Аналіз даних у середовищі табличного процесора

План

1. Сортування й фільтрація даних.

2. Використання розширених фільтрів.

3. Призначення й використання основних функцій табличного процесора.

Табличний процесор MS Excel дає змогу впорядкувати дані, що знаходяться в електронних таблицях, в алфавітно-цифровому порядку за зростанням або за спаданням значень.

Щоб відсортувати рядки за зростанням даних в одному стовпці, потрібно обрати клітинку списку, що впорядковується, і на панелі інструментів Стандартна натиснути кнопку Сортування за зростанням. Натиснувши кнопку Сортування за спаданням можна відсортувати дані за спаданням. Проте для коректного сортування краще попередньо виділити весь діапазон комірок, що місять пов’язані дані, а лише після цього сортувати. Зверніть увагу, внаслідок сортування переміщуються всі пов’язані між собою дані, а не лише дані того стовпця, який сортують.

Excel дозволяє одночасно відсортувати рядки за трьома полями (стовпцями). Для цього потрібно:

1. Виділити діапазон комірок, які треба відсортувати.

2. У меню Дані вибрати пункт Сортування.

3. У вікні сортування діапазону , що з’явиться на екрані, за допомогою списків Сортувати за, Потім за, Потім за призначити послідовність сортування даних.

4. За допомогою перемикачів за зростанням і за спаданням призначити напрямок сортування.

У полі Діапазон даних можна вибрати опції: З рядком заголовка, Без рядка заголовка.

Використання розширених фільтрів

Працюючи з великим обсягом інформації, зручно відображати на екрані не весь список, а лише певну його частину, яку називають підмножиною списку. Щоб вибрати в електронній таблиці записи, які відповідають певним умовам і тимчасово приховати інші записи, використовують спеціальні правила їх відбирання, які називають фільтром.

Фільтрація – це швидкий спосіб виділити зі списку підмножину даних для подальшої роботи з ними. Відфільтровану підмножину списку можна редагувати, форматувати, використовувати для будування діаграм, друкувати.

В Excel є два види фільтра:

Простий фільтр, який використовують для швидкого фільтрування списку відповідно до вмісту клітинок або до простих критеріїв відбирання;

Розширений фільтр, який використовують для фільтрування списку відповідно до умов пошуку, що їх задав користувач.

Для створення простого фільтра, потрібно вибрати будь-яку клітинку з даними діапазону списку, і в меню Дані вибрати команду Фільтр  Автофільтр. Після цього вигляд списку зміниться – у кожного його стовпця з’явиться додаткова кнопка , натиснувши яку користувач може переглянути список умов фільтрування відповідного поля.

Ці умови є списком назв стовпців поточного стовпця, а також ряд загальних умов (Усі, Перші 10 тощо). Внаслідок відфільтрування нумерація рядків не змінюється , а номери відфільтрованих записів виділяються іншим кольором, (кнопка , розміщена біля назви стовпця, теж змінює свій колір).

Список умов фільтрування, що з’явиться в разі використання простого фільтра, містить такі елементи:

• Усі.

• Перші 10 – призначений для створення нового списку з 10 початкових або найбільших значень. При цьому з’явиться вікно Автофільтр для добору найкращої десятки, у якому можна призначити кількість елементів нового списку, які саме елементи (найбільші чи найменші) потрібно обирати, та встановити чисельне чи відсоткове обмеження на кількість елементів, що виводяться.

• Умова – елемент, за допомогою якого користувач створює власний критерій фільтрування даних.

• Елемент списку , що є унікальним значенням цього поля, призначені для створення критерію фільтрування.

• Пусті.

• Непусті.

Щоб створити власний критерій фільтрування даних, потрібно виконати такі дії:

1. Відкрити список критеріїв фільтрування та обрати елемент Умова.

2. У вікні Користувацький фільтр призначити перший критерій фільтрування.

3. Призначити значення другого критерію фільтрування.

4. Вибрати логічний оператор, що з першої та другої простих умов сформує складену умову фільтрування  ОК.

Для видалення фільтрів, створених в усіх стовпцях списку, потрібно виконати послідовність команд Дані  Фільтр  Відобразити все. Щоб видалити автофільтр зі списку потрібно повторно виконати команду Фільтр  Автофільтр меню Дані.

Розширений фільтр використовують для фільтрування даних списку відповідно до умови користувача, якщо ця умова містить більш ніж дві умови пошуку для одного стовпця, або в разі виконання обчислень під час фільтрування.

Розширений фільтр може бути застосований за виконання таких умов:

1. Стовпці списку мають заголовки;

2. В окремому діапазоні робочого аркуша попередньо сформовано критерій фільтрування.

Критерій відбирання має складатися мінімум з двох рядків:

• перший рядок містить заголовки стовпців;

• у другому рядку розміщена умова фільтрування.

Щоб відфільтрувати дані за допомогою розширеного фільтра, потрібно виконати команди Дані  Фільтр  Розширений фільтр. Відкриється вікно у якому потрібно визначити:

1. У полі Вихідний діапазон – діапазон комірок, що містять список;

2. У полі Діапазон умов – діапазон комірок електронної таблиці, які містять критерій фільтрування, що його створив користувач;

3. У полі Діапазон для результату – верхню ліву комірку області робочого аркуша, починаючи з якої буде виведено результат фільтрування (початкову клітинку діапазону для подання результату);

4. Установити перемикач в одне з положень: фільтрувати список на місці, скопіювати результат до іншого розташування;

5. Установити прапорець Лише унікальні записи, щоб призначити не повторювати однакові записи списку.

В Excel можна створювати критерії фільтрування чотирьох видів.

1. Простий критерій – складається з двох клітинок, розміщених вертикально. Верхня клітинка містить заголовок стовпця, нижня – умову фільтрування.

2. Складний критерій – складна умова фільтрування, побудована з кількох простих. Якщо використовується оператор АБО, то прості умови записуються по вертикалі, якщо І – по горизонталі.

3. Складений критерій – умова складена з кількох складних умов, тобто вона містить кілька умов фільтрування для декількох умов.

4. Обчислювальний критерій. Цей критерій є різновидом простого або складного критеріїв, у яких як умову використовують формулу або функцію Табличний процесор обчислює значення за записаною формулою і лише після цього фільтрує дані за отриманими результатами.