Лабораторная работа №1

ТЕМА: ЗНАКОМСТВО С ПРОГРАММОЙ MICROSOFT PROJECT

ЗАПУСК ПРОГРАММЫ MICROSOFT PROJECT:

1. Нажмите кнопку Пуск на Панели задач. На экране появится основное меню.

2. Выберите команду меню Программы/Microsoft Office/ Microsoft Project

2003.На экране появится рабочее окно программы (рис.1):

Рис. 1. Рабочее окно Microsoft Project

В первой строке, рядом с названием программы указывается имя созданного или открытого файла-проекта. По умолчанию Microsoft Project создает первый проект с именем Проект 1. Когда проект будет сохранен, здесь появится новое имя.

Слева от заголовка программы находится значок системного меню, предназначенный для управления окнами. Системное меню содержит команды, позволяющие восстановить окно, переместить, свернуть, изменить размер, закрыть, развернуть. Справа - кнопки: для сворачивания, для разворачивания, для закрытия окна.

Под заголовком программы расположена полоса меню, предоставляющего доступ ко всем командам, управляющим работой программы. Ниже полосы меню располагаются две панели инструментов: стандартная и форматирование. Каждая кнопка здесь соответствует одной из наиболее часто применяемых команд меню. Нажатие кнопки позволяет значительно ускорить выбор команды по сравнению с выбором из меню.

Под панелями инструментов расположена строка ввода с полем для ввода и редактирования информации.

В нижней части рабочего окна расположена строка состояния, в которой отображается информация о командах или кнопках, текущих операциях и др. В правой части строки состояния указывается, включен или выключен тот или иной режим.

1. РАСШ (Расширение выделения). Если этот режим включен нажатием клавиши [F8], можно расширять выделение с помощью стрелочных клавиш.

2. CAPS - с помощью клавиши [Caps] зафиксирован верхний регистр, что позволяет вводить заглавные буквы, не нажимая клавишу [Shift].

3. NUM - с помощью клавиши [Num Lock] активизирован числовой блок клавиш в правой части клавиатуры; это позволяет ускорить ввод большого объема числовых данных.

4. SCRL - если включен режим прокрутки клавишей [Scroll Lock], то с помощью стрелочных клавиш можно осуществлять панорамное перемещение по таблице, а не переход к другой ячейке, как при выключенном режиме прокрутки.

5. ЗАМ - нажатием клавиши [Insert] включен режим замены. Вводимые с клавиатуры символы будут заменять те, которые находятся справа от курсора, а не отодвигать их, как в режиме вставки.

Остальное пространство рабочего окна программы предназначено для отображения текущего проекта в различных режимах. По умолчанию при первом запуске Microsoft Project устанавливается режим диаграммы Гантта (Gantt Chart), который используется для составления списка и графика работ. В этом режиме окно проекта делится на две панели: левая отображает информацию в виде таблицы, а правая - в виде горизонтальных полосок-диаграмм на временной шкале.

Пока таблица не заполнена, диаграмма на правой панели отсутствует. Она появится, как только будет введен первый вид работ.

В заголовке панели диаграммы по умолчанию указываются даты начала каждой недели, начиная с текущей.

Создание проекта

Нажать кнопку на панели инструментов Стандартная. Далее нажать Проект/Сведения о проекте, увидим окошко, показанное на рис.1:

Рис. 1. Сведения о проекте для «Наш проект»

Microsoft Project позволяет создавать проект от начальной или конечной даты. Одна из этих возможностей может быть выбрана в открывающемся списке Планировать от. По умолчанию здесь установлено Даты начала проекта, а под этим списком в центре диалога выводится надпись Все работы начинаются как можно раньше. Если предполагается планирование от конечной даты, то в указанном списке следует выбрать Даты окончания проекта. При этом в центре диалога отобразится сообщение Все работы начинаются как можно позднее, а затем в открывающемся списке Дата окончания следует установить конечную дату.

Мы будем создавать наш проект от начальной даты.

В открывающемся списке Дата начала устанавливаем дату начала проекта. По умолчанию здесь предлагается текущая дата. Мы предполагаем начать выполнение нашего проекта 1 мая 2006 года. При необходимости начальную дату в любой момент можно будет изменить, выбрав команду меню Проект/Сведения о проекте, далее нажать кнопку правой границы поля открывающегося списка Дата начала, появится календарь текущего месяца (Рис. 2):

Рис. 2. Календарь текущего месяца

Используя кнопку > на календаре, можно выбрать желаемую дату начала проекта. В поле открывающегося списка Дата начала отобразится выбранная дата.

В поле открывающегося списка Текущая дата выводится текущая дата. Ее можно изменить при необходимости. В открывающемся списке Календарь можно выбрать один из типов предлагаемых программой календарей: Стандартный, 24 часа, Ночные смены.

После нажатия кнопки ОК, окошко закроется, а установки, сделанные в нем, будут использоваться для созданного проекта.

Microsoft Project создает график выполнения работ на основе встроенного календаря. По умолчанию - это базовый календарь Стандартный, параметры которого можно легко изменять. Кроме того, можно создать новые, индивидуальные календари для каждого работника (ресурса) или группы ресурсов.

НАСТРОЙКА БАЗОВОГО КАЛЕНДАРЯ

Прежде, чем мы начнем вводить в проект исходную информацию, следует сделать некоторые изменения в базовом календаре, который Microsoft Project использует по умолчанию. Для этого выбираем Сервис/Параметры, на экране появится окошко Параметры (рис.3):

Рис.3 . Вкладка Календарь диалога Параметры

Далее выбираем закладку Календарь. В нашем проекте рабочая неделя должна начинаться с понедельника, для этого смотрим, чтобы в открывающемся списке День начала недели было установлено Понедельник. Финансовый год должен начинаться с января, для этого смотрим, чтобы в открывающемся списке Месяц начала финансового года было установлено Январь. Рабочий день начинается в 9:00 и заканчивается в 18:00. В поле списка Время начала по умолчанию вводим 9:00, в поле списка Время окончания по умолчанию вводим 18:00. В поле со счетчиком Часов в дне устанавливаем 8, а в поле Часов в неделю - 40. Нажимаем кнопку По умолчанию. Это позволит использовать установленные параметры календаря в текущем и во всех вновь создаваемых проектах. Закрываем диалог Параметры нажатием кнопки ОК.

Теперь мы указываем программе нерабочие, праздничные и сокращенные предпраздничные дни, чтобы график выполнения работ автоматически создавался с учетом таких дней. Для этого выбираем Сервис/Изменить рабочее время, на экране появится такое окошко (рис.):

Рис.4. Изменение рабочего времени

Для решения задачи можно отредактировать указанный в открывающемся списке стандартный календарь проекта, или создать новый. Создадим новый календарь. Для этого, нажимаем кнопку Создать, на экране появится следующее окошко(рис.5:

Рис.5. Создание базового календаря

Далее устанавливаем переключатель Создать новый базовый календарь. В поле ввода Название появится название нового календаря Новый календарь. Закрываем диалог Создать новый базовый календарь ОК. Произойдет возврат к диалогу Изменение рабочего времени, в поле открывающегося списка отобразится название нового календаря: Новый календарь. (рис.6):

Рис.6. Изменение рабочего времени

В новом календаре отметим праздничные дни 2, 3,10 мая 2005 года как нерабочие. Для этого, используя полосу прокрутки, установим на календаре месяц май 2005,установим указатель мыши на ячейке 2, нажмем левую кнопку мыши, ячейка будет выделена рамкой, установим переключатель Нерабочее время, выделенная ячейка окрасится темным цветом. Щелкнем мышью на календаре в любом месте за пределами ячейки 2, и выделение будет снято. Ячейка будет окрашена серым цветом, как нерабочий день. Аналогично повторим процедуру для 9 и 10 мая.

14 мая должен быть рабочим сокращенным днем, для этого щелкнем мышью на ячейке с датой 14 мая, чтобы выделить ее, установим переключатель Нестандартное рабочее время. В полях ввода С и По введем рабочее время в этот день : 9:00 -13:00,14:00 - 16:00, которое учитывает обеденный перерыв. Щелкнем мышью за пределами ячейки 14, чтобы снять выделение. Указанная ячейка будет выделена наклонной штриховкой, характеризующей сокращенный рабочий день. Нажмем кнопку ОК в диалоге Изменение рабочего времени. Диалог закроется. Установленные параметры будут запомнены.

Теперь, когда у нас есть новый календарь, следует подключить его к нашему проекту для того, чтобы Microsoft Project составлял график работ, основываясь на нем. Нажимаем Сервис/Изменить рабочее время и в открывающемся списке Календарь, выбираем созданный нами Новый календарь. Закрываем окошко, нажав Ок, созданный календарь будет подключен к проекту.

Для выделения на панели диаграммы праздничных дней, чтобы отображать их как нерабочие, выполним такие шаги: щелкнем правой кнопкой мыши на панели диаграммы, на экране появится контекстное меню, выбираем команду контекстного меню Нерабочее время. На экране появится диалог Шкала времени с открытой вкладкой Нерабочее время (Рис.5). В открывающемся списке Календарь выбираем Новый календарь, закрываем Шкала времени, нажав кнопку ОК. На панели диаграммы серыми вертикальными полосами отобразятся нерабочие праздничные дни.

Рис.5 Шкала времени

Прежде чем продолжать создание проекта, сохраним его Файл/Сохранить как. Введите имя файла Наш проект. Расширение .mmp будет присвоено имени файла автоматически. В заголовке рабочего окна программы появится новое имя проекта - Наш проект.mpp.

Лабораторная работа №2

ТЕМА: СОЗДАНИЕ ГРАФИКА РАБОТ

ВВОД РАБОТ

Ввод работ: щелкнем мышью на ячейке первой строки поля Название задачи таблицы. Ячейка будет выделена рамкой. Введем с клавиатуры название первой работы - Разработка технического задания. Как только мы начали ввод, активизировалась строка ввода, в которой отобразилась вводимая в ячейку информация. В левой части этой панели появились две кнопки. Левая используется для отказа от введенной информации, а правая для завершения ввода информации. Далее нажимаем клавишу [стрелка вправо], чтобы закончить ввод текста и

переместить прямоугольник выделения в поле Длительность. В этом поле отобразилась продолжительность работы, равная 1 дню, устанавливаемая Microsoft Project по умолчанию для каждого вида работ, с помощью счетчика можно изменить продолжительность работы. Введем продолжительность задачи, равную 5 дням, и нажимаем правую кнопку в строке ввода, чтобы зафиксировать введенную длительность.

Далее увеличим ширину левой панели диаграммы Гантта, переместив ее правую границу, чтобы видеть соседние поля:

• Установим указатель мыши на вертикальной полосе, разделяющей панели таблицы. Указатель примет форму двойной стрелки.

• Нажмем и удерживаем левую кнопку мыши.

• Перемещаем указатель мыши вправо так, чтобы видимая часть таблицы увеличилась примерно вдвое.

• Отпускаем левую кнопку мыши. Ширина таблицы увеличится.

Справа от поля Длительность видим два поля - Начало и Окончание, в которых отображаются даты начала и окончания указанного нами вида работ. На основании введенной продолжительности работы Разработка технического задания - 5 дней -Microsoft Project может вычислить календарную дату окончания этого вида работ, учитывая при этом выходные. На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизонтальная полоска диаграммы с общей длиной 9 календарных дней (5 рабочих + 4 выходных).

Если же необходимо выполнять работу и в выходные дни, то ее длительность нужно указать несколько иначе. Для этого вводим с клавиатуры длительность 5 адней (академических дней), которая обозначает, что работа должна продолжаться 5 академических, а не рабочих дней, и нажмем клавишу [Enter]. Введенное значение длительности будет зафиксировано. Теперь в поле Окончание указывается более ранняя дата окончания этого вида работ, а на диаграмме справа горизонтальная полоска-работа имеет длину ровно 5 дней.

Можно изменить дату начала любого вида работы. Для этого: щелкнем мышью на поле Начало, чтобы выделить соответствующую ячейку. У правого ее края появится кнопка открывающегося списка М Нажмем кнопку На экране появится календарь. Щелчком мыши выбираем дату. Календарь закроется. Выбранная дата отобразится в выделенной ячейке поля Начало, а горизонтальная полоска-работа на панели диаграммы сместится вправо так, что ее левый край будет находиться на отметке этой даты. Изменить дату начала задачи можно также, перемещая полоску-работу на панели диаграммы. Для этого: устанавливаем указатель мыши на нижней синей

горизонтальной полоске- задачи на панели диаграммы. Указатель примет форму креста со стрелками, нажимаем и удерживаем левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно задачи с указанием начальной и конечной даты этой задачи (рис.1):

Рис. 1. Информационное окно задачи при изменении даты начала работы

Не отпуская левую кнопку мыши, перемещаем мышь, по мере перемещения в информационном окне изменяются даты начала и конца задачи. Отпускаем левую кнопку мыши. Информационное окно задачи исчезнет. Положение полоски- задачи зафиксируется. Новая дата начала задачи отобразится в поле Начало таблицы диаграммы Гантта.

Подобным же образом можно изменить длительность любой работы.

Microsoft Project предоставляет разнообразные возможности для установки начальной и конечной дат каждого вида работ и их продолжительности. Любую работу в случае необходимости можно удалить.

Далее вводим в таблицу остальные виды работ и их длительности.

На диаграмме Гантта можно создавать так называемые контрольные точки, которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности. Для этого: создадим на диаграмме контрольную точку Начало работ, щелкнем мышью на первой строке в поле Название задачи, чтобы выделить соответствующую ячейку, выбираем команду меню Вставка/Новая задача. В таблице будет вставлена пустая первая строка. В ней в поле Название задачи вводим: Начало работ. Нажимаем клавишу [стрелка вправо], чтобы закончить ввод и переместить выделение в поле Длительность. В поле Длительность установим продолжительность работы Одней и нажмем клавишу [Enter]. На панели диаграммы в первой строке появится контрольная точка в виде черного ромбика с датой начала работ.

Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно как на рис. 2:

Рис. 2. Заполненная таблица работ

СОЗДАНИЕ ГРАФИКА РАБОТ

В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться. Существует четыре типа возможных связей:

1. Окончание-начало- последующая работа начинается после окончания предыдущей;

2. Начало-начало - работы начинаются одновременно;

3. Окончание-окончание - работы заканчиваются одновременно;

4. Начало - окончание - одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

Рассмотрим, как устанавливаются связи между работами:

• Щелкнем мышью на названии задачи Разработка технического задания, чтобы выделить ее.

• Нажмем и будем удерживать клавишу [Ctrl].

• Не отпуская клавишу [Ctrl], щелкнем мышью на названии второй работы Проектирование системы, зависящей от первой.

• О тпустим клавишу [Ctrl]. Оба вида работ будут выделены.

Нажмем кнопку на панели инструментов Стандартная. Между выделенными видами задач будет установлена связь типа Окончание-начало, которая отобразится на диаграмме в виде стрелки (Рис. 3)

Рис. 3. Связь типа Окончание-начало

Этот тип связи означает, что работа Разработка технического задания будет начинаться после окончания работы Проектирование системы. Этот тип связи Microsoft Project устанавливает по умолчанию.

Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена: Нажмем кнопку на панели инструментов Стандартная. Предыдущая команда будет отменена.

Теперь установим связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от порядка выбора работ:

• Щелкнем мышью на названии работы Проектирование системы, чтобы выделить ее.

• Нажмем и удерживаем клавишу [Ctrl].

• Не отпуская клавишу [Ctrl], щелкнем мышью на названии работы Разработка технического задания.

• Отпустим клавишу [Ctrl]. Ячейки с указанными работами будут выделены.

• Н ажмем кнопку на панели инструментов Стандартная. Между выделенными видами работ снова будет установлена связь (Рис. 4):

Рис. 4. Неправильно созданная связь

Теперь работа Разработка технического задания будет начинаться только после окончания работы Проектирование системы. То есть, вид установленной связи зависит от порядка выделения работ. Эта связь неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить: не отменяя выделения видов работ в таблице, нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная. Связь между указанными видами работ будет удалена. Диаграмма примет свой первоначальный вид.

Связь можно удалить, выполнив двойной щелчок на её изображении и установив в окне Зависимость задач в списке Тип команду (Нет).

Создадим связь между видами работ Распределение задач и Внедрение:

• Выделим сначала название работы Распределение задач, а затем -Внедрение;

• С оздадим связь между ними, нажав кнопку на панели инструментов Стандартная.

Эти виды работ должны заканчиваться одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить, дважды щелкнем мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме. На экране появится диалог Зависимость задач (рис. 5):

Рис. 5 Зависимость задач

В верхней части диалога указаны названия работ, между которыми установлена связь, а в поле открывающегося списка Тип - тип этой связи. В данном случае -Окончание-начало. При необходимости можно удалить эту связь нажатием кнопки

Удалить. Выбираем в открывающемся списке Тип связь Окончание -окончание.

Н ажимаем кнопку OK, чтобы закрыть диалог, установленная связь отобразится на диаграмме (рис. 6).

Рис.6. Связь окончание-окончание

Проверим, будут ли указанные виды работ заканчиваться к одному и тому же времени, если изменить длительность одной из них: щелкнем мышью на поле Длительность в строке с работой Внедрение, чтобы выделить соответствующую ячейку; используя счетчик, увеличим длительность работы до 15 дней и нажмем клавишу [Enter], просмотрим диаграмму, воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, и убедимся, что тип связи между видами работ не изменился: они заканчиваются одновременно. Отменим изменение длительности работы, нажав кнопку на панели инструментов Стандартная.

Рассмотрим еще один способ создания множественных связей:

• Выделим в таблице работу Внедрение;

• Нажмем кнопку на панели инструментов Стандартная или дважды щелкнем мышью на названии работы. На экране появится диалог Сведения о задаче;

• Щелкнем мышью на ярлычке Предшественники, чтобы выбрать нужную вкладку (рис. 7):

Рис. 7. Вкладка Предшественники диалога Сведения о задаче

В верхней части диалога в поле ввода Название указано название выбранной работы - Внедрение. Справа от него, в поле открывающегося списка Длительность -ее продолжительность - 14 дней. В нижней части диалога находится таблица.

• Щелкнем мышью на поле Название задачи в первой строке таблицы диалога. Выбранная ячейка превратится в открывающийся список.

• Откроем этот список и выбираем предшествующую работу, которую нужно связать с выделенной. В нашем случае это - Распределение задач. Ее название отобразится в строке ввода над таблицей.

• Нажимаем клавишу [Enter]. В поле Тип появилось название типа связи Окончание-начало, предлагаемое по умолчанию.

• Закрываем диалог Сведения о задаче нажатием кнопки ОК. Установленная связь отобразится на диаграмме.

Некоторые виды работ должны выполняться с запаздыванием или опережением по отношению к предшествующим. В нашем проекте, например, Разбиение на подзадачи может начинаться не после Внедрение, а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70%. Установим эту связь:

• Дважды щелкнем мышью на названии работы Разбиение на подзадачи. На экране появится диалог Сведения о задаче с вкладкой Предшественники;

• Щелкнем мышью на поле Название задачи таблицы диалога и в открывающемся списке выбираем предшествующую работу Проектирование системы;

• Нажимаем клавишу [Enter]. В поле Тип отобразится тип связи Окончание-начало, а в поле Запаздывание - время задержки — 0 дней.

• Щелкнем мышью в ячейке первой строки поля Запаздывание, чтобы выделить ее. У правого края ячейки появятся кнопка счетчика .

В поле Запаздывание вводим с клавиатуры -30% (рис. 8):

Рис. 8. Вкладка Предшественники с установленным временем опережения

Знак «минус» здесь означает, что Распределение задач должно начинаться с 30% опережением, т.е. когда предыдущая работа - Внедрение - будет выполнена на 70%.

В этом поле время задержки можно вводить также в любых других допустимых единицах, например: 1 неделя, 3 дня, 2 часа, 30 минут.

Работа Распределение задач должна начинаться после окончания Разбиение на подзадачи.

Выделим последовательно работы Разбиение на подзадачи и Распределение задач.

Н ажмем кнопку на панели инструментов Стандартная. Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Окончание - Начало, которая отобразится на диаграмме.

Задача Внедрение может быть выполнена только после того, как закончено Разбиение на подзадачи и Распределение задач. Эта связь множественная. Посмотрим, как ее установить:

• Дважды щелкнем мышью на названии работы Внедрение. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой Предшественники;

• Щелчком мыши выделим ячейку первой строки поля Название задачи;

• В открывающемся списке выбираем предшествующую работу Распределение задач;

• Нажимаем клавишу [Enter]. Выбор будет зафиксирован. Выделение переместится во вторую строку поля Название задачи;

• В открывающемся списке второй строки выбираем Разбиение на подзадачи и нажимаем клавишу [Enter]. Выбор будет зафиксирован, а тип связи отобразится в поле Тип (рис. 9);

• Закрываем диалог Сведения о задаче, нажав кнопку ОК. Установленные связи отобразятся на диаграмме.

Рис.9 Создание множественных связей

Изменяем, длительность Написания и Распределение задач и убеждаемся, что Верстка не начнется, пока эти работы не будут закончены. Отменим изменение длительности Написания и Распределение задач.

Масштаб времени

Установленный по умолчанию масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб нужно уменьшить. Нажимаем кнопку на панели инструментов Стандартная. Теперь масштаб времени уменьшился в три раза. Используя горизонтальную полосу прокрутки диаграммы, добьемся, чтобы диаграмма была видна на экране полностью. Если же не удается полностью отобразить всю диаграмму на правой панели, нужно сделать следующее :

Выбрать команду меню Вид/Масштаб. На экране появится диалог Масштаб (рис. 10):

Рис. 8. Диалог Масштаб

Установить переключатель Весь проект и закрыть диалог, нажав кнопкуОК. Теперь диаграмма полностью отображается на правой панели.

С помощью кнопок и на панели инструментов Стандартная можно просмотреть диаграмму в различных масштабах.

Создайте график работ приведенный ниже:

Лабораторная работа №3