38. Листи. Особливості створення ділових листів. Зразок

Лист службовий або офіційний — це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією.

Офіційні листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Написання тексту листа є трудомістким процесом. Важливе завдання при складанні листа - його інформаційне насичення, тобто включення в нього необхідної кількості інформації. Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і конкретним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньо повно. Текст листа складається з двох логічно пов'язаних частих: вступної та основної. Лист складається зазвичай по схемі:

· Вступ. Вступна частина містить: посилання на документ, його окремі пункти, складання листа, що послужили підставою; констатацію факту, в ній вказуються мета (причина) складання листа.

· Основна частина. В основній частині висловлюється опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз і докази, що приводяться.

· Висновок. Висновок листа є висновками у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т.д.

Після складання і написання службовий лист необхідно відредагувати.

Незалежно від змісту листа обов’язковими складовими його тексту будуть:

1. Звертання — вказує на офіційний та почесний титул адресата, наприклад: Сер, Шановний пане Посол, ваша Ясновельможносте тощо. Пам’ятайте: відсутність звертання трактується як зне­вага до адресата і порушення етикету ділового листування. 2. Комплімент — це засвідчення ввічливості, яким по­чинається або закінчується лист, наприклад: Прийміть, пане Посол, запевнення в моїй високій повазі … З глибокою повагою… Цілком щиро Ваш … тощо. 3. Підпис засвідчує цей документ. Прізвище особи, уповноваженої поставити свій підпис, звичайно подається в кінці документа. 4. У даті вказується день місяця, рік і місце написання листа. Ці дані пишуться без скорочень: 26 травня 2009 року, Київ. 5. В адресі повністю вказується прізвище, титул та ад­реса, її розміщують у лівому верхньому кутку або в низу першої сторінки документа залежно від його характеру та повторюють на конверті.

Існує два основні види офіційної кореспонденції:

а) офіційне листування між державними установами різних країн, іноземними представництвами та їх посадовими особами (ноти, меморандуми, пам’ятні записки); цей вид кореспонденції використовується головним чином у дипломатичній практиці; б) ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються при організації ді­лових контактів між фірмами, організаціями тощо.

Класифікація листів

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на дві групи:

1. 1. листи, що потребують відповіді. До них належать:

• листи-прохання;

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

1. 2. листи, що не потребують відповіді. Сюди належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування;

• листи-підтвердження;

• листи-відмови;

• супровідні листи;

• гарантійні листи;

• листи-повідомлення (інформаційні листи);

• листи-розпорядження.

За тематичною ознакою ділові листи поділяють на:

I. Комерційні — використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів. До них відносяться такі ділові листи:

1. лист-відповідь — лист, що містить відомості, за які попередньо було зроблено запит;

2. лист-запит — лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата, наприклад, звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, як правило, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди;

3. лист-інформація — містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається;

4. лист-попередження — лист, в якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов'язань;

5. лист-пропозиція (оферта) — заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди;

6. лист-претензія (рекламація) — претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків;

7. лист-нагадування — містить нагадування про виконання домовленостей, зобов'язань і заходи, які будуть прийняті у разі їхнього невиконання;

II. Некомерційні — використовуються при вирішенні різноманітних організаційних, правових питань, економічних взаємин. До них відносяться:

1. лист-гарантія — містить в собі підтвердження певних зобов'язань або умов й адресується окремій організації чи установі.

2. інформаційний лист (лист-повідомлення) — передбачає інформування про якісь події чи факти, які становлять інтерес або можуть зацікавити адресата;

3. лист-підтвердження — містить підтвердження отримання якогось товару, згоди з чим-небудь, якогось факту тощо;

4. лист-подяка — містить вираз подяки з якогось приводу;

5. лист-привітання — містить вітання з якогось приводу;

6. лист-запрошення — містить запрошення на якийсь захід;

7. лист-прохання — містить прохання зробити або припинити якусь дію, спонукати до дії тощо;

8. лист-рекомендація — лист із попереднього місця роботи, що характеризує професійні якості здобувача роботи або лист із рекомендаціями відомого адресату листа партнера, фірми.

9. лист-співчуття — містить співчуття з якогось приводу;

10. інструкційний лист — містить вказівки та роз'яснення підвідомчим організаціям;

11. супровідний лист — складається для повідомлення адресату про направлення якихось супровідних (неадресованих) документів, матеріальних цінностей тощо

За структурою виділяють такі ділові листи:

1. Регламентовані — укладаються за певним встановленому зразку.

2. Нерегламентовані — містять авторський текст і складаються у вільній формі, не мають встановленого зразка.

За кількістю адресатів

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярні — надсилаються цілій низці установ (наприклад, керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес)).

3. Колективні — надсилаються на одну адресу, але пишуть його від імені кількох кореспондентів.

За формою відправлення ділові листи можуть бути:

1. Конвертові — надіслані за допомогою пошти в конверті (поштове відправлення).

2. Електронні — надіслані в електронному вигляді на e-mail (електронна пошта).

3. Факсові — надіслані факсом (факсове повідомлення).

Основні (реквізити) листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб (для державних підприємств). Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації;

2. Логотип або емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації;

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині;

4. Код організації, установи чи підприємства;

5. код документа за ОКУД (якщо є);

6. найменування організації. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом. (Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку);

7. поштова та телеграфна адреса;

8. номер телефону;

9. номер факсу, телетайпа;

10. номер рахунку в банку; Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил.

11. дата; Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

12. індекс документа;

13. посилання на індекс та дату вхідного документа;

14. адресат; Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому.

15. заголовок до тексту; Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім'я та по батькові)!

Шановний пане/пані... !

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім'я та по батькові)!

Високошановний пане... !

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний міністре!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний директоре!

Високоповажний пане прокуроре!

Шановний суддя!

До Президента держави слід звертатися так:

Ваша Високодостойносте Пане Президенте!

Вельмишановний Пане Президенте!

Високоповажний Пане Президенте!

Пане Президенте!

Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:

Всечесніший Отче Павле!

Всесвітліший Отче!

Високопреподобний Отче!

Ваше Блаженство!

Блаженніший і дорогий Митрополите!

Високопреосвященний Владико Митрополите!

Ваша Святосте (до Патріарха)!

16. текст; Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

17. підпис;

18. прізвище та телефон виконавця. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу.