9)Проверка правописания. Словарь синонимов и его использование. Корректировка словаря. Автотекст. Автозамена. Возможности корректировки списка автозамен.

Для проверки правописания набранного текста необходимо выбрать команду Правописание… в меню Сервис или щелкнуть на соответствующей пиктограмме панели инструментов. Word 2002 начинает проверять текст всегда с того места, где находится курсор, до конца текста. Если Word 2002 находит слово с ошибкой, то появляется диалоговое окно проверки орфографии. Для внесения исправлений выберите правильное слово в поле Варианты или щелкните мышью в поле Нет в словаре и наберите правильно написанное слово. После этого нажмите кнопку Заменить, чтобы ввести изменения в текст документа. Если Вы нажмете кнопку Заменить все, то Word 2002 будет автоматически заменять это слово на указанное Вами правильное написание каждый раз по мере того, как оно будет встречаться в тексте. Если Вы не хотите изменять предложенное слово, то нажмите кнопку Пропустить. Если Вы нажмете кнопку Пропустить все, то Word 2002 при дальнейшей проверке текста будет пропускать это слово.

Для установки опций проверки правописания Вам следует выбрать команду Параметры… в меню Сервис и вкладку Правописание. При этом Вы увидите диалоговое окно (рис. 6), в котором можно выбрать несколько опций.

С помощью Word 2002 Вы можете проверять орфографию в документах, написанных на разных языках. Для этого Вам надо выделить соответствующие участки текста и указать язык, на котором они написаны, с помощью команды Язык/Выбрать язык… в меню Сервис. Помимо этого у Вас должны быть словари для указанных языков.

Вы можете остановить проверку правописания в любой момент. Для этого во время работы с окном дважды щелкните мышью на значке системного меню диалогового окна Правописание или нажмите комбинацию клавиш Alt+F4. Вы можете также использовать кнопку Отмена в этом же окне.

Кроме того, Вы можете в любой момент приостановить проверку правописания на некоторое время, например, чтобы внести некоторые изменения в текст документа. Для этого нужно дважды щелкнуть в любом месте рабочей области окна документа. После этого Вы можете исправлять текст. Для того чтобы продолжить проверку правописания, щелкните мышью на кнопке Возобновить в диалоговом окне Правописание. Проверка продолжится с того места, в котором находится курсор.

Подбор синонимов/антонимов предназначен для стилистической обработки текста, что в конечном итоге служит лучшему восприятию информации, заключенной в документе. Для замены слова синонимом выделите это слово в тексте. Затем выберите команду Язык/Тезаурус… в меню Сервис или нажмите комбинацию клавиш Shift+F7. Из поля - списка Значения: выберите значение, в котором используется это слово. Из списка, расположенного справа Заменить на: выберите наиболее подходящий синоним. Закончите диалог с помощью кнопки Заменить. Если Вы не нашли замены, то нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc.

Для создания элемента автотекста необходимо:

1. Выделить фрагмент документа, который Вы хотите запомнить в качестве элемента автотекста.

2. Запустить команду Автотекст/Автотекст… из меню Вставка. Появится диалоговое окно, вид которого представлен на рис. 7.

3. В поле Имя элемента: вкладки Автотекст нужно ввести имя (до 32 символов) и кликнуть кнопку Добавить.

Если Вы точно помните имя элемента автотекста, то для его вставки в документ достаточно:

1. Перевести текстовый курсор в место вставки.

2. Ввести имя элемента автотекста.

3. Нажать клавишу F3.

Если же Вы забыли имя вставленного элемента, то используйте команду Автотекст/Автотекст… из меню Вставка.

Для удаления элемента автотекста достаточно выделить его имя в списке Имя элемента: во вкладке Автотекст и кликнуть кнопку Удалить.

Автозамена используется для автоматической замены неправильно набираемых слов в тексте. Для этого используется команда Автотекст/Автотекст… из меню Вставка и вкладка Автозамена (рис. 8). В полезаменить: вводится неправильно набираемое слово, а в поле на: - слово для замены.

10)Работа с таблицами. Способы создания таблиц Выделение структурных элементов. Основные операции с таблицами: объявление первой строки таблицы заголовком; перемещение по ячейкам таблицы; вставка и удаление строк, столбцов; изменение ширины (высоты) столбца (строки). Форматирование таблицы.

Word 2002 предусматривает два способа создания таблицы:

преобразование в таблицу существующего текста;

создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек.

Для того чтобы преобразовать текст в таблицу, выполните следующие действия:

1. Наберите текст построчно и в конце каждой строки нажимайте клавишу Enter (по количеству символов, посылаемых клавишей Enter, Word 2002 определит число строк будущей таблицы). При наборе конкретной строки отделяйте текст одной ячейки от текста другой клавишей Tab, посланных при наборе одной строки, Word 2002 определит число столбцов таблицы).

2. Выделите текст, который необходимо преобразовать в таблицу.

3. Включите отображение сетки таблицы с помощью команды Отображать сетку в меню Таблица.

4. Выберите команду Преобразовать в таблицу… в меню Таблица подменю Вставить.

5. В появившемся диалоговом окне в группе полей Разделитель выберите поле знак табуляции.

6. Нажмите кнопку ОК.

Для создания пустой таблицы разместите курсор в позиции, где должна быть расположена таблица и вызовите команду Добавить и Таблица из меню Таблица. В результате на экране появится диалоговое окноВставка таблицы. В полях ввода Число столбцов: и Число строк: можно задать, используя клавиатуру или расположенные справа кнопки со стрелками, количество столбцов и строк таблицы. Для вставки таблицы в документ необходимо нажать кнопку ОК.

Для построения таблицы можно также использовать специальную пиктограмму из стандартной панели инструментов. Для этого следует установить курсор ввода в позиции Добавить таблицу и выполнить щелчок на этой пиктограмме. На экране появится окно с прототипом таблицы. Перемещая по нему мышь, можно определить размер таблицы (количество столбцов и строк). Соответствующие значения будут отображены в нижней строке окна прототипа. Как только кнопка мыши будет отпущена, размер таблицы зафиксируется и она отобразиться на экране.

Для перемещения курсора по ячейкам таблицы используется клавиша Tab. Отдельные столбцы, строки и ячейки таблицы можно маркировать с помощью подменю Выделить из меню Таблица или с помощью мыши.

Команды редактирования таблиц находятся в меню Таблица. С помощью этого меню можно добавлять, удалять, разбивать и объединять ячейки, а также создавать таблицы с различным оформлением.

Для вставки столбцов в таблицу следует маркировать столько столбцов, сколько необходимо вставить, вызвать из меню Таблица подменю Добавить команду Столбцы слева или Столбцы справа. Новые столбцы будут вставлены в таблицу слева или справа от маркированных, в соответствии с выбранной командой. После вставки новые столбцы маркируются.

Для вставки строк следует маркировать столько строк, сколько необходимо вставить и вызвать из меню Таблица подменю Добавить, а затем, по необходимости, либо команду Строки ниже, либо командуСтроки выше. Word 2002 вставит новые строки и маркирует их. Для вставки строк за последней строкой таблицы надлежит установить курсор в начало абзаца, следующего за таблицей, и вызвать команду Строки выше из подменю Вставить меню Таблица. Тогда откроется диалоговое окно Добавление строк, в котором в поле ввода Число строк: можно задать число вставляемых строк. Если, находясь в последней ячейке таблицы, Вы нажмете клавишу Tab, Word 2002 автоматически добавит в конец таблицы новую строку.

Для того чтобы удалить всю таблицу, столбцы, строки или ячейки таблицы, необходимо их маркировать и выбрать из меню Таблица подменю Удалить и, соответственно, команду Таблица, Столбцы, Строкиили Ячейки.

Вы можете регулировать ширину столбцов (высоту строк), перемещая мышью бегунок на управляющей горизонтальной (вертикальной) линейке. Размеры всей таблицы или отдельных ее ячеек Вы можете изменять с помощью команды Свойства таблицы… из меню Таблица. Эту команду Вы можете выбрать только в том случае, если курсор находится внутри таблицы.

Форма – это разновидность бланка с частично напечатанным текстом. Формы предназначены для составления документов по определённому стандарту.

В форме ввод данных допускается только в заранее определенные поля.

Для создания формы целесообразно использовать панель инструментов Формы, которая отображается на экране командой Панели инструментов/Формы из меню Вид.

Текстовое поле формы предназначено для ввода в форму различных типов текста. Для вставки текстового поля в форму необходимо нажать кнопку Текстовое поле на панели инструментов «Формы».

Поле формы типа Поле со списком предоставляет Вам список элементов, из которого Вы можете сделать выбор. Для вставки поля со списком в форму необходимо нажать кнопку Поле со списком на панели инструментов Формы.

Поле формы типа Флажок действует по принципу переключателя и позволяет быстро вводить ответ (типа да/нет). Для вставки поля – флажка в форму необходимо нажать кнопку Флажок на панели инструментов «Формы».

Часто используемую последовательность операций можно объявить макросом. Вызов этого макроса будет приводить к выполнению составляющих его операций в заданной последовательности. Для создания макроса достаточно дважды кликнуть переключатель ЗАП в строке состояния. На экран выводится диалоговое окно Запись макроса (рис 12), с помощью которого можно перейти в режим записи макроса.

Панель Запись появляется на экране в режиме записи макроса. С помощью кнопок этой панели Вы можете управлять процессом записи. Левая кнопка этой панели завершает процесс записи макроса. Правая кнопка работает как кнопка Пауза, т. е. Вы можете приостановить запись и выполнить операции, которые не должны войти в макрос.

Запустить макрос на выполнение можно с помощью назначенных "горячих клавиш", кнопок панели инструментов или команд меню. Эти назначения производятся в диалоговом окне Настройка, вызываемого командой Настройка из меню Сервис. Кроме этого Вы можете открыть окно Макрос (команда Макрос/Макросы… из меню Сервис), выделить нужный макрос в списке Имя: и кликнуть кнопку Выполнить.

11. Преобразование текстового документа в таблицу. Обрамление и заливка выделенных ячеек таблицы. Сохранение таблицы как элемента автотекста. Управление расположением таблицы на странице документа. Сортировка содержимого одного или нескольких столбцов.

Word 2002 предусматривает два способа создания таблицы: преобразование в таблицу существующего текста; создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек.

Для того чтобы преобразовать текст в таблицу, выполните следующие действия:

1. Наберите текст построчно и в конце каждой строки нажимайте клавишу Enter (по количеству символов, посылаемых клавишей Enter, Word 2002 определит число строк будущей таблицы). При наборе конкретной строки отделяйте текст одной ячейки от текста другой клавишей Tab, посланных при наборе одной строки, Word 2002 определит число столбцов таблицы).

2. Выделите текст, который необходимо преобразовать в таблицу.

3. Включите отображение сетки таблицы с помощью команды Отображать сетку в меню Таблица.

4. Выберите команду Преобразовать в таблицу… в меню Таблица подменю Вставить.

5. В появившемся диалоговом окне в группе полей Разделитель выберите поле знак табуляции.

6. Нажмите кнопку ОК.

Для создания пустой таблицы разместите курсор в позиции, где должна быть расположена таблица и вызовите команду Добавить и Таблица из меню Таблица. В результате на экране появится диалоговое окно Вставка таблицы. В полях ввода Число столбцов: и Число строк: можно задать, используя клавиатуру или расположенные справа кнопки со стрелками, количество столбцов и строк таблицы. Для вставки таблицы в документ необходимо нажать кнопку ОК.

Для построения таблицы можно также использовать специальную пиктограмму из стандартной панели инструментов. Для этого следует установить курсор ввода в позиции Добавить таблицу и выполнить щелчок на этой пиктограмме. На экране появится окно с прототипом таблицы. Перемещая по нему мышь, можно определить размер таблицы (количество столбцов и строк). Соответствующие значения будут отображены в нижней строке окна прототипа. Как только кнопка мыши будет отпущена, размер таблицы зафиксируется и она отобразиться на экране.

Для перемещения курсора по ячейкам таблицы используется клавиша Tab. Отдельные столбцы, строки и ячейки таблицы можно маркировать с помощью подменю Выделить из меню Таблица или с помощью мыши.

Команды редактирования таблиц находятся в меню Таблица. С помощью этого меню можно добавлять, удалять, разбивать и объединять ячейки, а также создавать таблицы с различным оформлением.

Для вставки столбцов в таблицу следует маркировать столько столбцов, сколько необходимо вставить, вызвать из меню Таблица подменю Добавить команду Столбцы слева или Столбцы справа. Новые столбцы будут вставлены в таблицу слева или справа от маркированных, в соответствии с выбранной командой. После вставки новые столбцы маркируются.

Для вставки строк следует маркировать столько строк, сколько необходимо вставить и вызвать из меню Таблица подменю Добавить, а затем, по необходимости, либо команду Строки ниже, либо команду Строки выше. Word 2002 вставит новые строки и маркирует их. Для вставки строк за последней строкой таблицы надлежит установить курсор в начало абзаца, следующего за таблицей, и вызвать команду Строки выше из подменю Вставить меню Таблица. Тогда откроется диалоговое окно Добавление строк, в котором в поле ввода Число строк: можно задать число вставляемых строк. Если, находясь в последней ячейке таблицы, Вы нажмете клавишу Tab, Word 2002 автоматически добавит в конец таблицы новую строку.

Для того чтобы удалить всю таблицу, столбцы, строки или ячейки таблицы, необходимо их маркировать и выбрать из меню Таблица подменю Удалить и, соответственно, команду Таблица, Столбцы, Строки или Ячейки.

Вы можете регулировать ширину столбцов (высоту строк), перемещая мышью бегунок на управляющей горизонтальной (вертикальной) линейке. Размеры всей таблицы или отдельных ее ячеек Вы можете изменять с помощью команды Свойства таблицы… из меню Таблица. Эту команду Вы можете выбрать только в том случае, если курсор находится внутри таблицы.

Инструменты панели "Размер ячейки" позволяют произвести точные настройки размеров для любой ячейки таблицы.

Инструменты панели "Выравнивание" предназначены для выравнивания текста в ячейках, задания его направления и установки полей в ячейках.

Иногда таблица может не умещаться целиком на одну страницу. В этом случае принято на каждой новой странице повторять "шапку" таблицы. Для этого надо выделить строку (строки) таблицы, которые будут выступать в качестве заголовка. Затем нажать кнопку "Повторить строки заголовков" на панели "Данные".

Сортировка таблицы

Сортировку применяют для упорядочивания данных таблицы.

Установите курсор в том столбце, по которому будет производиться сортировка и нажмите кнопку "Сортировка" на панели "Данные".

В появившемся окне "Сортировка" при необходимости необходимо ввести дополнительные параметры сортировки.

Кнопка "Преобразовать в текст" на панели "Данные" преобразует данные таблицы в обыкновенный текст документа, при этом надо указать символы-разделители.

Для проведения элементарных вычислений вполне можно воспользоваться кнопкой "Формула", которая будет вычислять значение ячейки по заданной формуле.

ПОМНИТЕ! Наиболее часто применяемые команды при работами с ячейками таблицы доступны в контекстном меню ячейки, которое вызывается правым щелчком мыши.

12. Арифметические операции над числовыми данными таблиц, использование формул. Построение диаграмм. Выбор типа диаграммы. Обрамление диаграммы рамкой. Изменение формата оси категорий и оси значений, формата оси сетки. Изменение названия диаграммы, оси значений, оси категорий.

Основные принципы работы с полем Формула

•  В раскрывающемся списке Формат числа (Number format) укажите числовой формат результата вычислений. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите 0%.

•  Если над курсором расположены ячейки с числами, то в поле Формула (Formula) Word предложит формулу =SUM(ABOVE), по которой производится суммирование чисел, расположенных выше в ячейках этого столбца. Если ячейки с числами расположены левее ячейки с курсором, то Word предложит формулу =SUM(LEFT). Отметим, что суммирование производится до первой пустой ячейки. Чтобы просуммировать всю строку или весь столбец, вставьте в пустые ячейки нули.

•  Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула (Formula) и из списка Вставить функцию (Paste function) выберите формулу, по которой будут проводиться вычисления. Сведения о доступных функциях приведены в таблице.

•  Для вставки закладки выберите помеченный закладкой диапазон ячеек, который следует использовать в вычислениях, или введите его самостоятельно в поле Формула.

Стандартные функции, которые можно ввести в поле Формула

Функция	Возвращаемое значение
ABS(x)	Абсолютное значение числа или формулы (без знака).
AND(x;y)	1 (истина), если оба логические выражения х и у истинны, или 0 (ложь), если хотя бы одно из них ложно.
AVERAGE( )	Среднее значений, включенных в список.
COUNT( )	Число элементов в списке.
DEFINED(x)	1 (истина), если выражение х допустимо, или 0 (ложь), если оно не может быть вычислено.
FALSE	0 (нуль).
IF(x;y;z)	у, если условие х истинно, или z, если оно ложно.
INT(x)	Целая часть числа или значения формулы х.
MIN( )	Наименьшее значение в списке.
MAX()	Наибольшее значение в списке.
MOD(x;y)	Остаток от деления х на у.
NOT(x)	0 (ложь), если логическое выражение х истинно, или 1 (истина), если оно ложно.
OR(x;y)	1 (истина), если хотя бы одно из двух логических выражений х и у истинно, или 0 (ложь), если оба они ложны.
PRODUCT( )	Произведение значений, включенных в список. Например, функция { = PRODUCT (1;3;7;9) } возвращает значение 189.
ROUND(x;y)	Значение х, округленное до указанного десятичного разряда (у), х может быть числом или значением формулы.
SIGN(x)	Знак числа: 1 (если х > 0) или —1 (если х < 0).
SUM()	Сумма значений или формул, включенных в список.
TRUE	1

Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;). В скобки могут вводиться ссылки на ячейки таблицы, в которых находятся данные, вставляемые в формулу. Аргументами также могут быть числа и формулы. Для обновления поля выделите его и нажмите клавишу F9. Для обновления всех полей таблицы выделите всю таблицу и нажмите клавишу F9.

Вычисление суммы в таблице

Вы создали таблицу. Содержимое всех ячеек строки (или столбца) должно быть просуммировано и представлено в конце строки (или столбца) в отдельной ячейке как сумма чисел строки (или столбца).

Для выполнения поставленной задачи установите курсор в ту ячейку таблицы, в которой должна быть выведена сумма соответствующих чисел. Если все строки или столбцы таблицы заполнены данными, то вам придется вставить дополнительную строку или столбец. В меню Таблица выберите команду Формула. Если ранее с помощью команды Вид-Панели инструментов-Настройка на одну из инструментальных панелей была выведена кнопка для вставки формулы суммы в ячейку таблицы, то вы можете также щелкнуть на соответствующей кнопке. На экране появится диалоговое окно Формула. В поле ввода Формула автоматически (в соответствии с позицией курсора) уже сформирована подходящая формула суммы. Например, формула для суммирования величин в ячейках столбца, расположенных выше. текущей ячейки суммы, будет выглядеть так:

=SUM(ABOVE)

В списке Формат числа выберите элемент, соответствующий необходимому формату суммы, например:

###0

В соответствии с таким форматом результат «2458» будет представлен в следующем виде: 2 458

Для того чтобы вставить формулу суммы в активную ячейку, нажмите командную кнопку ОК. Если на экране отображается не результат, а формула суммы в виде:

{=SUM(ABOVE)\# «# ##0»}

то для отображения результата нажмите комбинацию клавиш [Shift]+[F9].

После того, как таблица заполнена текстом, может оказаться, что порядок строк в таблице не вполне отвечает вашим целям и вам потребуется произвести сортировку текста. Возможно, вам нужно будет рассортировать содержимое таблицы несколькими способами, чтобы подчеркнуть особенности тех или иных строк или столбцов. В таких случаях применяется команда Сортировка в меню Таблица.

Активизируйте команду Сортировка меню Таблица. В одноименном диалоговом окне укажите тип сортируемой информации (например - текст), направление сортировки (например - по возрастанию) и тип списка Без строки заголовка. Нажмите кнопку

Параметры и в окне Параметры сортировки установите флажок Только столбцы

Выполните самостоятельно:

9. В столбце C введите построчно произвольный вес каждого сорта конфет. В столбце D с помощью команды Формула построчно проставьте суммы, представляющие собой произведение цены на вес. В строке 5 в двух последних ячейках укажите общий вес и стоимость конфет соответственно.

10. Отсортируйте таблицу, расположив цены конфет (столбец В) в возрастающей последовательности.

Создание диаграмм из таблицы WORD

Вы хотите представить табличную информацию в виде графиков и диаграмм. Для создания в Word самых разнообразных диаграмм (от гистограмм и линейных графиков до секторных диаграмм), многие из которых выполняются трехмерном виде, в вашем распоряжении имеется приложение Microsoft Graph.

Для того, чтобы построить диаграмму, надо проделать следующее. Выделите строки таблицы, для которых надо построить зависимости. Установите курсор в место вставки диаграммы и выполните команду Объект меню Вставка. Выделите вкладку Создание в окне Вставка объекта, тип объекта - Диаграмма Microsoft Graph 97. Word запустит программу Graph и выведет на экран образец диаграммы. Шелкните на кнопке Выделить все (затененный прямоугольник в левом верхнем углу листа на пересечении обозначений строк и столбцов) и нажмите клавишу [Delete]. Теперь щелкните в верхней левой ячейке таблицы данных и на кнопке Вставить.Word введет скопированные данные в таблицу и автоматически построит соответствующую диаграмму. Осталось выбрать тип диаграммы. Щелкните на кнопке Тип диаграммы, расположенной на панели инструментов Стандартная, и выберите тип График (первый в четвертом ряду). Закройте таблицу данных, чтобы посмотреть результат. Чтобы на экране поместились все подписи вдоль оси Х, увеличьте размеры диаграммы. Если надо добавить заголовок и подзаголовок, шелкните на диаграмме и в строке меню выберите пункт Параметры диаграммы меню Диаграмма. Щелкните на вкладке Заголовки и введите необходимые названия.

13. Вставка рисунков. Способы связи рисунка с документом. Операции с рисунками: перемещение рисунка в другую позицию, масштабирование, изменение размера, создание рамки вокруг рисунка, редактирование. Использование графики в качестве подложки. Сохранение рисунка как элемента автотекста.

Создание достаточно сложных композиций может быть очень трудоемким. В таких случаях используют готовые библиотеки (коллекции) рисунков (Clipart), которые входят в комплект поставки пакета Microsoft Office. Для вставки ClipArt используют команду Вставка, Рисунок, Картинки. Соответствующая кнопка имеется и на панели инструментов Рисование, Добавить картинку. Открывающееся при этом диалоговое окно называется Вставка картинки. Графические ClipArt сосредоточены на вкладке Рисунки. Они классифицированы по категориям. Разыскав нужный рисунок, достаточно выделить его и вставить в документ щелчком на кнопке Вставить. В результате произойдет вставка в документ выбранного рисунка.

Изменение размеров и перемещение объектов ClipArt. Изменение размера и перемещение объектов ClipArt можно выполнить прямо в основном окне документа с помощью мыши. Кроме того, эти и ряд других настроек можно, как и в случае графических объектов и рисунков, выполнить в диалоговом окне Формат объекта, вызываемом в меню Формат. 14. Понятие шаблона документа. Шаблоны документов, предоставляемые процессором Word: типы, виды. Оформление документов с использованием готовых шаблонов Создание собственных шаблонов на основе шаблона Обычный. Создание нового шаблона на основе текстового документа.

Создание документа на основе готового шаблона.

Требуется создать документ на основе готового шаблона.

Оформление документов в Word осуществляется с использованием стилей форматирования и шаблонов документа. Стиль форматирования определяет внешний вид отдельных абзацев и символов, а шаблон документа вид документа в целом.

Любой создаваемый в Word документ должен базироваться на определенном шаблоне. Основу шаблона Word составляют текст и графика. Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. В шаблоне документа устанавливаются поля, страницы, колонтитулы и другие параметры документа, хранятся стили форматирования. Кроме стилей, которые являются обязательным элементом шаблона, каждый шаблон Word может содержать макрокоманды, элементы автотекста, установки, выполненные при адаптации команд, пиктографических меню и клавиатуры. Любые элементы шаблона доступны для изменения.

Если после запуска Word пользователь начал набирать текст в пустом окне документа, документ будет базироваться на шаблоне Обычный, который представляет собой чистый лист бумаги формата А4 и содержит все стандартные стили форматирования. Шаблон Обычный активен по умолчанию.

Оформление новых документов можно существенно ускорить, если использовать при их создании один из стандартных шаблонов, поставляемых в комплекте Word. С помощью шаблонов можно быстро создать наиболее распространенные документы. Кроме стандартного шаблона Обычный, в Word есть шаблоны для создания служебных записок, отчетов, деловых писем, манускриптов, диссертаций и т.п. Существуют несколько мастеров, которые могут помочь красиво оформить документ.

По умолчанию все шаблоны хранятся в папке Шаблоны папки программы Word. Эти шаблоны можно использовать в первоначальном виде, модифицировать или брать за основу при создании новых.

Создание нового шаблона документа

Ни один из стандартных шаблонов Word не удовлетворяет требованиям пользователя, следует разработать новый шаблон.

Для создания нового шаблона необходимо выполнить следующие действия:

- выбрать команду Создать из меню Файл;

• в диалоговом окне Создание документа, в поле Новый документ выполнить щелчок на селекторной кнопке Шаблон и нажать кнопку ОК

После создания (изменения) шаблона документа его следует сохранить, воспользовавшись командой Сохранить или Сохранить как в меню Файл.

В открывшемся окне необходимо открыть папку, в которую надлежит поместить новый шаблон. В. поле Имя файла следует ввести имя шаблона и нажать кнопку Сохранить.

Создание шаблона общего бланка

Необходимо создать электронный бланк, содержащий постоянную информацию и место для ввода переменной текстовой и списковой информации.

При создании шаблонов документов рекомендуется устанавливать режим просмотра разметки страницы. В этом режиме создаваемый документ будет отображаться на экране в том виде, в каком он будет напечатан.

Как правило, рабочее поле бланка состоит из нескольких частей – заголовка, реквизитов организации и т.п.- абзацев. Текст каждой части необходимо определенным образом выравнивать (по центру, по правому или левому краю ).

Наиболее часто используемые шаблоны можно сделать универсальными, включив в шаблон документа поля формы. Создание документа на базе такого шаблона сводится к заполнению полей формы нужным текстом.

Поля формы представляют собой поля ввода, которые пользователи могут оперативно заполнять. Ввести информацию в форму можно с клавиатуры непосредственно в окне Word. Можно также распечатать шаблон, а затем заполнить поля формы вручную. В Word существуют поля формы трех типов: текстовые поля, переключатели и поля с раскрывающимся списком.

С помощью полей формы пользователь может обозначить в шаблоне документа области для ввода данных определенного типа. Поля формы можно заранее сформатировать как обычный текст.

Для создания любого поля формы, предназначенного для ввода текста или числового материала, необходимо вызвать панель инструментов Формы. Для вызова названной панели существуют две возможности. Первая – воспользоваться пунктом Панели инструментов меню Вид и активизировать команду Формы. Второй путь – установить курсор мыши на любой панели инструментов и щелкнуть правой клавишей мыши.

При формировании поля для ввода текста следует

курсор установить на место ввода будущего текста и в окне Формы нажать кнопку Текстовое поле. Поле будет выделено цветом. Установите указатель мыши на выделенной области и вызовите контекстное меню. В появившемся меню следует выбрать пункт Свойства. В окне Параметры текстового поля выберите тип Обычный текст.

При создании поля ввода числовой информации следует проделать операции, аналогичные описанным выше, но в диалоговом окне Параметры текстового поля следует выбрать тип Число, указать формат вводимых чисел и щелкнуть на кнопке ОК.

При создании остальных полей для ввода числовой информации такого же типа, можно воспользоваться операцией копирования созданного поля.

Установите курсор на место предполагаемого ввода текста, вызовите панель инструментов Формы, если она закрыта. Щелкните на кнопке Поле со списком, активизируйте кнопку Параметры поля формы , введите элемент списка и щелкните на кнопке Добавить. Закончив ввод списка, щелкните на ОК. Word по умолчанию вставит в поле первый добавленный элемент списка.

Щелкните на текстовом поле, в которое позже будет вводиться текст, чтобы выделить его, затем щелкните на кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы.

В окне диалога Параметры текстового поля щелкните на кнопке Текст справки, чтобы вывести на экран окно диалога. Выберите параметр Текст справки. Теперь Вы можете набрать текст, всплывающей справки. Справки, которая будет появляться только тогда, когда подведете курсор к этому месту. Затем дважды щелкните на кнопке ОК.

Замечание: Вы не увидите текст справки в строке состояния, пока не установите защиту документа.

Как правило, поля формы вставляются и форматируются при создании шаблона документа. Для вставки поля формы необходимо установить курсор в том месте шаблона, в которое при заполнении формы пользователь будет вводить информацию, в меню Вставка вызвать команду Поле формы.

В диалоговом окне Поле формы можно определить тип поля формы и задать опции для каждого поля формы. В шаблон документа можно вставлять поля формы для текста, переключателей и списков.

Поля формы для текста представляют собой области, в которые затем пользователь может вводить обычный текст. В полях формы для переключателей пользователь дает положительный или отрицательный ответ. Поля формы со списком содержат элементы для выбора.

В группе Тип поля следует выбрать тип вставляемого поля, при необходимости нажать кнопку Параметры и установить опции для выбранного типа поля. Устанавливаемые опции и опции, используемые по умолчанию, зависят от типа поля формы. После нажатия кнопки Параметры открывается диалоговое окно установки опций, вид которого зависит от типа поля.

Чтобы активизировать поля формы и защитить шаблон от изменений, перед сохранением шаблона следует защитить его с помощью команды Установить защиту меню Сервис. Если шаблон защищен, для заполнения доступны только поля формы.