8.4. Зберігання документів та регістрів

Первинні документи та облікові регістри зберігаються в бухгалтерії до складання річної звітності. Після завершення її складання та оприлюднення вони передаються в архів підприємства. Архівом є спеціально обладнана кімната, в якій можливе надійне зберігання документів і регістрів до завершення термінів їх зберігання. Документи в архіві зберігаються в терміни, визначені наказом головнбго архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 окремо для підприємств, що передають їх у державний архів, і для тих, що не передають. Зберігання у встановлені наказом терміни здійснюється за умови, що були проведені перевірки ДПА чи вищих організацій.

Наприклад, для облікових регістрів (Головна книга, журнали, ордери, робочі таблиці), журналів реєстрації рахунків, касових ордерів, інвентарних карток обліку основних засобів — 3 роки; для річних бухгалтерських звітів — 10 років; для осо бових рахунків робітників, службовців, студентів — 75 років тощо.

Після завершення термінів зберігання документи, які не передаються в державний архів, знищуються підприємством, про що складається відповідний акт знищення. Знищення документів здійснюється комісією, визначеною наказом керівника підпри ємства. До складу комісії обов'язково залучається представник Державного архіву.

За документами, інформація з яких використовується для провадження криміна льної справи чи інших суперечок, терміни зберігання можуть бути подовжені до моменту завершення розгляду справи.

8.5. Форми бухгалтерського обліку

Форми бухгалтерського обліку визначаються за переліком регістрів синтетично го й аналітичного обліку, їх взаємозв'язком, послідовністю та способами заповнен ня. Форма бухгалтерського обліку вибирається підприємством самостійно з дотри манням єдиних засад бухгалтерського обліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології опрацювання облікових даних.

Підприємствами використовуються такі форми бухгалтерського обліку:

• Меморіально-ордерна.

• Журнальна.

• Спрщена.

• Автоматизована.

Меморіально-ордерна форма раніше використовувалась на багатьох підприємс твах України. Сьогодні вона застосовується в бюджетних організаціях, що мають значний обсяг однотипних операцій. її ще називають «Журнал-Головна». При цій формі обліку на кожну господарську операцію, відображену в первинних або зведених документах, складається меморіальний ордер. У ньому вказується проведення і сума здійсненої операції (групи операцій). Кожен меморіальний ордер ре єструється в журналі реєстрації меморіальних ордерів.

За складеними меморіальними ордерами заповнюється реєстраційний журнал за синтетичними рахунками та картки, які ведуться по аналітичних рахунках (мал. 8.3). Інформація аналітичного обліку узагальнюється в оборотних відомостях ана літичного обліку. На базі їх даних та реєстраційного контрольного журналу склада ється оборотний баланс за синтетичними рахунками і Головна книга. Облік касових операцій ведеться в касовій книзі.

Документи

Меморіальні ордери

Касова книга

Картки аналітичного обліку

М

Оборотна відомість за синтетичними рахунками

Фінансова звітність

Оборотна відомість аналітичного обліку

Головна книга

Реєстраційний конттрольний журнал

алюнок 8. 3. Спрощена схема меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку

Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку мас низку недоліків:

• значна трудомісткість складання меморіальних ордерів;

• багаторазовість записів на синтетичних рахунках;

• аналітичний облік ведеться паралельно із синтетичним, а не є основою для його побудови.

При журнальній формі обліку інформація, що міститься в первинних чи зведених документах, відображається в регістрах аналітичного обліку (відомості, сальдово-оборотні відомості тощо). Облікові дані систематизуються за певний період часу (1-30 днів) і переносяться у відповідний обліковий регістр. Основними обліковими регіст рами за журнальної форми є Журнали, які заповнюються по кредиту одного чи кількох рахунків (табл. 8.1), та відомості, що заповнюються по дебету адекватних рахунків (табл. 8.1). Журнали — це відокремлені аркуші спеціального графлення, призначені для кредитових записів у кореспонденції з відповідними дебетуючими рахунками. Час тина журналів поєднують дані синтетичного та анаїітнчного обліку (журнал № 3 та ві домості 3.1—3.6). При їх заповненні використовується двобічний та шаховий способи запису. Важливими регістрами за даної форми обліку є відомості, в яких ведеться аналітичний облік операцій у межах окремих синтетичних рахунків.

За цієї форми бухгалтерського обліку використовуються такі журнали та відомості (табл. 8.1).

Таблиця 8.1

Перелік журналів та відомостей

Номери		Рахунки бухгалтерського обліку
журналів	відомостей
		Облік грошових коштів та грошових документів
№1	-	Кредит рахунку №30 "Каса", №31 "Рахунки в банках", №33 "Інші кошти"
-	№ 1.1	Дебет рахунка № 30 "Каса"
-	№ 1.2	Дебет рахунка № 31 "Рахунки в банках"
-	№ 1.3	Дебет рахунка № 33 " Іншіт кошти"
		Облік довгострокових та короткострокових позик
№ 2	-	Кредит рахунків № 50 " Довгострокові позики", № 60 "Короткостро ві позики"
		Облік розрахунків, довгострокових та поточних зобов'язань
№ 3		Розділ І.Облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інших розрахунків і резерву сумнівних боргів (за кредитом рахунків 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68)
		Розділ ІІ.Облік розрахунків з бюджетом,облік довгострокових та по-точних зобов'язань (за кредитом рахунків 17, 52, 53, 55, 61, 64, 67, 69)
	№ 3.1	Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками
	№ 3.2	Аналітичний облік розрахунків з різними дебіторами
	№ 3.3	Аналітичний облік розрахунків з постачальниками та підрядниками
	№ 3.4	Аналітичний облік виданих та отриманих векселів
	№ 3.5	Аналітичний облік розрахунків за іншими операціями
	№ 3.6	Аналітичний облік розрахунків з бюджетом
		Облік необоротних активів та фінансових інвестицій
№ 4	-	Розділ І.Облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів та зносу необоротних активів (за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 19)
		Розділ ІІ.Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необо-
		ротних активів (за кредитом рахунків 14, 15, 18, 35)
	№ 4.1	Аналітичний облік капітальних інвестицій
	№ 4.2	Аналітичний облік фінансових інвестицій
	№ 4.3	Аналітичний облік нематеріальних активів
		Облік витрат
№ 5,5	-	Розділ І.Кредит рахунків 90, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99
		Розділ ІІ.Кредит рахунків з журналів 1, 2, 3, 4, 6
	-	Розділ ІІІ.Журналу 5-кредит рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65,
		66,91
	-	Розділ ІІІ. А Журналу 5 А-кредит рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28,
		39, 65, 66, 80, 82, 83, 84, 91
	-	Розділ ІІІ. Б Журналу 5 А-кредит рахунків 20, 22, 39, 65, 66
	-	Розділ ІV.Аналітичні дані до рахунка 28 "Товари"
	№ 5.1	Аналітичний облік запасів

Систематизовану в журналах та відомостях інформацію про обороти та сальдо на рахунках переносять у Головну книгу.

Перевагами даної форми обліку є те, що синтетичний облік ведеться на базі аналітичного, а не паралельно. Облікові регістри за цієї форми побудовані таким чином, щоб швидко і без додаткових вибірок готувати дані для складання фінансової звітності. Загальну схему відображення операцій за цією формою наведено на мал. 8.4.

Недолiком журнальної форми облiку е громiздкiсть окремих форм журналiв та вiдсутнiсть хронологiчного запису. На базi журнальної форми можлива автоматизацiя облiку.

С

Документи

Регістри аналітичного обліку(допоміжні аркуші-розшифровки, оборотні відомості та ін.)

Відомості

Журнали

Головна книга

Фінансова звітність

прощена форма облiку використовується малими пiдприєметвами за їх вибором.

Мал. 8.4. Спрощена модель журнальної форми обліку

До малих вiдносяться пiдприємства, рiчний обсяг реалiзацiї в яких не перевищуе 500 000 евро та еередньоепискова чисельнiсть працюючих у промисловостi - до 200 чоловiк, У науцi i науковому обслуговуваннi - до 100 чоловiк, В iнших галузях невиробничої сфери - до 25 чоловiк, У роздрiбнiй торгiвлi - до 15 чоловiк.

Бухгалтерсъкий облiк на малих пiдприемствах ведетъся виходячи з вимог користувачiв у iнформацiї, передбаченоі П(С)БО 25 «Фiнансовий звiт суб'єкта малого шдприемництва»

Положенням про спрощену форму бухгалтерського облiку суб'єктів малого пiдприємництва, затвердженим наказом мiнicтepствa фiнансiв України вiд 30.09.1998 №196 передбаченi два варiанти спрощеної форми бухгалтерського облiку:

• проста форма бухгалтерсъкого облiку;

• форма бухгалтерського облiку з використанням (веденням) peгicтpiв облiку майна малого пiдприємства.

Для ведення облiку малi пiдприємства використовують план paхунків бухгалтерського облiку активiв, капiталу, зобов'язань i господарських операцiй суб'ектiв малого пiдприємництва, затверджений наказом міністерствa фiнансiв України 19.04.2001 р. № 186.

При простiй формi бухгалтерського облiку господарськi операцil, що привели до змiни активiв, зобов' язань, доходiв i витрат, вiдображають у Книзi облiку господарських операцiй. Запис здiйснюcrься у хронологiчному порядку iз систематизацiею iнформації. Поряд iз цiєю Книгою пiдприємства ведуть Вiдомiсть облiку заробiтно! плати (Ф. № В-8), У якiй здiйснюеться нарахування заробiтної плати та утримання податкiв з неї. За наявностi в малого пiдприемства необоротних активiв та матерiальних запасiв рекомендуcrься вести Вiдомiсть облiку основ них засобiв, нарахованих амортизацiйних вiдрахувань (зноеу) за формою В-l та Вiдомiсть облiку виробничих запасiв, готово! продукцi! та товарів (Ф. И2 В-2). Просту форму викориетовують пiдприємства, що мають незначну кiлькiсть операцiй.

Форма бухгалтерського облiку з використанням (веденням) peгicтpiв облiку майна малого пiдприємства передбачає ведення окрім Книги облiку господарських операцiй вiдомостей облiку, рекомендованих та затверджених наказом міністерства фiнансiв України вiд 31.05.1996 №112 «Вказiвки про склад i порядок заповнення облiкових pericтpiв малими пiдприемствами»:

1. Вiдомiсть облiку основних засобiв нарахованих амортизацiйних вiдрахувань (Ф. № B-l);

2. Вiдомiсть облiку виробничих запасiв готової продукцii i товарів (Ф. N2 В-2);

3. Вiдомiсть облiку витрат на виробництво (Ф. N2 В-3);

4. Вiдомiсть облiку грошових коштiв i фондiв (Ф. N2 В-4);

5. Вiдомiсть облiку розрахункiв та iнших операцiй (Ф. N2 В-5);

6. Вiдомiсть облiку реалiзацiї (Ф. N2 В-6);

7. Вiдомiстъ облiку реалiзацiї (продажу) (Ф. N2 В-7);

8. Вiдомiсть облiку розрахункiв з постачальниками (Ф. N2 В-7);

9. Вiдомiсть облiку заробiтноi' плати (Ф. N2 В-8);

10. Вiдомiсть (шахова) (Ф. N2 В-9).

Шахова вiдомiсть складається пiсля заповнення Bcix вiдомостей облiку майна та розрахункiв i є основою для складання фiнансової звiтностi малих пiдприємств, передбаченої П(С)БО 25 «Фiнансовий звiт суб'єкта малого пiдприєміництва».

Малi пiдприємства також можуть вибрати спрощену форму оподаткування i сплачувати единий податок за ставкою 6% або 10 %. Це можливо лите для пiдприсмств, в яких рiчний обсяг реалiзацil не перевищує 1 000000 грн, кiлькiсть працюючих - до 50 чол., внесок засновника-юридичної особи - до 25 %. При цьому вони зобов' язанi вести облiк за однiєю з вибраних форм.

Спрощена форма є найоптимальнiшою при автоматизацiї облiку. Автоматuзована форма бухгалтерського облiку базується на використаннi ЕОМ при обробцi облiкової iнформацiї, отриманої з первинних документiв. Обробка iнформацii' здiйснюється з використанням спецiально створених бухгалтерських програм, що окрім можливостi обробки облiкової iнформацil мають файли нормативно-довiдкової iнформацil та автоматизовану сдину базу облiкових даних. Первиннi документи можуть заповнюватися вручну й iнформацiя з них переноситися на комп'ютер або безпосередньо формуватись на ЕОМ. Кожна програма має свої можливостi щодо рiвня деталiзацiї та систематизацil облiкової iнформацiї, якi можна реалiзувати в процесi обробки облiкової iнформацiї.

КОНТРОЛЬНІ ТЕСТИ ДО Р03ДІЛІВ 7. 8

1. Що таке документообiг?

а) Рух документiв та їх зберiгання.

б) Процес складання документiв та їх зберiгання.

В) Рух документiв з моменту їх складання або отримання до передачi в apxiв.

г) Процес зберiгання документiв.

2. За мiсцем складання документи подiляють на:

а) розпоряпчi i виконавчi:

б) первиннi i зведенi;

В) внyтpiшнi i зовнiшнi;

г) бухгашерського оформлення.

3. До облiкових pericтpiв вiдносять:

а) первиннi документи;

б) форми фiнансової звiтностi;

В) журнали та вiдомостi;

г) зведенi облiковi документи.

4. Первиннi документи повиннi бути складенi:

а) пiд час здiйснення господарсъкої операцiї або безпосередньо пiсля її завершення;

б) до початку господарської операції;

В) при поданнi розпорядження керiвником;

г) за iнших умов.

5. Господарськi операцil повиннi бути вiдображенi в облiкових pericтpax:

а) у звiтному періоді в кому вони були здiйсненi;

б) у наступному облiковому періоді;

в) за рiшенням головного бухгалтера;

г) за рiшенням керiвника

6. Чи можливi виправлення в первинних документах та облiкових pericтpax?

а) Не можливi.

б) Можливi в ycix документах та pericтpax.

в) Можливi, за винятком банкiвських та касових документiв.

г) Можливi лише з дозволу керiвника.

7. Якi з названих документiв вiдносяться до розпорядчих?

а) Прибутковий касовий ордер.

б) Розрахунок нарахування вiдпускних.

в) Грошовий чек.

г) Усi наведенi.

8. Якi з названих документiв вiдносяться до виправдних?

а) Платiжне доручення.

б) Видатковий касовий ордер.

в) Накладна на вiдпуск матерiалiв.

г) Усi наведенi.

9. Облiковi регiстри складаються:

а) на пiдставi первинних документiв адекватного звiтного перiоду;

б) на пiдставi будь-яких первинних документiв;

в) виходячи з потреб складання фiнансової звiтноcтi;

г) за iнших умов.

10.Вилучення первинних документiв та облiкових peгicтpiв з пiдприемства можливе:

а) за рiшенням кредиторiв;

б) за усним розпорядженням контролюючих opганів;

в) за письмовим розпорядженням контролюючих opганів;

г) в iнших випадках.

11.Iнвентаризацiя активiв та зобов'язань пiдприемства здiйснюеться;

а) при змiнi матерiальновiдповiдальних осiб;

б) перед складанням рiчноi звiтноcтi;

в) при внявленнi фактiв нестач;

г) у всіх названих випадках.

12.Пiд час проведення iнвентаризацil:

а) перевiряються i документально пiдтверджуються наявнiсть, стан та oцінка активів та зобов'язань пiдприємства;

б) внявляcrься фактична наявнiсть активiв пiдприємства;

В) визначаcrься правильнiсть оцiнки активiв та зобов'язань пiдприємства;

г) iнше.