3.4. Pr в клубе

От того, насколько эффективна и правильна ваша PR деятельность, зависит восприятие вашего Ротаракт клуба в обществе, а значит, и успех ваших проектов! PR - это очень широкое и многогранное понятие, но нам достаточно его азов. В этом разделе мы лишь немного остановимся на теории, приведем простой план PR-стратегии в клубе, несколько правил общения со СМИ, образец написания пресс-релиза и типового письма спонсору, затронем тему участия клуба в выставках.

PR (англ. public relations - связи с общественностью) – это деятельность, направленная на достижение эффективной коммуникации как внутри организации, так и между организацией и общественностью.

В более широком смысле PR - это процесс содействия установлению взаимопонимания и доброжелательных отношений между личностью, организацией и другими людьми, группами людей, обществом в целом посредством распространения разъяснительных материалов, обмена информацией и анализа общественной реакции.

В общем PR можно разделить на внешний и внутренний. К первому относится построение отношений с обществом в целом, выстраивание позиционирования клуба, формирование благоприятного мнения о его деятельности. Ко второму относятся внутренние коммуникации – построение доброжелательных отношений внутри организации.

К основным видам PR-активности относятся:

• распространение информации о деятельности организации, его оперативное взаимодействие со СМИ;

• организация пресс-конференций, подготовка интервью для СМИ;

• информационно-аналитическое обеспечение членов клуба по вопросам, затрагивающим его интересы;

• создание информационного банка данных, фонотеки, видеотеки, отражающих общественно значимую деятельность организации.

PR продвигает на рынке сам клуб в глазах общественности, причем средства PR практически бесплатны для вас.

Можно выделить пять основных направлений деятельности по связям с общественностью:

- отношения со СМИ (паблисити) — создание информационных поводов (проще говоря, новостей в СМИ), рассказывающих о ваших проектах и мероприятиях;

- отношения с членами клуба — ваши внутренние коммуникации. В их  основе лежат программы мотивации членов клуба к выполнению своей работы наилучшим образом;

- отношения с финансовым сообществом — взаимодействие с государственными финансовыми органами, с частными и корпоративными спонсорами, с финансовой прессой;

- отношения с властными структурами — тесное сотрудничество с региональными, окружными и местными органами власти (например, Комитетами по молодежной политике);

- отношения с местным населением — поддержание позитивных связей с местным сообществом включает социально значимую деятельность, например, - помощь в решении экологических проблем региона.

Постановка задач PR, план PR активности

Итак, главное нужно знать, что одной из важнейших задач PR деятельности является привлечение и удержание позитивного внимания к деятельности вашего Ротаракт клуба.

Для того чтобы клуб эффективно развивался, напишите долгосрочный план развития клуба, то каким вы хотите его видеть через год-два, и цели вашего пиара. Они могут быть следующими:

• формирование и поддержание имиджа Ротаракта;

• установление новых контактов и укрепление старых;

• изучение других общественных организаций;

• подтверждение «присутствия» в обществе.

Не путайте PR-стратегию и PR-кампанию. Первая составляется в долгосрочной перспективе на несколько лет, вторая рассчитана для конкретной цели, проекта, акции и длится не более полугода. Чтобы проверить эффективность PR-кампании, можно провести до ее начала и после небольшой соцопрос выбранной вами фокус-группы. После получения результатов вы сможете понять, правильно ли был выбран образ позиционирования вашего клуба, достигли ли вы результата, и что требуется подкорректировать.

Чтобы эффективно руководить PR-деятельностью клуба, необходимо следовать следующим простым правилам:

1. Составьте список СМИ города с адресами, телефонами и факсами, электронной почтой, именем редактора либо одного из журналистов.

2. Научитесь составлять пресс-релизы² и пост-релизы³ (это совсем не сложно) и отправляйте их во все издания. Пресс-релизы - за два-три дня (а можно и за неделю, но потом стоит напомнить еще раз) до мероприятия, чтобы журналисты могли внести вас в свой график и приехать. Обязательно обзвоните СМИ и поинтересуйтесь, получили они, или нет, ваш пресс-релиз, насколько он их заинтересовал, сможет ли кто-то из журналистов присутствовать на вашем мероприятии, либо когда можно ждать заметки в газете.

3. Помните, что отличие PR-кампании от рекламы состоит в том, что за нее не нужно платить. Сложность же заключается в том, что ваши материалы должны быть интересны и уникальны, чтобы привлечь к себе внимание СМИ. Ваши публикации должны быть живыми, сюжеты интригующими и берущими за душу, вызывающими дискуссии и обратную реакцию, они не должны пройти незамеченными. Освещая одну и ту же акцию в течение длительного времени, меняйте грани обзора, каждый раз акцентируйте внимание на новом аспекте, проблеме и ее решении, удерживая тем самым внимание СМИ и вашей потенциальной аудитории.

4. Не забывайте об обратной связи! Не забудьте поблагодарить спонсора, газету либо отдельно человека, который вам помогал. Разработайте для этого случая благодарственное письмо и, по завершении проекта, вручите тем, кто оказывал вам поддержку.

5. Нужно добавить, что если мы что-то обещаем представителям СМИ, то это должно быть выполнено в любом случае, невзирая на обстоятельства. Если вы обещаете встретиться с представителями СМИ в определенное время, то ни в коем случае не опаздывайте. Обещаете выслать материалы - высылайте не позднее обозначенного срока! Если все делать правильно, то работа с журналистами может быть очень и очень эффективной!

Письмо спонсору и пресс-релиз

Для того чтобы начать эффективно работать со спонсорами или СМИ, необходимо научиться правильно составлять деловое письмо. Это лицо вашего клуба и проявление уважения к партнеру. Можно оформить письмо по всем правилам и ГОСТам, которые вы легко найдете в Интернете. Но на самом деле все очень просто! Типовое письмо спонсору оформляется на фирменном бланке, который выглядит следующим образом:

1. «Шапка» – здесь вы вставляете логотип вашего Ротаракт клуба, контактные данные. Данная часть располагается по центру и занимает не более 1/5 листа.

2. Слева ставится дата письма.

3. Справа на один интервал ниже даты - название организации, должность, инициалы и фамилия человека, к которому обращаетесь.

4. Справа ниже на интервал - тема письма.

5. Через два интервала по центру - обращение по имени отчеству к руководителю.

6. Через интервал - текст письма.

7. Внизу укажите вашу должность, подпись (если нужно укажите прямой телефон, по которому с вами можно связаться), а также поставьте печать вашего клуба, при условии его юридической регистрации.

Что касается самого текста письма, то первый абзац - это постановка проблемы, второй - предложение принять участие в проекте, третий и, возможно четвертый, - цель и направление проекта, каким образом он будет проходить, и в последнем абзаце нужно сказать, какая именно помощь вам требуется. Письмо должно состоять из нескольких абзацев! Не употребляете сложные обороты речи и термины!

Выбирая потенциальных спонсоров, обратите внимание и на мелкие компании. Есть мнение, что только крупные фирмы могут откликнуться на ваше предложение. Этот распространенный стереотип, но практика показывает совсем обратное.

Ниже приводим пример такого письма потенциальному информационному спонсору.

Выбирая СМИ, подумайте в привлечении какой целевой аудитории вам необходимо и на кого направлено то или иное издание. Пресс-релиз оформляется также на фирменном бланке вашего Ротаракт клуба, можно дополнить его фотографиями. В примере ниже - пост-релиз общественной организации «Российский Красный Крест».

Участие Ротаракт клуба в выставках

Есть еще один важный аспект популяризации деятельности Ротаракт клуба – участие в выставках. Узнайте, какая компания в вашем городе занимается организацией выставок, какова их тематика и в каких из них может принять участие общественная организация. Например, в Кемерово - это «ЭкспоСибирь». Участие на выставке общественных организаций предоставляется на безвозмездной основе. Безусловно, плюсом будет, если ваш клуб юридически зарегистрирован.

Участие в выставке - это великолепный информационный повод для общения со СМИ, возможность рассказать о себе широкой общественности, привлечь новых партнеров для реализации проектов, наладить контакты с потенциальными спонсорами и, конечно, заработать деньги! Поэтому к данному мероприятию готовится лучше серьезно, продумывая всевозможные детали.

На выставки журналисты приходят уже зная, какие стенды им наверняка нужно посетить, а остальное время они тратят на поиски интересного материала. Сделайте акцент на том, что организация является международной, на программах обучения и обмена, ваших социальных городских проектах, ярком оформлении. Предложите гостям выставки что-нибудь в качестве подарка, например, воздушный шар, открытку, где будет эмблема клуба и ваши контакты. Поставьте копилку для сбора пожертвований, предложите приобрести рисунки или поделки детей из детского дома, который вы, возможно, курируете.

Как сделать так, чтобы журналисты сами потянулись к Вашему стенду? Перед участием в выставке нужно ответить самим себе, а готовы ли члены клуба к общению с журналистами?

Важный момент подготовки к выставке - пресс-кит.⁴ Только представьте, сколько различной информации в виде брошюр, буклетов, листовок журналисты уносят с выставок! Поэтому, составляя пресс-кит, нужно учитывать несколько правил:

1. Информация о клубе должна быть отражена наиболее полно, но в тоже время кратко!

2. Поместите (желательно на каждой странице) логотип клуба.

3. Информация о клубе не должна превышать одной страницы!

4. Наиболее интересные моменты деятельности клуба выделите и проиллюстрируете фотографиями.

5. Если у вас есть статистические данные, например, по росту количества членов клуба за несколько лет, количеству тех, кому вы помогли, числу реализованных проектов, то обязательно скажите об этом. Но здесь нужно не забывать о контексте, т.е. ваша статистика не должна быть отдельно от общего текста, а, напротив, плавно и логично из него вытекать.

6. Если во время участия в выставке вы ведете какой-либо крупный проект, то сделайте акцент на нем, тогда пресс-кит будет более интересным для представителей СМИ.

7. Упомяните коротко о планах развития клуба;

8. И, безусловно, укажите ваши контакты!

Во-первых, пресс-кит нужно раздавать представителям СМИ. А во-вторых, - отдать в достаточном количестве самим организаторам выставки. Дело в том, что организаторы выставок проводят и свою работу со СМИ, поэтому есть большая вероятность того, что ваш материал попадет в нужные руки! И, естественно, можно раздавать пресс-кит всем участникам выставки – вашим потенциальным спонсорам и партнерам.

Как работать с журналистами во время выставки? У вас будет от силы 5-10 минут для общения с журналистами, и за это время необходимо донести до них всю необходимую информацию. Для этого стоит подготовиться: отобрать самую важную и необходимую информацию и постараться предугадать возможные вопросы. Не забудьте отдать пресс-кит и спросить (очень корректно!), где может быть опубликован материал, а также контакты журналиста.

Главное, что нужно понимать – PR-деятельность клуба должны быть систематической! Помните, что в СМИ всегда более доброжелательно относятся к тем организациям, которые сами заблаговременно сообщают о новостях.