7.2 Приемы и способы обследования

При проведении обследования целесообразно применять следующие методы:

а) Анкетирование;

b) Сбор документов;

с) Интервьюирование.

Анкетирование — начальный этап обследования, позволяет составить первоначальное представление о сферах деятельности предприятия, что даст возможность спланировать дальнейшее распределение работ. Анкеты рассылаются руководителям структурных подразделений и содержат графы для идентификации фамилии и должности анкетируемого, отдельно в анкетах излагается просьба приложить шаблоны документов, с которыми работают сотрудники соответствующего подразделения. Список вопросов ограничен 15—20 вопросами с тем, чтобы вся анкета не занимала более двух листов.

Сбор документов должен осуществляться на всех этапах проведения обследования; соответствующие формы, бланки и т.п. в дальнейшем окажут неоценимую услугу при разработке информационной модели предприятия (выявлении сущностей информационной модели и наполнении их атрибутикой). В дальнейшем собранные документы должны найти место в приложении отчета в виде альбома форм с разбивкой их по сферам деятельности предприятия (структурным единицам, центрам финансовой ответственности). Собранные документы являются обоснованием и обеспечением создаваемых моделей деятельности и документооборота.

Для построения моделей документооборота применяется нотация DFD, но в качестве вспомогательных схем можно использовать произвольные варианты.

После описания документов и их перемещения можно переходить к построению оптимальных схем документооборота.

Интервьюирование — важнейший и необходимый метод обследования, только с его помощью возможно разобраться во всех тонкостях применяемых на предприятии технологий. Современное предприятие—сложнейшая система, и интервьюирование представителей всех звеньев оргштатной структуры позволит выявить и в дальнейшем формализовать эту картину.

Какую же информацию нужно выявлять, прежде всего, во время интервьюирования?

1. Необходимо ограничить контекст системы; с этой целью должны быть определены все внешние объекты, с которыми моделируемое предприятие взаимодействует, технологии взаимодействия со стороны предприятия, а также информационные (и, возможно, материальные) потоки, обеспечивающие эти взаимодействий.

2. Следует установить и детально проанализировать реальные технологии работы предприятия: нормативно-справочная документация (если она имеется) описывает их неполно.

3. Должны быть определены реальные функции подразделений и их взаимосвязи и взаимозависимости, поскольку положения о подразделениях такую информацию не содержат.

4. Выявляются и специфицируются все информационные хранилища (в том числе и бумажные: картотеки, архивы и т.п.).

5. Оценивается аппаратно-техническая база предприятия, а также исследуется работающее на ней программное обеспечение.

6. Собираются статистические данные по бизнес-процессам предприятия.

Статистические данные при проведении обследования надо собирать по каждому объекту будущей модели: потоку данных, элементу данных, процессу, хранилищу данных, внешней сущности и т.п. - все они со временем сослужат хорошую службу. Так, на этапе анализа моделей наличие подробной статистики обеспечит их адекватную верификацию на полноту и непротиворечивость и позволит на начальных этапах выявить ошибки и узкие места в построенных моделях.