3. Учет расчетов с подотчетными лицами

Основным видом операций по подотчетным суммам является оплата командировочных расходов; порядок их оплаты следующий: оплачивается проезд к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. В стоимость возмещаемых расходов включаются страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплата услуг по предварительной продаже билетов, пользование в поездах постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Для покрытия личных расходов командированного работника на время нахождения в командировке ему оплачиваются суточные – 700 руб. за каждый день пребывания в командировке, и возмещаются расходы по найму жилья по предъявленным документам, но не более 250 руб. в сутки.

Все операции с подотчетными суммами предприятия учитывают на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета записывают выданные в подотчет суммы, по кредиту – списанные долги с подотчетных лиц согласно представленным отчетам, а также возврат неиспользованных сумм авансов.

Корреспонденция счета:

Дебет	Кредит	Расшифровка
71	50	выдан аванс подотчетному лицу на расходы по командировке
50	71	неиспользованный остаток аванса внесен в кассу в течение 3-х дней
70	71	невозвращенная сумма удержана из заработной платы
26,44	71	расходы по командировке
10	71	оплачены подотчетным лицом материалы
60	71	за выполненные услуги

Для отражения расчетов с подотчетными лицами в регистрах журнально-ордерной формы учета предназначен журнал ордер. Основанием для заполнения журнала-ордера являются авансовые отчеты. В нем совмещается аналитический и синтетический учет по счету 71. Записи в журнале-ордере ведутся позиционно. По каждой строке отражают полный цикл операций по соответствующему подотчетному лицу: выдача аванса, использование подотчетных сумм согласно утвержденному авансовому отчету, возврат неиспользованного остатка аванса или возмещение сумм перерасхода.

При открытии журнала-ордера по каждому подотчетному лицу указывают сумму переходящей задолженности с прошлого месяца и дату ее возникновения.

В случае, если подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляют дополнительный аванс, или один и тот же работник вторично за месяц получает аванс, то сумму и дату выдачи аванса отражают в свободных графах по той же строке, занятой на данного подотчетного лица. Сальдо на конец месяца не должно быть, бывает и исключения командировка может быть переходящей.

Общую сумму кредитового оборота, а также суммы его составляющих по корреспондирующим счетам в установленном порядке переносят в главную книгу.

[авансовый отчет №4 и авансовый отчет №12 - приложение 9]