Выбрать тип файла документа.

Открыть список типов (при открытии документа – Тип файлов, при сохранении – Тип файла) и выбрать нужный вариант, если тип файла отличен от используемого программой по умолчанию,.

3. Заполнить поле Имя файла.

При открытии – щелкнуть по имени нужного файла. При сохранении – напечатать вместо имени по умолчании нужное имя.

4. Завершить операцию, нажав соответствующую кнопку.

13. Выделение файлов и папок

    • Для выделения одного файла достаточно щелкнуть мышью по его имени.

    • Для выделения блока файлов необходимо щелкнуть мышкой в одном углу блока и растянуть выделение до противоположного угла.

    • Для выделения нескольких файлов подряд – выделить имя первого файла, нажать клавишу Shift и выделить последний файл из группы.

    • Для выделения нескольких файлов, расположенных отдельно, – нажать Ctrl и щелкать по именам нужных файлов.

    • Для выделения всех файлов в папке можно использовать команду Выделить все меню Правка.

14. Создание папок

Для создания новой папки:

1. Откройте (сделайте текущей) папку, в которой необходимо создать новую папку (имя папки должно отображаться в заголовке окна программы Проводник).

2. Ни один из содержащихся в папке объектов не должен быть выделен.

3. Вы можете создать папку одним из следующих способов:

   • откройте Список задач для файлов и папок и щелкните по задаче Создать новую папку;

   • выберите в меню Файл команду Создать►Папку;

   • щелкните правой клавишей мыши по любому свободному от объектов месту текущей папки (чтобы вызвать контекстное меню текущей папки) и выберите команду Создать►Папку;

4. на экране появится значок папки и выделенное название папки, данное ей по умолчанию (Новая папка). Замените выделенный текст тем именем, которое вы даёте папке (не снимая выделения, введите нужный текст);

5. нажмите ENTER или щелкните мышкой вне поля ввода, чтобы завершить создание папки. Заметьте, что новая папка выделена, но не открыта.

15. Копирование и перемещение файлов и папок

Чтобы копировать (перемещать) объекты (файлы, папки, ярлыки):

1. Откройте папку, в которой находятся копируемые (перемещаемые) объекты.

2. Выделите то, что нужно копировать (перемещать).

3. Выберите нужную задачу в списке Задачи для файлов и папок или вызовите команду Копировать в папку (Переместить в папку) из меню Правка.

4. В открывшемся окне выделите папку-приемник (в которую будете копировать или перемещать).

5. Нажмите кнопку копирование (перемещение). Копировать и перемещать объекты можно и с помощью обычных команд для работы с буфером обмена (Вырезать, Копировать, Вставить), выбирая их из меню Правка или из контекстного меню любого выделенного объекта.

Рис. 32. Окно копирования элементов

Копирование и перемещение можно выполнять путем перетаскивания мышкой:

1. Вынесите на экран панель Папки и разверните структуру папок так, чтобы была видна папка-приемник.

2. Выделите копируемые объекты в папке-источнике.

3. Установив курсор мыши на выделении, прижмите левую кнопку мыши и перетащите элементы в папку-приемник:

   • для копирования держите прижатой CTRL;

   • для переноса держите прижатой SHIFT.

4. Отпустите кнопку мыши, а затем прижатую клавишу.

16. Переименование файлов и папок

Пользователь может изменять имена файлов и папок:

1. Выделите нужный объект.

2. Выберите команду Переименовать из списка Задачи для файлов и папок или из меню Файл, или из контекстного меню выделенного объекта. Либо нажать клавишу F2 –- Переименовать файл.

3. В результате выполнения предыдущего пункта исходное имя объекта будет выделено и доступно для редактирования. Замените старое имя объекта на новое.

4. Нажмите клавишу Enter.

17. Удаление и восстановление

Для удаления файлов и папок их нужно выделить и нажать клавишу Delete или кнопку списка Задачи для файлов и папок.

Для отмены последней операции необходимо нажать кнопку или выбрать соответствующий пункт в меню Правка или контекстном меню.

Каждый объект (файл, папка, диск и пр.) имеет набор параметров. Для их просмотра и изменения следует выделить этот объект и дать команду из меню Файл ► Свойства или в контекстном меню объекта выбрать пункт Свойства.

Если удаляемые объекты были расположены на жестком диске, они перемещаются в Корзину, предназначенную для временного хранения удаленных объектов. Объекты, помещенные в Корзину, могут быть восстановлены:

1. Откройте Корзину, сделав двойной щелчок по ее значку на Рабочем столе, либо открыв ее содержимое с помощью Проводника.

2. Выделите ошибочно удаленные объекты.

3. В области Задачи для Корзины щелкните по позиции Восстановить или дайте команду Восстановить из меню Файл (или из контекстного меню).

Файлы, удаленные с дискеты, в Корзину не попадают, следовательно, их нельзя «вынуть» из нее.

18. Поиск файлов и папок

Для поиска файлов и папок необходимо:

1. щелкнуть кнопку Пуск;

2. выбрать пункт Найти;

3. выбрать пункт Файлы и папки;

4. в поле Искать имена файлов или папок ввести имя файла или фрагмент имени файла;

5. в поле Искать текст можно ввести фрагмент текста, который должны содержать искомые файлы;

6. в поле Где искать выбрать диск или другой объект, на котором будет проводиться поиск;

7. щелкнуть по кнопке Найти.

В проводнике удобно просто нажать кнопку (или клавишу F3) в текущем каталоге и, не выбирая место поиска, найти необходимые файлы в текущем каталоге.

Для введения дополнительных параметров поиска можно щелкнуть надпись Параметры поиска, после чего в окне появятся новые элементы. С их помощью можно вести поиск по дате создания или последнего изменения, по типу, размеру и др.

Рис. 33. Окно Поиска объектов

Задания

1. Войдите в систему под своим логином и паролем (Логин и пароль выдаются преподавателем).

2. Запустите программу Калькулятор (Пуск->Все программы ->Стандартные).

3. Переведите его в режим Инженерный (меню Вид-> Инженерный).

4. Подсчитайте выражение 5+346*(24+45-21)=.

5. Запустите программу WordPad (Пуск->Все программы ->Стандартные).

6. С помощью кнопок на Панели задач переключитесь с одной программы на другую.

7. Сверните окно программы WordPad.

8. Разверните окно программы WordPad на весь экран.

9. Переведите окно WordPad в нормальный режим.

10. Сверните все окна.

11. Закройте все открытые программы.

12. Запустите программу WordPad (Пуск->Все программы ->Стандартные).

13. Напишите немного о себе. Документ должен содержать следующие пункты: ФИО, год рождения, где учились, ваши цели, хобби, будущая профессия.

14. Сохраните набранный текст в файл на диск H:\ под именем О себе.

15. Создайте в программе WordPad новый файл (Документ в формате RTF).

16. В созданный файл напечатайте список своей группы с датами рождения. Пример: Иванов Сергей Иванович, 11.10.1984. Васильев Антон Сергеевич, 23.12.1984.

17. Сохраните файл на диск H:\ под именем Список группы.

18. Изучите при помощи вызова справки программы WordPad следующее:

    1. Команда из меню Вставка->Дата и время.

    2. Команда из меню Формат->Шрифт.

    3. Команда из меню Формат->Абзац.

    4. Команды (кнопочки) панели инструментов (рис. 34).

Рис. 34

19. Создайте в программе WordPad новый файл (Документ в формате RTF).

20. В созданном документе кратко опишите функции, изученные в Задании №18.

21. Сохраните созданный файл на диске H:\ под именем Функции

22. Откройте в программе WordPad файл H:\Список группы.

23. Напечатайте заголовок к списку: Список групп № (укажите свой номер группы) со следующими параметрами:

    1. Шрифт: Аrial.

    2. Начертание: жирный.

    3. Размер: 14 пт.

    4. Цвет: малиновый.

    5. Выравнивание: по центру.

24. Отформатируйте документ Список группы, кроме заголовка, со следующими параметрами:

    1. Шрифт: Times New Roman.

    2. Начертание: обычный.

    3. Размер: 12 пт.

    4. Цвет: черный.

    5. Выравнивание: по левому краю.

25. Сохраните документ Список группы.

26. Откройте в программе WordPad файл H:\О себе. И оформите документ как показано на рис. 35.

Рис. 35

27. Сохраните документ О себе.

Контрольная точка №1 (необходимо сдать выполненные задания преподавателю)

28. Скопируйте в H:\ файл Z:\БФГ\Договор.

29. Скопируйте в H:\ файл Z:\БФГ\Коммунальные услуги

30. Откройте в программе WordPad файл H:\Договор

31. В пункте 2.2 документа Договор не рассчитана стоимость всей площади жалюзи. С помощью программы калькулятор умножьте цену за 1 кв.м на площадь и внесите результат в договор.

32. Вычислите общую стоимость заказа (без НДС), добавив к рассчитанной сумме стоимость работ по доставке и установке. Запишите результат расчета в пункт 2.3.

33. Умножьте общую стоимость заказа на 1,2, чтобы вычислить стоимость заказа с НДС. Внесите полученную сумму в пункты 2.4 и 2.5 договора и сохраните документ.

34. В первой строке выделите двойным щелчком символы подчеркивания после символа «№» и введите номер договора: 25-УД.

35. В той же строке выделите двойным щелчком символы подчеркивания после слова «от», откройте меню Вставка, дайте команду Дата и время и выполните двойной щелчок по второму варианту формата даты.

36. Выделите в тексте договора пункт 3.4 и удалите его.

37. Выделите первую строку документа, измените начертание шрифта на жирный, установите размер шрифта- 16 пт.

38. Выровняйте по центру относительно полей первую строку и заголовки всех разделов договора.

39. Подчеркните текст заголовков всех разделов договора и установите размер шрифта – 14 пт.

40. Сохраните документ.

41. Откройте в программе WordPad файл H:\Коммунальные услуги

42. Выделите весь текст кроме шапки (заголовочной части) документа и юридических адресов и задайте выравнивание по левому краю.

43. Договор вступает в силу с сегодняшнего дня. Вставьте эту дату в соответствующий абзац.

44. Сохраните документ.

45. Откройте в программе WordPad все созданные ранее файлы (H:\) и сохраните эти файлы в формате Текстовый документ, используя команду Сохранить как.

46. Создайте в программе WordPad новый файл и опишите в созданном файле структуру диска H:\, используя вид папки Таблица, документ должен содержать следующую информацию:

    1. Имя файла.

    2. Размер файла в килобайтах.

    3. Тип файла.

    4. Самый маленький и самый большой по размеру файл.

47. Сохраните созданный файл на диске H:\ под именем Структура папок.

48. Создайте на диске H:\ следующие папки:

    1. Текст.

    2. Резюме.

    3. Договоры.

    4. Группа.

    5. Помощь.

    6. Университет.

49. В папке H:\Университет создайте следующие папки:

    1. Библиотека.

    2. Структура.

Контрольная точка №2 (необходимо сдать выполненные задания преподавателю)

50. Скопируйте в папку H:\Текст следующие файлы:

    1. Договор.txt.

    2. Коммунальные услуги.txt.

    3. О себе.txt.

    4. Список группы.tx.

    5. Функции.txt.

51. Переместите папку H:\Группа в папку H:\Университет

52. Удалите из корневой папки диска H:\ следующие файлы:

    1. Договор.txt.

    2. Коммунальные услуги.txt.

    3. О себе.txt.

    4. Список группы.txt.

    5. Функции.txt.

53. Скопируйте файлы H:\Договор и H:\Коммунальные услуги в папку H:\Договоры.

54. Скопируйте файл H:\О себе в папку H:\Резюме.

55. Переместите файл H:\Список группы в папку H:\Университет\Группа.

56. Переместите файл H:\Структура папок в папку H:\Университет\Структура.

57. Скопируйте файл H:\Функции в папку H:\Помощь.

58. Удалите из корневой папки диска H:\ следующие файлы:

    1. Договор.rtf..

    2. Коммунальные услуги.rtf.

    3. О себе.rtf.

    4. Функции.rtf.

Контрольная точка №3 (необходимо сдать выполненные задания преподавателю).

59. Узнайте через справку, что такое ярлык.

60. Узнайте все способы создания ярлыка.

61. Узнайте все способы копирования и перемещения файлов и папок.

Самоконтроль

1. Для чего используется режим «Эскизы страниц»?

3. Укажите способы создания ярлыка для папки на Рабочем столе.

4. К акая операция будет выполняться при протяжке мыши, если курсор принял такую форму - ?

4. Какую кнопку окна надо нажать, чтобы раскрыть окно на весь экран?

5. Какими способами можно завершить работу с прикладной программой?

6. Какие элементы отсутствуют в диалоговых окнах?

7. Укажите способы переключения между окнами открытых программ в Windows.

8. Одна из команд меню заканчивается многоточием. Что произойдет, если пользователь выберет эту команду?

9. Какими способами можно открыть контекстное меню?

10. Можно ли отменить операцию по копированию файла?

11. Что произойдет с файлом, если удалить его ярлык?

12. Какими способами можно переименовать файл?

13. Как выделить файлы в списке через один?

14. Текстовый курсор установлен после буквы С в слове СТОН. Какое слово будет отображено на экране, если нажать на клавиатуре клавишу DELETE?

15. Вы просматриваете текст документа, перетягивая бегунок вдоль линейки прокрутки. Перемещается ли при этом текстовый курсор?

16. Какие символы могут быть использованы при написании имени файла?

17. По какому признаку операционная система определяет тип файла документа?

18. Что такое Буфер обмена?

19. Какое расширение имеют текстовые файлы, открываемые по умолчанию стандартной программой «Блокнот»?

20. Какими способами можно вызвать справочную систему Windows?

21. Файлы с каким расширением являются исполняемыми?

22. Какими способами можно выделить все файлы текущей папки.

23. Возможно ли восстановить файл, удаленный с дискеты с помощью стандартных методов?

3. Основы работы с программой Microsoft Word

Microsoft Word – ведущая система обработки текстовых документов, совмещающая в себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов. При помощи Word можно создавать любые документы и публиковать их в электронном виде, а также в виде печатных копий.

1. Основные термины

Любой текст, набранный в Word, называется документом. Каждый документ получает свое имя.

Любая команда задается нажатием на кнопку. Кнопка имеет два состояния: включенное и выключенное. Под "нажатием" подразумевается наведение указателя на кнопку и одинарный щелчок левой кнопкой мыши, например:

Окно – прямоугольная область, в которой располагается активный документ. Число окон соответствует количеству открытых файлов (документов).

Ввод текста с клавиатуры на экран в Word называется набор, а вывод на принтер – печать (распечатка).

В первую очередь текстовой редактор предназначен для работы с текстом, а именно со шрифтами. Возможно изменение их начертания, размера, цвета и стиля. Разнообразие самих шрифтов позволяет создавать документы самого разного типа: визитки, письма, брошюры, документацию, приглашения, объявления, вывески, книги и т.д. Доступна настройка всех параметров абзаца (отступ, межстрочный шаг, выравнивание).

Word позволяет создавать таблицы в тексте, которые можно всячески видоизменять, а также проводить все возможные операции с ячейками таблицы.

Теперь стало возможным использование одновременно 12 буферов. Иначе говоря, можно скопировать до 12 различных фрагментов и вставлять любой из них при необходимости.

Word поддерживает работу с графикой. Под графикой подразумеваются рисованные картинки, фотографии, а также фигуры, создаваемые вручную. Также есть возможность разработки высокохудожественных надписей. Любой графический объект настраивается (яркость, контрастность, размер, цвет, положение и др.).

Встроенный редактор формул позволяет создавать самые сложные математические и химические формулы.

Кроме всего перечисленного в Word имеется множество дополнительных функций, ускоряющих и облегчающих работу с текстами:

• расстановка переносов;

• изменение масштаба просмотра документа;

• автоматическая нумерация страниц;

• создание границ вокруг текста и страниц;

• разработка своего стиля и использование его в дальнейшем для быстрого форматирования текста;

• поддержка нескольких словарей для проверки правильности написания;

• работа с макросами;

• поддержка нескольких окон;

• удобная справочная система;

• проверка орфографии, грамматики и синтаксиса;

• настройка панелей инструментов (добавление и удаление кнопок и команд);

• возможность предварительного просмотра перед печатью;

• настройка параметров страницы и поддержка нестандартных форматов бумаги;

• вставка в текст специальных символов.

Word позволяет просматривать документ в пяти различных режимах:

• Обычный режим – позволяет сконцентрировать внимание на текстовой информации, содержащейся в документе.

• Режим Web-документа – позволяет увидеть, как будет выглядеть документ при просмотре в Интернете.

• Режим разметки (режим по умолчанию) – позволяет увидеть, как документ будет выглядеть на печати.

• Режим структуры – отображается схема, используемая для структурной организации документа.

• Режим чтения – позволяет выполнить масштабирование документа для облегчения его чтения или размещения на экране монитора.

Символы

Каждая буква текста, размещаемого в документе, называется символом. Формат каждого символа может быть задан индивидуально, но чаще форматируются целые слова, строки или абзацы текста. Для каждой буквы может быть изменен шрифт, начертание, размер, положение, интервал, цвет. Кроме того, к тексту могут быть применены некоторые специальные эффекты, например, мерцание или эффект бегущей строки.

Абзацы

Документ разделяется на абзацы. Для каждого абзаца в отдельности может быть задан требуемый отступ, выравнивание, позиции табуляции и межстрочный интервал. Кроме того, абзац может быть оформлен обрамлением, оттенен фоном или отформатирован как маркированный, нумерованный или многоуровневый список.

Страницы

Печатные документы разделяются на страницы. Функции форматирования страниц в Word позволяют определять размеры полей, колонтитулы, нумерацию страниц, количество колонок и прочие параметры страницы.

Разделы

В сложных документах может возникнуть необходимость в использовании более одной группы параметров форматирования. Например, для различных частей документа может понадобиться различный текст колонтитулов или потребуются страницы, на которых текст форматируется как в одну, так и в несколько колонок. В этом случае документ следует разбить на разделы. Каждому разделу соответствует свой набор параметров форматирования.

Шаблоны

В Word шаблоны используются для сохранения информации о форматировании документов, горячих клавишах, пользовательских меню, панелях инструментов и прочей информации. Все новые документы создаются на основе шаблонов. В комплект поставки Word входят десятки предопределенных шаблонов для различных типов документов, включая служебные записки, письма, отчеты, резюме, бюллетени и юридические документы. Пользователь может изменять имеющиеся и создавать новые шаблоны в соответствии с потребностями.

Стили и темы

Word предоставляет десятки различных функций форматирования, а использование стилей и тем призвано облегчить одновременное применение нескольких параметров форматирования. Стили могут содержать форматы как символов, так и абзацев. Во всех шаблонах документов хранятся определенные исходные наборы стилей, однако стили могут быть добавлены, удалены или изменены пользователем.

Темы представляют собой наборы стилей, согласованных между собой для обеспечения единого вида вэб-страниц и прочих электронных документов. Темы содержат стили символов и абзацев, фоновые рисунки и графику для вэб-страниц и сообщений электронной почты. В комплект поставки Word входят десятки предопределенных тем для использования в создаваемых документах.

Окно документа

После запуска программы появляется примерно следующее окно (рис.36).

Рис. 36. Основные элементы окна документа

В ходе работы окно документа может существенно изменяться, однако основные элементы управления и функции окна программы всегда остаются неизменными.

Строка заголовка

В строке заголовка, расположенной в верхней части экрана, отображается название программы, а также название открытого документа. В Word одновременно может быть открыто несколько различных документов, однако в строке заголовка отображается название того документа, с которым ведется работа. Системное меню и кнопки управления окном могут быть использованы для закрытия окна и изменения его размера.

Если открыто несколько документов, щелчок на кнопке закрытия окна, расположенной в строке заголовка, приведет к закрытию текущего документа. Если открыт только один документ, при щелчке на этой кнопке будет закрыта сама программа Word.

По умолчанию Word открывает все документы в режиме просмотра разметки страницы. Кнопками в левом нижнем углу можно менять режимы просмотра. Введите произвольный текст и пощелкайте на кнопках режима просмотра. Посмотрите, что получается.

Панель меню

В панели меню находятся меню и команды, используемые при работе с Word. Когда открыт только один документ, в правой части строки меню отображается кнопка закрытия документа - ее можно использовать для закрытия документа без выхода из Word.

Панель можно перемещать, растягивать или делать перемещаемой.

Панели инструментов

Панели инструментов содержат кнопки и меню, с помощью которых реализуется доступ к наиболее часто используемым командам. Word позволяет отображать около 20 различных панелей инструментов, однако, как правило, одновременно отображается 2-3. При первом запуске Word отображает две основные панели – "Стандартная" и "Форматирование". Для того чтобы добавить/убрать панель, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и из выпадающего списка выбрать нужную панель.

Сами кнопки панелей инструментов интуитивно понятны. Если из рисунка кнопки трудно понять ее назначение, достаточно задержать курсор мыши над нужной кнопкой и в появившейся подсказке можно прочитать ее назначение (рис. 37). Для использования кнопки панели инструментов достаточно выполнить щелчок на этой кнопке.

Для использования раскрывающихся меню можно щелкнуть на отображаемой в поле списка цифре или названии и ввести требуемое значение или же щелкнуть на кнопке со стрелкой и выбрать значение из раскрывшегося при этом списка.

Рис. 37. Пример всплывающей подсказки

Часто на панели инструментов для отображения всех кнопок не хватает места. Для отображения всех кнопок панели инструментов следует щелкнуть на кнопке "Другие кнопки", расположенной у правого края панели. При этом из выпадающего списка можно будет добавить нужные кнопки.

Если вас не устраивает расположение панели инструментов или требуется постоянно отображать на панели большее количество кнопок, можно изменить размер панели инструментов или сделать ее перемещаемой, перетаскивая панель за маркер перемещения, расположенный у ее левого края. Двойной щелчок на панели приводит к закреплению ее в верхней части экрана.

В Word панели инструментов являются адаптивными. Т.е., если кнопка, отсутствующая на панели инструментов, используется достаточно часто, Word автоматически помещает ее на панель инструментов. С другой стороны, если на панели инструментов есть кнопки, которые никогда не используются, Word перемещает их на палитру "Другие кнопки".

Линейки

Линейка позволяет обозначить ширину текста, а также размеры отступов и позиции табуляции. Установку отступов и позиций табуляции можно выполнять, перетаскивая или устанавливая соответствующие маркеры на линейке при помощи мыши. У левого края окна документа в режиме разметки документа также отображается вертикальная линейка.

Курсор

Курсором называется мигающая вертикальная черта, появляющаяся в левом верхнем углу создаваемого документа. Указатель мыши имеет вид латинской буквы I, когда он находится в пределах окна документа.

Чтобы ввести текст, достаточно набрать его с клавиатуры. Набираемый текст вставляется в то место, где расположен курсор. Для перемещения курсора можно воспользоваться стрелками перемещения курсора на клавиатуре или поместить указатель мыши в нужное место и щелкнуть левой кнопкой.

Нельзя установить курсор, а следовательно, и вводить текст за пределами области документа, например, на полях или после конца текста.

Строка состояния

В строке состояния, расположенной под горизонтальной полосой прокрутки, отображается информация об активном документе и текущем положении в нем. В строке состояния располагаются кнопки, предназначенные для включения режимов записи макроса и записи исправлений. Кроме того, там находится значок с изображением книги, используемый для запуска функции проверки правописания.

2. Использование меню

Для управления Word используются меню. Меню, как и панели инструментов, являются адаптивными.

В Word реализованы адаптивные меню, автоматически изменяющие свой состав в целях экономии экранного пространства. При первом открытии меню вы увидите в нем небольшой набор основных команд и двойную стрелку в нижней части. Если щелкнуть на стрелке или просто оставить меню открытым на несколько секунд, оно расширится, отобразив все остальные команды, входящие в его состав (рис. 38).

При выборе команды из расширенной части меню она добавляется в основной набор команд, и для ее повторного выбора расширять меню уже не потребуется.

Рис. 38. Пример реализации адаптивного меню

Команды меню могут быть выбраны при помощи клавиатуры или мыши. Кроме команд, большинство меню Word содержат подменю, в которых располагаются дополнительные команды.

Подменю отмечается стрелкой, отображаемой после его имени. Для отображения подменю и выбора содержащихся в нем команд необходимо щелкнуть на его имени.

Для выбора команды меню с использованием мыши следует открыть меню и щелкнуть на меню требуемой команды. Для выбора команды из подменю необходимо открыть меню, щелкнуть на имени подменю для его открытия, а затем выбрать требуемую команду.

Для закрытия меню без выбора команды достаточно щелкнуть мышью за пределами меню или нажать клавишу Esc.

Кроме меню, расположенных в верхней части экрана, можно использовать контекстные меню, вызываемые нажатием правой кнопки мыши или сочетания клавиш Shift+F10. В открывшемся меню надо выбрать требуемую команду.

Следует отметить, что набор команд, отображаемых в контекстных меню, зависит от того, на каком участке экрана выполняется щелчок.

Попробуйте пощелкать правой кнопкой мыши на различных участках окна Word и посмотрите, какие контекстные меню всплывают.

3. Создание открытие и сохранение документа,

Создать – создание нового файла. В отличие от кнопки на панели инструментов, создание документа через меню происходит несколько иначе. В частности, открывается диалог, в котором можно выбрать шаблон, по которому будет создан документ (рис. 39).

Рис. 39. Диалоговое окно Создание документа

В правой части окна показан образец данного шаблона. Здесь есть множество вариантов: резюме, календари, записки, отчеты, письма, факсы, конверты, брошюры, диссертации, руководства, справочники и т.д. Для создания простого документа выбираем шаблон Новый документ. Созданный документ имеет временное имя Документ 1.

Открыть – открытие файла. Необходимо указать папку, в которой записан файл и его имя. Все файлы, являющиеся документами Word, обозначаются пиктограммой.

Закрыть – закрытие файла. При выполнении этой операции не происходит выхода из Word. Если изменения в документе не были сохранены, то будет выведено предложение сделать это (рис. 4):

Рис. 40. Диалоговое окно сохранения документа

Сохранить – сохранение текущего файла. Если документ не имеет имени, то выводится диалоговое окно, в котором необходимо указать папку и название документа. Если же файл уже был сохранен ранее, то он повторно перезаписывается на диск (с тем же именем и в ту же папку).

Сохранить как – сохранение текущего файла под другим именем и в другой папке (диске).

Сохранить как Web-страницу – преобразование и сохранение документа в формате HTML (в виде Web-страницы). Word, как редактор HTML-файлов, хорош только для начинающих разработчиков Web-страниц.

4. Выделение текста

Когда текст введен в документ, может оказаться что-то не так, и какой-нибудь фрагмент текста надо будет изменить. Прежде чем вносить какие-либо изменения, необходимо фрагмент выделить. Тем самым Word "будет знать", какая часть документа будет правиться.

Метод протягивания наиболее интуитивно понятный. Таким образом можно выделить любую часть текста. Давайте попробуем. Для этого нам понадобится текст, набранный ранее.

Поместите указатель мыши слева от слова "большую" в первом абзаце.

Нажмите левую кнопку мышки и, удерживая ее, переместите указатель вдоль строки до конца слова, а затем отпустите кнопку мыши. По мере протягивания, выделяемая область будет окрашиваться в другой цвет и останется оттененной после отпускания кнопки мышки.

При выделении нескольких строк, абзацев или всего текста протяжка может выполняться не только в горизонтальном, но и в вертикальном направлении. Когда при протягивании указатель мыши достигает верхнего или нижнего края окна документа, одновременно с расширением выделенной области выполняется автоматическая прокрутка.

Для снятия выделения достаточно щелкнуть мышью в любом месте за его пределами.

Если вы хотите, чтобы по мере протягивания мышки выделялись слова целиком, то надо выбрать команду меню "Сервис" – "Параметры" и на вкладке "Правка" установить флажок "Автоматически выделять слова".

При помощи мыши можно быстро выделять определенные части текста документа. Ниже в таблице представлены методы выделения текста посредством щелчка мыши.

Для быстрого выделения больших участков текста методы щелчка и протяжки можно совмещать. Например, можно щелкнуть мышью на левом поле документа, выделив строку, а затем, не отпуская кнопки мыши, выполнять протяжку вверх или вниз для выделения других строк.

При выделении текста с использованием клавиатуры надо сделать следующее:

• переместить курсор, удерживая при этом нажатой клавишу Shift, к концу выделяемой области, используя клавиши управления курсором (см. предыдущее занятие);

• установить курсор в нужном месте документа;

• отпустить клавишу Shift.

5. Форматирование текста

Word предоставляет множество различных функций для форматирования документа. Чтобы придать тексту нужный вид, можно, использовать сочетания клавиш, команды панели инструментов, также можно использовать для этой цели стили. Документ можно форматировать на пяти различных уровнях:

• уровень символов;

• уровень абзацев;

• уровень разделов;

• уровень страниц;

• уровень документа.

Чтобы произвести форматирование текста, он должен быть предварительно выделен или же нужные параметры форматирования должны быть установлены перед вводом текста.

Форматировать абзац или раздел можно, просто установив курсор в любом месте абзаца или раздела.

Основными параметрами форматирования символов являются: гарнитура шрифта, размер, начертание, интервал и положение символов.

Большинство наиболее часто используемых функций форматирования доступны на панели инструментов "Форматирование".

Word вставляет в документ непечатаемые символы форматирования. Иногда бывает полезно видеть такие символы, чтобы обнаружить некоторые ошибки форматирования (например, убрать лишние пробелы в тексте). Для отображения/скрытия непечатаемых символов служит кнопка "Непечатаемые знаки" на панели "Стандартная".

Непечатаемые символы позволяют видеть, как отформатирован документ. Если по каким-либо причинам необходимо постоянно следить за такими символами, можно установить постоянное отображение непечатаемых символов.

Основные команды форматирования текста панели инструментов:

Стиль – выбор стиля для выделенного абзаца.

Шрифт – установка шрифта. Если был выделен фрагмент, все символы в нем изменятся на новый шрифт.

Размер – изменение размера шрифта. Размер выбирается из списка или же вводится вручную.

Полужирный – включает полужирное начертание символов.

Курсив – оформление текста курсивом (наклонные символы).

Подчеркнутый – подчеркивание текста.

По левому краю – выравнивание текста по левому краю документа. Правый край остается неровным.

По центру – центрирование текста. Эта функция удобна для установки заголовков в середину листа.

По правому краю – выравнивание текста по правому краю, при этом левый остается неровным.

По ширине – выравнивание текста по левой и правой границам.

Нумерация – преобразование простого текста в список с нумерацией.

Маркеры – создание списка, в котором каждая строка маркирована специальным символом.

Уменьшить отступ – уменьшение отступа выделенных абзацев.

Увеличить отступ – увеличение отступа выделенных абзацев.

Внешние границы – добавление или удаление границы вокруг выделенного текста, абзацев, ячеек или рисунков.

Выделение цветом – установка фона текста.

Цвет шрифта – выбор цвета для символов.

Основные команды меню форматирования текста:

Описание команд меню Формат

Шрифт – изменение параметров шрифта. Все параметры задаются в следующем окне (рис. 41):

Рис. 41. Диалоговое окно Шрифт, вкладка Шрифт

Здесь кроме шрифта, начертания и размера устанавливаются цвет, подчеркивание и видоизменение. В нижней части окна можно видеть, как будет выглядеть текст с текущими параметрами. Верхний и нижний индекс используются соответственно для ввода степени или индекса.

Рис. 42. Диалоговое окно Шрифт, вкладка Интервал

В закладке Интервал (рис.42) устанавливаются:

• Масштаб – высота символов относительно исходной (в процентах, от 1 до 600).

• Интервал – увеличение или уменьшение расстояния между символами.

• Смещение – смещение выделенного текста относительно текущей строки.

• Кернинг – автоматическая настройка кернинга, то есть уменьшение интервала между некоторыми парами знаков. При кернинге знаки в словах кажутся распределенными более равномерно.

Рис. 43. Диалоговое окно Шрифт, вкладка Анимация

В закладке Анимация (рис. 43) создается анимированный эффект к тексту. Использовать его можно для выделения какой-либо части документа. Анимированный фрагмент сразу привлекает к себе внимание.

Абзац (рис. 44) – установка параметров абзаца:

• Выравнивание – позволяет выстроить все начальные или конечные символы строк вдоль одной линии, в результате чего текст выглядит ровным.

• Отступ – задает интервал от левого (Слева) или правого (Справа) поля до строк абзаца.

• Интервал - изменение интервала между выделенным и предыдущим абзацами.

• Междустрочный – интервал между строками текста. Можно выбрать как стандартный интервал (Одинарный, Полуторный, Двойной), так и установить его вручную (Точно). За счет регулирования интервала легко изменять объем документа.

• Отступ – расстояние от поля до первого символа абзаца ("красная строка").

Рис. 44. Диалоговое окно Абзац

6. Использование буфера обмена

Простейшим способом перемещения текста в документе является перетаскивание - выделение и перемещение при помощи мыши.

• Выделите небольшой фрагмент текста.

• Поместите указатель мыши в любой части выделенного фрагмента и нажмите на левую кнопку мыши.

• Не отпуская кнопку, перетащите фрагмент в нужное место (предполагаемое место вставки фрагмента будет подсвечиваться).

• Отпустите кнопку мыши.

Можно таким образом переносить фрагменты текста из одного документа в другой, правда при этом оба окна (окно-приемник и окно-источник) должны быть видны на экране монитора.

Перетаскивание текста с помощью мыши удобно для перемещения текста лишь на небольшие расстояния (в пределах экрана монитора). Для того, чтобы переместить фрагмент текста в любое место документа, используются функции вырезания, копирования и вставки выделенного фрагмента. С помощью этих функций можно перемещать также графику, примечания, гиперссылки.

Вырезать выделенный фрагмент можно тремя способами:

1. Выбрать команду Правка►Вырезать.

2. Нажать сочетание клавиш Ctrl+X.

3. Щелкнуть по кнопке Вырезать (изображение с ножницами) на панели инструментов "Стандартная".

Этими же тремя способами можно проделать копирование и вставку.

Копирование:

1. "Правка" – "Копировать".

2. Ctrl+C.

3. Кнопка "Копировать".

Вставка:

1. "Правка" – "Вставить".

2. Ctrl+V.

3. Кнопка "Вставить".

Куда же переносить вырезанный или скопированный фрагмент? Он помещается в так называемый буфер обмена - специальную область памяти Word. В последних версиях Word может хранить в буфере обмена 24 объекта одновременно. Вставка происходит также из буфера обмена.

Команда вставки из буфера обмена позволяет сделать вставку в документ точной копии вырезанного/скопированного ранее объекта в точку документа, куда установлен курсор. Для вставки в документ текста с указанием способа форматирования служит команда "Специальная вставка". Кроме того, можно вставить информацию из другого документа в виде ярлыка или гиперссылки, по которым осуществляется автоматический переход к другому документу.

Окно диалога "Специальная вставка" позволяет определить формат вставляемой в документ информации.

• Поместите в буфер обмена текст или графику.

• Переместите курсор в позицию, в которую следует вставить элемент из буфера обмена.

• Выберите команду Правка►Специальная вставка. Появится следующее окно (рис. 45).

Рис. 45. Диалоговое окно Специальная вставка

В списке "Как" выберите нужный формат для вставки. В области "Результат" приводятся пояснения относительно результата вставки элемента с использованием выбранного формата.

7. Работа с таблицами

Основные команды для работы с таблицами находятся в меню Таблица:

Нарисовать таблицу – создание новой таблицы путем ее рисования.

Добавить (Вставить) – добавление таблицы, строк, столбцов или ячеек.

Удалить – удаление таблицы, выделенных столбцов, строк или ячеек, в которых находится курсор.

Выделить – выделение строки, столбца, ячеек или таблицы целиком.

Объединить ячейки – объединение нескольких выделенных ячеек в одну, при этом все данные также объединяются.

Разбить ячейки – разбиение выделенных ячеек на заданное число строк и столбцов.

Разбить таблицу – разбиение таблицы на две.

Автоформат (рис. 46) – автоматическое форматирование таблицы. В списке представлены различные стили оформления таблицы.

Рис. 46. Диалоговое окно Автоформат таблицы

Автоподбор – автоматическая настройка ширины и высоты столбцов.

Заголовки – использование выделенной строки в качестве заголовка таблицы, который при печати будет выводиться на каждой странице, если таблица располагается на нескольких листах.

Преобразовать – преобразование таблицы в текст или наоборот.

Сортировка – упорядочение данных в выделенных строках или списке по алфавиту, величине или дате.

Отображать сетку – команда позволяет включать и отключать отображение сетки из точечных линий.

Свойства таблицы – задание различных параметров таблицы.

Задания

1. Запустите программу Microsoft Word (Пуск->Все программы->Microsoft Office).

2. Выведите на экран Область задач (меню Вид/Область задач или сочетанием клавиш Ctrl+F1).

3. Дайте команду из меню Файл/Создать.

4. В Области задач выберите команду На моем компьютере.

5. Создайте резюме на основе шаблона Изысканное резюме.

6. Не закрывая созданный документ, откройте файл H:\Резюме\О себе.

7. Используя буфер обмена Word, скопируйте необходимую информацию о себе из документа О себе в резюме.

8. Заполните в резюме все поля и сохраните документ в папке H:\Резюме\ с именем Мое резюме.

9. Создайте с помощью мастера календарей:

   1. cтиль: Изысканный;

   2. ориентация: Альбомная;

   3. начало: Январь этого года;

   4. конец: Декабрь этого года.

10. Просмотрите и сохраните созданный документ в H:\Университет с именем Календарь.

11. Откройте в программе Microsoft Word документ Z:\БФГ\Об университете.

12. Сохраните этот документ в H:\Университет с именем Об университете, используя команду Файл/Сохранить как.

13. Задайте для всего текста документа Об университете следующие параметры:

    1. шрифт: Times New Roman;

    2. размер шрифта: 14 пт.;

    3. выравнивание: по ширине.

14. Задайте для заголовка Об университете:

    1. выравнивание: по центру;

    2. размер шрифта 16 пт.;

    3. начертание: полужирный;

    4. цвет: Синий.

15. Задайте для всех абзацев документа, кроме заголовка: Первая строка отступа на 1,25см.

16. Сохраните документ.

17. Закройте все открытые документы.

18. Откройте в программе Microsoft Word документ Z:\БФГ\Студенческая жизнь.

19. Отобразите в программе Microsoft Word непечатаемые знаки.

20. Сохраните этот документ в H:\Университет с именем Школьная жизнь, используя команду Файл/Сохранить как.

21. Удалите лишние (пустые) абзацы и пробелы.

22. Задайте для всего текста документа Школьная жизнь следующие параметры:

    1. шрифт: Arial;

    2. размер шрифта: 10 пт.;

    3. выравнивание: по ширине.

23. Задайте для заголовка Школьная жизнь:

    1. шрифт: Times New Roman;

    2. вВыравнивание: по центру;

    3. размер шрифта 16 пт.;

    4. начертание: полужирный;

    5. цвет: Вишневый.

24. Задайте для всех абзацев документа, кроме заголовка: Первая строка отступа на 1,25см

25. Сделайте последний абзац предпоследним.

26. Задайте для последнего и предпоследнего абзацев следующие параметры:

    1. шрифт: Times New Roman;

    2. выравнивание: по правому краю;

    3. размер шрифта 12 пт.;

    4. начертание: полужирный и курсив;

    5. цвет: Синий.

27. Измените 4 и 5 абзацы как показано на рис. 47, используя команду Маркированный список.

Рис. 47

Сохраните документ.

28. Откройте в программе Microsoft Word документ H:\Университет\Группа\Список группы.rtf

29. Пронумеруйте список с помощью команды Нумерованный список.

30. Сохраните документ.

31. Продолжите работу над документом Список группы.rtf и сохраните документ в папку H:\Университет\Группа\ с именем Группа в формате Документ Word (используйте команду Файл/Сохранить как)

32. Преобразуйте документ Группа в табличный вид. Таблица должна иметь следующий вид (рис. 48):

Рис. 48

33. Откройте в программе Microsoft Word документ Z:\БФГ\Специальности.

34. Сохраните этот документ в H:\Университет\Структура с именем Специальности ТГУ, используя команду Файл/Сохранить как.

35. Преобразуйте содержание всего документа в таблицу следующего вида (рис. 49).

Рис. 49

36. Сохраните документ Специальности ТГУ.

37. Закройте все открытые документы и программы.

Контрольная точка №4 (необходимо сдать выполненные задания преподавателю)

Самоконтроль

1. Какие действия возможно производить в программе Microsoft Word?

1. Печатать текст.

2. Создавать таблицы.

3. Создавать формулы.

4. Автоматически производить расчеты.

1. С помощью каких элементов панели инструментов возможно изменять формат текста?

2. Какую информацию содержит строка состояния?

3. Какой режим программы Word позволяет увидеть образец документа при просмотре в Интернете?

4. Какие бывают стили форматирования?

5. По каким критериям возможна сортировка таблицы?

6. Какими способами можно выделить один абзац?

7. Какие основные параметры форматирования есть у Шрифта?

8. Что такое колонтитул?

9. Сколько элементов в программе Word можно поместить в буфер обмена?

10. При помощи какого пункта меню можно выполнить копирование текста?

11. С помощью какого объекта можно создавать формулы в программе Microsoft Word?

12. Можно ли вставить в ячейку таблицы новую таблицу?

4. Основы работы в Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel – очень мощное средство создания и ведения различных электронных документов.

Интерфейс программы очень схож с Microsoft Word. После запуска программы экран Excel (рис. 50) содержит пять областей (по порядку сверху вниз): строку меню, панели инструментов, строку формул, окно книги и строку состояния. Основным отличием от Word является присутствие вместо окна документа, так называемого окна книги, другими словами, электронной таблицы. Книга разбита на несколько листов (таблиц). Листы можно удалять или добавлять новые. Как и всякая таблица, лист состоит из строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки.

Рис. 50. Стандартный вид окна программы Excel

В нижней части окна книги находится несколько кнопок, с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Если видны не все ярлычки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна.

Ячейки являются основными строительными единицами рабочего листа. Каждая ячейка имеет свои строго определенные координаты, или адрес ячейки, где можно хранить и отображать информацию. Ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1, имеет адрес А1.

Зачастую границы данных таблицы выходят за пределы экрана монитора. В этом случае для просмотра содержимого листа надо использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги.

Ниже панели инструментов расположена строка формул 9рис. 51).

Рис. 51. Расположение строки формул

Содержимое активной (выделенной в данный момент) ячейки всегда появляется в строке формул. В процессе ввода или редактирования данных в ячейке, в строке формул появляются три кнопки:

• кнопка отмены (красный крестик);

• кнопка ввода (зеленая галочка);

• кнопка изменения формулы (знак функции).

Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул.

В самом низу окна рабочей области находится строка состояния, показывающая режим работы программы.

1. Перемещение по листу и выделение ячеек

Чтобы производить какие-либо действия с ячейками, их надо выделить. При выделении одной ячейки ее адрес появляется в поле имени в строке формул.

Самый простой и распространенный способ выделения одной ячейки - щелчок левой кнопкой мыши. Подведите курсор к нужной ячейке и нажмите левую кнопку мыши. При этом вокруг ячейки появится рамка, которая сообщает о том, что данная ячейка является активной, т.е. в нее можно вводить или редактировать данные. Для ускорения выполнения операций часто бывает необходимо выделение группы ячеек или диапазона. Чтобы выделить диапазон, надо установить курсор на левую верхнюю ячейку выделяемого диапазона, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, "тащить" мышь к правой нижней ячейке. При достижении нужной ячейки кнопку мыши надо отпустить. При этом выделенный диапазон будет подсвечен другим цветом.

Для выделения большого диапазона ячеек можно воспользоваться приемом расширения выделения. Для этого надо выделить левую верхнюю ячейку диапазона, затем, удерживая клавишу Shift, щелкнуть на правой нижней ячейке, если ячейка не видна, то можно воспользоваться полосами прокрутки. Если известны координаты ячеек, то можно сделать следующее: выделить левую верхнюю ячейку, затем в поле имени в строке формул, через двоеточие ввести координаты правой нижней ячейки и нажать клавишу Enter.

Для уменьшения/увеличения масштаба изображения можно воспользоваться командой "Масштаб" меню "Вид".

Если необходимо выделить группу диапазонов ячеек, то для этой цели надо воспользоваться клавишей Ctrl.

Если необходимо выделить столбец или строку целиком, надо щелкнуть на заголовке строки или столбца.

2. Работа с блоком ячеек

Блок – это диапазон ячеек, окруженный со всех сторон пустыми ячейками или заголовками столбцов и строк.

Активная область – это прямоугольник, который заключает в себя все столбцы и строки листа, содержащие непустые ячейки.

Рис. 52. Активная область

На рис. 52 представлены три блока ячеек: A3:E8, A10:E10, G3:G8. Активная область - A3:G10. Если установить указатель мыши на нижней границе активной ячейки и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, то будет выделена нижняя ячейка блока. Если активной является самая нижняя ячейка блока, то двойной щелчок на нижней границе ячейки приведет к выделению ячейки, расположенной ниже блока. Аналогичным образом выделяются ячейки при щелчке на правой, левой или верхней границе активной ячейки. Если дважды щелкнуть на границе ячейки при нажатой клавише Shift, то будут выделены все ячейки, начиная с текущей, до края блока.

Перемещаться по соседним ячейкам можно при помощи клавиш управления курсором. Для перемещения к краю блока ячеек используются клавиши со стрелками при нажатой клавише Ctrl.

Для перемещения по листу и выделения ячеек удобно пользоваться клавишами Home, End

Для быстрого перемещения и выделения ячейки или диапазона можно пользоваться командой "Правка" – "Перейти" (F5).

3. Ввод данных

Существует два типа данных, которые можно вводить в ячейки листа Excel – константы и формулы. Константы в свою очередь подразделяются на: числовые значения, текстовые значения, значения даты и времени, логические значения и ошибочные значения.

Числовые значения:

Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9, а также спецсимволы

+ - Е е ( ) . , $ % /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершении ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой "Сервис" – "Параметры" можно на вкладке "Правка" установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку.

Рассмотрим особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак "-" (минус).

2. Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.

3. Числа, заключенные в скобки, интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) – для Excel означает -40.

4. При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.

5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).

7. Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата – 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль – 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32.

Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для их отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке (рис. 53).

Рис. 53. Пример ввода длинных чисел

В этом случае значение в ячейке называется вводимым или отображаемым значением.

Значение в строке формул называется хранимым значением.

Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки.

Текстовые значения:

Ввод текста полностью аналогичен вводу числовых значений. Вводить можно практически любые символы. Если длина текста превышает ширину ячейки, то текст накладывается на соседнюю ячейку, хотя фактически он находится в одной ячейке. Если в соседней ячейке тоже присутствует текст, то он перекрывает текст в предыдущей ячейке (рис. 54).

Рис. 54. Пример ввода текстовых значений

Для настройки ширины ячейки по самому длинному тексту, надо щелкнуть на границе столбца в его заголовке. Так если щелкнуть на линии между заголовками столбцов А и В, то ширина ячейки будет автоматически настроена по самому длинному значению в этом столбце (рис 55).

Рис. 55. Пример настройки ширины ячейки

Если возникает необходимость ввода числа как текстового значения, то перед числом надо поставить знак апострофа, либо заключить число в кавычки – '123 "123".

Различить, какое значение (числовое или текстовое) введено в ячейку, можно по признаку выравнивания. По умолчанию текст выравнивается по левому краю, в то время как числа – по правому.

При вводе значений в диапазон ячеек ввод будет происходить слева – направо и сверху – вниз. После завершения ввода значения нажатием Enter курсор будет переходить к соседней ячейке, находящейся справа, а по достижении конца блока ячеек в строке перейдет на строку ниже в крайнюю левую ячейку.

4. Изменение значений в ячейке

Для изменения значений в ячейке до фиксации ввода надо пользоваться, как и в любом текстовом редакторе, клавишами Del и Backspace. Если надо изменить уже зафиксированную ячейку, то надо дважды щелкнуть на нужной ячейке, при этом в ячейке появится курсор. После этого можно производить редактирование данных в ячейке. Можно просто выделить нужную ячейку, а затем установить курсор в строке формул, где отображается содержимое ячейки, и затем отредактировать данные. После окончания редакции надо нажать Enter для фиксации изменений. В случае ошибочного редактирования ситуацию можно "отмотать" назад при помощи кнопки "Отменить" (Ctrl+Z).

5. Работа с формулами

Теперь переходим к самому интересному – созданию формул. Собственно, это то, ради чего и разрабатывались электронные таблицы.

Вводить формулу следует со знака равенства. Это необходимо для того, чтобы Excel понял, что в ячейку вводится именно формула, а не данные.

Выделим произвольную ячейку, например А1. В строке формул введем =2+3 и нажмем Enter. В ячейке появится результат (5). А в строке формул останется сама формула (рис. 56).

Рис. 56. Пример ввода формулы

Поэкспериментируйте с различными арифметическими операторами: сложения (+), вычитания (-), умножения (*), деления (/). Чтобы их правильно использовать, надо четко представлять себе их приоритет.

1. В первую очередь выполняются выражения внутри скобок.

2. Умножение и деление имеют более высокий приоритет, чем сложение и вычитание.

3. Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо.

Совет – ИСПОЛЬЗУЙТЕ СКОБКИ. В этом случае вы обезопасите себя от случайной ошибки в вычислениях с одной стороны, а с другой – скобки значительно облегчают чтение и анализ формул. Если в формуле количество закрывающих и открывающих скобок не совпадает, Excel выдаст сообщение об ошибке и предложит вариант ее исправления. Сразу после ввода закрывающей скобки Excel отображает жирным шрифтом (или другим цветом) последнюю пару скобок, что очень удобно при наличии в формуле большого количества скобок.

Использование в формулах ссылок на другие ячейки.

Введите в ячейку А1 число 10, а в ячейку А2 – число 15. В ячейке А3 введите формулу =А1+А2. В ячейке А3 появится сумма ячеек А1 и А2 – 25. Поменяйте значения ячеек А1 и А2 (но не А3!). После смены значений в ячейках А1 и А2 автоматически пересчитывается значение ячейки А3 (согласно формуле) (рис. 57).

Рис. 57. Использование в формулах ссылок на другие ячейки.

Чтобы не ошибиться при вводе адресов ячеек, можно использовать при вводе ссылок мышь. В нашем случае надо проделать следующее.

• Выделить ячейку А3 и ввести в строке формул знак равенства.

• Щелкнуть на ячейке А1 и ввести знак плюс.

• Щелкнуть на ячейке А2 и нажать Enter.

Результат будет аналогичным.

Относительные, абсолютные и смешанные ссылки

• Относительная ссылка указывает на ячейку согласно ее положению относительно ячейки, содержащей формулу. Обозначение относительной ячейки - А1.

• Абсолютная ссылка указывает на ячейку, местоположение которой неизменно. Обозначение абсолютной ячейки - $A$1.

• Смешанная ссылка содержит комбинацию относительной и абсолютной ссылок - $A1, A$1.

Для быстрого изменения типа ссылки используется клавиша F4. Введите в ячейку А1 любое число. В ячейку А2 введите формулу =А1. Затем нажимайте клавишу F4. После каждого нажатия клавиши тип ссылки будет меняться (рис. 58).

Рис. 58. Пример изменения типа ссылки

Для начала разберем относительные ссылки. Введите в ячейки следующие значения:

А1 - 20 В1 - 200

А2 - 30 В2 - 300

В ячейку А3 введите формулу =А1+А2 и нажмите ввод (рис. 59).

Рис. 59. Пример относительной ссылки

Теперь установите курсор на правый нижний угол ячейки А3, нажмите правую кнопку мыши и протяните на ячейку В3 и отпустите кнопку мыши. Появится контекстное меню, в котором надо выбрать "Копировать ячейки" 9РИС. 60).

Рис. 60. Контекстное меню ячейки

После этого значение формулы из ячейки А3 будет скопировано в ячейку В3. Активизируйте ячейку В3 и посмотрите какая формула получилась - В1+В2. Почему так получилось? Когда мы записали в ячейке А3 формулу А1+А2, Excel интерпретировал эту запись так: "Взять значения из ячейки, расположенной в текущем столбце на две строки выше, и сложить со значением ячейки, расположенной в текущем столбце на одну строку выше". Т.е. скопировав формулу из ячейки А3, например, в ячейку С43, мы получим – С41+С42. Вот в этом прелесть относительных ссылок, формула как бы сама подстраивается под наши задачи (рис. 61).

Рис. 61. Результат копирования относительных ссылок

Абсолютные ссылки

Введите в ячейки следующие значения:

• А1 - 20 В1 - 200

• А2 - 30 В2 - 300

• С1 – 5.

В ячейку А3 введите следующую формулу =А1+А2+$C$1. Аналогичным образом скопируйте формулу из А3 в В3. Относительные ссылки "подстроились" под новые значения, а вот абсолютная – осталась неизменной (рис. 62).

Рис. 62. Результат копирования относительных и абсолютных ссылок

6. Работа с функциями

Функция – это заранее определенная формула, которая работает с одним или несколькими значениями и возвращает результат.

Наиболее распространенные функции Excel являются краткой записью часто используемых формул.

Например функция =СУММ(А1:А4) аналогична записи =А1+А2+А3+А4.

А некоторые функции выполняют очень сложные вычисления.

Каждая функция состоит из имени и аргумента. В предыдущем случае СУММ – это имя функции, а А1:А4 – аргумент. Аргумент заключается в круглые скобки.

Так как функция суммы используется наиболее часто, то на панель инструментов "Стандартная" вынесена кнопка "Автосумма".

Введите в ячейки А1, А2, А3 произвольные числа. Активизируйте ячейку А4 и нажмите кнопку автосуммы. Результат показан ниже (рис.63).

Рис. 63. Активизация кнопки Автосумма

Нажмите клавишу ввода. В ячейку А4 будет вставлена формула суммы ячеек А1..А3. Кнопка автосуммы снабжена выпадающим списком, из которого можно выбрать другую формулу для ячейки (рис. 64).

Рис. 64. Выпадающий список кнопки Автосуммы

Для выбора функции служит кнопка "Вставка функции" в строке формул. При ее нажатии появляется следующее окно (рис. 65).

Рис. 65. Окно Мастера функций

Если точно неизвестна функция, которую надо применить в данный момент, то в окне диалога "Поиск функции" можно произвести поиск.

В выпадающем списке "Категория" надо выбрать подходящую категорию для использования функции. Саму функцию выбирают в нижнем окне "Выберите функцию".

Если формула очень громоздкая, то можно включить в текст формулы пробелы или разрывы строк. Это никак не влияет на результаты вычислений. Для разрыва строки надо нажать комбинацию клавиш Alt+Enter.

Можно использовать в формулах вместо ссылок на ячейки таблицы заголовки таблицы. Постройте следующий пример (рис. 66).

Рис. 66. Пример использования ссылок на ячейках таблицы

По умолчанию Microsoft Excel не распознает заголовки в формулах. Чтобы использовать заголовки в формулах, выберите команду Параметры в меню Сервис. На вкладке Вычисления в группе Параметры книги установите флажок Допускать названия диапазонов.

При обычной записи формула в ячейке В6 выглядела бы так:

=СУММ(В2:В4).

При использовании заголовков формула будет выглядеть так:

=СУММ(Кв 1).

Необходимо знать следующее:

• Если формула содержит заголовок столбца/строки, в котором она находится, то Excel считает, что вы хотите использовать диапазон ячеек, расположенных ниже заголовка столбца таблицы (или справа от заголовка строки).

• Если формула содержит заголовок столбца/строки, отличного от того, в котором она находится, Excel считает, что вы хотите использовать ячейку на пересечении столбца/строки с таким заголовком и строки/столбца, где расположена формула.

При использовании заголовков можно указать любую ячейку таблицы с помощью пересечения диапазонов. Например, для ссылки на ячейку С3 в нашем примере можно использовать формулу =Строка2 Кв 2. Обратите внимание на пробел между заголовками строки и столбца.

Формулы, содержащие заголовки, можно копировать и вставлять, при этом Excel автоматически настраивает их на нужные столбцы и строки.

Задания

1. Запустите программу Microsoft Excel (Пуск->Все программы->Microsoft Office).

2. Ответьте на следующие вопросы:

   1. Как называется рабочая книга?

   2. Сколько листов в этой книге?

   3. Какой лист текущий?

   4. Какой адрес активной ячейки?

3. Удалите все листы рабочей книги, кроме первого.

4. Задайте имя для первого листа Группа.

5. Добавьте в книгу еще два листа с именами соответственно: Расчет и Компьютеры.

6. Заполните лист Группа данными из документа H:\Университет\Группа\Группа.doc, как показано на рисунке 67.

Рис. 67

7. Отсортируйте список по алфавиту.

8. Определите день группы, введите в следующую строчку после окончания списка группы (назовем данную строчку N) в столбец А: «День группы». В ячейки BN и CN необходимо ввести формулы подсчета среднего значения. Пример представлен на рис. 68.

Рис. 68

9. Перейдите на лист Расчет и введите следующие данные

   Номер счета	Наименование вклада	Про-цент	Начальная сумма вклада, руб.	Итоговая сумма вклада, руб.
   1	Годовой	8%	5500	??
   2	Рождественский	15%	15030	??
   3	Новогодний	20%	8520	??
   4	Мартовский	13%	111000	??
   	Итого	Средний процент ??	Общая сумма ??	Общая сумма ??

10. Заполните ячейки с вопросительными знаками необходимыми формулами.

11. Перейдите на вкладку Компьютеры и введите следующие данные, заменяя ячейки с вопросительными знаками нужными формулами (обязательно использовать абсолютные ссылки):

12. Сохраните книгу в H:\Университет\ с именем Итого.

Самоконтроль

1. Сколько областей и какие содержит экран после запуска программы Excel?

2. Какие операции возможно производить над листами книги Excel?

3. Меняется ли текущий лист во время прокрутки листов?

4. Дайте определение ячейки.

5. Дайте определение активной ячейки.

6. В каком случае в ячейке появляются символы ###?

7. Дайте определения для относительной, абсолютной и смешанной ссылки.

8. Какие форматы ячейки существуют?

9. С помощью каких действий возможно изменить ширину столбца?

5. Архиваторы и антивирусы

В системе Windows нет встроенных функций для работы с архивами, поэтому большинству пользователей приходится обзаводиться специальными утилитами и при этом решать проблему многообразия архивных форматов. Емкость магнитных дисков и оперативной памяти постоянно растет, каналы передачи данных становятся все более мощными, и все же объем передаваемой и хранимой информации по-прежнему остается весьма значимым фактором, заставляющим нас использовать программные средства для работы с упакованными данными.

1. Форматы и инструменты

Принято различать архивацию и упаковку (компрессию, сжатие) данных. В первом случае речь идет о слиянии нескольких файлов и даже каталогов в единый файл – архив (примером использования такой технологии в чистом виде может служить формат RAR), во втором – о сокращении объема исходных файлов путем устранения избыточности (в данной статье мы говорим об упаковке без потерь информации, т.е. с возможностью точного восстановления исходных файлов). Как правило, современные архиваторы обеспечивают также сжатие данных, являясь, таким образом, еще и упаковщиками, однако существуют и чисто "упаковочные" утилиты типа Gzip, сжимающие отдельные файлы, преобразуя их в формат Z или GZ.

При выборе инструмента для работы с упакованными файлами и архивами следует учитывать два фактора:

• эффективность, т.е. оптимальный баланс между экономией дисковой памяти и производительностью работы;

• совместимость, т.е. возможность обмена данными с другими пользователями.

Совместимость, пожалуй, сегодня более важна, так как по достигаемой степени сжатия конкурирующие форматы и инструменты различаются на проценты, а вычислительная мощность современных компьютеров делает время обработки архивов не столь существенным показателем, как, скажем, десять лет назад. Поэтому при выборе инструмента для работы с архивами важнейшим критерием для большинства пользователей (во всяком случае тех, для кого обмен большими массивами данных - насущная проблема), вероятно, является способность программы "понимать" наиболее распространенные архивные форматы, даже если эти форматы не самые эффективные.

WinRAR – это один из самых мощных и удобных архиваторов для Windows. Программа позволяет создавать архивы RAR практически любых размеров, содержащие неограниченное число файлов, а также поддерживает полноценную работу с файлами CAB, ARJ, LZH, TAR, GZ, ACE, UUE, BZ2 и JAR.

В настоящее время растет популярность формата RAR и соответствующей программы WinRAR. Но, хотя технология RAR обеспечивает высокую степень сжатия, стандартом она так и не стала, отчасти из-за не очень гибкого механизма работы с большими архивами. Во многих случаях удачным решением проблемы совместимости является создание архивов в виде самораспаковывающихся программ (EXE-файлов). Многие программы, ориентированные на какой-либо из традиционных типов архивов, способны создавать и EXE-архивы на базе своего "родного" формата. Но это решение не всегда обеспечивает достаточную гибкость (например, не позволяет без специальных инструментов выборочно извлекать файлы из архива).

Разработанная российским программистом утилита WinRAR позволяет работать с ZIP-архивами, но основным форматом для нее является RAR. Кроме того, есть возможность создавать самораспаковывающиеся EXE-архивы, а также использовать внешние программы для распаковки и просмотра архивов типа ARJ, LZH и CAB. Программа создает многотомные архивы лишь в формате RAR. Формат RAR превосходит ZIP, ARJ и LZH по эффективности сжатия, однако в наибольшей степени преимущество этой технологии проявляется в случае "непрерывных" архивов, которые не допускают внесение изменений и обрабатываются довольно медленно.

2. Работа с программой WinRar.

Архивы выглядят и ведут себя подобно обычным папкам. Пополнять архивы и извлекать из них объекты можно с помощью перетаскивания. Для просмотра упакованных файлов в программе имеется встроенный модуль визуализации, но можно подключать и внешнюю утилиту просмотра. Программа снабжена весьма обстоятельной справочной системой (рис. 69).

Рис. 69. Окно WinRAR

Для работы с архивами можно также воспользоваться выпадающим меню, которое возникает при клике правой кнопкой по файлу или папке (рис. 70).

Рис. 70. Контекстное меню, пункт программы WinRAR

При клике по пункту «Добавить в архив имя_файла» файлы помещаются в архив, названый по имени файла.

При клике по пункту «Добавить в архив…» появляется диалоговое окно, в котором можно задать параметры создаваемого архива (рис. 71).

Рис. 71. Окно добавления файлов в архив

1. Переключатель, позволяющий выбрать формат архива RAR или ZIP.

2. Метод сжатия – задаёт метод архивации:

   • Без сжатия

   • Скоростной

   • Быстрый

   • Обычный

   • Хороший

   • Максимальный

Чем сильнее метод сжатия, тем меньше будет размер архива, однако дольше будет идти упаковка и больше вероятности того, что данные в архиве будут повреждены. Лучше оставить выставленный по умолчанию – Обычный.

3. Разделить на тома (размером в байтах) – позволяет разделить на несколько архивов упаковываемые данные (например, если требуется переносить их на дискетах).

4. Имя архива – позволяет задать имя создаваемого архива.

5. Удалить файлы после упаковки – если отмечен этот пункт, то после архивации исходные файлы будут удалены.

6. Создать SFX архив – позволяет создать самораскрывающийся архив, т.е. такой архив, для распаковки которого не требуется установленный архиватор.

Это основные пункты, с которыми приходится работать при архивировании.

Теперь рассмотрим обратное действие – извлечение из архива (разархивирование). Для этого также нужно кликнуть правой кнопкой мыши по нужному архиву и выбрать один из пунктов в выпадающем меню (рис. 72).

Рис. 72. Контекстное меню, пункт программы WinRAR

При клике по пункту «Извлечь файлы…» появляется выпадающее меню, в котором можно указать параметры распаковки (рис.73).

Рис. 73. Окно Путь и параметры извлечения

1. Режим обновления – позволяет установить способ обновления файлов, извлекаемых из архива:

   • Извлечь с заменой файлов – при распаковке заменяет файлы с совпадающими именами.

   • Извлечь с обновлением файлов – извлекает только файлы с уникальными именами.

   • Обновить только существующие файлы – извлекает (с заменой) только файлы с совпадающими именами.

2. Режим перезаписи – позволяет задать событие при перезаписи файла:

• Выдавать запрос при перезаписи – при попытке замены файла будет появляться окно запроса на подтверждение или отмену этого действия.

• Перезаписывать без запроса – все замены будут проходить без запроса на подтверждение

• Пропускать существующие файлы – перезапись производиться не будет.

3. Окно проводника, в котором можно выбрать директорию, куда будут извлекаться файлы.

4. Путь для извлечения – строка, в которой можно прописать путь до директории, в которую будут извлекаться файлы.

При клике по пункту «Извлечь в текущую папку» архив будет распакован в текущий каталог с установками по умолчанию.

При клике по пункту «Извлечь в имя_архива» будет создан каталог с именем архива и архив будет распакован в него.

3. Антивирусы

Вряд ли во всем мире найдется хоть один компьютер, который не получал бы время от времени данные из "внешнего мира": из Интернета, по электронной почте, локальной сети, с CD, с дискет, побывавших на другом компьютере, и т.п. Во всех этих случаях существует опасность заражения компьютера вирусом.

Вирус - это программа, способная «внедряться» (записывать свою копию) в программы и документы пользователя. За каждой копией сохраняется возможность «размножения». В мире существует десятки тысяч вирусов. Некоторые из них очень опасны, так как способны выполнять враждебные действия по отношению к хранящейся в компьютере информации.

Программы или документы, содержащие вирус, называют зараженными.

Программы, предназначенные для обнаружения и уничтожения вирусов, называются антивирусами.

Как заражаются компьютеры?

Хитрые и умные вирусописатели постоянно ищут и находят все новые и новые способы внедрения вредоносных программ на наши компьютеры. Если когда-то вы могли заполучить вирус только одним способом: скопировав через дискету инфицированную программу, то сейчас основной путь распространения вирусов - через Интернет и электронную почту.

Как обеспечить надежную антивирусную защиту?

Защитить компьютер от вирусов может только сам пользователь. Предотвратить заражение компьютера или минимизировать ущерб, если заражение все-таки произошло, можно только правильно и своевременно применяя антивирусные программы. Само по себе наличие антивирусных средств, если пользоваться ими неправильно, не гарантирует от заражения. Для надежной защиты своего компьютера выполняйте следующие правила:

• Проверяйте на вирусы все дискеты, CD-диски, ZIP-диски, побывавшие на другом компьютере, все приобретенные CD (особенно и обязательно - с играми!).

• Используйте антивирусные программы известных проверенных фирм, регулярно (в идеале - ежедневно!) обновляйте их базы.

• Не выгружайте резидентную часть (монитор) антивирусной программы из оперативной памяти вашего компьютера.

• Используйте только программы и данные, полученные из надежных источников. Чаще всего вирусами бывают заражены пиратские копии программ, особенно игр.

• Никогда не открывайте файлы, прикрепленные к электронным письмам, пришедшим от неизвестных вам отправителей, и не заходите на сайты, рекламируемые через спам-рассылки (по данным лаборатории Касперского, в настоящее время около 90% вирусов распространяются именно таким образом).

Что такое качественный антивирус?

Хорошая антивирусная программа должна:

• Обеспечивать эффективную защиту в режиме реального времени. Резидентная часть (монитор) программы должна постоянно находиться в оперативной памяти вашего компьютера и производить проверку всех файловых операций (при создании, редактировании, копировании файлов, запуске их на исполнение), сообщений электронной почты, данных и программ, получаемых из Интернета.

• Позволять проверять все содержимое локальных дисков "по требованию", запуская проверку вручную или автоматически по расписанию.

• Защищать ваш компьютер даже от неизвестных вирусов: программа должна включать в себя технологии поиска неизвестных вирусов, основанные на принципах эвристического анализа.

• Уметь проверять и лечить архивированные файлы.

• Давать возможность регулярно (ежедневно!) обновлять антивирусные базы (через Интернет, с дискет или CD - как вам удобнее).

Какой антивирус выбрать?

Вскоре после появления персональных компьютеров и начала массового распространения вирусов появилось огромное количество антивирусных программ. Качество их было самое разное, были и очень хорошие, но почему-то не получившие широкого распространения, были и просто ужасные. Выжили очень немногие. Сейчас в России используются главным образом две очень хорошие, проверенные, качественные антивирусные программы: Dr.WEB и Антивирус Касперского. Каждая из них имеет несколько разновидностей, ориентированных на разные сферы применения: для использования на домашних компьютерах, для малого и среднего бизнеса, для крупных корпоративных клиентов, для защиты локальных сетей, для почтовых, файловых серверов, серверов приложений. Обе эти программы, безусловно, отвечают всем вышеперечисленным требованиям.

Так что, какой антивирус выбрать - Dr.WEB или Касперского – это, скорее, дело вашего вкуса.

И еще. Ни в коем случае не устанавливайте на свой компьютер сразу две (или больше) антивирусные программы разных разработчиков. В этом случае антивирусы немедленно начинают замечать друг за другом "подозрительную активность", и работа на компьютере превращается в мучение. Если хотите сменить антивирусную программу, то перед инсталляцией новой полностью деинсталлируйте старую.

Если антивирус уже установлен, то для проверки файла, папки или диска на наличие вирусов стоит лишь кликнуть по ним правой кнопкой мыши и из выпадающего меню выбрать пункт «Проверить на наличие вирусов» (в антивирусах различных производителей эта надпись может разниться, но смысл её остаётся прежним), после чего выбранный объект будет проверен на наличие вирусов (рис. 74).

Рис. 74. Проверка файла на наличие вируса

Задания

1. Создайте отдельный файл архива (для создания архива используйте программу WinRAR) для каждой папки:

   1. Текст;

   2. резюме;

   3. договора;

   4. помощь;

   5. университет.

2. Проверьте все папки и файлы диска H:\ на наличие вирусов.

Контрольная точка №5 (необходимо сдать выполненные задания преподавателю)

Самоконтроль:

1. Вирус – это:

1. Программа;

2. аппаратный сбой;

3. системная ошибка.

1. При заражении вирусом возможные действия:

1. установить антивирус;

2. форматирование жесткого диска;

3. прервать доступ к Интернету.

3. Как можно получить обновление для антивируса?

4. Какие существуют расширения файлов у архивов?

5. Возможны ли просмотр и редактирование заархивированных данных?

6. Существует ли возможность заархивировать файл таким образом, чтобы он открылся на любом другом компьютере, где не установлена программа архивации?

7. Существует ли возможность делить файл по частям с помощью архиватора?

Список литературы

1. Шалин, П. Энциклопедия Windows XP / П. Шалин. - СПб: Питер, 2003. - 684 с.

2. Аглицкий, Д.С. Персональный компьютер и Windows для всех / Д.С. Аглицкий - М: Филин, 1996. - 332 с.

3. Берлинер, Э.М. Microsoft Office XP:Самоучитель – Э.М. Берлингер. - М: Бином, 2001. - 432 с.

4. Саммонс, К. Windows XP: Самоучитель / К. Саммонс. - М: ДМК Пресс, 2005. - 399 с.

5. Комякин, В.Б. Современный самоучитель работы на компьютере: Быстрый старт / В.Б. Комякин. - М: Триумф, 2002. - 412 с.

97