28Вопрос. Автоматизация документооборота на предприятии.

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Бумажный документооборот, означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Для регистрации бумажных документов еще недавно использовались специальные журналы, по истечении определенного срока эти журналы сдавались в архив. Когда появились компьютеры, они заменили журналы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК, означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Смешанный документооборот, предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако, юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде.

Безбумажный документооборот, означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.

Электронно-цифровая подпись используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати. Она добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься, таким образом от подделки. Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

• снижение количества служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников);

• простота внесения изменений в документ;

• возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

• возможность использовать заранее заготовленные формы;

• более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

• экономия бумаги;

• более высокая компактность архивов;

• более простой контроль информационных потоков;

• большая скорость поиска и извлечения информации;

• возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Но, несмотря на то, что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Наиболее распространенные системы электронного документооборота: «Евфрат» и «БОСС-Референт»