Тема 7. Организация документов в пределах архивов по фондам, объединенным архивным фондам, коллекциям

Основные понятия: «архивный фонд», «объединенный архивный фонд», «архивная коллекция», «фонд личного происхождения».

Классификация документов в пределах государственного архива. Принцип недробимости архивного фонда - основополагающий принцип организации архивных документов в отечественном архивном деле.

Установление границ архивного фонда. Определение фондовой принадлежности документов. Прямые признаки определения фондовой принадлежности входящих документов, копий исходящих документов, внутренних документов. Косвенные признаки определения фондовой принадлежности документов.

Фондирование документов. Создание архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций, фондов личного происхождения.

Правовые основы фондирования документов федеральных органов государственной власти и организаций, государственных органов и организаций субъектов Российской Федерации, органов и организаций местного самоуправления.

Фондирование документов общественных, частных и иных негосударственных организаций.

Фондирование документов коммерческих (хозяйственных) негосударственных организаций.

Классификация документов в пределах архивного фонда. Единица хранения (дело) — как единица классификации внутри фонда. Особенности классификации документов фондов личного происхождения, объединенных архивных фондов, архивных коллекций.

Систематизация документов в пределах фонда. Разработка схем систематизации документов. Специфика составления схем систематизации документов в объединенных архивных фондах, фондах личного происхождения.

Составление исторической справки к архивному фонду, объединенному архивному фонду, архивной коллекции, фонду личного происхождения.

Раздел 2

Тема 8. Формирование Архивного фонда рф

Основные понятия: «постоянное хранение документов», «временное хранение документов», «депозитарное хранение документов АФ РФ», «экспертиза ценности документов», «комплектование архивов», «источники комплектования архива». Соотношение понятий «информация», «документ», «архивный документ», «исторический источник», «документальный фонд», «архивный фонд».

Становление современной системы оценки и отбора документов. Разработка основных положений экспертизы ценности документов в 70-80-е годы. Перестройка комплектования архивов в современный период. Правовые основы комплектования архивов (основные законодательные акты и нормативные документы, регламентирующие отбор документов на хранение или уничтожение).

Тема 9. Цели и задачи экспертизы ценности документов. Принципы, критерии, методы оценки документов. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов

Цель экспертизы ценности документов. Ее основные задачи: отбор на государственное, муниципальное хранение ценных документов; определение сроков хранения документов; установление степени сохранности документов и восполнение недостающих документов. Соотношение документального и архивного фондов страны. Оптимизация состава Архивного фонда РФ.

Принципы историзма, системности, целостности. Критерии оцени документов (происхождения, содержания, внешних особенностей). Универсальность критериев. Критерии отбора документов с повторяющейся информацией. Виды, формы полнота повторения информации. Особенности применения критериев при отборе документов личного происхождения. Критерии экспертизы ценности научно-технической и аудиовизуальной документации.

Методы оценки документов: источниковедческий, функциональный, информационный, системный, выборочный. Применение других общенаучных и специальных методов.

Этапы проведения экспертизы ценности документов: в организации (на стадии делопроизводства), при передаче в архив, в государственном, муниципальном архиве. Изучение истории фондообразователя - основа последующего анализа состава и содержания его документов. Целевая экспертиза ценности документов. Организация работы по экспертизе. Особенности отбора электронных документов, документов личного происхождения, научно-технической и аудиовизуальной документации.

Оформление результатов экспертизы ценности документов. Описи дел и акты по выделении документов к уничтожению.