Цель: Использовать возможности Excel для проведения анализа задач экономического содержания.

Автоматизация обработки данных, базы данных

Любой специалист независимо от сферы деятельности в той или иной мере занимается сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями. Особенно это актуально для тех, кто работает с экономической информацией.

Появление персонального компьютера активизировало процесс компьютеризации общества. Автоматизация на основе ПК поднимает деятельность людей на качественно новый уровень, меняет стереотипы обработки информации, позволяет организовать функционирование предприятий и организаций на базе информационных систем с применением новых информационных технологий.

Основные идеи современных информационных систем базируются на концепции баз данных (БД). Согласно данной концепции основой информационной системы являются данные, организованные в БД, адекватно отражающие действительность в той или иной предметной области и обеспечивающие пользователя актуальной информацией. База данных (БД) представляет собой совокупность взаимосвязанных файлов данных определённой организации, но может состоять и из единственного файла. Данные, составляющие БД, отражают характеристики объектов и их отношений в соответствующей прикладной области. Наибольшее распространение получили реляционные базы данных, представленные в виде прямоугольных таблиц. Каждый файл, входящий в БД, содержит большое число однотипных записей. Записи, в свою очередь, состоят из полей, представляющих определённую информацию об объектах. Поле является наименьшей информационной единицей, непосредственно доступной в записи.

Одним из программных продуктов, позволяющий автоматизировать процесс обработки данных, является ППП фирмы Microsoft Excel.

Работа со списками (бд) в Excel

1. Список. Составляющие списка

Ехсеl может работать как с простыми и небольшими по размерам, так и с более сложными и занимающими большой объем дискового пространства базами данных (БД). БД в Ехсеl иногда называют списком. Список – таблица, состоящая из нескольких столбцов.

Выделяют следующие элементы списка:

• запись (отдельная строка);

• поле (отделенный столбец);

• строка заголовков (первая строка списка, в которой указаны имена полей).

Полнофункциональный список или БД в МS Ехсеl состоит из диапазона базы данных, диапазона критериев, диапазона для извлечения.

Диапазон базы данных — область, где хранятся данные списка; связанные друг с другом данные записываются в отдельные строки, каждому столбцу соответствует свое поле списка с уникальным именем поля.

Диапазон критериев - область на рабочем листе, где задаются критерии поиска информации; здесь указываются имена полей и отводится область для записи условий отбора.

Диапазон для извлечения - область, в которую копируют выбранные из списка данные.

Диапазон базы данных

Для работы со списками необходимо указать диапазон ячеек, входящих в список. Приведем правила для определения местоположения списка.

Если какому-либо диапазону ячеек на текущем листе присвоено имя «База_данных», Ехсеl будет считать этот диапазон списком.

Команды в меню Данные предоставляют возможность ввести ссылку или имя диапазона листа вручную.

Пусть некоторая ячейка внутри списка активна. Ехсеl определит БД следующим образом: будет сделана попытка найти самую верхнюю строку, содержащую текст. В случае успеха эта строка станет строкой заголовков, а все соседние непустые строки под заголовками будут рассмотрены как список. Если текстовая строка не найдена, в качестве списка будут выделены все соседние непустые ячейки вокруг активной.