Типи документів: основні вимоги до їх оформлення. Класифікація документів. Автобіографія та її призначення.

Офіційно – діловий стиль – це мова ділових паперів: автобіографій, заяв, анкет, актів тощо.

Документ – основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документи поділяються на види за різними ознаками.

За найменуванням документи поділяються на:

• заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи, автобіографії, акти, доручення, інструкції тощо.

За походженням розрізняють такі документи:

• службові (документи, що створюються організаціями, установами);

• особисті (документи, що створюються окремими особами).

За місцем складання документи поділяють на:

• внутрішні (мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено);

• зовнішні (результат спілкування установи з іншими організаціями).

За призначенням:

• організаційні, розпорядчі, інформаційні, кадрові, довідково – інформаційні, обліково – фінансові, господарсько – договірні.

За напрямком документи бувають:

• вхідні (документ, що надійшов до установи);

• вихідні (документ, відправлений організацією).

За формою документи поділяються на:

• стандартні (типові);

• індивідуальні (нестандартні).

За терміном виконання розрізняються документи:

• звичайні (безстрокові; документи, що виконуються в порядку черги);

• термінові (за встановленим строком виконання: телеграми, телефонограми);

• дуже термінові (документи з такою позначкою «дуже терміново»).

За ступенем гласності документи поділяють на:

• несекретні (для загального користування);

• секретні (таємні, цілком таємні);

• для службового користування.

За стадіями створення розрізняють такі документи:

• оригінали (основний вид документа, перший і єдиний його примірник);

• копії (точне відтворення оригіналу, також має юридичну силу);

• дублікати (повторний примірник офіційного документа, має юридичну силу);

• виписки (копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину).

За юридичною силою документи бувають:

• справжні (чинні, нечинні);

• підроблені (фальсифікати).

За складністю документи поділяються на:

• прості (відображають одне питання);

• складні (відображають два і більше питань чи фактів).

За терміном зберігання документи бувають:

• постійного зберігання;

• тривалого зберігання (понад 10 років);

• тимчасового зберігання (до 10 років).

За технікою відтворення розрізняють такі документи:

• рукописні;

• відтворені механічним способом.

За носієм інформації документи бувають:

• оформлені на папері;

• оформлені на дискеті, диску, магнітофонній стрічці;

• оформлені на фотоплівці, перфострічці.

Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні наявні на бланку документа, а змінні вносить суб’єкт у процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Існує два основні види формулярів:

• з повздовжнім розміщенням реквізитів;

• з кутовим розміщенням реквізитів.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Штамп – це група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок.

Текст – це головний елемент документа, який є джерелом певної інформації.

Ознаки тексту:

• цілісність;

• зв’язність;

• завершеність;

• структурна організація.

Документ умовно поділяють на 3 частини:

• заголовна (входять усі реквізити до «тексту»);

• основна (входять «текст» і «додатки»);

• оформлення (реквізити, що розміщені нижче додатків).

Основні вимоги до тексту:

• точність;

• стислість;

• достовірність;

• переконливість.

Текст буває:

• простий (складений із закінчення);

• складний (містить логічні елементи: вступ, доказ, закінчення).

Автобіографія – документ, що містить опис життя та діяльності особи і складається нею самою.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому зазначається:

• прізвище, ім’я, по батькові (у Н. відмінку однини);

• дата народження (число, місяць (літерами), рік);

• місце народження (село, місто (у Н. відмінку), район (у Р. відмінку), область, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку));

• відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, де здобувалася освіта);

• відомості про трудову діяльність (стисло і послідовно подаються назви місць роботи й посад);

• відомості про громадську роботу (всі її види);

• короткі відомості про склад сім’ї (без займенників):

а) якщо неодружені: батько, мати, сестри, брати (П.І.Б., рік народження, місце роботи або навчання, посада);

б) якщо одружені: дружина, чоловік, діти (П.І.Б., рік народження, місце роботи чи навчання, посада).

3. Повна домашня адреса і номер телефону.

4. Дата написання (ліворуч).

5. Підпис (праворуч).

Зразки автобіографії.