3. Данные налогового учета

Данные налогового учета - данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения (ст. 314 НК РФ).

Аналитический учет данных налогового учета должен раскрывать порядок формирования налоговой базы.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Налоговые и иные органы не вправе устанавливать обязательные формы документов налогового учета (абз. 5 ст. 313 НК РФ).

Первичные учетные документы.

Для того чтобы понять, какие документы признаются первичными учетными документами, обратимся к нормам законодательства, регулирующим ведение бухгалтерского учета.

Так, согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Для составления этих документов необходимо использовать формы, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если, осуществляя хозяйственную операцию, организация использовала форму, отличную от унифицированной, то это может вызвать спор с налоговыми органами. Причем судебные инстанции могут встать на сторону налоговиков (см., например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 13.10.2008 N А13-40/2007, ФАС Западно-Сибирского округа от 05.12.2007 N Ф04-8299/2007(40634-А81-15)).

Если организация составляет документ, форма которого не предусмотрена в этих альбомах, то в документе нужно отразить следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ):

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Таким образом, для целей налогообложения организация вправе принимать те же первичные учетные документы, которые используются для целей бухгалтерского учета.

Кроме того, подтвердить данные налогового учета можно с помощью справки бухгалтера.

Отметим, что унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организации следует разработать такую форму самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухгалтерскому учету.

Аналитические регистры налогового учета.

Для постановки налогового учета организация должна использовать систему аналитических регистров налогового учета (далее - налоговые регистры).

Налоговые регистры - сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета (ст. 314 НК РФ).

Таким образом, в регистрах вы отражаете данные из первичных документов или регистров бухгалтерского учета.

Регистры следует вести в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях.

Формы налоговых регистров организации необходимо разработать самостоятельно и утвердить их в качестве приложения к учетной политике.

При этом организация должна учитывать особенности своей деятельности.

Так, например, если организация осуществляет операции, которые одинаково учитываются как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, то нет необходимости разрабатывать специальные налоговые регистры. В этом случае при формировании налоговой базы вы можете использовать данные бухгалтерского учета.

Однако в некоторых случаях требования бухгалтерского и налогового учета не совпадают. Тогда необходимо самим разработать налоговые регистры.

Для этого можно дополнить применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами либо ввести самостоятельные налоговые регистры. Закон допускает такую возможность (абз. 3 ст. 313 НК РФ).

Следует помнить, что Налоговый кодекс РФ устанавливает обязательные реквизиты, которые должны содержать налоговые регистры (абз. 13 ст. 313):

- наименование регистра;

- период (дата) составления;

- измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

- наименования хозяйственных операций;

- подпись (расшифровка подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Для сведения: МНС России разработало Рекомендации "Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации", которые содержат формы регистров налогового учета. Данные регистры можно использовать в своей деятельности либо на их основе разработать свои.

Правильность отражения хозяйственных операций в налоговых регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров необходимо обеспечить их защиту от несанкционированных исправлений. Если в регистре обнаружена ошибка, то исправить ее можно только, обосновав внесение исправлений и подтвердив подписью ответственного лица. Кроме того, необходимо указать дату исправления (ст. 314 НК РФ).

В заключение отметим, что содержание данных налогового учета, в том числе первичных документов, является налоговой тайной (абз. 11 ст. 313 НК РФ).

Организация вправе требовать соблюдения налоговой тайны (пп. 13 п. 1 ст. 21 НК РФ), а налоговые органы обязаны ее соблюдать (пп. 8 п. 1 ст. 32 НК РФ).

В связи с этим налоговые органы не вправе использовать или передавать другому лицу сведения о налогоплательщике, составляющие его производственную или коммерческую тайну (ст. 102 НК РФ).

Поэтому если налоговый инспектор утратил документы, которые содержат сведения, составляющие налоговую тайну, или передал такие сведения кому-либо, вы можете обратиться в соответствующие органы с требованием о привлечении его к уголовной или административной ответственности (ч. 2 - 4 ст. 183 УК РФ, ст. 13.14 КоАП РФ).