V група «Реквізити про отримання і виконання документів».

До неї входять реквізити: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

Реквізит №18 «Резолюція»

Написання - напис на документі, зроблений керівником установи або його підрозділу, містить вказівки щодо виконання документа. Складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис, дата. У резолюціях на документі з типовими термінами виконання, які не вимагають спеціальних (додаткових) вказівок для виконання, вказується виконавець, ставиться підпис автора резолюції, дата.

Розташування - ставиться на шостому рядку у верхньому полі документа, з ліва від десятого реквізиту (вид документа).

Реквізит №20 «Ухвала документа на контроль»

Написання - наголошується словом «КОНТРОЛЬ» або буквою «К», її можна писати від руки (червоним, синім або зеленим кольором) або робити за допомогою гумового штемпеля.

Розташування - проставляється в лівому верхньому полі на сьомому рядку на самому краю бланка.

Реквізит № 22 «Відмітка про додаток»

Написання - додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. За наявності додатків, доповнення вказується в тексті або після тексту документа, перед підписом. Доповнення повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

Розташування - у нижньому правому полі документа над двадцять третім реквізитом.

Реквізит №27 «Відмітка про копії» (виготовленні і твердженні)

Написання - реквізит містить дані про копії (їх кількість), місце їх знаходження, адресати тих, кому вони були направлені. Кількість копій визначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженим доступом) або диктується практичною необхідністю.

Розташування - ставиться в правому нижньому полі документа правіше двадцять другого реквізиту.

Реквізит № 28 «Відмітка про виконавця даного документа»

Написання - містить прізвище безпосереднього виконавця і номер його робочого телефону.

Розташування - проставляється на зворотному боці документа в нижній частині (на останньому рядку зліва).

Реквізит № 29 «Відмітка про виконання документа і відправлення його до справи»

Написання - складається з короткої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), слів «До справи» і номери справи, до якого документ буде підшитий в справу і підписи виконавця. Цей реквізит свідчить про те, що робота над документом завершена.

Розташування - ставиться в нижньому лівому полі у лівому кутку на останньому рядку.

Реквізит № 30 «Відмітка про перенесення інформації на ЕОМ»

Написання - включає інформацію, перенесену на ЕОМ, дату перенесення, номер масиву, підпис персони, відповідальної за перенесення даних.

Розташування - проставляється в нижній частині документа, на останньому рядку (посередині).

Реквізит № 31 «Позначка об отримання документа» (вхідний номер)

Написання - ця відмітка містить такі елементи: скорочена назва установи, дата отримання документа, індекс документа. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля організації.

Розташування - проставляється в нижньому правому полі документа на останньому рядку в правому кутку.

Отже документ є системою. Він відображає факти, події, предмети, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Він створюється за допомогою листу, графіки, малюнка, фотографії, звуко- і відеозаписи. Документ виготовляється на спеціальному матеріалі (паперу, фотоплівці та ін.). Щоб документ мав юридичну силу, процес його створення регламентується і здійснюється за встановленими правилами. Це підкреслено і у визначенні терміна документ у законі "Про інформацію, інформатизацію і захист інформації": "документована інформація (документ) – це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати".

Документ, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечує її збереження і накопичення, можливість передавання іншій особі, багатократне використовування, повернення до інформації в часі.

Як носій інформації документ виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для ухвалення управлінських рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці, оскільки ухвалене рішення записується, закріплюється в документі.