2. 4.3.2. Порядок оформления

Табель составляется в одном экземпляре, подписывается ответственным за заполнение липом и руководителем ПП. Образец бланка табеля дан в Приложении 1

Данные в табель вносятся в строгом соответствии со штатным расписанием подразделения Предприятия.

Список сотрудников составляется в соответствии со структурой подчиненности, и в иерархическом порядке.

В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом ПП, запись в табеле делается ответственным лицом ПП, в штат которого этот сотрудник включен, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении работает сотрудник. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за заполнение табеля лица) с расшифровкой подписи и датой удостоверяет правильность заполнения табеля на подчиненного сотрудника.

В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое ПП в течение календарного месяца (позднее 1 числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день включительно в данном ПП, а с даты перевода (перемещения) проставляется «X». В итоговый табель за отчетный период по ПП данный сотрудник не включается. В новом ПП табель оформляется со дня фактического перехода на основании приказа о переводе. В предшествующие дни проставляется «X».

В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, в котором проставляются часы фактической работы по последний рабочий день включительно, а после дня увольнения проставляется «X». В итоговый табель по ПП данный сотрудник не включается.

В графе «Дата составления» указывается последнее число отчетного периода.

В графе «Отчетный период» проставляются начальная и конечная даты отчетного периода.

В графе 2 проставляется фамилия, имя и отчество работника полностью, а так же его должность (профессия) в соответствии со штатным расписанием.

В случае смены фамилии, имени, отчества новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия об изменении персональных сведений на основании удостоверяющего документа.

В графе 3 проставляется табельный номер работника.

В графах 4, 6 отражаются ежедневные затраты рабочего времени за I и II половины месяца. Для этого отведено две строки. Верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, нижняя - для записи продолжительности отработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. Условные обозначения кодов затрат рабочего времени приведены в Приложении 3 к данной инструкции.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок (опозданий и т.п.) на работу.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.п.) в верхней строке табеля в графах 4. 6 проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего времени, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей, заявление о работе по совместительству, письменное согласие работника на сверхурочную работу, приказ о привлечении к работе в выходной (праздничный) день, приказ о предоставлении основного (дополнительного) отпуска и т.п.).

Если работник является внутренним совместителем, его фамилия в табеле указывается 2 раза: первый раз - по месту основной работы, второй раз - указываются часы работы по совместительству, при этом должны соблюдаться нормы ст. 284 ТК РФ.

Если в период ежегодного отпуска работника попадают праздничные дни. то в табеле этот день должен быть отмечен как выходной (кодом «В»), т.к. праздничные дни. приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст.120 ТК РФ). На период ежегодного отпуска в табеле не отмечаются выходные дни, т.к. ежегодный отпуск предоставляется и оплачивается в календарных днях.

Согласно п.8 ст. 6 Федерального Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается за календарные дни. т.е. дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на выходные и праздничные дни, отмечают буквенным кодом «Б».

Если работник находился в служебной командировке в выходной или праздничный лень, в табеле в этот день проставляется буквенным кодом «К», что должно быть подкреплено соответствующим приказом о направлении работника в командировку.

Все отметки о невыходах на работу без уважительной причины, опозданиях на работу, преждевременном уходе с рабочего места должны быть подкреплены соответствующими актами (об отсутствии на рабочем месте, об опоздании, о нарушении режима работы и т.п.) и объяснительными записками работников, нарушивших трудовую дисциплину. В случае отказа от написания объяснительной записки работником, нарушившим трудовую дисциплину, руководитель ПП обязан составить акт об отказе от предоставления письменных объяснений.

При отсутствии у работодателя информации о причинах отсутствия работника на рабочем месте и табеле проставляется буквенное кодирование «НИ», в случае, если в дальнейшем будут предоставлены документы. подтверждающие болезнь работника или факт признания прогула, в табеле производятся соответствующие изменения.

В графах 5, 7 проставляется общее количество отработанных дней и часов за первую и вторую половины месяца, для чего выделяется две строки: в верхней указывается количество отработанных дней, а в нижней - часов.

В графах 8-13 проставляются отработанный дни и часы в целом за месяц. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни временной нетрудоспособности, служебных командировок, отпуска (т.е. графы 13А, 14, 17).

Отдельно подсчитываются дни неявок, при этом для удобства проверки и обработки табеля допускается не заполнять графы 15-16, т.е. информация о неявках вносится в дополнительные графы 14, 16А-16Е. Необходимо иметь в виду, что графа 14 равна сумме граф 16А-16Е.

Графы 15-16 возможно заполнять при наличии простоев, ежегодных дополнительных отпусков, неявок по невыясненным причинам, отстранения от работы и т.п.

Общее количество выходных дней указывается в графе 17.

В графе 18 проставляется общее количество дней в учетном месяце, при этом необходимо иметь, что графа 18 равна сумме граф 8, 13А, 14, 17.

В табель не допускается вносить исправления и дополнительные пометки. Все исправления в табеле должны быть заверены подписями ответственных лиц с указанием даты внесения исправления.