Розділ 12. Функції секретаря-референта. Управління потоком відвідувачів

При вивченні матеріалу розділу слід засвоїти:

• вимоги до організації праці секретаря-референта;

• завдання, які ставляться перед секретарем;

• роль секретаря в організації та управлінні потоком відвідувачів;

• вимоги до керівника при спілкуванні з підлеглими.

Ключові поняття і терміни

Секретар-референт Потік відвідувачів Секретарська діяльність

Одяг керівника Обстановка кабінету Прийом відвідувачів

12.1. Обов’язки секретаря

Секретар - одна з головних фігур у безпосередньому оточенні керівника, його постійний помічник, а нерідко і довірена особа.

Ефективність і культура обслуговування керівника значною мірою визначаються якістю праці секретаря.

Основу вимог до організації секретарської діяльності становлять повага до людей, уважність і чуйність до їх потреб, раціональне використання праці й часу працівників і громадян, підвищена відповідальність, високий професіоналізм, старанність і акуратність, постійне подолання формально-бюрократичних елементів у праці.

Умовно можна виділити два типи секретарської діяльності:

• здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьому функцій секретаря керівника;

• виконання функцій тільки секретаря керівника.

Між цими типами секретарської діяльності немає принципової відмінності. Проте завдання і коло обов^’язків секретаря-універсала в установі істотно відрізняються від завдань і обов'язків секретаря, який обслуговує тільки керівника.

Секретар невеликої установи здійснює діловодне обслуговування апарату управління, виконує друкарські роботи, нерідко є особою, яка відповідає за архів, обслуговує телетайп, факс, забезпечує працівників канцелярським приладдям, веде облік явки співробітників на роботу, виконує функції кур'єра, а також інші операції, у тому числі з обслуговування керівників.

Секретар, зайнятий виключно або головним чином обслуговуванням керівника, виконує інші функції. Розглянемо лише ті елементи функцій секретаря, які безпосередньо пов'язані із забезпеченням роботи керівника.

Європейська асоціація професійних секретарів так визначає їхню основну роль; знати сутність діяльності свого керівника, вміти значну частину його роботи брати на себе.

З цього погляду перед секретарем керівника ставляться такі завдання:

• всебічне сприяння економії робочого часу керівника, полегшення його праці, вивільнення керівника від виконання нетворчих, рутинних операцій;

• поліпшення інформаційного забезпечення керівника; створення умов, що сприяли б високопродуктивній та ефективній праці керівника:

• підвищення професійно-ділової кваліфікації і авторитету керівника та очолюваної ним організації.

Основні функції секретаря, пов'язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику, можна об’єднати в такі групи:

• робота з документами;

• контроль за станом робочого місця керівника;

• організація зв'язку керівника;

• організація приймання відвідувачів:

• участь у підготовці й проведенні нарад:

• організація робочого часу керівника;

• підготовка й оформлення відряджень керівника;

• оперативне довідково-інформаційне обслуговування керівника:

• виконання особистих доручень керівника;

• підтримування робочих контактів з підлеглими;

• дії в екстрених випадках.

Секретар може виконувати інші роботи і доручення, потреба в яких пов'язана з умовами діяльності організації, стилем роботи керівника, характером стосунків між керівником і секретарем та іншими факторами.

При призначенні на роботу секретар повинен бути проінструктований керівником. Інструктаж не дублює посадову інструкцію секретаря, а доповнює її рядом конкретних вимог.

Ці вимоги відображають стиль роботи керівника, його навички і звички. Секретар зобов'язаний якнайретельніше враховувати їх у роботі. Інструктуючи секретаря, слід звернути його увагу на встановлений порядок, традиції, що склалися, і особливості роботи й поведінки керівника. Всі ці, на перший погляд, деталі суттєво впливають на стосунки керівника і секретаря, сприяють кращому взаєморозумінню і їх взаємодії.

При виборі працівника на посаду секретаря рекомендується враховувати такі вимоги.

1. Наявність професійних умінь і навичок. Секретар зобов'язаний уміти друкувати двома мовами, а бажано й трьома, стенографувати, виконувати всі діловодні операції (реєстрація, контроль, складання й оформлення документів, формування справ, розроблення номенклатури, підготовка справ до зберігання тощо), знати основи архівної справи, правила експлуатації технічних засобів які використовують у канцелярській роботі, техніку роботи на комп'ютері, основи психології і організації управлінської праці.

2. Досвід організаційної роботи. Секретар повинен уміти самостійно організовувати свою працю, враховуючи вимоги керівника, умови роботи, особливості діяльності апарату управління.

3. Бажання працювати і відповідні здібності, почуття відповідальності. Робота секретаря повинна характеризуватися високим ступенем надійності при виконанні поставлених керівником завдань, готовністю приймати па себе відповідальність за їхню реалізацію.

4. Самостійність, ініціатива. Секретар повинен уміти в необхідних ситуаціях приймати самостійні рішення, виходячи із загальних настанов керівника. Ініціативу, яку при цьому виявляє секретар, слід підтримувати, проте не виходити за певні рамки: неприпустима підміна керівника секретарем.

5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність.

6. Комунікабельність. Уміння спілкуватися, тактовно вступати у контакт, розуміти присутніх і викликати їхню підтримку; бажання бути корисним; запропонувати свою допомогу.

7. Уміння поводити себе з людьми. Витримка, тактовність, уміння зберігати службові й особисті таємниці, чуйність.

Робота секретаря з документами, які надходять керівникові. Частина документів надходить керівникові для розгляду, прийняття рішень, оформлення резолюції. При роботі з цими документами секретар може надати допомогу керівнику таким чином.

По-перше, вибором документів, з яких рішення може бути прийнято в апараті управління без участі керівника. Це звільнить його від потреби читати і розподіляти велику кількість другорядних документів.

По-друге, вибором матеріалів, які можуть допомогти керівникові при розгляді документів, що надходять, правильно оцінити ситуацію і прийняти необхідне рішення.

По-третє, вибором і передаванням керівникові документів, які потребують невідкладного прийняття рішень (виконання).

При роботі з документами, які передають керівникові для підпису і затвердження, завдання секретаря інші. Передусім він повинен дбати про те, щоб документи були грамотно надруковані, оформлені відповідно до діючих вимог, передавалися керівникові й повертались ним у встановлений час. Нехтування цими правилами призводить до того, що керівник змушений повертати документи (немає візи, додатку, посилання на нормативне джерело тощо), а отже, двічі розглядати той самий документ. Секретар, подаючи на підпис документ, якщо необхідно, добирає матеріали, які можуть допомогти керівникові оцінити ті чи інші його положення. Наприклад, подаючи на затвердження керівникові новий штатний розклад, доцільно прикласти до нього нині діючий, обґрунтувати введення нових підрозділів і посад.

Можна стверджувати, що участь секретаря в створенні документів - один із найефективніших шляхів надання допомоги керівникові. Його завдання полягає в тому, щоб постійно підвищуючи вимоги до кваліфікації секретаря, досягти самостійного виконання ним відповідних робіт і операцій.