20

Тема 3. Організація внутрішньогосподарського контролю на підприємстві

1. Процес організації ВГК.

2. Процес ВГК та порядок проведення комплексних перевірок підприємства.

3. Суб’єкти внутрішньогосподарського контролю

3.1 Внутрішній контроль який здійснює власник (адміністративний контроль)

3.2 ВК, який здійснює ревізійна комісія

3.3 ВК, який здійснює бухгалтерія

3.4 Технічний та технологічний контроль. Громадський контроль.

4. Планування ВГК.

5. Методичні прийоми і процедури внутрішньо господарського контролю.

1. Процес організації вгк

В Україні система внутрішньогосподарського контролю сформувалася на фундаменті командно-адміністративного устрою. В результаті чого об'єкти управління процесом виробництва поступово стали відходити від реального контролю, а процес контролю став формальним, що пе­редусім, позначилося на темпах розвитку економіки. В умовах ринко­вих відносин стали формуватися нові органи державного контролю. Проте зміст і місце контролю обумовлюється характером соціально - економічних відносин та політичної організації суспільства.

Численні порушення і зловживання на підприємствах в значній мірі є результатом дуже слабкого внутрішньогосподарського контро­лю та державного контролю з боку міністерств і відомств. Причина такого становища в тому, що положеннями про податкові, казначейсь­кі, митні та інші державні контрольні органи не передбачено прове­дення ними ревізій збереження державного майна і коштів. Тим біль­ше таке завдання не ставиться і для аудиторських фірм, оскільки, як і підприємці аудитори піклуються лише про інтереси замовників, вста­новлюючи достовірність їх звітності, охороняючи від претензій дер­жавних контрольних органів.

Організація внутрігосподарського контролю – це впорядкування взаємозв'язків системи контролю та процесу виробництва, в рамках якого здійснюються конкретні заходи.

Під методом здійснення внут­рішньогосподарського контролю розуміють певний порядок, прийоми ро­боти і способи дій з метою забезпечення ефективності їх використання.

Організація внутрішньогосподарського контролю відповідно до Закону України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" покладена на керівника підприємства. На підставі затвердженого плану та відповідно до посадових інструкцій працівни­ки, зайняті управлінням виробництва, здійснюють систематичний по­точний і оперативний контроль за діяльністю підрозділів господарю­ючого суб'єкта.

Тобто організація внутрішньогосподарського контролю – це процес впорядкування та налагодження системи внутрішньо-господарського контролю на підприємстві, який складається із заходів щодо її створення, постійного впорядкування, удосконалення її функціонування та має важливе значення для задоволення потреб управлінського персоналу в інформації.

Проте вже на першому кроці можна виділити чотири варіанти його організації:

1. контроль відповідності;

2. поточний (операційний) контроль;

3. фінансово-господарський контроль;

4. змішаний (комплексний) контроль.

Проведенням контролю відповідності на підприємстві може займатись один працівник, який проводить перевірку правильності формування звітних даних з метою складання звітності. В цей же час перевіряється відповідність всіх об'єктів контролю загальноприйнятим методичним положенням і установленій обліковій політиці.

Поточний або операційний контроль може проводитись працівниками - спеціалістами з бухгалтерського обліку та контролю. Така група буде виконувати заходи з попереднього та поточного кон­тролю. В основному це буде контроль бухгалтерської інформації в процесі її формування, тобто контроль господарських операцій від їх документального оформлення до відображення в бухгалтерських регістрах. Контролери в обов'язковому порядку керуються діючими законодавчими, методологічними та інструктивними матеріалами. Однак при цьому відсутній аудит відповідності облікових і звітних даних.

Спеціалісти служби фінансово-господарського контролю вико­нують різні обов'язки, в тому числі такі, що виходять за межі операційного бухгалтерського. Можливі, наприклад, перевірки дотримання умов охорони праці; умов, що забезпечують збереження основ­них засобів та інших товарно-матеріальних цінностей; екологічний контроль і т. п. В цьому варіанті внутрішньогосподарський контроль відрізняється від звичайного операційного (попереднього і поточного) бухгалтерського контролю кількістю охоплених перевірками об'єктів і спеціальних методичних прийомів.

В групі працівників при варіанті змішаного внутрігосподар­ського контролю можуть бути спеціалісти, які виконують різні обов'язки з усіх трьох означених вище варіантів. Внутрішньогосподарський контроль буде значно відрізнятись від здійснюваного на підприємстві функціональними підрозділами поточ­ного контролю або ревізій. В той же час проводитиметься попередній, поточний, послідуючий контроль, в обхваті якого будуть практично всі об'єкти фінансової, господарської, виробничої, соціальної діяльності підприємства.

Організація ефективно функціонуючої системи внутрішньогосподарського контролю – це складний багатоступене­вий процес, який відбувається в декілька стадій.

1. Критичний аналіз та порівняння колишніх умов функціону­вання і цілей господарювання підприємства, прийнятого курсу дій, стратегії і тактики з видами діяльності, розмірами, оргструктурою та потенціалом підприємства.

2. Розробка і закріплення нової ділової концепції підприємства, комплексу заходів суб'єктів, успішної реалізації його цілей, закріпленню його позицій на ринку. Такими документами повинні бути положення про фінансову, інноваційну, постачальницьку і кадрову політику. Поло­ження розробляються на основі аналізу кожного елементу політики і ви­бору з наявних альтернатив найбільш прийнятих для даного підприємс­тва.

3. Аналіз ефективності функціонування існуючої структури управління розробка положень про організаційну структуру, підпри­ємства та його підрозділів ( відділів, бюро, груп тощо). Розробка пла­нів документації і документообігу, штатного розкладу, посадових ін­струкцій із зазначенням прав, обов'язків і відповідальності кожної структурної одиниці. Такий підхід дозволить здійснювати чітку коор­динацію діяльності всіх ланок системи внутрішньогосподарського ко­нтролю підприємства.

4. Розробка формальних типових процедур контролю конкретних фінансових і господарських операцій, які дозволяють упорядкувати вза­ємовідносини працівників з приводу контролю фінансово-господарської діяльності підприємства, ефективно управляти ресурсами, оцінювати рівень достовірності (якості) інформації для прийняття управлінських рішень.

5. Організація роботи відділу внутрішнього аудиту (або іншого спеціалізованого контрольного підрозділу).

6. Визначення шляхів удосконалення внутрішньогосподарського кон­тролю з врахуванням перманентного розвитку підприємства, внутрі­шніх і зовнішніх умов його функціонування, які безперервно зміню­ються.

Якщо організація контролю - це впорядкування взаємозв’язків системи контролю, в рамках якої здійснюються конкретні заходи, то здійснення контролю – це певний порядок, прийоми роботи і способи дій з метою забезпечення ефективності їх використання при виконанні поставлених задач.

Організація і здійснення внутрігосподарського контролю - це пе­вний циклічний процес, який ділиться на стадії.

Цикл внутрігосподарського контролю – це певні цілі контролю, збір інформації про об'єкт, виявлення відхилень і порушень в діяльно­сті, яка контролюється, прийняття заходів, які спрямовані на усунення і попередження порушень. Кожен цикл контролю поділяється на кон­кретні стадії, які мають відносну самостійність, але за необхідністю йдуть одна за іншою, до закінчення циклу контролю.

Процес внутрігосподарського контролю – це сукупність циклів контролю, які повторюються і певним чином організовані в просторі і часі. Він може бути охарактеризований з точки зору змісту, організа­ції, технології.

Процес внутрігосподарського контролю – це діяльність об'єднаних в певну структуру суб'єктів контролю (його органів, керівників, контролерів, громадських організацій), направлених на гаран­товане досягнення найбільш ефективним і продуктивним способом поставленої мети контролю і застосування відповідних принципів і типів, методів і техніки контролю.

Господарський контроль охоплює не тільки матеріальне вироб­ництво, але й невиробничу сферу, тобто поширюється на культурно-освітницькі організації і установи, житлове господарство та побутове обслуговування тощо.

Сутність процесу внутрігосподарського контролю відображає на­ступні характеристики: змістовну, організаційну, технологічну.

Зміс­товна характеристика покликана відповісти на питання: що робиться в процесі внутрішньогосподарського контролю?

Організаційна - ким і в якому порядку робиться?

Технологічна - як робиться?

Контрольна ді­яльність підприємства включає в себе ряд послідовних дій-стадій: під­готовча, центральна та підсумкова. У свою чергу вони самі поділяють­ся на конкретні стадії-дії. З урахуванням діючої практики технологію контролю можна представити як послідовність виконання дій, в складі яких виконуються контрольні процедури (СЛАЙД 9).

При здійсненні підготовчої стадії проводиться вибір об'єкта ко­нтролю; визначається предмет контролю (встановлюється, що слід пе­ревірити); визначається засіб здійснення контролю; підбираються (призначаються) особи, які будуть здійснювати контроль; складаються плани його проведення.

На центральній стадії ведеться збір та обробка інформації. Зі­брана інформація (часто отримана з різних джерел) аналізується, порі­внюється з реальним станом справ на об'єкті, що перевіряється, оскі­льки інформація, отримана від його керівництва та інформація, отри­мана з інших джерел, часто не збігаються.

До підсумкової стадії відносять такі дії: прийняття рішень за під­сумками контролю; доведення його до адресата (а в необхідних випадках і до відома громадськості, правоохоронних органів, інших осіб, зацікавлених в результаті контролю); надання допомоги підконтроль­ній структурі в наведенні порядку на об'єкті; контроль за виконанням рішень, прийнятих за підсумками контролю.

2. Процес ВГК та порядок проведення комплексних перевірок.

Процес контролю забезпечується необхідною інформацією про контрольований об'єкт, доведеної до споживача. Характеристика досліджуваних об'єктів представляється у виді порівнянних кількісних і якісних даних, що підтверджують стан і поводження об'єкта.

Форма інформаційного забезпечення результатів виміру об'єкта, процедури і методи, за допомогою яких формують відповідну інфор­мацію, визначаються нормативними документами.

Ефективність контролю заснована на прийнятті прогнозованих рішень за результатами проведених аналітичних досліджень. Оцінка цих результатів виробляється за допомогою методу порівняння факти­чних і нормативних (планових) даних на основі інформації, що пови­нна мати такі ознаки, як швидкість її передачі суб'єктові, точність, ре­гулярність і корисність.

У процесі контролю відхилення від планових завдань важливо виявляти на ранніх етапах діяльності всіх ланок управління підприєм­ством, використовуючи методи аналізу, проводити якісне дослідження причин, що породжують їх, установити причинно-наслідкові зв'язки між факторами (індикаторами), що впливають на рівень відхилень, вимірити рівень абсолютних і відносних відхилень, дати об'єктивну оцінку отриманим результатам.

На підставі оцінених результатів до контрольованих об'єктів приймаються відповідні рішення, що або коректують планові завдання при виявленні внутрішньогосподарських резервів, або усувають і об­межують дії негативних факторів, що викликають різного роду відхи­лення від норм, планів і раніше прийнятих по них рішень. При цьому коригувальна і направляюча дія може бути прийнята негайно, якщо відхилення носять поточний характер, або у визначений термін, якщо для усунення відхилень потрібно вирішити ряд складних перспектив­них проблем у діяльності підприємства.

За допомогою зворотного зв'язку організується безперервний ко­нтроль за функціонуванням системи керування в цілому і за станом кожного її процесу. Контроль за поводженням складних об'єктів керу­вання можливий із застосуванням відповідної електронно-обчислювальної техніки і засобів математичного забезпечення, що гарантують автоматизовані зв'язки між усіма ланками різного рівня ке­рування в порядку підпорядкованості.

Основними задачами контролю є комплексна і тематична переві­рки фінансово-господарської діяльності підприємств і їхніх підрозді­лів, виконання ними встановлених планів і завдань, дотримання дер­жавної дисципліни, забезпечення схоронності матеріальних, трудових і грошових ресурсів, вірогідності звітних показників, стану господар­ського розрахунку, обліку, контролю й аналізу.

Ціль проведення контролю - виявлення і мобілізація наявних ре­зервів виробництва, підвищення його ефективності і якості роботи, посилення режиму економії у використанні усіх видів ресурсів, роз­криття недоліків у господарській діяльності підрозділів на всіх рівнях управління і факторів, що впливають на них, розробка заходів щодо скорочення нестач і втрат, по перегляду діючих норм, розцінок, тари­фних ставок, цін і тарифів, внесення змін в існуючі нормативні акти (стандарти, інструкції, положення).

Контроль ведеться на основі планів тематичних і комплексних перевірок, якими передбачаються контрольовані підрозділи, склад ко­місії, терміни і період проведення перевірки. До складу контрольної комісії включаються фахівці економічних і технічних служб, добре знаючі організацію і планування виробництва, системи організації праці і заробітної плати, фінансів, бухгалтерського обліку й інші пи­тання фінансово-господарської діяльності підприємства.

Терміни проведення перевірок і склад контрольних груп визна­чаються з урахуванням обсягу майбутніх робіт, що випливають з осо­бливостей діяльності підрозділів, що перевіряються. Перевірка прово­диться за період діяльності господарського підрозділу, що випливає за тим періодом, що був проконтрольований при попередній перевірці.

Проведенню перевірки повинна передувати ретельна підготовка, що полягає у вивченні наявних планових і облікових нормативних до­кументів і даних про роботу підрозділів, матеріалів попередніх переві­рок і іншої наявної інформації.

На основі ретельно розглянутих матеріалів складається програма, що передбачає перелік основних питань перевірки. Відповідно до про­грами складається робочий план проведення перевірки з розподілом обов'язків по виконанню контрольних функцій між членами контроль­ної комісії, у якому відбивають тематика контролю і терміни виконан­ня робіт.

Порядок проведення комплексної перевірки підприємства.

Керівник контрольної групи пред'являє повноваження на проведення перевірки керівникові підрозділу, знайомить його з задачами перевір­ки, представляє членів контрольної групи. Керівник контрольованого підприємства знайомить учасників перевірки з відповідальними пра­цівниками підприємства і дає указівки про створення всіх необхідних умов для проведення перевірки.

Контрольна бригада на початковій стадії перевірки знайомиться з показниками роботи підрозділу, з організацією й особливостями виро­бництва, умовами праці, забезпеченням схоронності матеріальних цінностей, з постановкою обліку, аналізу і контролю. У процесі зна­йомства уточнюється робочий план проведення перевірки.

При необхідності в про­цесі контролю залучаються фахівці для перевірки відповідних питань і наданні кваліфікованих висновків по них.

При проведенні контролю варто ширше використовувати передо­ві методи організації контрольної роботи: розробити систему об'єктів, що перевіряються, і техніко-економічних показників, систему інфор­маційного забезпечення, способи і прийоми проведення робіт; застосовувати метод порівняння звітних даних із плановими і показниками минулого звітного періоду. Такі дані узагальнюються в аналітичних таблицях, виявляються відхилення від планових завдань і затвердже­них норм. За результатами відхилень установлюються фактори, що вплинули на їхній рівень. Усе це дозволяє розробити конкретні заходи щодо усунення й обмеження дії негативних факторів на виробничо-господарську діяльність підрозділів різних рівнів керування.

Аналітичні таблиці складаються службами (відділами) контро­льованого підрозділу або за допомогою обчислювальної техніки у виді машинограм із наступною перевіркою даних таблиць контрольною бригадою. У ряді випадків аналітичні таблиці не розкривають повної картини відхилень від норм, тому контролери вдаються до методів, що доповнює контрольний процес - до фактичного контролю, проведенню інвентаризації, контрольного обмірювання, контрольного запуску си­ровини і матеріалів, до зустрічних перевірок і ін.

Фактичний контроль застосовується з метою встановлення дійс­ного обсягу і якості виконаних робіт, а також фактичного одержання або видачі коштів і матеріальних цінностей, зазначених у документах. Шляхом фактичного контролю здійснюється обстеження на місці це­хів, ділянок, складів для вивчення організації виробництва і праці, за­безпечення схоронності матеріальних і грошових ресурсів, викорис­тання технічних засобів і ін.

Для установлення фактичної наявності товарно-матеріальних цінностей на складі в цеху проводиться вибіркова або суцільна їхня інвентаризація, показники якої зіставляються з обліковими даними з виявленням результатів і причин відхилень. Контрольне обмірювання будівельних, монтажних, ремонтних і інших робіт проводиться за уча­стю відповідних фахівців і застосовується для установлення вірогідно­сті облікових даних про виконання обсягів цих робіт.

Метод контрольного запуску, обмірювання і зважування сирови­ни і матеріалів у виробництво, контрольного аналізу матеріалів і гото­вої продукції застосовується для встановлення дійсної витрати сиро­вини і матеріалів, правильності їхнього списання на виробництво, по­вноти оприбуткування готової продукції, обґрунтованості норм матеріальних витрат, норм виходу готової продукції і норм природного збитку при збереженні і транспортуванні товарно-матеріальних цінно­стей, стану якості продукції, відповідності її державним стандартам і технічним умовам.

При зустрічних перевірках первинні документи й облікові дані підрозділу, що перевіряється, звіряються з відповідними документами і даними, що знаходяться в тих організаціях, від яких отримані або ко­трими видані грошові кошти і матеріальні цінності.

Для більш детального вивчення стану контрольованого об'єкта, для перевірки якості планових, кошторисних і нормативних показни­ків, використовуваних у процесі визначення результатів виробничо-господарської діяльності підрозділів підприємства і правильності роз­рахунку відхилень, застосовується нормативно-економічний метод. При цьому використовується організаційно-нормативна документація.

У здійсненні контролю за виробничо-господарською діяльністю об'єднання, підприємства і його внутрішніх підрозділів беруть участь усі служби і відділи, що входять у їхній склад.

Для цілей контролю використовується обліково-економічна ін­формація, реєструється в бухгалтерській і оперативній документації. При цьому кожна виробнича, технічна й економічна служба (відділ) виконує свої визначені функції, одержує конкретну інформацію, ана­лізує її і приймає рішення.

Комплексне використання інформаційних джерел (оперативних і бухгалтерських) у їхньому взаємному зв'язку для характеристики дія­льності всіх ланок підприємства дозволяє повніше розкрити усі відхи­лення і виявити причини їхнього виникнення, прийняти якісні рішення по підвищенню рівня ефективності роботи підрозділів. У цих умовах необхідно для кожної служби (відділу) визначити конкретні обов'язки по здійсненню оперативного і періодичного контролю за діяльністю в усіх напрямках і техніко-економічних показниках.