Висновки

Контроль — це процес в якому керівник проекту встановлює чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту, перш ніж будуть завдані збитки проекту.

Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він є засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Головний його сенс полягає у створенні гарантій виконання планових рішень.

До процесів контролю включають:

визначення результатів діяльності на основі співставлення результатів здійснення рішень із запланованими;

порівняння показників очікуваного і фактичного виконання планів;

аналіз ймовірних відхилень від запланованих показників;

перевірка припущень;

перевірка методичної та змістової узгодженості планового процесу.

Існують три основні види контролю:

1 - попередній,

2 - поточний,

3 – заключний.

Звітність у системі контролю може складатися за різними формами від безпосередньо особистих контактів і телефонних переговорів, оперативної звітності та представлень вартісних показників у вигляді таблиць, графіків у вигляді гістограм до складання графіків руху витрат, представлень у системі контролю виконання контрактів на поставки, статистичного контролю якості тощо. Але незалежно від форми представлення звітних даних звіт повинен включати п’ять основних пунктів:

кошторисну вартість;

фактичні результати, що характеризують процес виконання робіт проекту;

прогнозні результати, що характеризують очікуваний стан проекту на майбутнє;

відхилення, які показують наскільки прогнозні і фактичні результати відрізняються від запланованих чи розрахункових;

причини, що пояснюють існуючі відхилення від запланованих.

Існує два методи аналізу виконання проекту: метод порівняння з плановими показниками та визначення відхилень та метод скоригованого бюджету.

Питання для обговорення

1. Що таке контроль за виконанням проекту? З якою метою він проводиться?

2. Що є предметом та об’єктами контролю?

3. Які етапи включає в себе процес проведення контролю?

4. Які основні види контролю Ви знаєте? Коли вони проводяться?

5. Які основні завдання бюджетного контролю?

6. Які показники використовують для контролю виконання бюджету?

7. Як проводиться контроль виконання календарних планів?

8. Як та для чого складається звітність у системі контролю проектів?

9. Які вимоги ставляться до підготовки звітів та що є джерелами інформації?

10. Які методи та показники використовують для аналізу реалізації та виконання проекту?

Практичні завдання

Ситуація 1. Ви — менеджер проекту по розробці нової марки автомобіля, яку планують випускати в Україні. Іноземні інвестори вимагають розробити програму заходів для контролю за ходом виконання проекту. Розробіть самостійно рекомендації щодо контролю за змінами в реалізації проекту.

Ситуація 2. Ви як один із учасників проекту бачите потребу технологічних змін у проекті, причиною даних змін є виникнення досконалішого програмного забезпечення, яке б значно полегшило реалізацію проекту та відповідно зекономило кошти. Складіть пропозицію про внесення змін до проекту, яка містила б наступні дані:

автор пропозиції;

опис змін;

обґрунтування змін;

ціна;

вплив на продуктивність, термін реалізації, економію коштів тощо;

показники, які підлягають змінам;

думка зацікавлених учасників проекту;

рішення про прийняття змін;

підпис.

Задача 1.

Ви — проект-менеджер, однією із ваших функцій є контроль за змінами у проекті, зокрема, за витратами на виробничу собівартість одиниці продукції, що випускається. Заповніть дані таблиці для вищого керівництва із всією відповідальністю відповідального та уважного менеджера проекту.

Статтівитрат Сума витрат на калькуляційну одиницю, грн. Структура витрат, % Відхилення

минулий період звітний період минулий період звітний період +,- % пунктів струк-тури

1 2 3 4 5 6 7 8

Сировина та матеріали 0,20 0,25

Паливо й енергія на технологічні цілі 0,10 0,10

Основна заробітна плата робітників 0,13 0,15

Додаткова заробітна плата 0,07 0,07

Відрахування на соціальні заходи 0,08 0,08

Витрати на утримання та експлуатацію устаткування 0,20 0,18

Загальновиробничі витрати 0,05 0,04

Втрати від браку 0,02 0,02

Інші виробничі витрати 0,03 0,02

Виробнича собівартість 0,88 0,91 100,00 100,00 0

Задача 2.

Проаналізуйте операційні витрати на реалізацію проекту, визначте можливі причини змін та вкажіть шляхи скорочення витрат на проект.

Елементопераційнихвитрат Періоди Відхилення

Звітний період Попередній період Пунктівструктури

Сума, тис. грн. Питома вага, % Сума, тис. грн. Питома вага, %

Матеріальні витрати 80779,5 54810

Витрати на оплату праці 7488,7 4804,5

Відрахування на соціальні заходи 2657,5 1579,3

Амортизація 3002,5 1744,1

Інші операційні витрати 3694,4 4580,3

Разом 97622,6 100,00 67518,2 100,00 0,00