Тема 4: Основные управленческие документы

4.1. Контрольные вопросы

1. Особенности составления и оформления организационно-правовых документов?

2. Виды приказов; особенности их составления и оформления.

3. Стадии подготовки распорядительных документов –

   1. – при единоличном принятии решения

   2. – при коллегиальном принятии решения.

4. Особенности оформления процедуры внутреннего согласования в организационно-распорядительных документах

5. Перечислите особенности составления и оформления справочно-аналитических документов?

6. Протокол: особенности составления и оформления

7. Назначение документов вида АКТ и формуляр акта

8. Виды служебных писем и особенности их составления

4.2. Практическое задание

1. Определите состав реквизитов согласно ГОСТа Р 6.30-2003, которые необходимо использовать при оформлении должностной инструкции.

2. Расположите на формате А4 основные реквизиты должностной инструкции, которые необходимо использовать при ее оформлении.

3. Составьте и оформите на формате А4 макет протокола собрания учебной группы.

4. Оформите в виде таблицы, основные требования к составлению текста делового письма.

Вид письма	Особенности составления текста письма

1. Какие реквизиты используются в заголовочной части организационно-распорядительных документов?

2. Какие реквизиты используются в содержательной части оранизационно-распорядительных документов?

3. Какие реквизиты используются в оформляющей части организационно-распорядительных документов?

4. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?

5. Как оформить выписку из приказа?

6. Как оформить решение?

7. Как оформить постановление?

8. Что собой представляет Устав организации? Каковы основные требования к его составлению и оформлению?

9. Как оформить Положение об отделе или службе организации?

10. Как оформить штатное расписание?

11. Какие требования предъявляются к оформлению договора, контракта?

12. Что такое инструкция, каково ее содержание и оформление?

13. Какие требования предъявляются к оформлению протокола?

14. Как оформить докладную, служебную и объяснительную записки?

15. Каковы современные требования к языку и стилю управленческих документов?

Литература:

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов (Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.Л. и др; Под ред. Т.В.Кузнецовой – М.; ЮНИТИ-Дана, 2002. – 359 с.

Тема 5: Организация документооборота

5.1. Контрольные вопросы

1. Классификация деловых документов. Функции канцелярии

2. Виды документопотоков. Расскажите об этапах обработки документов разных документопотоков.

3. Правила обработки и регистрации входящих документов

4. Правила оформления копий документов

5. Формирование дел длительного и постоянного хранения; передача дел в архив

6. Принципы составления картотеки; виды картотек

7. Организация контроля за прохождением документов. Сроки исполнения документов. Правила продления сроков исполнения.

8. Составление и оформление факсов

9. Из каких частей складывается документооборот организации?

10. Каковы этапы работы с входящими документами?

11. Как строится работа с исходящими документами?

12. Какова технология работы с внутренними документами?

13. Какие задачи документооборота решает регистрация документов?

14. Какие управленческие документы не подлежат регистрации в службах документационного обеспечения управления?

15. Каков порядок регистрации управленческого документа?

16. Какие существуют виды контроля исполнения документов?

17. Какие операции по контролю исполнения документов осуществляют службы документационного обеспечения управления?

18. Как составляется сводка учета объема документооборота организации?

5.2. Практическое задание

1. Для ведения делопроизводства в вашем офисе в марте понадобится столько расходных материалов, сколько указано в таблице. В Excel   разработайте таблицу для расчета суммы закупки этих товаров в марте. Затем посчитайте на какую сумму нужно закупить эти же товары в апреле и в мае, если цены на все перечисленные товары в апреле выросли на 5% по сравнению с мартовскими, а цены в мае выросли на 7% по сравнению с мартовскими.

Наименование	Количе ство	Цена, руб. (в марте)	Сумма, руб. (в марте)	Сумма, руб. (в апреле)	Сумма, руб. (в мае)
Бумага для принтеров, пачки	2	125,00
Папки для дел, шт.	12	15,00
Конверты для писем, шт.	150	3,75
Итого:

2. Оформите реквизиты деловых документов

Гриф утверждения:

Утверждаю. Директор АООТ «Пламя» Н.К. Петров. 17.02.99

Гриф согласования:

СОГЛАСОВАНО. Начальник управления кадров и учебных заведений Минстанкопрома РФ А.С. Степанов. 12.04.99

Отметка о наличии приложения:

Приложение: копия платежного поручения N 1578 на одном листе в одном экземпляре.

2. Оформите деловое письмо для отправки факсом директору фирмы «Рога и Копыта», Черноморское отделение Арбатовской конторы, господину Фунту И.И. (адрес фирмы: 229000 г. Черноморск, Ведущая улица, 17) по вопросу о поставке 10 цветных мониторов следующего содержания:

Благодарим за заказ 10 мониторов от 17.03.99 и напоминаем, что срок оплаты в размере 3000 руб. истек 01.04.99. Просим перевести указанную сумму и налог на добавленную стоимость до 10.04.99 на наш расчетный счет N 123456789 в Черноморском коммерческом банке «Волна».

Письмо подписывается директором фирмы «Монитор» Александром Александровичем Балагановым.

4.Составьте схему прохождения (маршрутную карту) входящей документации.

5.Проведите регистрацию двух-трех входящих документов на бумажном носителе.

5. Составьте схему прохождения (маршрутную карту) исходящей документации

6. Обработайте для отправки 2-3 исходящих документа.

7. Составьте схему прохождения (маршрутную карту) внутренней документации.

8. Организуйте контроль исполнения 2-3 внутренних документов (приказов, распоряжений).

Литература:

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов (Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.Л. и др; Под ред. Т.В.Кузнецовой – М.; ЮНИТИ-Дана, 2002. – 359 с.