отправителя" должен

соответствовать требованиям Почтовых правил, действующих на территории Республики Беларусь. Этот реквизит необходим при информационных контактах и для определения в нужных случаях места составления документа. Наибольшее количество справочных реквизитов используется в письме, телеграмме, электронном письме.

Почтовый адрес проставляется следующим образом: название улицы, номер дома, почтовый индекс, название населенного пункта (района, области, государства);

9. Коммуникационные и коммерческие данные

В состав реквизита "Коммуникационные и коммерческие данные" входят номера телефонов, телексов, факсов, код автоматической междугородной телефонной связи, адрес электронной почты и WWW-страницы (если есть), наименование банка, номер счета в банке и др.

При оформлении этого реквизита на бланке указывается общий номер телефона справочной службы, секретариата, канцелярии, приемной и т.д. Данные о номере счета в банке должны содержать все сведения, необходимые для выполнения расчетно-денежных операций. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные данные.

Справочные реквизиты коммуникационных и коммерческих данных располагаются только на бланке письма;

10. название вида документа

Реквизит "Название вида документа" должно соответствовать видам документов, используемым в унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Наименование вида включается в состав бланка документа. В бланке письма название вида документа не указывается;

11. дата

Все служебные документы датируются и индексируются.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе может быть несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документами.

Основной датой документа является дата его подписания, принятия, утверждения или дата события, которое зафиксировано в документе (для протоколов, актов и некоторых других документов).

Датой принятия постановления, издания распоряжения считается дата его подписания руководителем организации ФПБ.

Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой отправки.

Для ряда официальных документов существуют также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документов. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата проставляется при оформлении ссылки на индекс и дату входящего документа, грифа согласования, визы, грифа утверждения, резолюции, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, а также при заверении копии, переносе данных на машинный носитель.

Дата подписания (принятия) документа и индекс наносятся на специально отведенном на бланке месте. Если документ составлен не на бланке, его дата и индекс (номер) проставляются так же, как на бланке.

Даты в документах оформляются двумя способами:

9 января 2006 г. или 09.04.2006 (год - четырьмя цифрами).

Первый способ применяется преимущественно при указании дат в тексте финансовых документов, а также в нормативных правовых актах, второй - при датировании документов после подписания, утверждения, согласования, а также в реквизитах "Текст", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Отметка о переносе данных на машинный носитель".

Дата оформляется без кавычек.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число проставляется руководителем, подписавшим документ.

Даты и индексы должны приводиться в одной строке;

12. регистрационный индекс

Регистрационный индекс документа - это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке рядом с датой.

Регистрацию проводят децентрализованно по группам документов обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, приказы, распоряжения по основной деятельности регистрируются в канцелярии, по личному составу - в отделе кадров, бухгалтерские документы - в бухгалтерии и т.д.

Обязательным элементом реквизита "Регистрационный индекс" является его порядковый номер в течение года с января по декабрь.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов, кроме порядкового номера, чаще всего дополняется условным индексом структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшиты документ или копия отправленного документа. Например, 12-34/89, где 12 - индекс структурного подразделения (например, отдел кадров), 34 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправляемого документа;

13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка входящего (инициативного) документа, на который пишется ответ, и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию входящего (инициативного) документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что, писали и полностью ли учтены просьба или предложение.

При подготовке ответов следует указывать индекс и дату документа, на который дается ответ, под датой и номером исходящего документа.

Например:

10.02.2005 № 07-6/12

На №02-16/381-4 от 24.01.2005

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо);

14. место составления или издания

Реквизит "Место составления или издания" располагают на общем бланке под реквизитами "Дата" и "Регистрационный индекс".

Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным устройством Республики Беларусь;

15. гриф ограничения доступа к документу

Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" размещается в правом верхнем углу документа, т.е. в заголовочной части документа выше реквизитов "Адресат" или "Гриф утверждения", но не выше наименования организации на бланке.

Грифы ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" (официальный), "Не подлежит оглашению", "Не для печати", "Конфиденциально" проставляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь и располагаются всегда на первом листе документа без кавычек.

Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Например: Для служебного пользования

Экз. № 2

Если документ имеет ограничения доступа, на нем указывается место нахождения каждого экземпляра. На обратной стороне последнего листа в правой нижней части проекта документа делается запись с указанием адресатов, которым направлены соответствующие экземпляры документа с грифом ограничения доступа.

Например:

Экз. № 1 - В дело. Подпись. 03.10.2005

Экз. № 2 - В ФПБ. Подпись. 04.10.2005

16. адресат

Реквизит "Адресат" используется преимущественно в различных формах переписки. Поэтому важным является знание порядка адресования документа. Адресование указание получателя предназначаемой документной информации, производится на документах, отправляемых в другие организации, представляемых руководству и передаваемых в структурные подразделения.

Каждая составная часть реквизита "Адресат" наименование организации, структурного подразделения, должности, фамилия с инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации - должна печататься в правом верхнем углу страницы флаговым способом.

Реквизит "Адресат" максимально может состоять из следующих составных частей: наименование организации, указание должности получателя, фамилии и инициалов.

При оформлении реквизита "Адресат" на документах, направляемых организациям, их названия указываются в именительном падеже.

Например: Могилевское областное

объединение профсоюзов

Допускается адресование документов конкретному должностному лицу. В этом случае наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже.

Например:

Могилевское областное

объединение профсоюзов

Заведующему финансово-

экономическим отделом

Столярову М.В.

Если документ адресуется непосредственно руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Например: Председателю Могилевского областного

объединения профсоюзов

Чиканову Л.Г.

Конкретному лицу документ адресуют в тех случаях, когда отправитель уверен, что именно это лицо должно быть ознакомлено с его содержанием.

Под наименованием адресата должен указываться его полный адрес: улица, номер дома без знака "№" и сокращенного слова "дом" (д.), почтовый индекс, город, область (государство). Адрес не проставляется на документах, направляемых в Федерацию профсоюзов Беларуси, республиканские органы отраслевых профсоюзов, областные (Минское городское) объединения профсоюзов, а также постоянным корреспондентам Республики Беларусь.

При отправке документов за пределы республики обязательно указывается полный адрес с названием страны ниже основного адреса.

Например: Директору Всероссийского научно-

исследовательского института

документоведения и архивного дела

Ларину М.В.

ул. Профсоюзная, 82

117393, г. Москва-393

Российская Федерация

При рассылке документов нескольким однородным организациям адрес может быть обозначен обобщенно. При отправке документов адресатам прилагается на отдельном листе список с наименованием республиканских органов отраслевых профсоюзов и их почтовым адресом.

Например: Республиканские органы

отраслевых профсоюзов

(по списку)

Адресование документов гражданам осуществляется в соответствии с почтовыми правилами: вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем его полный почтовый адрес: улица, номер дома с сокращенным словом "дом" - д., номер квартиры с сокращенным словом "квартира" - кв., почтовый индекс, город, область (государство).

Например: Иванову И.И.

ул. Красная, д. 3, кв. 48

220113, г. Минск-113

Документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан.

Справки, докладные записки, подготовленные работниками организации ФПБ, адресуются должностному лицу с обязательным указанием его должности.

Например: Заместителю председателя Могилевского

областного объединения профсоюзов

Исаченко Т.Н.

17. гриф утверждения

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является его утверждение.

Утверждение документа производится посредством применения грифа "УТВЕРЖДАЮ" или издания соответствующего распорядительного документа.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Брестского областного

объединения профсоюзов

(Подпись) Н.И.Басалай

17.01.2006

Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕНО", заголовка распорядительного документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановление Президиума Совета

Федерации профсоюзов Беларуси

27.10.2005 №178