3.5. Изучение организации делопроизводства: контроль поступления, регистрации и исполнения документов.

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum” -доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толкования понятия «документ»:

1. Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо;

2. Это то, что официально удостоверяет личность предъявителя;

3. Это письменное свидетельство о чем-либо.

С научной точки зрения, документ - это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Делопроизводство определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Корреспонденция Счетов - метод бухгалтерского учета, при котором каждая хозяйственная операция отражается одной и той же суммой в двух счетах: дебете одного и кредите другого. При подобной записи между счетами возникает двойная связь, называемая корреспонденцией счетов, которая позволяет проанализировать сущность хозяйственной операции.

Все входящие документы регистрируются у секретаря в приемной директора, далее разносятся по отделам предприятия. Составляются приказы директором или главным бухгалтером, который ставит печать. Проставляется подпись директора и главного бухгалтера. В случае отсутствия выше перечисленных лиц, ставится подписи заместителей. Приказ, договор или протокол оформляется в приемной, и секретарь доносит сведения до их адресатов.

3.6. Технологическая схема производства. Имущество предприятия и организация материальной ответственности за его сохранностью.

Предприятие ЧПУП «Березовский комбинат кооперативной промышленности» выпускает разнообразную продукцию.

Хлебопекарный цех выпускает изделия бараночные, сухари, сушки, хлеб и хлебобулочные изделия, выпечку свежую.

Безалкогольный цех - лимонады, газированные и освежающие безалкогольные напитки, квас.

Колбасный цех выпускает – копчености, мясо глубокой заморозки, мясо и дичь, обработанные и консервированные; колбасы, сосиски, сардельки говяжьи; колбасы, сосиски, сардельки свиные, колбасы копченые, колбасы вареные, продукты питания, замороженные и глубокой заморозки, говядина и телятина замороженная.

Кондитерский цех выпускает - торты, пирожные, выпечку, покрытую или начиненную шоколадным и другими кондитерскими кремами, печенье, орешки в шоколаде, драже, палочки кукурузные.

Вспомогательный цех – убойный тесно связан с колбасным цехом, так как сырое мясо поступает для обработки именно туда.

Состав имущества предприятия находится на балансе предприятия. Рассмотрев оборотную ведомость можно увидеть, что часть денежных средств находятся на 50 счете в кассе (29990 руб.), часть на расчетном счете (593129руб.), часть средств предназначены для расчетов с дольщиками по финансированию создания объекта долевого строительства. Часть денежных средств идет на погашение долгосрочных кредитов.

Материалы в виде товаров находятся на счетах 41/2 и на 41/4. Общая стоимость товаров и покупных изделий равна 257903566 руб. Заготовительные материалы, топливо и так далее отражаются на субсчетах счета 10, кроме субсчета 2 и субсчета 10.

Остаток основных средств составляет 3891971701 руб.

Остаток готовой продукции за март составляет 255560906 руб.

За каждым видом имущества числится материально-ответственное лицо, например кладовщик, который выдает продукцию, товары строго по накладным и под роспись. Также материально-ответственное лицо ведет учет утром и вечером.

Проводятся ревизии и инвентаризации с целью проверки и документального подтверждения фактического наличия средств, выявления отклонений от данных текущего бухгалтерского учета. Для проведения инвентаризации приказом руководителя предприятия назначается комиссия, в состав которой обязательно входит работник бухгалтерии.

3.7. Организация складского хозяйства на предприятии и ведение учета движения материальных ценностей на складах. Метрологическое обеспечение технологических процессов производства продукции, организации контроля качества продукции.

Готовая продукция на предприятии хранится на складе готовой продукции. Выдается только по накладным под роспись материально-ответственного лица. При движении материалов на складах оформляется отчет о движении материалов на складе комбината под подпись мастера участка и бухгалтера.

На складах предприятий для хранения продуктов соблюдается температурный режим. Например, для молочных изделий, которые применяются для выпечки хлеба, кондитерских изделий, температурный режим в холодильниках установлен на уровне 2 ⁰С – 3 ⁰С. Для муки и сахара главное влажность воздуха. Она на предприятии установлена на уровне 70%, температура – 25⁰С, что соответствует норме. Хлебобулочные изделия хранятся в лотках при температуре 18⁰С ± 3⁰С, но не длительное время.

Безалкогольные напитки хранятся в полиэтиленовых упаковках при температуре 15 – 17 ⁰С в темных местах, чтобы не попадали прямые солнечные лучи.

Уровень механизации складских и погрузочно-разгрузочных работ оставляет желать лучшего, без помощи грузчика не обходится не одна доставка муки, сахара и другого сырья, оборудование нуждается в реконструкции и модернизации. В настоящее время закупаются новое оборудование, детали, которые износились для того, чтобы облегчить труд персонала предприятия.

Контроль качества продукции может проводиться непосредственно на складе предприятия кладовщиком. Контроль качества проводится по органолептическим показателям, т.е. на вкус, цвет и запах. Продукция должна соответствовать ГОСТам или Технически условиям (ТУ). Также контроль качества может быть организован санитарной службой, которая может взять часть продукции для проверки в лаборатории.