Теоретические основы описания бизнес-процессов

Терминология

Бизнес-функция – это задача, которую компания решает для достижения поставленных целей и обеспечения собственного выживания в бизнесе.

• Бизнес-функция отвечает на вопрос что делать.

• Пример основных бизнес-функций Общества: закупка, доставка, продажа, обслуживание оборудования, управление финансами и др.

Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени и в пространстве совокупность работ, с указанием начала и конца и точным определением входов и выходов.

Бизнес-процесс описывает то, как выполняется бизнес-функция во времени и как бизнес-функции взаимодействуют между собой в работе компании.

Бизнес-процесс отвечает на вопрос как делать.

Владелец процесса – лицо, несущее ответственность за выполнение процесса и наделенное соответствующими правами и полномочиями. Обязанностью владельца процесса является постоянное усовершенствование процесса.

Границы бизнес-процесса:

Первичный вход – это вход, который инициирует начало бизнес-процесса.

Вторичный вход – потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса: стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.

Цели описания бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов производится для следующих целей:

• Документирование и оптимизация построения бизнеса.

• Разработка новых схем ведения бизнеса.

• Разработка IT системы.

• Разработка регламентирующих документов.

Способы описания бизнес-процессов

Описание бизнес-процесса может быть представлено в текстовом, табличном, графическом, и комбинированном виде. Наиболее приемлемым является комбинированный способ описания, когда графическая информация сопровождается текстовыми комментариями.

Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов

При вертикальном описании показывают только работы и их иерархический порядок в дереве бизнес-процесса. В этом случае имеются только вертикальные связи между родительскими и дочерними работами.

При горизонтальном описании бизнес-процесса также показываются, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляются горизонтальные связи между различными работами, которые процесс составляют.

Пример вертикального и горизонтального описания бизнес-процессов

Этапы описания бизнес-процессов

До начала описания процесса необходимо определить цель процесса и участвующие в нем стороны.

Первым шагом описания бизнес-процесса является описание его окружения, которое представляет совокупность входов и выходов бизнес-процесса с указанием поставщиков и клиентов.

Поставщики и клиенты процесса могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренними поставщиками и клиентам являются подразделения и сотрудники компании, с которыми рассматриваемый бизнес-процесс взаимодействует.

Схема окружения бизнес-процесса

После описания окружения бизнес-процесса наступает очередь описания его внутренней структуры.

При вертикальном описании показываются работы, из которых бизнес-процесс состоит. На этапе горизонтального описания описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.

Следующим этапом является определение графической структуры процесса в соответствии с принятыми стандартами и ее отображение доступными программными средствами.

Окончательным этапом описания бизнес-процессов является разработка текстовых пояснений.

Методология IDEF.

Наиболее обширная методология, которая позволяет описывать не только бизнес-процессы, но и функциональные блоки (например, маркетинг или финансы), различные объекты в компании и действия над ними (например, весь комплекс процессов обработки и выполнения заказа клиента), а также состояние и динамику развития бизнес-единиц компании и компании в целом.