6. Внедрённый и связанный объект.

Различия между связанными и внедренными объектами

Основное различие между связанными и внедренными объектами заключается в месте их хранения, а также способе обновления данных при их помещении в конечный файл.

Связанные объекты

В случае со связанным объектом обновление данных происходит только при изменении исходного файла. Конечный файл хранит только сведения о местоположении исходного файла и отображает представление связанных данных. Рекомендуется использовать связанные объекты, если важен размер файла.

Установка связи также полезна в случае, когда необходимо включить в документ Microsoft Word сведения, содержащиеся изолировано, например данные, собранные другим отделом, и требуется постоянно обновлять их.

При создании связи с объектом Microsoft Excel можно использовать форматирование текста и чисел из Microsoft Excel либо применять форматы, поддерживаемые Microsoft Word. Использование форматов Microsoft Word позволяет сохранять форматирование при обновлении данных. Например, изменения макета таблицы, размера и цвета шрифта сохраняются после обновления данных в исходном файле.

Внедренные объекты

В случае с внедренным объектом, при изменении исходного файла конечный файл не изменится. Внедренные объекты становятся частью конечного файла и, будучи однажды вставленными, больше не являются частью исходного файла.

Ввиду того что информация полностью содержится в документе Word, встраивание следует применять, когда необходимо распространять оперативную версию документа лицам, которые не будут иметь доступа к отдельно созданным электронным таблицам.

Редактирование и обновление связанных объектов

Для редактирования связанного объекта в документе выберите в меню Правка команду Связи

По умолчанию связанные объекты обновляются автоматически. Это означает, что Microsoft Word обновляет связанные данные при каждом открытии конечного файла, а также при каждом изменении исходного файла, если открыт конечный файл.

При желании можно изменить настройки связанного объекта так, чтобы обновление производилось только вручную.

Чтобы гарантировать достоверность данных, содержащихся в документе, рекомендуется каждый раз обновлять из перед печатью.

Чтобы запретить обновления, можно блокировать отдельные связанные объекты. При блокировке связи Microsoft Word использует последние данные из исходного файла.

Возможно также полностью удалить связь между связанным объектом и его исходным файлом.

Редактирование внедренных объектов

Чтобы изменить встроенный объект, щелкните его дважды и внесите необходимые изменения в исходной программе (Приложение-источник. Приложение, в котором был создан связанный или внедренный объект. Для редактирования такого объекта приложение-источник должно быть установлено на компьютере.). Если исходная программа отсутствует, преобразуйте внедренный объект в формат файла имеющейся программы.

8. Оглавление, список иллюстраций и рисунков, таблицы.

Для создания автоматического оглавления Word использует стили заголовков. Стиль «Заголовок 1» предназначен для оформления самых крупных заголовков документа, например названий глав. Стилем «Заголовок 2» оформляют названия разделов главы, а стилем «Заголовок 3» названия подразделов. На основе выбранных уровней заголовков Word формирует автоматическое оглавление. Как правило, для разметки структуры текста и формирования оглавления используются заголовки только трех первых уровней.

На основе выполненной разметки стилями заголовков разных уровней создать автоматическое оглавление и поместить его либо в начало, либо в конец текста.

Итак, приступим к созданию автоматического оглавления. Возьмите любой текст и оформите заголовки его разделов с помощью соответствующих стилей: «Заголовок 1», «Заголовок 2» и «Заголовок 3». Для этого выделите название раздела, на вкладке «Ссылки» нажмите кнопку «Добавить текст» и из раскрывающегося списка выберите нужный уровень заголовка.

Закончив оформление заголовков стилями, установите курсор в то место, где необходимо разместить оглавление, перейдите на вкладку «Ссылки» и нажмите кнопку «Оглавление». На экране появится раскрывающееся меню, в котором вам нужно выбрать один из двух пунктов: «Автособираемое оглавление 1» или «Автособираемое оглавление 2». После щелчка вы увидите, что на основе созданной вами разметки стилями сформировалось автоматическое оглавление с указанием номеров страниц, на которых находится начало глав, разделов и подразделов. Теперь, чтобы перейти к нужному разделу, достаточно нажать клавишу «Ctrl» и щелкнуть на названии этого раздела в оглавлении в момент, когда указатель мыши примет вид руки. Вы автоматически переместитесь в то место в тексте, где начинается выбранный раздел.

Если вам понадобится внести изменения в названия разделов либо переформировать их уровни, внесите изменения в текст, а затем на вкладке «Ссылки» в группе «Оглавления» нажмите кнопку «Обновить таблицу» . На экране появится диалоговое окно с режимами обновлений.

Вам нужно обновить либо только номера страниц (это делается, если вы перемещали фрагменты текста или меняли порядок следования разделов), либо всю таблицу (используется, если вы меняли названия или уровни заголовков). Установите переключатель в нужное положение и нажмите кнопку «ОК». Оглавление переформируется и обновится.