- •Документационное обеспечение управления (доу)
- •Унификация и стандартизация делопроизводства
- •Документ
- •Организационно-распорядительная документация
- •Оформление отдельных видов орд
- •1. Организационные документы
- •Оформление положений
- •Должностная инструкция
- •2. Распорядительные документы
- •3. Информационно-справочные документы
- •Протокол заседания
- •Докладная записка
- •Заключение
- •Справка
- •Письмо (переписка)
- •Правила оформления текста документов
- •Оформление дат
- •Употребление сокращений
Правила оформления текста документов
Текст документа д.б. структурирован и внешне оформлен в соотв. с этой структурой.
Членение текста на составные части и графическое отделение одной части от другой – рубрикация – внешнее выражение композиции текста, его структуры. Простейшая рубрика – абзац.
Для выделения могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы м/у строками, подчёркивания, смена шрифта, разрядка и т.д.
Если используется нумерация, то наличие пункта первого предполагает наличие пункта 2. Если 1 пункт – мы его не нумеруем. Оформляется арабскими цифрами с точкой.
Оформление дат
Словесно-цифровой способ оформления дат имеет неск. разновидностей:
в документах, содерж. сведения финансового характера дата может оформляться при обозначении всех элементов словами. Названия месяцев не сокращаются.
в тексте: если обозначение времени состоит только из года, то слово «год» - пишется полностью. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то слова год и годы сокращаются.
период, ограниченный пределами 2-х лет или года и десятилетия указывается ч/з тире.
все виды некалендарных лет )учебный год, бюджетный, отчётный), т.е. начин. в 1 году, а заканч. в следующем, пишется ч/з косую черту.
в остальных случаях м/у годами ставится тире.
квартал обозначается римской цифрой
слово «полугодие» пишется полностью.
при римских цифрах падежное окончание не ставится.
название праздников, знаменательных дат – с прописной буквы пишется первое слово и имена собственные (Восьмое марта, Новый год, День Победы – Победа воспринимается как имя собственное).
если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово (8 Марта).
дата в иностранных источниках м.б. записана как угодно.
Употребление сокращений
Все сокращения слов и наименований в документах д.б. общеприняты.
В результате сокращений получаются аббревиатуры. Они м.б. образованы неск. способами: по первым буквам полного наименования (МГУ), по слоговому принципу (Минздравсоцразвития), смешанный способ (УрГЮА).
Если аббревиатуры не стандартизированы, то у адресата могут возникнуть проблемы с их прочтением. Если аббревиатур в тексте много, то они наоборот, затрудняют понимание текста.
Графические сокращения – условные письменные обращения, кот. не произносятся, а потому словами не являются.
Стандартизированы след. графические сокращения: почтовые сокращения, обозн. населённые пункты, название месяца, телеграфные сообщения, условное обозначение величин и единиц измерения (м, кг, т), сокращения, принятые в учётно-расчётной документации (квитанция, накладная, расч. счёт), текстовые сокращения (т.д.), наименование должностей, званий, степеней (к.ю.н.). Некоторые из этих сокращений проявляют тенденцию превратиться в аббревиатуры (зам., зав.).