5. Коли зовнішній вигляд діаграми остаточно визначений, клацніть де-небудь за її межами. У результаті діаграма з'явиться в презентації, і будуть відновлені меню і панелі інструментів PowerPoint.

Якщо ви потім захочете внести ще який-небудь зміни в діаграму, двічі клацніть на ній.

Як і будь-який об'єкт презентації, закінчену діаграму можна переміщати і змінювати її розміри, перетаскуючи на потрібне місце саму чи діаграму її рамку.

Введення і редагування даних у таблиці даних

Для того щоб увести дані у вікно таблиці даних, просто перейдіть у потрібний осередок і наберіть їх. При необхідності можна ввести назва кожного ряду даних у крайню ліворуч стовпчик, а мітки для кожної категорії — у верхній рядок. Установлені за замовчуванням дані, що з'являються у вікні таблиці даних, являють собою зразок, по якому варто уводити свої власні дані. Якщо у верхньому чи рядку крайній ліворуч стовпчику введений текст, то програма Microsoft Graph сприйме його як назва чи категорії легенди діаграми відповідно.

Так, наприклад, за замовчуванням у дані вікна таблиці даних, текстові мітки в крайній ліворуч стовпчику таблиці даних (Схід, Захід і Північ) автоматично використовуються в легенді діаграми. Заголовки, що введені у верхньому рядку таблиці даних (1 кв, 2 кв, 3 кв і 4 кв), є мітками маркерів діаграми.

Переміщатися у вікні таблиці даних можна або за допомогою миші, або за допомогою клавіш керування курсором. Якщо стовпець занадто вузький для представлення на екрані числа, що вводиться, його можна розширити. Для цього необхідно або за допомогою миші перетягнути правий край стовпця, або зробити наступне: клацнути в будь-якому осередку потрібного стовпця, виконати команду Формат - Ширина столбца і ввести потрібну ширину.

Для того щоб уведені числа представлялися у визначеному форматі, виділите відповідні осередки, відкрийте меню Формат і виберіть пункт Число. У діалоговому вікні, що з'явилося Формат числа виберіть необхідний формат і клацніть на кнопці OK.

Навіть якщо діаграма вставлена в слайд, вікно таблиці даних можна відкрити в будь-який час. Для цього необхідно двічі клацнути на діаграмі, щоб активізувати її, а потім виконати команду Вид - Таблица данных.

Редагування діаграм

Можливо, вам знадобиться змінити числові значення, використовувані для побудови діаграми. Адже іноді потрібно відредагувати діаграму для внесення змін у презентацію.

Отже, якщо необхідно обновити числові значення, використовувані для створення діаграми, виконаєте команду Вид - Таблица данных. Потім виконаєте необхідні зміни в таблиці даних за допомогою звичайних методів редагування.

Зміна рядів даних

У деяких випадках може знадобитися переставити дані в рядах.

Наприклад, мається діаграма, що відтворює загальний обсяг продажів за чотири роки для декількох відділень компанії. Вам потрібно, щоб стовпці діаграми позначали відділення компаній, а не рік.

Представити дані можна в такий спосіб: виконайте команду Данные - Ряды по строкам, або Данные - Ряды по столбцам. Те ж саме можна зробити, клацнувши на кнопці По строкам або По столбцам на стандартній панелі інструментів, коли активізована таблиця даних. На представлених нижче малюнках можна спостерігати результат подібної перестановки даних.

За допомогою контекстного меню можна змінити представлення окремих елементів діаграми на екрані. Щоб зробити це, клацніть правою кнопкою миші на диаграмме - з'явиться контекстне меню, що включає наступні команди.

• Очистить. Видаляє ряд даних, тобто маркери, що відносяться до даного ряду чисел.

• Форматировать ряд. Дозволяє додавати мітки чи змінювати колір ряду даних. При виконанні даної команди з'являється діалогове вікно Формат ряда данных с активізований вкладкою

За допомогою цієї вкладки можна додати границю (рамку) для ряду даних, установлюючи відповідні параметри в розділі Граница діалогового вікна. Для того щоб установити тип лінії, колір і товщину рамки, виберіть потрібні параметри зі списків стиль, колір і товщина відповідно.

У розділі Заливка області діалогового вікна для ряду даних можна вибрати колір. Якщо установити параметр обычная, буде вибиратися колір, установлений за замовчуванням. Установка параметра прозрачная зробить маркер невидимим. При встановленому прапорці опції Инверсия для чисел < 0 колір тла зміниться на колір маркера, а колір маркера — на колір тла, якщо відповідне маркеру значення — отрицательное.

Вкладка Подписи данных цього ж діалогового вікна дозволяє визначити параметри міток біля маркерів даних ряду. Можна також зробити, щоб біля мітки з'являлася легенда. Для цього у вкладці установлюється відповідний прапорець.

Вкладка Фигура цього ж діалогового вікна (рис. 176) дозволяє визначити тип геометричної фігури (піраміда, конус і т.д.), за допомогою якої буде відображатися маркер на діаграмі.

Вкладка Параметры цього ж діалогового вікна (рис. 176) дозволяє задавати розміри маркерів (ширина, висота, глибина).

Примітка. У залежності від обраного типу діаграми можуть мінятися значення вище розглянутих параметрів.

Вибрати потрібний тип діаграми можна в такий спосіб. Виділите діаграму, виконайте команду Диаграмма >>> Тип диаграммы, і відкриється вікно Тип диаграммы

У цьому вікні можна вказати тип і вид діаграми. Для цього спочатку виділите необхідний тип діаграми і клацніть на кнопці Параметри. Відкриється вікно, у якому приведені можливі види для виділеної діаграми. Виділите потрібний вид і клацніть на кнопці OK.

Вставка в презентації діаграм створених у Excel

Для того щоб діаграму, уже створену в Excel, додати в презентацію PowerPoint, необхідно ввійти в Excel, виділити діаграму і виконати команду Правка >>> Копировать. Потім потрібно активізувати PowerPoint, переміститися до слайда, у який слід уставити діаграму, і виконати команду Правка >>> Вставить. У результаті в слайді з'явиться діаграма Excel. Тепер її можна перемішати чи змінювати її розміри, як це звичайно робиться в Windows.

Для того щоб додати в презентацію нову діаграму Excel, необхідно ввійти в PowerPoint і переміститися до слайда, у який потрібно помістити діаграму. Потім варто виконати команду Вставить >>> Объект і зі списку вибрати Диаграмма Microsoft Excel. У результаті цього в слайді PowerPoint з'явиться діаграма Excel і активізується меню Excel. Тепер можна будувати діаграму за допомогою методів роботи в Excel, а також можна обробляти використовувані для побудови діаграми дані і змінювати зовнішній вигляд діаграм.