11.Внешняя и внутренняя среда организации

Любая организация располагает внутренней и внешней средой.

Внутренняя среда организации - та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации.

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, - это цели, структура, задачи, технология и люди.

Рис. 1. Взаимосвязь внутренних переменных

Организация – это группа людей, которые осознанно объединены одной целью и коллективно ее осуществляют, так как каждый в отдельности такой цели достичь не может.

Цели - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

Организационная структура, в свою очередь, показывает область ответственности каждого отдельного сотрудника и его взаимоотношения с другими сотрудниками. Если все взаимосвязи организационной структуры применены правильно, то они ведут к гармоничному сотрудничеству и общему стремлению выполнить поставленные перед организацией цели и задачи.

Существуют две основные концепции структуры:

1. Специализированное разделение труда

2. Сфера контроля

Достичь поставленных целей можно за счет многих факторов, однако разделение труда предусматривает выделение целевых задач. Задача – это комплекс видов работ (деятельности), который должен быть выполнен в установленный регламентом срок и разработанными способами, т. е. отдельному работнику или всей организации могут ставиться задачи, направленные на достижение определенной цели. Задачи предписываются не работнику, а его должности.

Задачи делят на три категории:

1. работа с людьми (задача мастера);

2. работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами);

3. работа с информацией (задачи казначея корпорации).

Технология - это средство преобразования материалов, сырья, энергии и информации в нужный конечный продукт.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала.

Люди являются центральным фактором в любой модели управления, включая и ситуационный подход.

Три аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению:

1. поведение отдельных людей;

2. поведение людей в группах;

3. характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Социотехнические подсистемы. Внешние переменные сильно влияют на организацию. И взаимосвязанность внутренних переменных правильнее было бы рассмотреть как модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные называют социотехническими подсистемами, т.к. имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Внешняя среда организации

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институционных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности.

Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики и их технологии, финансовые организации и источники трудовых ресурсов, социально-культурная среда, релевантные по отношению к операциям организации.

Характеристики внешней среды:

1. Взаимосвязанность факторов: сила, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

2. Сложность: число и разнообразие факторов, значимым образом влияющих на организацию.

3. Подвижность: относительная скорость изменения среды.

4. Неопределенность: относительное количество информации о среде и уверенность в ее релевантности.

Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие. Так же как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариантности каждого фактора.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

К факторам прямого воздействия на управление (организацию) можно отнести:

• сырье и материалы;

• наличие денежных средств (капитала);

• трудовые ресурсы;

• нормативные законы (система законов);

• потребители;

• конкуренты.

Поставщики – это группа предпринимателей, отдельные предприятия, обеспечивающие непрерывный производственный процесс путем поставки предприятию сырья, энергии, капитала, трудовых ресурсов, комплектующих изделий как внутри данной страны, так и за ее пределами.

Сырье и материалы.

Предприятие не может успешно функционировать, если не будет в достаточном количестве обеспечено сырьем, материалами, комплектующими изделиями, так как отсутствие какого-либо одного вида материалов ведет к нарушению производственного процесса. Положительным примером бесперебойного обеспечения сырьем и материалами могут служить фирмы Японии.

Капитал.

Для успешной работы предприятия ему необходим собственный капитал, т. е. оплаченный капитал, прибыль и другие доходы. Капитал основной, включающий стоимостную оценку всего имущества, срок амортизации которого превышает один год, а также капитал инвесторов (банков, акционеров, частных лиц).

Трудовые ресурсы.

Обеспечение предприятия рабочей силой соответствующей квалификации, способной выполнить поставленные задачи.

Государство.

Обеспечивает эффективное функционирование предприятий с различными формами собственности за счет разработки таких законов, включая налоговую политику, которые отвечали бы интересам предпринимателей, государства и обеспечивали стабильность развития экономики.

Потребители.

Продукция предприятия производится не ради ее производства, а ради того, чтобы ее покупали потребители. Именно потребители определяют, какие товары и услуги им необходимы и по какой цене они будут реализовываться. Следовательно, предприятие должно вести постоянную работу в поисках своего потребителя, своей рыночной ниши.

Конкуренты.

Конкуренция предполагает постоянное соперничество и борьбу за достижение лучших результатов работы на конкретном поприще. Конкуренция относится к внешнему фактору по отношению к организации.

Деятельность менеджера (руководителя) должна быть направлена на детальное изучение действий конкурентов, рынка, потребностей потенциальных покупателей.

Факторы косвенного воздействия на систему управления Факторы косвенного воздействия на управление трудовым коллективом оказывают не меньшее влияние, чем факторы прямого воздействия. Однако факторы косвенного воздействия более мощны по своей структуре и предугадать их действие можно, опираясь на практический опыт и интуицию, так как руководитель организации не всегда располагает соответствующей информацией и ему приходится прогнозировать эти процессы.

К факторам косвенного воздействия относятся:

• техника и технология;

• состояние экономики;

• социокультурные факторы;

• политические факторы;

• отношения с местными органами управления;

• международное окружение.

Техника и технология.

Предприятия не могут успешно работать, если не будут достаточно полно учитывать уровень развития техники и технологии, который одновременно является как внутренней переменной, так и внешним фактором. Именно уровень развития техники и технологии определяет все нововведения в части производства новых видов продукции, способствующей быстрой переналадке производственного процесса. Движущим мотивом в применении новой техники и технологии является конкуренция.

Состояние экономики.

Состояние развития экономики является определяющим фактором и может оказать решающее воздействие на привлечение капитала для предприятия; может влиять на предприятие как положительно, так и отрицательно.

Социокультурные факторы.

Любой коллектив функционирует, как правило, в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, в решающей степени влияют на плодотворную деятельность этого коллектива.

Социокультурные факторы воздействуют не только на взаимоотношения внутри данного коллектива, но и являются определяющими при производстве продукта и повышении его качества.

Политические факторы.

Политическая обстановка в конкретном государстве определяет отношение к нему не только других государств, но и оказывает существенное воздействие на поведение менеджеров разных уровней управления. Наличие стабильного демократического общества, его правительства создают условия для эффективного действия факторов как прямого, так и косвенного воздействия, а также всех социокультурных факторов.

Руководители в данном случае остро реагируют на политику налогообложения, налоговых льгот и пошлин, систему ценообразования, стандарты на охрану окружающей среды и т. д.

Отношения с местными органами управления.

Правовые отношения руководителей предприятий с местными органами управления, допустим в нашем государстве, являются предметом особой озабоченности и фундаментальных исследований данной проблемы. Желательным является установление доброжелательных и справедливых отношений.

Международное окружение.

Международное окружение обусловлено действием множества факторов (экономика, культура, количество и качество трудовых ресурсов, материальное обеспечение, стабильность, уровень НТП, законы).

Руководитель должен учитывать эти факторы при управлении трудовым коллективом при осуществлении функций планирования, организации, контроля и стимулирования.

16 Законы функционирования и развития организаций.

Законы функционирования:

- закон необходимого разнообразия – разнообразие системы управления организацией должно превышать разнообразие управляемого процесса или объекта. Впервые закон был сформулирован У. Р. Эшби. Использование закона необходимого разнообразия позволяет руководителям предприятий увидеть причины недостатков в организации и найти пути повышения эффективности управления.

- закон самосохранения – способность организации поддерживать свое внутреннее структурное равновесие, целостность и качество в течение определенного времени в определенных условиях внешней среды.

Исследователи отмечают, что закон самосохранения служит основой для оценки способности организации к выживанию в изменяющихся условиях существования. В ходе построения оценки необходимо составить максимально полное описание факторов внутренней и внешней среды. Выделяется две группы факторов: позитивные и негативные. Среди основных факторов исследователи выделяют: международные, политические, экономические, рыночные, технологические, социальные.

Из закона самосохранения следует, что прибыль не может быть главной целью организации, потому что прибыль является сугубо внутренней проблемой организации.

Для организации необходимо состояние устойчивого равновесия. Для его создания различного рода мероприятия - организационно-экономические и социально- психологические. Это:

- создание резервного денежного фонда;

- увеличение доли высоко ликвидных материальных фондов;

- диверсификация деятельности, т.е. использование страховочных, может быть, низкодоходных, но достаточно устойчивых видов деятельности;

- установление партнерских отношений с целью формирования устойчивой среды обитания;

- совершенствование среды обитания;

- автоматизация производства;

- использование ноу-хау и освоение новых технологий работы;

- активизация маркетинговых исследований с целью выявления новых возможностей организации;

- регулярная оценка уровня профессиональной и психологической пригодности персонала;

- улучшение социально-бытовых условий ;

- разработка системы мотиваций экономического и социального характера;

- создание кадрового резерва из людей, входящих в состав организации и из внешней среды и т.д..

Представляют практический интерес 7 уровней самосохранения. (В них встречаются такие характеристики как: «организацию следует немедленно ликвидировать» или же «Нормальная, благоприятная ситуация в рыночной экономике».)

Как поддерживать на достаточном уровне или увеличить положительный ресурс организации (то есть ресурс удержания)? Этого можно добиться за счет правильной работы с внешней средой. Здесь существуют и используются 4 стратегии.

Пассивно-индивидуальная. Основана на ожидании партнеров и предложений для заполнения свободных ниш в деятельности сторонних организаций. Эта стратегия предполагает проведение умеренной рекламной кампании.

Основная особенность такой стратегии – предпринимательский риск. Ведь по сути, руководитель просто сидит и ждет, потребуются ли кому-нибудь услуги или товары его организации. Эту стратегию стоит применять, когда у предпринимателя уже есть иной стабильный источник доходов, ведь здесь довольно велик риск быть невостребованным и обанкротиться.

Пассивно-коллективная. Основана на заинтересованности государства или какого-либо общества в развитии определенной сферы производства товаров, услуг, информации, знаний в какой-либо области, то есть государство каким-либо образом поддерживает организацию, руководители же опять довольно пассивны.

Активно-индивидуальная. Стратегия постоянного поиска фирмы своей ниши в науке, технологии и информации.

Активно-коллективная. Предполагает создание руководителем собственной инфраструктуры под собственную организацию (организацию-лидер).

Удержаться на заданных уровнях самосохранения компании помогает страхование ресурсов и рисков. Уменьшая потенциал организации на сумму страховых взносов, руководитель существенно увеличивает стабильность (постоянство) этого потенциала.

Страхование рисков по всей управленческой и производственной цепочке деятельности фирмы может существенно увеличить страховое поле и уменьшить количество конечных рисков. Для комплексного страхования юридического лица необходимо реализовать 9 отраслей страхования (среди них такие как страхование имущества, транспортное страхование, страхование профессионализма персонала, страхование интеллектуальной собственности.)

- закон самоорганизации заключается в способности организации противостоять разрушающим тенденциям, адаптироваться к внешним возмущениям, изменяя при необходимости свою структуру и сохраняя целостность.

Основой закона является дуализм (двойственность) развития организации.

По утверждению Берталанфи, организация как «открытая» система подчинения термодинамики, т.е. в реально развивающейся организации стремятся к возрастанию энтропии, распаду, дифференциации. Энтропия – свойство, указывающее на возможность самопроизвольного (спонтанного) перехода организации к конечному хаотическому состоянию и смерти.

В основе данного закона лежит диалектика части и целого в системе, которая рассматривается с точки зрения строения организации. Законы развития:

- Закон развития гласит: в процессе жизнедеятельности организации происходят необратимые и закономерные изменения, направленные на максимальное использование энергетического потенциала для достижения поставленной цели, в результате чего происходит качественное изменение состояние организации.

Для организаций так же, как и для многих других явлений, применимо понятие жизненного цикла.

Основной целью организации становится эффективное и быстрое развитие. Эта задача может решаться за счет освоения и расширения рынка, внедрение новых технологий работы или выпуска новой продукции, решения наиболее актуальных задач и т.п.

Организация должна уметь выбрать стратегию, чтобы определить последовательность действий организационной системы на всех этапах ее развития, начиная от создания и заканчивая ликвидацией. Для социальных организаций стратегия - это составная часть искусства управления организацией, которая охватывает вопросы теории и практики развития организации. В современной России необходимо учитывать большое количество базовых стратегий развития организаций. В их числе стратегии минимизации издержек, сокращения рисков, накопления ресурсов, расширения рынков, структурирования среды обитания, выбор ассортимента, координация действий партнера.

- Закон композиции и пропорциональности.

Этот закон утверждает, что в рамках достижения единой цели существует объективная тенденция организаций к созданию устойчивых объединений с соблюдением принципов соразмерности и пропорциональности. Прежде всего, это реализуется в желании выбрать оптимальную структуру и создать благоприятную среду обитания, что особенно характерно для современных организаций. В России используются такие виды объединений как: финансовые компании, финансово-промышленные группы, холдинги, банковские пулы, кластеры.

- Закон информированности и упорядоченности означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной, достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией.

Состояние информационной среды очень влияет на организацию, она включает в себя совокупность всех естественнонаучных знаний.

Полнота, достоверность, упорядоченность информации – это необходимые условия жизнедеятельности организации.

Оперативность, достоверность и надежность – свойства информации деловой организации. Существуют понятия входной и выходной информации. Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама, переговоры, выставки, презентации, электронная коммерция.

- Закон единства анализа и синтеза. Закон единства анализа и синтеза утверждает, что благодаря использованию в процессах управления организацией процедур анализа и синтеза обеспечивается настройка организационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели. Использование процессов анализа и синтеза является обязательной составляющей любой процедуры принятия по управлению организацией. С.В. Рогожин отмечает, что закон единства анализа и синтеза организационных систем предусматривает использование исследовательского метода, состоящего в том, что объект исследования, рассматриваемый как система мысленно или реально разбивается на составные элементы (подсистемы, звенья, признаки, свойства, отношения и т.п.). Такой подход обеспечивает возможность изучения каждого элемента в отдельности с целью выявления их роли и места в системе.

- Закон синергии – проявление результатов соединения находится в соответствии с ним:

- эффект, полученный в результате соединения двух или более систем, больше или меньше простого сложения;

- существует такой набор элементов, при котором потенциал системы может быть либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в него элементов, либо существенно меньше.

Адаптация как свойство системы – это проявление закона самосохранения.