7. Проверка вводимых значений

МS Ехсеl предлагает специальное средство, позволяющее проверять, удовлетворяют ли заданным условиям вводимые в список значения. Можно задать допустимый тип данных (например, целые числа, даты, время или текст), диапазон разрешенных значений (например, целые числа от 1 до 31), указать перечень разрешенных значений (например, названия отделов предприятия). Следует отметить, что проверке подвергаются только значения, вводимые пользователем непосредственно в ячейки. Поэтому список может содержать некорректные данные, если они оказались там в результате операций копирования.

Чтобы задать условия проверки данных, нужно выделить диапазон ячеек, к которому должны применяться эти условия, затем воспользоваться командой Данные|Проверка. На экране появится окно диалога Проверка вводимых значений, содержащее три вкладки: Параметры, Сообщение для ввода, Сообщение об ошибке.

Задание типа данных и допустимых значений

Вкладка Параметры позволяет задать тип и интервал значений, которые разрешается вводить. Тип значений выбирается из списка Тип данных. Интервал значений задается с помощью списка Значение и поля/полей ввода. Если выбрать в списке Значение операцию между или вне, то полей будет два, для остальных операций - одно. Надписи, сопровождающие поля, будут меняться в зависимости от выбранной операции.

Чтобы задать список допустимых значений, его нужно сначала сформировать на рабочем листе, а потом в раскрывающемся списке Тип данных выбрать вариант Список и в поле Источник указать диапазон, в котором хранится список допустимых значений. Можно не создавать список на рабочем листе.

Тогда значения для раскрывающего списка нужно указать в поле Источник, отделяя их друг от друга точкой с запятой:

Бухгалтерия; пфо; ок; Цех №1; Цех №2; Цех №3.

Чтобы для проверки данных Ехсеl использовал формулу, в раскрывающемся списке Тип данных нужно выбрать вариант Другой и затем ввести нужное выражение в поле Формула. Например, чтобы значение в ячейке А1 было больше значения в В1, нужно выделить ячейку А1, выбрать команду Данные|Проверка..., в раскрывающемся списке Тип данных указать Другой и затем ввести = А1 > В1 в поле Формула. Если перед выбором команды Данные|Проверка... выделен диапазон ячеек, то в формуле должны соответствующим образом использоваться относительные и абсолютные ссылки. Например, нужно обеспечить правильный ввод данных в ячейки из столбца А, и для проверки значений используется формула =А1 > В1. В этом случае Ехсеl будет проверять условия А1 > В1, А2 > В2 и т. д. Если задать формулу =А1 > $В$1, то Ехсеl будет проверять выполнение условий А1 > В1, А2 > В1, А3 > В1 и т. д.

Сообщение для ввода

Чтобы задать подсказку, которую Ехсеl будет выводить при вводе значений в заданный диапазон, в окне диалога Проверка вводимых значений нужно воспользоваться вкладкой Сообщение для ввода. Здесь можно ввести заголовок и текст сообщения. Когда проверяемая ячейка будет выделена, это сообщение появится рядом с ней как примечание.

Задание сообщения об ошибке

Если в проверяемую ячейку введено неправильное значение, Ехсеl выводит стандартное сообщение об ошибке и предлагает повторить или отменить ввод (в случае отмены восстанавливается прежнее содержимое ячейки). Вместо стандартного сообщения можно задать пользовательское. Для этого на вкладке Сообщение об ошибке диалогового окна Проверка вводимых значений нужно ввести заголовок и текст сообщения.

Кроме того, в раскрывающемся списке Вид можно выбрать тип сообщения об ошибке:

• Останов,

• Предупреждение,

• Сообщение.

Эти три варианта отличаются значками, которые выводятся рядом с текстом сообщения, а также набором кнопок. Сообщение типа Останов позволяет пользователю повторить либо отменить ввод. Сообщение типа Предупреждение дает возможность пользователю наряду с этими возможностями сохранить введенное некорректное значение. Если выбран вариант Сообщение, то пользователь сможет сохранить введенное значение или отменить ввод, но ему не будет позволено повторить ввод.

5