6.Назначение отчётов. Характеристика созданных отчётов.

Отчёт является важным средством извлечения информации из БД и вывода её на экран или печать в виде, удобном для восприятия и анализа пользователем. В отчёте можно сортировать и группировать данные, осуществлять расчёты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчёт может основываться на множестве таблиц, быть составным, т.е. включать другие отчёты, и т.д.

В отчетах, при их составлении были использованы:

• Мастер отчетов;

• Конструктор;

• Автоотчет.

Конструктор дает возможность самостоятельного проектирования отчетов, Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе ответов пользователя на вопросы, автоотчет создает отчет в столбец и ленточный.

Использовалось создание вычисляемых полей, в которых через построитель выражений заносились данные необходимые для отчетности.

Отчеты имеют:

• Заголовок отчета;

• Заголовки групп;

• Расчетные данные по группам;

• Итоговую строку по всему отчету;

В каждом отчете в нижнем колонтитуле выводится номер страницы из общего количества страниц. В данной базе данных были созданы отчеты: Автоотчет, в заголовке которого был использован объект WordArt .

Отчет Кредиты, к которому была применена группировка: сумма кредита за месяц и всего по стране. В конце выводится суммарный кредит, взятый всеми странами СНГ у МВФ.

Также были созданы отчеты с вычисляемыми полями. Ко всем отчетам также применены различные способы форматирования.

7.Назначение макросов. Цели использования созданных макросов.

Макрос – объект БД, представляющий собой последовательность операций, собранных в виде инструкций таким образом, чтобы их можно было выполнять, используя только одну команду. Макрос запускается, чтобы выполнить всю последовательность необходимых действий, каждое из которых реализуется отдельной макрокомандой. Создание макросов осуществляется путём выбора нужных макрокоманд и задания дополнительных параметров, используемых ими при выполнении.

Для работы с одним объектом БД может понадобиться несколько макросов, каждый из которых автоматизирует отдельный процесс. Так, один и тот же отчёт может быть нужен для использования в режиме просмотра, для печати, редактирования и т.д. такие макросы могут быть созданы отдельно и запускаться по мере надобности. А можно объединить их в один макрос под общим именем, создав внутри него соответствующую группу макросов и присвоив каждой группе уникальное имя, которое записывается в отдельном столбце окна Конструктор макроса.

Большинство макросов в данной расчетно-графической работе созданы при обработке событий кнопок, расположенных на формах, они используются в кнопочной форме.

Также создан макрос с именем Autoexec, который запускает главную форму при открытии данной БД.

8.Назначение и описание используемых программ

В данной базе данных были использованы программы, созданные в VBA. Одним из примеров является нажатие кнопки на главной форме. Программа:

Private Sub Кнопка4_Click()

If MsgBox("Вам требуется информация о странах СНГ???", vbYesNo) = vbYes Then

DoCmd.OpenForm "Кнопочная форма"

Else

Application.Quit

End If

End Sub

При нажатии кнопки «да» переходит к кнопочной форме, при нажатии кнопки «нет» выходит из приложения.