Вступ
Актуальність теми дослідження. У процесі діяльності людини, будь-якого обєкта, субєкта чи підприємства, установи, організації створюються документи, які відображають цю діяльність. Документи використовують у всіх сферах діяльності людини, відображають факти, явища обєктивної дійсності та розумової діяльності людини та перш за все виконують інформаційну функцію. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. У сучасних умовах система управління України висуває високі вимоги щодо складання та обробки документів, так як вони є інструментами управління, бо на їх основі приймаються управлінські рішення. Документи є головним аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Процес прийняття обґрунтованих управлінських рішень ґрунтується на зборі і обробці об'єктивної і достовірної інформації. Інформація про фактичний стан справ у системі управління міститься в різних джерелах, але найважливіше місце серед них займають довідково-інформаційні, бо вони подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, інакше кажучи, ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб дії. І для того, щоб управлінські рішення були максимально обєктивними, потрібно вміти правильно складати довідково-інформаційні документи, вивчивши їх структуру та необхідні реквізити і на основі цього здійснювати керівництво закладом. Особисто для мене дослідження документаційного забезпечення управлінської діяльності підприємства є дуже важливим як майбутньому спеціалісту в галузі документознавства чи будь-якій іншій, тому що вміння правильно їх скласти та систематизувати дозволить установі успішно діяти на ринку.
Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністерств автономної республіки Крим. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки. Також, при здійсненні діловодства, на підприємствах, в установах чи в організаціях повинні керуватись: Інструкцією з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об`єднання громадян на підприємствах, в установах, в організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Кабінетом міністрів України від 11 січня 1997 р., Державним класифікатором управлінської документації, ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», ДСТУ 2732-2004 «Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення понять».
Освітня установа за законодавством України - установа, що здійснює освітній процес, тобто реалізує одну або кілька освітніх програм та забезпечує утримання і харчування учнів, вихованців. Освітні установи є юридичною особою. Освітні заклади за своїми організаційно-правовими формами можуть бути державними, муніципальними, недержавними (приватними, громадських або релігійних організацій). До освітніх відносяться установи наступних типів: дошкільні; загальноосвітні (початкової, базової, повної загальної освіти); початкової професійної, середнього професійної та вищої професійної освіти; спеціальної (корекційної) для учнів, вихованців з відхиленнями у розвитку; установи дошкільної освіти; установи для дітей сиріт та дітей, які залишилися без піклування батьків; інші установи, які здійснюють освітній процес.
Управління освітньою установою здійснюється на основі відповідної нормативно-правової бази, яка в тому числі визначає компетенцію, права, відповідальність засновників та самого освітнього закладу.
Необхідною умовою управління школою є його інформаційне забезпечення. Таке забезпечення управління школою полягає у виборі та відповідній обробці відомостей, що характеризують стан її освітньої системи.
Основні функції, які виконує система інформаційного забезпечення управління школою полягають у наступному:
задовольняти потреби учнів, вчителів, керівників школи та її структурних підрозділів у відомостях, необхідних у їхній діяльності і у взаємодії;
інформувати про стан освітнього простору в школі, про забезпеченість засобами освіти, про освіченість учнів, про професійну кваліфікацію вчителів;
передавати учням, вчителям, керівникам школи відомості та документи, адресно-спрямовані їм;
систематично виявляти рівні розвитку інтелекту, емоційно-психічного і фізичного здоров'я, освітні потреби учнів;
інформувати педагогічних працівників про залучення батьків у процес виховання і навчання своїх дітей, утрудненнях, які вони відчувають при цьому.
У школі склалася система документаційного забезпечення управління. Документаційне забезпечення управління школою включає комплекс взаємопов'язаних документів:
організаційні документи;
розпорядчі документи;
інформаційно-довідкові документи;
навчально-педагогічна документація.
Кожен з комплексів представлений відповідними документами, що регламентують структуру, завдання і функції школи; організацію її роботи, права та обов'язки, відповідальність керівника та працівників; розпорядчу діяльність установи і т.д.
Обєкт дослідження – документаційне забезпечення управлінської діяльності.
Предмет дослідження - документи управлінської діяльності Боровичівської школи I-III ступенів.
Мета дослідження - здійснити аналіз документів з управлінської діяльності та їх реквізитів Боровичівської школи I-III ступенів.
Відповідно до мети поставлено такі завдання:
розглянути роль управлінських документів в системі діловодства ;
навести особливості оформлення службових документів;
охарактеризувати види управлінських документів;
прослідкувати особливості використання управлінських документів школи;
проаналізувати окремі види управлінських документів та їх реквізити Боровичіської школи I-III ступенів.
Для розвязання поставлених завдань та мети використано такі методи дослідження як: абстрагування, аналіз, синтез, дедукція та описовий метод. Метод абстрагування використано при оперуванні численних понять, виділенні найважливіших рис управлінських документів, а за допомогою методу аналізу розглянуто службові документи як частину всього документаційного забезпечення закладу. Метод синтезу застосовано при характеристиці сфер застосування документів, тоді як метод дедукції - при аналізі реквізитів, необхідним при складанні довідково-інформаційних документів.
Розділ1. Аналітичний огляд джерел.
Огляд наукових і навчально-методичних джерел.
Дослідженням та вивченням документів почали займатися ще у давнину. За часів Київської Русі місцем збереження державно-правових актів, інших документів були церкви чи монастирі. Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватно-правового або державного значення. Документи (акти, хроніки, кодекси права тощо) відіграли надзвичайно-важливу роль у різні періоди України. Починаючи з часів Хмельниччини активно починає зростати кількість документації. У ХІХ-ХХст. кількість документального матеріалу, рукописного і друкованого, стає незліченною і її починають класифікувати. Виникає ціла система діловодства - діяльність, що охоплює документування та організацію роботи зі службовими документами.
Багато вчених та науковців працюють у сфері дослідження систем діловодства, документаційного забезпечення професійної та приватної діяльності, дають системний аналіз довідково-інформаційним документам. Варто виділити такі праці як « Ділове мовлення для державних службовців» та «Службове листування» С.В.Шевчука, «Сучасне діловодство» А.Н.Діденко, «Сучасні ділові папери» С.В.Глущика.
Багато вчених та науковців працюють у сфері дослідження систем діловодства, документаційного забезпечення професійної та приватної діяльності, дають системний аналіз управлінським документам. Варто виділити такі праці як «Сучасні ділові папери» Глущика С.В. , «Реквізити службових документів» Загорської О., «Сучасний діловий документ» Молдаванова М.І., «Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини» Бріцина В.М.та ін.\
1.2. Огляд законодавчих і нормативних актів.
Боровичівська школа як тип загальноосвітнього навчального закладу є юридичною особою, яка має рахунки в установах банків, самостійний баланс, штамп, печатку, бланк. За своїми організаційно-правовими формами є навчальним закладом комунальної власності. У своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України « Про освіту», «Про загальну середню освіту», Положенням про загальноосвітній навчальний заклад, іншими законодавчими актами України, актами Президента України, Кабiнету Мiнiстрiв України, наказами Міністерства освіти і науки, інших центральних органів виконавчої влади, рішеннями місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування та власним статутом.
Розділ 2. Аналіз стану предметної області.
2.1.Аналіз установи загалом.
Для дослідження документаційного забезпечення управлінської діяльності навчального закладу обрано загальноосвітню школу I-III ступенів с. Боровичі, що знаходиться у Волинській області, Маневицькому районі, на вулиці Незалежності 6. Згідно з положеннями Закону України «Про загальну середню освіту» функціонують різні типи загальноосвітнього навчального закладу I, II, III ступенів, а саме: середня загальноосвітня, загальноосвітня школа-інтернат, вечірня (змінна) школа, спеціалізована школа (школа-інтернат), гімназія, ліцей, колегіум, спеціальна загальноосвітня школа (школа-інтернат), загальноосвітня санаторна школа (школа-інтернат), школа соціальної реабілітації. Аналізована школа є одним із типів загальноосвітніх навчальних закладів, тобто є навчальним закладом, що «забезпечує реалізацію прав громадян на загальну середню освіту». Боровичівська школа - загальноосвітній навчальний заклад І - ІІІ ступенів: І ступінь - початкова школа (1 - 4 класи, в яких термін навчання 4 роки); ІІ ступінь - основна школа (5 - 9 класи, термін навчання в яких 5 років); ІІІ ступінь - старша школа (10 - 11 класи, термін навчання в яких 2 роки). Школи всіх трьох ступенів функціонують разом.
Боровичівська школа як тип загальноосвітнього навчального закладу є юридичною особою, яка має рахунки в установах банків, самостійний баланс, штамп, печатку, бланк. За своїми організаційно-правовими формами є навчальним закладом комунальної власності. У своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України « Про освіту», «Про загальну середню освіту», Положенням про загальноосвітній навчальний заклад, іншими законодавчими актами України, актами Президента України, Кабiнету Мiнiстрiв України, наказами Міністерства освіти і науки, інших центральних органів виконавчої влади, рішеннями місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування та власним статутом.
Становлення освіти в селі Боровичі сягає своїм корінням в далеку давнину. Вдалося знайти достовірну інформацію про навчальний процес за часів Австро-Угорської імперії, школа існувала і за часів панської Польщі, і в роки Великої Вітчизняної війни. Особливого розвитку освіта в селі досягла після визволення села від німецько-фашистської окупації. З 1948 року школа вже існувала як семирічна , а у 1966 році було здане у експлуатацію нове приміщення вже середнього навчального закладу (десятирічки). Після проголошення незалежної України у першій половині 90-х років ХХ століття у Боровичівській школі розпочалося істотне оновлення.
Головним завданням школи є забезпечення реалізації права громадян на загальну середню освіту, формування і розвиток соціально зрілої, творчої особистості з усвідомленою громадянською позицією, почуттям національної самосвідомості, підготовленої до професійного самовизначення, а також створення умов для оволодіння системою наукових знань про природу, людину і суспільство. Школа діє на підставі Статуту, який розробляється на основі Положення про загальноосвітній навчальний заклад, має право вносити зміни та доповнення до нього. Мова викладання в Боровичівській школі - українська.
Керівництво школою здійснює директор, який призначається на посаду та звільняються з посади органом управління освітою згідно із законодавством, як і його заступники. Призначення та звільнення заступників директора здійснюється за поданням директора. Також директор школи є головою педагогічної ради - постійно діючого колегіального органу управління школою. Вищим колегіальним органом громадського самоврядування у школі є загальні збори (конференція) учасників навчально-виховного процесу. До складу ради загальноосвітнього навчального закладу обираються пропорційно представники від педагогічного колективу, учнів школи, батьків і громадськості.