628400, Г. Омск, ул. Мира, д.25, тел.(3282) 24-11-97

Исходящий № ______

Кому

Уважаемый ________!

<Тест письма>

Директор И.И. Иванов

Исполнитель <Фамилия И.О.>

Таблица 6.1

Стиль	Описание
Адрес фирмы	Стиль абзаца. Шрифт Times New Roman, размер 13, начертание – полужирный. Выравнивание по центру. Границы: сверху двойная, снизу одинарная линии.
Исходящий номер	Стиль символа. Шрифт Times New Roman, размер 12. Цвет шрифта синий.
Адресат	Стиль абзаца. Шрифт Times New Roman, размер 13. Отступ абзаца слева 9 см, выравнивание по левому краю. Интервал перед абзацем 12 пт, после – 18 пт.
Обращение	Стиль абзаца. Шрифт Arial, размер 16, начертание - полужирный, курсив. Выравнивание по центру. Интервал перед абзацем 6 пт, интервал после – 12 пт.
Текст письма	Стиль абзаца. Шрифт Times New Roman, размер 13. Отступ первой строки 1 см, выравнивание по ширине. Междустрочный полуторный.
Подпись	Стиль абзаца. Шрифт Times New Roman, размер 13, цвет шрифта красный. Отступ абзаца слева и справа 2 см, выравнивание по центру. Междустрочный полуторный, интервал перед абзацем 18 пт, интервал после абзаца 12 пт.
Исполнитель	Разместить в нижнем колонтитуле. Стиль абзаца. Шрифт Times New Roman, размер 10. Отступ абзаца слева 2 см, выравнивание по левому краю.

Задание 2.

Создать электронную форму для ввода данных и сохранить в папке под именем «Бланк письма» как шаблон Word (пример см. ниже).

Заполнить бланк заказа от имени 5 разных организаций и сохранить файлы под именами «Заказ №1»… «Заказ №5».

Пример бланка заказа:

Организация:       Адрес:      

Товары, находящиеся на складе:

Заказ	Наименование товара	Количество
	Принтер HP 1200
	ПринтерOlivetti 920
	ПринтерHP 1100A
	ПринтерDJ 6L

Дополнительный заказ:

Наименование товара	Количество

Дата заказа: 20.04.2009 07:24:00 (изменяется автоматически)

РЕЗУЛЬТАТЫ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

В папке «Лабораторная работа №6» должны присутствовать файлы:

• Бланк письма.dotx.

• Заказ.dotx

• Заказ №1.docx

• Заказ №2.docx

• Заказ №3.docx

Лабораторная работа № 7.

ДОКУМЕНТЫ СЛИЯНИЯ

Цель работы – изучение правил организации рассылок документов с использованием операции слияния.

Работа производится самостоятельно, с использованием справочной системы Microsoft Word.

Слияние – операция, с помощью которой можно создавать документы на бланках, почтовые наклейки, конверты и каталоги. Программа слияния помогает упорядочить сведения об адресе (данные), осуществить их слияние с общим документом, а затем напечатать или отправить по электронной почте окончательно настроенные документы.

Документ слияния состоит из поля основного неизменяемого текста и изменяемых полей, обеспечивающих индивидуальное обращение, сообщение индивидуальной информации и т.п.

Чтобы настроить содержимое документов слияния, используются поля слияния. При вставке данных полей в основной документ они содержат индивидуальные записи, отображающие сведения, находящиеся в источнике данных.

Для вставки основных сведений о получателях Microsoft Word использует два следующих поля слияния:

• поле AddressBlock является прототипом для имени и адреса получателя;

• поле GreetingLine является прототипом для приветствия.

Для дальнейшей персонализации каждого документа в него могут быть включены дополнительные поля слияния. Например, необходимо отправить сообщение с уведомлением местным предпринимателям о включении их компаний в ежегодный городской справочник. Вместо того, чтобы вводить в каждое сообщение название компании, можно вставить поле «Компания». Например, «Ваша «Компания» выбрана для включения во второе издание нашего справочника...». При завершении слияния Microsoft Word вставит необходимое название организации в каждое письмо.

Поля могут использоваться также для управления слиянием данных следующим образом:

• поля ASK и FILLIN выводят запрос, который заполняется при слиянии каждой записи данных с основным документом. Ответы записываются в указанный документ на бланке, в контракт или в другой составной документ, полученный в результате слияния с записью данных;

• поля IF выводят сведения только при выполнении указанных условий. Например, поле IF можно использовать, чтобы уведомить клиентов из определенного района об открытии нового, более близкого к ним филиала;

• поля SET (установка закладки) позволяют присвоить текст, число и другие данные закладке. В итоговых составных документах эти сведения можно использовать несколько раз. Если эти сведения будут изменены, то достаточно будет изменить один раз поле SET, а не искать по всему тексту и изменять каждое вхождение.

Кроме того, при слиянии можно использовать поля MergeRec, MergeSeq, Next, NextIf и SkipIf.

Данные для документов слияния могут быть получены из источников данных практически любого типа, включая таблицу Word, список контактов Microsoft Outlook, электронную таблицу Excel, базу данных Microsoft Access или текстовый файл.

Для достижения успеха следует уметь выполнять действия:

• начать работу с мастером слияния

во вкладке Рассылки ленты инструментов выбрать команду «Начать слияние»; в открывшейся палитре выбрать Пошаговый мастер слияния; справа на экране появится панель задач Слияние

РассылкиНачать слияниеПошаговый мастер слияния…

Рис.42. Окно вкладки Рассылки и панель задач Слияние.

• создать основной документ письма (1 этап слияния)

во вкладке Рассылки ленты инструментов в разделе «Начать слияние» выбрать команду «Начать слияние»; в открывшейся палитре выбрать Письма и щелкнуть в нижней части панели по ссылке «Далее. Открытие документа»; на странице Выбор документа выбрать одно из двух действий: создать новый документ или использовать уже существующий документ

Если нужный документ отображен на экране, установить переключатель Текущий документ. Чтобы создать новый документ на основе шаблона, установить переключатель Шаблон. В разделе Шаблон щелкнуть по ссылке Выбор шаблона. В диалоговом окне Выбор шаблона найти нужный шаблон, выделить его и щелкнуть по кнопке ОК. Для поиска ранее созданного документа установить переключатель Существующий документ. Затем щелкнуть по кнопке Открыть. Выбрать нужный файл в диалоговом окне Открытие документа и щелкнуть по кнопке Открыть.

РассылкиНачать слияниеПисьма

Далее. Открытие документаВыбор документа…

Рис. 43. Окно создания письма для рассылки.

• выбрать получателей письма (2 этап слияния)

в панели задач Слияние щелкнуть по ссылке Далее. Выбор получателей; на панели Выбор получателей выбрать способ получения списка получателей письма: ввести новый список, использовать имеющийся список или выбрать список получателей из адресной книги программы Outlook; в появившемся списке получателей снять флажки напротив получателей, которые не должны получить письмо

доступ к панели выбора получателей возможен также из раздела Начать слияние вкладки Рассылки

РассылкиНачать слияниеВыбрать получателей…

Рис. 44. Панель «Выбрать получателей» вкладки Рассылки.

• ввести список получателей письма

при выборе команды «Ввести новый список» пользователю становится доступным диалоговое окно «Новый список адресов»; в открывшемся окне выбрать «Настройка столбцов» и задать параметры необходимых для работы столбцов формы (количество и название); ввести данные в поля списка, создавая новые записи

Примечание:

перемещения к следующему полю используйте клавишу Tab, а для перемещения к предыдущему – клавиши Shift+Tab, также можно с помощью мыши

Рис. 45. Диалоговое окно «Новый список адресов».

• сохранить список адресов

после завершения создания списка адресов, щелкнуть по кнопке ОК (Закрыть); в появившемся окне «Сохранение списка адресов» ввести имя файла в поле Имя файла и щелкнуть по кнопке Сохранить; после сохранения списка адресов появится диалоговое окно Получатели слияния; проверить введенный список получателей письма

• использовать существующий список получателей письма

при выборе команды «Использовать существующий список» пользователю становится доступным диалоговое окно «Выбор источника данных», в котором отображается содержание папки «Источники данных»; в открывшемся окне указать нужный список адресов и щелкнуть по кнопке Открыть; появится диалоговое окно Получатели слияния

РассылкиИспользовать существующий список

Выбор источника данных…

Рис. 46. Окно «Выбор источника данных» операционной системы.

• редактировать записи в источнике данных

на вкладке Рассылки выбрать команду Изменить список получателей; в списке Источник данных выбрать нужный источник и щелкнуть по кнопке Изменить элемент

РассылкиИзменить список получателей

Источник данныхИзменить элемент…

• создать письмо (4 этап)

поместить курсор в то место основного документа, куда необходимо добавить поле слияния, и щелкнуть по ссылке, соответствующей типу этого поля слияния (блок адреса, строка приветствия, почтовая марка, другие элементы); в появившемся окне задать параметры (объекты) поля слияния и подтвердить вставку, нажав на кнопку ОК; щелкнуть на ссылку Далее. Просмотр писем

Рис. 47. Опции панели «Создание письма» панели «Слияние» и документ с вставленными полями слияния.

• вставить в основной документ поле слияния

в вкладке Рассылка в разделе Составление документа выбрать команду Вставить поле слияния; в появившемся меню выбрать вставляемое поле; задать его параметры в появившемся окне и нажать на кнопку ОК

РассылкиИзменить список получателей

Источник данныхИзменить элемент…

Рис. 48. Добавление полей слияния в документ.

• задать параметры блока адреса

в диалоговом окне Вставка блока адреса снять (установить) флажок для данных, которые не должны (должны) быть включены в адресный блок это поле; подтвердить выбор, нажав на кнопку ОК

Рис. 49. Диалоговое окно «Вставка блока адреса».

• задать параметры блока Строка приветствия

в диалоговом окне Вставка строки приветствия выбрать из раскрывающегося списка нужный формат строки приветствия; определить строку приветствия для неверно заданных имен получателей; подтвердить выбор, нажав на кнопку ОК

Рис. 50. Диалоговое окно «Вставка строки приветствия».

• просмотреть письмо (5 этап)

после нажатия на ссылку Далее. Просмотр писем окна Слияние пользователю доступен режим предварительного просмотра документа слияния: просмотреть полученные документы можно используя кнопки перемещения панели Просмотр писем; панель позволяет также изменить список получателей

Рис. 51. Предварительный просмотр документа слияния.

• завершить слияние (6 этап)

после нажатия на ссылку Далее. Завершение слияния окна Слияние пользователь может отправить полученный документ на печать, сохранить как отдельный документ, а также изменить часть писем

• создать конверты и наклейки

процесс создания конвертов и наклеек аналогичен процессу создания писем

Задание 1.

Организовать рассылку приглашений на собеседование по приему на работу (на бланке фирмы, разработанном в предыдущей лабораторной работе) не менее чем 10 претендентам.

Задание 2.

Организовать рассылку поздравительных открыток (размер бумаги 97 см) к предстоящему празднику партнерам вашей фирмы (не менее 15 адресатов):

• нарисовать в Paint рисунок;

• используя подпункт меню Специальная вставка, вставить рисунок в документ Word;

• на второй (внутренней) стороне открытки вставить поздравительный текст; обеспечить автоматическое изменение обращения, имени и адреса получателя.

РЕЗУЛЬТАТЫ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

В папке «Лабораторная работа №7» должны присутствовать файлы:

• Основной документ приглашения.docx

• Данные 1.docx

• Приглашения.docx

• Основной документ открытки.docx

• Данные 2.docx

• Открытки.docx

Лабораторная работа №8.

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL.

ТАБЛИЦЫ С ПОСТОЯННЫМИ ДАННЫМИ

И ФОРМУЛАМИ

Цель работы – ознакомление с табличным процессором Microsoft Excel; выполнение расчетов с использованием формул и постоянных данных; построение простейших диаграмм.

Табличные процессоры – программные продукты, предназначенные для автоматизации обработки данных, представленных в табличной форме. Электронные таблицы используются в настоящее время также часто, как и текстовые документы. Среди табличных процессоров большим успехом пользуются различные версии Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro.

Рабочее поле Excel 2007 – электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Название столбцов – буква, две или три буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы пронумерована. Размер таблицы фиксирован: число столбцов – 16 000, строк – 1 048 576.

Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги:

В ячейки рабочего листа могут вводиться два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы.

Постоянные значения – это числа, символы, текст. В ячейку константа записывается следующим образом: курсор щелчком мыши устанавливается в ячейку и с клавиатуры вводится значение. Редактирование введенного значения проводится после выделения нужной ячейки, а далее следует либо нажать клавишу <F2>, либо щелкнуть кнопкой мыши в строке ввода (редактирования) в нужном месте.

Рис. 52. Общий вид рабочего окна электронного процессора.

Под формулой в электронной таблице понимается выражение, состоящее из операндов и применимых к ним операций.

В качестве операндов выступают: числа; тексты; логические значения; ссылки на адреса ячеек; значения ошибки; встроенные функции Excel.

Используемые операции:

• арифметические – сложение, вычитание, деление, умножение;

• отношения – больше, меньше, не больше, не меньше, не равно.

Формулы строятся как выражение для вычисления нового значения. Тип значения, полученного в результате вычисления по формуле, определяется типом операндов выражения. Формула всегда начинается с символа равно (“=”).

В Excel для различных типов вычислений имеется большое число встроенных функций: математических, статистических, логических, текстовых, информационных и др., объединенных в библиотеку функций.

Функции вводятся обычным набором с клавиатуры или более предпочтительным способом – с помощью вкладки Формулы (выбрать из доступных на вкладке) или Мастера функций, диалоговое окно которого вызывается командой

Формулы®Библиотека функций®Вставить функцию®…

В Мастере функций все функции разделены на категории, каждая из которых включает в себя определенный набор функций. Состав каждой функции показан в правом окне. Сначала следует выбрать категорию функции (слева), имя функции (справа), внизу дается краткий синтаксис функции.

Рис. 53. Диалоговое окно Мастер функций для выбора категории и вида функции.

После нажатия кнопки <ОК> появляется следующее диалоговое окно, соответствующее выбранной функции и осуществляется построение функции – указание её аргументов.

Рис. 54. Пример диалогового окна для задания аргументов логической функции СУММ.

Формулу вводят в выбранную ячейку. Для вставки в формулу различных функций в строке ввода, которая находится в верхней части окна над рабочим полем, предусмотрена кнопка вызова функций. Часто при создании формул используют ссылки на другие ячейки.

Ссылка – элемент формулы, который используется, когда нужно сослаться на другую ячейку таблицы. В этом случае адрес используется в качестве ссылки. Например, формула С8=0,4*В5 означает, что в ячейке В5 расположены данные, используемые в формуле ячейки С8. Т.о., в формулу ячейки С8 будут введены не сами данные, а адрес ячейки В5.

Различают следующие типы ссылок:

• относительные ссылки (например, А34 или С2), которые всегда изменяются так, чтобы отобразить правило их вхождения в формулу относительно её нового местоположения;

• абсолютные ссылки, которые перед именем столбца или номером строки имеют символ $. Назначение ссылки абсолютной производится следующим образом: в строке ввода перед ссылкой устанавливается курсор и нажимается клавиша <F4>, например, $А$4. Можно сделать то же самое, вводя символ $ с клавиатуры. При копировании абсолютные ссылки остаются неизменными;

• частично абсолютные ссылки, которые при копировании корректируются частично. Символ $ стоит или перед именем столбца, или перед номером строки ($F4, D$6). Например, при копировании формулы, содержащей $G3, сохранится имя столбца G, а номер строки будет изменен;

• имена блоков, например ЦЕНА. Имя связывается с данными блока, а не с его местоположением. Можно блок перенести в другое место, что не повлияет на его имя.

Для достижения успеха следует уметь выполнять действия:

• вставить новый лист в документ

ГлавнаяЯчейкиВставитьВставить лист

Рис. 55. Окно вставки объектов в книге.

• выровнять текст в ячейке

ГлавнаяВыравнивание…

(выбрать тип выравнивания текста в ячейке)

• изменить направление текста в ячейке

ГлавнаяВыравниваниеОриентация…

(выбрать тип выравнивания текста в ячейке)

Рис. 56. Окно «Ориентация».

• объединить ячейки

ГлавнаяВыравниваниеОбъединить и поместить в центре

Рис. 57. Окно объединения ячеек таблицы.

• организовать перенос слов в ячейке

ФорматЯчейки…ВыравниваниеПереносить по словам

Рис. 58. Кнопка переноса текста в ячейке.

• задать тип данных в ячейке

ГлавнаяЧислоЧисловой формат…

(выбрать в списке необходимый форматОК)

Рис. 59. Окно «Формат ячейки».

• вставить функцию

ФормулыБиблиотека функцийВставить функцию…

(выбрать из списка требуемую функциюОК)

• вставить диаграмму

ВставкаДиаграммы…

(выбрать тип диаграммы и выполнить предлагаемые действия)

• создать примечание к ячейке

РецензированиеПримечанияСоздать примечание

• очистить содержимое ячейки

ГлавнаяРедактированиеОчиститьОчистить все

Рис. 60. Окно очистки параметров ячейки.

• переименовать текущий лист

правой кнопкой мыши щелкнуть по имени листа, в появившемся контекстном меню выбрать Переименовать, ввести новое имя, нажать клавишу Enter

Рис. 61. Контекстное меню работы с листами книги.

• задать параметры страницы табличного документа

Разметка страницыПараметры страницы…

• просмотреть вид табличного документа после печати

ВидРежимы просмотра книгиРазметка страницы

• подготовить табличный документ к печати

Разметка страницыПараметры страницыОбласть печати…

(задать масштаб воспроизведения)

Задание 1.

Выполнить расчет цены продажи продукции по исходной информации (все показатели в таблице приведены в условных единицах).

Наименование товара	Цена закупки	Коли-чество	Вес (кг)		Транспортные расходы		Торговая надбавка	Цена продажи
			1 ед.	всего	на 1 ед.	всего
Товар 1	100	10	2,0
Товар 2	200	2	3,0
Товар 3	120	13	1,5
Товар 4	130	5	2,1
Товар 5	320	23	2,0
Товар 6	122	11	0,5
Товар 7	150	4	3,2
Товар 8	120	3	1,0

Величина транспортных расходов по доставке всех товаров составляет 1030. Транспортные расходы распределяются пропорционально весу товаров.

Торговая надбавка (на 1 ед.) устанавливается в размере 22% от затрат: [Цена закупки]+[Транспортные расходы].

[Цена продажи]=[Цена закупки]+[Транспортные расходы]+[Торговая надбавка].

При выполнении вычислений все значения округлить (а не установить формат отображения) до двух знаков после запятой.

Построить диаграмму по ценам закупки и продажи товаров, количеству.

Задание 2.

Рассчитать заработную плату для сотрудников предприятия:

Фамилия И.О.	Количество налоговых льгот	Категория	Начислено по видам оплат			Начислено всего	Облагаемая налогом сумма	Удержано и учтено				Сумма к выдаче
			начислено	районный коэффициент	премия			аванс	подоходный налог	пенсионный фонд	всего
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Никифоров И.Л.	1	3	5 700					2 500
Петрова М.Р.	2	2	8 400					4 200
Самойлова А.О.	1	1	3 500					1 700
Певцов Н.А.	2	4	4 860					1 700
Кузбасов Е.Р.	4	3	3 020					1 200
Романова Н.Г.	1	1	3 930					1 350
Симонов С.П.	3	2	3 700					1 200
Зубова Е.А.	2	4	8 500					3 500
ВСЕГО

При проведении расчета принять следующие правила и исходные данные:

• минимальная заработная плата – 140 руб.;

• районный коэффициент – 15% от [3];

• премия начисляется в размере:

  • 15% от [3] для сотрудников категории 2 и 4,

  • 10% от [3] для остальных сотрудников;

• начислено всего [6]=[3]+[4]+[5];

• облагаемая налогом сумма получается после вычитания из “Начислено всего” произведения “Количество налоговых льгот” на величину минимальной заработной платы: [7]=[6]-[1][Минимальная заработная плата]. Облагаемая налогом сумма принимается равной нулю, если в результате расчетов она будет отрицательной;

• отчисление в пенсионный фонд – 1% от [6];

• подоходный налог – 13% от [7];

• удержано всего – [11]=[8]+[9]+[10];

• сумма к выдаче – [12]=[6]–[11];

Для колонок [6], [11] и [12] вычислить среднее, минимальные и максимальные значения.

РЕЗУЛЬТАТЫ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

В папке «Лабораторная работа №8» должны присутствовать файлы:

• Задание 1.xclx

• Задание 2. xclx

Лабораторная работа №9.

РАСЧЕТЫ В ЭЛЕКТРОННЫХ КНИГАХ

Цель работы – отработка навыков проведения единой системы расчетов в электронной книге.

Документы, созданные в табличном процессоре Excel, называют рабочими книгами.

Рабочие книги в Microsoft Excel 2007 записываются как файлы с расширением .XLSX (в отличие от Microsoft Excel 2003, в котором книги имеют расширение .XLS).

Рабочая книга по аналогии с обычной книгой может содержать расположенные в произвольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные на любых листах, выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы её можно пометить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.

Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку. Название текущего (активного) листа выделено цветом. При щелчке левой кнопкой мыши по активному листу пользователю открывается контекстное меню, которое позволяет производить действия с листами электронной книги.

Задание.

Четыре цеха предприятия выпускают 3 вида продукции. Известны объемы производства продукции в месяц по цехам (табл.9.1) и расходы сырья на единицу продукции (табл. 9.2). Разработать электронную таблицу для расчета потребности цехов и всего предприятия в сырье на месяц (табл. 9.3).

Каждую таблицу разместить на отдельном листе электронной книги, названном соответственно названию таблицы.

Формулы для расчета данных в таблице 10.3 должны включать в себя частично абсолютные ссылки. При защите лабораторной работы следует объяснить, почему выбрана та или иная частично абсолютная ссылка.

Таблица 90.1