7.3. Основні вимоги до опрацювання первинних документів

Документи, що складаються у виробничих підрозділах підприємства, у визначе ні строки подаються в бухгалтерію. Під час їх приймання здійснюється перевірка, після цього — таксування, групування та котирування.

Початковим етапом опрацювання документів є перевірка законності та доціль ності проведених та відображених в них операцій, дотримання вимог щодо їх запо внення, тобто перевірка за змістом та формою. Бухгалтер, який приймає документи, перевіряє, чи не суперечать відображені в них операції чинному законодавству України, рішенням зборів засновників/акціонерів), наказам керівника підприємст ва, а також наявність усіх необхідних ^зволів та погоджень. Одночасно перевіря ється зв'язок операцій з діяльністю підприємства та необхідність здійснення витрат у вказаних в документах обсягах (порівняно з визначеними нормами або тарифами) або обґрунтованість цін на реалізовані товари (продукцію, роботи, послуги). Бухга лтер також перевіряє наявність усіх необхідних реквізитів, включаючи підписи осіб, які відповідають за здійснення операції та їх достовірність.

Наступним етапом опрацювання документів є перевірка (проведення) таксування та правильності виведення підсумків. Таксування полягає в записі у відповідних гра фах документа ціни та виведенні суми. Наприклад, при внутрішньогосподарському відпуску виробничих запасів зі складу в первинних документах (накладних, лімітно-забірних картах, вимогах) вказують тільки найменування та кількість цінностей, що відпускаються. Бухгалтер, що приймає матеріальні звіти, проставляє ціну запасів, ви значає їх вартість та виводить загальні підсумки за кожним документом. Якщо підсум ки в документах уже визначені, бухгалтер перевіряє правильність їх розрахунку.

Усі отримані первинні документи групуються за економічним змістом і реєст руються у зведені облікові документи.

Опрацювання вважається завершеним, коли на первинному документі простав ляється кореспонденція рахунків. Відображення на первинних документах корес пондуючих рахунків називається їх контируванням. Прибуткові і видаткові касові ордери вважаються завершеними в опрацюванні, якщо на них стоїть штамп або на пис касира «від руки» «погашено». Контирування запобігає можливості помилкової реєстрації первинних документів у облікових регістрах.

Більшість первинних документів заповнюються працівниками, що виконують опе рації або контролюють їх виконання. Підприємство може мати спеціальну групу техні чних працівників, які заповнюють первинні документи — обліковців. Окремі докумен ти заповнюються бухгалтерами. Найчастіше це документи бухгалтерського оформлення (розрахунки нарахування компенсації за тимчасовою непрацездатністю, відпускні) та документи, пов'язані з рухом готівки: чеки, прибуткові і видаткові касові ордери та ін. Після заповнення всіх реквізитів документа на ньому обов'язково має бу ти підпис особи, що дає дозвіл на здійснення операції: керівника підприємства, голов ного бухгалтера, фінансового директора та інших уповноважених осіб.

Перелік осіб, що заповнюють первинні документи, контролюють виконання операцій, здійснюють приймання та опрацювання цих документів у бухгалтерії у визначені терміни, визначається графіком документообігу. Графік документообігу складається головним бух галтером підприємства або його заступником, затверджується наказом керівника підпри ємства і є обов'язковим до виконання всіма його працівниками. Найчастіше графік доку ментообігу подається у вигляді схеми, в якій по вертикалі вказується перелік усіх документів, які використовує підприємство для реєстрації операцій, по горизонталі — їх рух за датами та етапами опрацювання з моменту складання до перенесення інформації з них в облікові регістри, а також відповідальні за заповнення та опрацювання особи.

Після приймання, опрацювання та перевірки документів, їх контирування інформа ція з них переноситься в облікові регістри. Первинні документи до закінчення звітного періоду та складання фінансової звітності зберігаються в бухгалтерії. Після оприлюд нення фінансової звітності первинні документи передаються в архів підприємства.

Рух документів з моменту їх складання (отримання від інших підприємств) до передачі в архів називається документообігом.

Строки зберігання первинних документів, облікових регістрів та бухгалтерсь кої звітності на підприємстві визначені наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 серпня 1998 року № 41. Більшість первинних документів і облікових регістрів зберігаються З роки, хоча для окремих видів ви значено більші терміни — 5—75 років. Знищення документів чи передача їх в дер жавний архів здійснюється лише за умови проведення документальної перевірки ДПА, а для державних підприємств — також: перевірки вищою організацією та контрольно-ревізійним управлінням.

Первинні документи, що зберігаються в обліковій системі підприємства, можуть бути вилучені лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повно важень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право зняти ко пії з документів, що вилучаються. Обов'язковим при цьому є складання реєстру документів, що вилучаються.