Пуск – Все программы – ms Office – ms Access

П осле этого открывается стандартное окно программы, в котором при первоначальном запуске (приступая к созданию новой базы данных) надо выбрать пункт «Создать файл» (Рис 2.1).

Рис 2.1 Вид экрана после запуска программы Access

П осле этого, появляется следующее окно, в котором пользователю предлагается сделать выбор: либо создать новую базу данных, либо открыть имеющуюся, и т.д. В том числе, предлагается несколько шаблонов уже готовых баз данных (Рис. 2.2).

Рис 2.2 Выбор шаблонов базы данных

При выборе действия «Шаблоны» «На моем компьютере», запускается мастер, позволяющий определить:

1. тип создаваемой базы данных

2. место сохранения будущей базы данных

3. согласиться с предложенным перечнем таблиц

4. выбрать названия полей, содержащихся в каждой таблице из предложенного списка (Рис 2.3)

Рис 2.3 Мастер создания базы данных с помощью шаблонов

После этого готовая база данных будет создана автоматически, останется только заполнить ее данными.

Этот способ подходит в тех случаях, когда нужная ваша база полностью совпадает с шаблоном, поскольку нет возможности ни убрать лишние таблицы, ни добавить недостающие, ни самостоятельно определить тип связей между таблицами, ни тип данных в таблицах. Кроме того, в программе представлено достаточно ограниченное число шаблонов, поэтому чаще всего, вместо того, чтобы использовать их, создают свою базу данных.

Создание базы данных

Д ля этого после обращения к MS Access вместо выбора шаблонов надо выбрать пункт «Новая база данных». Программа запрашивает место сохранения базы данных (Рис 2.4).

Рис. 2.4 Создание новой базы данных

После указания места сохранения, программа автоматически сохраняет новую базу данных с указанным именем. Даже если не производились более ни каких действий и закрыли программу, база данных уже существует! Она не содержит информации, но содержит сведения о структуре базы данных. В результате появляется окно, содержащее ОБЪЕКТЫ базы данных (Рис. 2.5).

Рис. 2.5 Объекты базы данных

Объекты базы данных

Таблицы – главный объект базы данных, позволяющий хранить данные и их структуру (заголовки полей, типы данных в каждом из полей, и т.д.)

Запросы – Позволяют выбирать данные и таблицы или нескольких таблиц, согласно какому – либо условию. Результатом выполнения запроса является новая таблица, которая содержит только выбранные сведения.

Формы – предназначены для того, чтобы ввод данных в базу сделать наиболее удобным. Вместо таблиц перед пользователем появится бланк документа, аналогичный привычному бумажному бланку.

Отчеты – предназначены для подготовки данных к печати. Здесь можно группировать данные по каким – либо критериям, проставлять номера страниц и т.д.

Страницы – WEB страница диалога, осуществляющая общение между клиентом и сервером.

Макросы – программы, предназначенные для описания последовательности действий пользователя. Каждому действию соответствует макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме, путем выбора нужных макрокоманд.

Модули – программы, созданные посредством языка программирования VBA.

Создание новой таблицы

Существует три способа создания таблиц в базе данных:

- путем ввода данных,

- с помощью мастера,

- в режиме конструктора.

П ри выборе создания таблицы путем ввода данных, на экране появляется таблица. Курсор стоит в первой ячейке, где можно начинать ввод данных. (Рис 2.6)

Рис. 2.6 Создание таблицы путем ввода данных

Этот способ не удобен тем, что типы данных, ключевые поля программа определяет автоматически. Так же, заголовки полей уже проставлены, и носят название «ПОЛЕ 1», «ПОЛЕ 2», и т.д., что очень не удобно, особенно, если таблица содержит большое количество полей (особенно полей, содержащих цифры, когда по содержимому не возможно догадаться о названии поля). Приходится запоминать, что именно содержится в каждом из них. Поэтому, таким способом создания таблиц пользуются крайне редко.

В двух остальных случаях создание таблиц проходит в два этапа: - это

1 - создание структуры таблицы (т.е. ввод заголовков столбцов и определение типов данных в них);

2 - ввод данных.

Создание таблиц с помощью мастера. Программа автоматически формирует таблицы по одному из предложенных шаблонов (всего их более 40 штук). При этом открывается мастер по созданию таблиц, в котором:

Этап 1. Предлагается выбрать нужную таблицу и названия полей, которые будут входить в нее из предложенного списка;

Этап 2. Предлагается автоматически выбрать ключевое поле, или предоставляет это пользователю. (Необходимо поставить метку на соответствующем пункте);

После этого программа откроет созданную таблицу в режиме таблицы для ввода данных. Данные вводятся построчно, переход на новую строку осуществляется нажатием клавиши Enter. (Рис 2.7).

Перечень имеющихся таблиц

Перечень возможных полей в выбранной таблице

Добавление нужного поля в создаваемую таблицу осуществляется с помощью кнопок «>» (добавить одно поле) и «>>» (добавить все поля). Аналогично можно вернуть поля, которые добавлены в новую таблицу по ошибке (кнопками «<» или «<<»).

Рис. 2.7 Создание таблицы с помощью мастера

Создание таблицы в режиме конструктора. Это наиболее часто используемый способ создания таблиц, так как он позволяет самостоятельно определить заголовки столбцов будущей таблицы и тип данных в каждом из них, выбрать ключевое поле или отказаться от него.

При создании таблицы подобным образом открывается конструктор запросов (Рис 2.8):

Рис. 2.8 Конструктор таблиц

Конструктор таблиц состоит из верхней и нижней части.

Верхняя часть конструктора таблиц состоит из 3 областей:

Имя поля – вводится произвольное (не очень длинное) имя заголовка столбца таблицы (не сами фамилии, а только заголовок, например ФИО);

Тип данных – выбирается из раскрывающегося списка в соответствии с содержимым столбца.

Описание – чаще всего не заполняется (содержит информацию о свойствах поля).

В нижней части конструктора таблиц отображаются свойства текущего поля. Некоторые из них заданы по умолчанию. Их можно изменить по желанию пользователя.

Если надо выбрать ключевое поле, то указатель мыши ставят на соответствующий заголовок и нажимают изображение ключа на панели инструментов. (Если ключ составной, то выделяют несколько полей, затем нажимают изображение ключа на панели инструментов). (Рис. 2.9).

Рис. 2.9 Выбор ключевого поля в режиме конструктора

Когда сформирована структура таблицы, окно конструктора закрывают. Появляется запрос об имени, с которым надо сохранить таблицу (Рис. 2.10). Лучше ввести свое имя, которое отражало бы содержание таблицы.

Рис. 2.10 Окно сохранения таблицы

Е сли не было определено ключевое поле, появится соответствующий запрос, на который надо ответить «Нет». (Если выбрать ответ «Да», то в таблицу автоматически будет добавлено новое поле с названием «Код», которому и будет отведена роль ключевого поля). После этого в окне базы данных появится название созданной таблицы. (Рис. 2.11).

Рис. 2.11 Таблица «Сотрудники» в окне базы данных

Двойным щелчком левой клавиши мыши таблицу можно открыть в режиме таблицы для ввода данных (Рис. 2.12).

Рис. 2.12 Таблица «Сотрудники» в режиме таблицы

Если в уже созданной базе данных требуется изменить содержимое полей (например, заменить одну фамилию на другую, изменить адрес сотрудника и т.п.), то таблицу надо открыть в режиме таблицы и просто, стерев старые данные, записать новые. Если же необходимо изменить структуру таблицы (изменить тип данных с Текстового на МЕМО, удалить поле, добавить новое поле, или изменить (убрать) ключевое поле), то таблицу надо открыть в режиме конструктора и перечисленные действия производить в нем.

Связывание таблиц

Д ля создания связи между таблицами нужно войти в пункт МЕНЮ «Сервис» и выбрать в нем пункт «Схема данных». Одновременно с окном «Схема данных» появится окно «Добавление таблицы», в котором надо выбрать те таблицы (или запросы), которые будут связаны между собой (Рис. 2.19).

Рис. 2.13 Окно «Добавление таблицы»

С вязывание таблиц происходит с нажатой левой клавишей мыши. При указании нужных для связи полей в обоих таблицах, открывается окно, в котором необходимо проставить «галочки» в «Обеспечении целостности данных», «Каскадном обновлении» и «Каскадном удалении» связанных записей. В этом случае включается автоматический контроль целостности данных. Программа не допустит в альтернативной таблице значений, которых нет в основной таблице. При обновлении (удалении) записей в основной таблице они автоматически будут обновляться (удаляться) и в альтернативной таблице. Программа автоматически определяет тип связи между таблицами (тип отношения). Если выбранный тип устраивает, надо нажать кнопку «Создать» (Рис. 2.14).

Рис. 214 Создание связей между таблицами