Оформлення документів у середовищі Word (2003)

Робота з документом

Збереження документа виконувати кожні 5-20 хвилин (при написанні текстів програм — кожні 5-10 хвилин) — найпростіше за допомогою комбінації клавіш Ctrl+S.

Командою Правка-Замінити (комбінація клавіш Ctrl+H) можна замінювати не тільки фрагменти текст>\ а й форматування символів й абзаців, спеціальні символи, підстановочні знаки (Правка- Замінити-кнопка Більше- вибрати потрібну кнопку чи опцію).

Щоб вставити в документ Word текст програми (файл з розширенням .pas чи іншим) треба виб­рати команду Вставка - Файл, у полі Папка вибрати потрібну папку, а в полі Тип файлів вибрати Всі файли. Щоб текст, поданий шрифтом Courier, відображався при друкові чітко, його треба формату- вати напівжирним накресленням.

Зручно працювати з великим документом (порівнювати текст, переносить фрагменти тексту на великі відстані), якщо розділити вікно документа на дві частини (команда Вікно - Розділити).

Щоб кожен логічний розділ документа оформляти з нової сторінки, треба вставити розрив сторінки — встановити курсор перед абзацом, який має починатися на новій сторінці, і натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Enter або вибрати команду Вставка - Розрив - Нову сторінку - ОК (у подаль­шому при такому оформленні розділів з документом зручніше працювати, ніж при форматуванні абзацу-заголовка командою Формат - Абзац - вкладка Положення на сторінці - опція 3 нової сторінки).

Колонтитули створюються або командою Вид - Колонтитули, або при вставці номера сторінки командою Вставка - Нумерація сторінок. Щоб колонтитули на першій сторінці і на парних і непарних сторінках відрізнялися, треба вибрати команду Файл - Параметри сторінки - вкладка Джерело паперу і відмітити потрібні опції.

Нумерація сторінок вставляється в режимі розмітки сторінок. І спосіб — вибрати команду Вставка - Номери сторінок, задати параметри розміщення номера; кнопка Формат дає змогу вибрати формат номера сторінки (арабськими цифрами, буквами тощо), а також почати нумерацію з будь- якого номера (поле Почати з). Створиться колонтитул з номером у графічному елементі типу Рамка. II спосіб — ввійти в колонтитул (команда Вид - Колонтитул або двічі клацнути по створеному рані­ше колонтитулу) на будь-якій сторінці встановити в нижньому чи верхньому колонтитулі курсор і на панелі Колонтитули натиснути кнопку Вставити поле номера сторінки; для форматування номера на­тиснути кнопку Формат номера сторінки.

Якщо на принтер (як правило, струменевий) не продруковує номери сторінок, то треба вибрати команду Файл - Параметри сторінки - вкладка Джерело паперу (Источник бумаги) і встановити більшу відстань від краю паперу до колонтитула.

Якщо замість номерів сторінок відображається код цього поля (або в документі відобража­ються коди інших полів), то треба вибрати команду Сервіс — Параметри - вкладка Вид і зняти опцію Коди полів.

Для переходу в три попередні точки документа можна скористатися комбінацією клавіш Ctrl+F5. Для перемикання між кількома відкритими документами Word — Ctrl+F6 (у прямому порядку) або Ctrl+Shift+F6 (у зворотному порядку).

Робота з символами

Справляють погане враження неграмотно набрані пробіли при розділових знаках (правильно:

І аб\_ | аб._ | аб!_ | аб\_ | аб\_ | _(аб | аб)_ | аб_—jà6 | | — тут знаком підкреслення позначено пробіл), а також, якщо замість тирс (— або -) в тексті набрано дефіс, замість апостро­фа — подвійні лапки, обернений апостроф чи звичайний штрих. Не треба при наборі тексту вво­дити зайві пробіли. Дефіс пробілами не виділяється (наприклад: будь-який). В україномовних тек­стах використовуються круглі лапки „аб" чи "аб", а не кутові «аб».

Для створення комбінації клавіш вибрати команду Вставка-Символ-вкладка Символи, у списку Шрифт вибрати Звичайний текст, у полі Набір розкрити список і вибрати, наприклад. Знаки пунктуації. У таблиці виділити потрібний символ, натиснути кнопку Клавіша. Натиснути клавішу Alt чи/і Ctrl (можна ще Shift) і, тримаючи її, натиснути будь-яку клавішу на клавіатурі, кнопка Призначити, кнопка Закрити.

Змінити регістр виділених символів чи слова, на якому стоїть курсор, можна командою Фор­мат - Регістр або послідовним натискання комбінації клавіш Shift+F3.

Щоб окремі слова не залишалися в кінці рядка (Т. Г. —> Шевченко) чи не переходили на на­ступний рядок {2012 —> р.% треба вставляти нерозривний пробіл (Ctrl+Shift+пробіл або Вставка- Символ-вкладка Спеціальні символи).

У системі Windows для набору символів, яких немає на клавіатурі, можна скористатися кла­вішею AltLeft (на деяких комп'ютерах AltRight) і кодом на цифровій клавіатурі (' — 0146. " - 0147, "— 0148). Коди інших символів можна взнати в Word, вибравши команду Вставка - Символ - вкладка Символи - виділити символ — поле із: кирилиця (дес.).

Робота з абзацами

Ні в якому разі відступ першого рядка не можна робити за допомогою пробілів — якщо текст ви­рівнюється по ширині, то пробіли мають різну величину і тоді в кожному абзаці текст починається на іншій відстані від поля сторінки. Відступ першого рядка треба робити за допомогою команди Формат- Абзац-вкладка Відступи й інтервали-полс Перший рядок-На або горизонтальної лінійки (перетягнути вер­хній трикутник); при такому форматуванні після натискання клавіші Kntcr форматування переносить- ся на новостворений абзац. Можна відступ робити за допомогою табуляції, але такий відступ не пере­носиться на наступний абзац. Основний текст треба вирівнювати по ширині (Ctrl+J).

Абзаци-заголовки не повинні містити переносів і не повинні відриватися від тексту, залишаю­чись на попередній сторінці (вибрати команду Формат - Абзац - вкладка Положення на сторінці - оп- .. ції Не відривати від наступного і Заборонити автоматичний перенос слів).

У всьому документі при форматуванні абзаців маркірованим списком має використовуватися той самий маркер.

Міжабзацні відступи в основному тексті мають бути нульовими (Формат-Абзац-вкладка Від­ступи й інтервали—поле Інтервал-перед/після 0 пт).

Створення формул

Для вставки формул використовують команду Вставка - Об'єкт - Microsoft Equation 3.0. Формула бу­дується в штриховій рамці за допомогою клавіатури і панелі інструментів Формула. Змінні і знаки + - = набираються на клавіатурі. Спеціальні символи і знаки вибираються з верхнього ряду панелі інстру­ментів (на кнопках панелі відображено суть). Нижній ряд панелі містить шаблони з полями для спеці­ального розміщення символів. У поля шаблонів можна вставляти текст (математичні вирази, символи, числа, звичайний текст, функції, змінні та ін. — тип встановлюється командою Стиль - ...) чи нові ша­блони. Перехід у формулі від поля до поля здійснюється за допомогою мишки або клавіші Tab і ком­бінації клавіш Shift+Tab. Пульсуючі вертикальна і нижня горизонтальна риски виконують роль курсо­ра. Виділяти частини формул можна за допомогою комбінацій клавіші Shift і стрілок. До виділеного фрагмента формули можна застосувати шаблон (наприклад, виділений фрагмент помістити під знак кореня). Для копіювання і переносу частин формули користуватися буфером обміну (Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V). Після створення формули треба клацнути поза її рамкою у вікні Word. Для редагування фор­мули — двічі клацнути по формулі. Формулу можна виділити як графічне вікно (один раз клацнути по ній), перенести в інше місце, змінити її розміри. Для полегшення роботи можна використовувати кла­віатуру (F1 - Справочные сведения - Использование клавиатуры).