Принципы и методы менеджмента, приносящие успех в делах
В практике самоменеджмента выделяются несколько принципов и методов, приносящих успех при выполнении необходимой работы. Руководствуясь этими принципами и методами, Вы можете определить очередность своих важнейших дел, избежать "переделывания" уже сделанного, избежать конфликта с подчиненными, коллегами и партнерами, активно регулировать свой трудовой процесс (самоменеджмент).
Принцип Парето (соотношение 80:20).
Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848 - 1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.
Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы (или множества) отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.
На нижеследующей схеме поясняется этот "железный" принцип временного менеджмента.
Временный принцип Парето (соотношения 80:20).
Затраты Выпуск
80 % затраченного времени = 20 % итогового
(многочисленные второстепенные проблемы) результата
20 % затраченного времени = 80 % итогового
(немного жизненно важные проблемы) результата
Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью, сначала - немногие жизненно важные проблемы, а уже потом многочисленные второстепенные!
Примеры из предпринимательской практики подтверждают:
20% клиентов (товаров) дают 80% оборота (прибыли);
80% клиентов (товаров) дают ) 20% оборота (прибыли);
20% ошибок обуславливают 80% потерь;
80% ошибок обуславливают 20% потерь;
20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;
- 80% исходных продуктов определяют 20% стоимости готового изделия.
Поэтому, в связи с принципом Парето говорят также о соотношении 80:20.
Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям АБВ.
Установление приоритетов с помощью анализа абв
Техника анализа АБВ исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел, во всем их общем количестве, остаются в целом неизмененными. С помощью букв АБВ отдельные задачи подразделяются на 3 класса, а именно, в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей.
Анализ АБВ основывается на следующих 3-х закономерностях, подтвержденных опытом:
Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет 65%;
На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя.
Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю порядка 15% в общей "стоимости" всех дел, которые должен выполнять менеджер.
65% 20%
15%
Задачи А Задачи Б Задачи В
|
15%
20%
65%
Удельный
вес в "стоимости" всех задач с точки
зрения эффективности выполнения функций
(достижения целей).
Удельный
вес в общем количестве задач.
Рис. 11. Принцип АБВ
Категория А. Задачи очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения Ваших функций. Эти задачи выполняются строго самим менеджером и не подлежат перепоручению.
Категория Б. Это важные, существенные задачи, частично могут быть перепоручены для исполнения другим лицам.
Категория В. Это менее важные, незначительные дела и задачи. Они в любом случае должны быть перепоручены.
Установление приоритетов (по категориям АБВ) - основное правило эффективной техники работы.
Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс, установление целей - весьма индивидуальное дело, поскольку все оценки ситуации в конечном итоге субъективны.
Значи
мость
з
адач
100%
в % сово- 15%
купного 85%
д
охода
20%
65%
65%
общее число задач
15% 35% 100% (затраты)
Рис. 12. Сопоставление затрат и доходов
Данный график поясняет нижеследующие выводы.
Выводы: согласно анализу АБВ рекомендуется за самые важные, т.е. приносящие наибольший результат, дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На дела Б, которые следуют по значимости А, приходится существенная часть совокупного результата и их следует выполнять вслед за решением наиболее важных задач.
Тогда как выполнение относительно большого числа, менее важных задач категории в целом, дает небольшой итог, поэтому их следует делегировать.