23.Деловые совещания и собрания.

Совещание  - заседание группы заинтересованных людей, посвященное открытому коллективному обсуждению одного или нескольких вопросов. Совещания проводятся при необходимости:

- принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказать и обосновать свое мнение;

- учета интересов одновременно нескольких структурных подразделений организации или субъектов хозяйствования.

   По основной задаче совещания могут подразделяться на: проблемные, инструктивные, оперативные, или диспетчерские. Проблемное совещание дает возможность руководителю не вырабатывать свое мнение предварительно, а сделать это на основе коллективного обсуждения проблемы. Инструктивное совещание служит для доведения руководителем до своих подчиненных решений вышестоящих органов и организации обсуждения путей наилучшей их реализации.Оперативное совещание ставит перед собой задачу получить информацию о текущем состоянии дел в организации.  

  Совещания целесообразно проводить в конце рабочего дня или во второй его половине. По ходу совещания ведется протокол, в котором фиксируется основное содержание выступлений и формулировку принятых решений. Его должен вести секретарь или кто-то из присутствующих. Каждое совещание должно заканчиватьсяпринятием решения и подведением итогов.

Собрание - совместное присутствие где-нибудь членов определенного коллектива для обсуждения, решения каких-либо вопросов. В зависимости от количества участников собрания могут быть общими, по структурным подразделениям и собрания представителей.

Собрания могут определяться по профессиональному признаку (мед. работников, педагогов и др.), по интересам (например, книголюбов и т. д.), по концентрации капитала (акционеров, учредителей предприятий различных форм собственности). По срокам проведения они могут  проводиться один раз в год, квартал, ежемесячно.

24.Цели, организация переговоров.

Проведение переговоров в официальной обстановке

Проведение деловых переговоров в официальной обстановке может происходить как в офисе компании, так и в специально арендованном конференц-зале. Некоторые деловые переговоры принято проводить в торжественной обстановке, и для этого даже возможна аренда залов дворцов.

Чтобы приступить к организации переговоров, необходимо четко сформулировать цели и определить приоритетные вопросы для их проведения.

Залогом успеха в проведении переговоров является правильная подготовка помещения. В таком помещении должны быть организованы рабочие места, на столах лежать чистая бумага, в зале для переговоров не должно содержаться ничего лишнего, что смогло бы отвлекать внимание участников.

Далее следует попробовать проанализировать проблемы, которые будут решаться в процессе проведения переговоров. Это нужно для того, чтобы определить возможные варианты решения проблем, и подготовить необходимые материалы и документы.

Правильная организация переговоров состоит из трех этапов:

Уточнение позиций и интересов участников переговоров;

Обоснование и обсуждение точек зрения участников переговоров;

Совместное согласование интересов.

Деловые переговоры в неформальной обстановке

В неформальной обстановке деловые переговоры проводятся, как правило, в залах ресторанов. Считается, что проведение переговоров в неформальной обстановке помогает участникам чувствовать себя более раскованными.

Целью любых переговоров является обсуждение каких-либо проблем в области политики и бизнеса. В завершении переговоров, как правило, подписываются различные соглашения, которые впоследствии имеют юридическую силу.

На что обратить внимание при организации переговоров

Организуя переговоры в официальной или неофициальной обстановке, важно уделять особое внимание трем вещам, чтобы проведенные переговоры имели успех, а их участники были довольны:

Правильный подбор помещения, и его техническая подготовка;

Организация выездного обслуживания для участников переговоров (кофе-брейки, банкеты, фуршеты);

Документальное сопровождение переговоров (распечатка материалов для переговоров, подготовка документов)

Цель переговоров - путем совместного поиска заключить соглашение по какому - либо вопросу, достичь такого результата, которым все стороны были бы удовлетворены. Другими словами, это принятие взаимовыгодного решения, наиболее приемлемого в данной ситуации.

С помощью переговоров устанавливаются деловые связи, заключаются договоры, координируется совместная деятельность различных фирм, предприятий, учреждений.